СПЕЦИФИКА РАБОТЫ СКЛАДА С АЛКОГОЛЬНОЙ ПРОДУКЦИЕЙ

Когда я начинал писать эту статью, я хотел рассказать о своём опыте работы на алкогольном складе. Я не утверждаю, что необходимо делать именно так, как здесь написано. Наверняка есть более интересные подходы к работе. Если у вас будет желание поделиться ими со мной, то я с удовольствием буду рад пообщаться. Для этого внизу оставляю адрес электронной почты.

Когда меня пригласили на мой первый склад с алкогольной продукцией, у меня, как и у многих, возникал в голове стереотип: пьяные грузчики, работают в старой и рваной одежде, кругом грязь и бардак. Обучить этот персонал, скорее всего, не представляется возможным. И необходимо будет начать с увольнения 50-70% персонала и набора нового.

Размышляя о необходимости преобразований, я сделал для себя главный вывод - необходимо организовать всё в противоположность этому стереотипу.

На алкогольном складе должны работать самые грамотные, умные, молодые, блюдущие чистоту работники, которые будут не только выполнять рутинные процессы, один раз показанные «дядей Васей», а будут обученными и находиться в постоянном поиске новых и инновационных решений для повышения эффективности и облегчения своей работы.

Таким образом, в самом начале работы на складе были реализованы следующие решения:

- Проверка всех работников на алкотестере минимум четыре раза в день; и всегда, когда работник покидает своё непосредственное рабочее место и направляется на перекур или раздевалку.

- Всем работникам была закуплена новая и «стильная» униформа. Таким образом, работники не только стали выглядеть опрятнее, но и ощущать себя единой командой.

- Уборка на складе начала проводиться не эпизодически, а постоянно при рабочем процессе. Как показывает практика, если не убирать на складе два часа, то скорость рабочего процесса падает сначала на 30%, а затем и на все 50%.

- Все сопутствующие материалы для работника расположили в пределах доступности, а сами материалы были в достаточном количестве. Работник должен тратить минимальное время на поиски орудий труда.

- Бережное отношение к оборудованию склада. Работникам запретили рисовать маркерами, приклеивать этикетки и т.п. к любому оборудованию склада. Штабелёры, рохли, терминалы сбора данных должны быть в том изначальном виде, в котором были закуплены. Также складская техника в обязательном порядке передаётся по журналу приёмки/передачи техники, и в любое время можно понять, кто именно работал на ней.

Данные решения не только визуально облагораживают склад, но и сильно дисциплинируют работников. Никому из нас не понравится постоянно убирать за своим коллегой!

Так как на момент моего прихода на склад, там уже была установлена WMS, необходимо было научиться самому и обучить персонал работе в ней. Я знал и не питал иллюзий о WMS. На практике, обычно получается, что прежде чем система начнёт нормально работать, необходимо на 100% продумать все процессы, обдумать все нюансы и «положить их на бумагу». Это не золотая рыбка, которая делает всё сама, исполняя желание руководства склада.

Так же и с персоналом. Несмотря на то, что система была установлена на складе в 2012 году, к 2014 году персонал вместо рационализаторских предложений по улучшению системы, искал пути обхода её. Например, забывали сканировать ячейки. Из-за этого теряли продукцию, пропадали заказы. Для сведения результатов инвентаризации компания тратила до двух недель!

Складская команда провела анализ всех процессов на складе, изменила и прописала все технологические процессы. Не изобретая велосипед, внесли в рабочие инструкции WMS, процессы складской обработки. Получился богатый материал для обучения работников с пошаговым описанием. Также в конце каждой инструкции сделали небольшой тест для проверки полученных знаний работников.

Поставив все процессы и добившись от персонала 100% выполнения всех операций согласно технологического процесса, перешли к наиважнейшему этапу изменения в системе - переходу от сканирования штрих-кода, нанесённого на контрольной этикетке бутылки, на сканирование акцизной марки. Для этого заменили все терминалы сбора данных (ТСД) для сканирования 2D кода, а также изменили методику приёмки, комплектации и отгрузки продукции.

Вся работа строится на сканировании акцизной марки продукции. Причём на некоторых этапах ввели дополнительное сканирование, так как к этому времени было уже известно о внедрении ЕГАИС во всех розничных и оптовых звеньях - при приёмки продукции будут производиться сканирование. То есть, чем больше марок мы сканируем у себя на складе, тем меньше вероятность возникновения отказов в торговых точках.

Главное приёмка!

Выстраивая процессы на складе, во главу угла поставили процесс приёмки продукции. Все процессы идут именно от этого.

Процесс приёмки мы делим на два этапа:

- Первичная приёмка - заключается в визуальной проверке целостности пришедшей продукции. Все короба должны приходить в сухом виде и с температурой в диапазоном колебаний от +5 до +20 градусов. Также проверяется отсутствие доступа вовнутрь короба с продукцией.

При выявлении несоответствий делается подробный фотоотчёт и составляется акт об обнаруженном несоответствии. Также при проведении «первичной» приёмки сканируются акцизные марки на бутылках (по одной из каждого паллета) для сверки правильности пришедшей продукции и занесения данных в систему.

Данный вид проверки можно назвать «грубым» - он направлен, в первую очередь, на оперативную разгрузку машины для исключения простоев. Более «тонкая» приёмка продукции на складе производится на следующем этапе.

- Вторичная приёмка. На этом этапе производится поштучная проверка продукции. Именно на этом этапе выявляется осадок в продукции, брак этикеток или колпачков и т.п. Проверяется также вложение в коробах и читабельность штрихового кода на акцизных марках. Конечно, нет возможности сканировать все марки, но по одной-две бутылки из короба в обязательном порядке, согласно технологического процесса. Без этого система не даст принять продукцию.

Такой порядок работы позволяет сокращать время на комплектацию продукции. Комплектовщик не тратит время на определение брака продукции и сортировки её. Его основная задача - пройти по указанному системой маршруту и отобрать необходимое количество.

В итоге, сокращается время на комплектацию заказа, и повышается её качество - нет «недовложений» и «перевложений» продукции. При такой работе также выросла и производительность комплектовщиков.

Такой подход в значительной мере повлиял и на процесс инвентаризации склада, об этом я расскажу ниже.

Важно иметь мотивированный персонал

Мотивации персонала на складе уделяется много внимания. Помимо введённого для каждой должности KPI, также уделяется внимание нематериальной мотивации. Расскажу по каждому пункту отдельно:

- Униформа для работников. Выше это было отмечено как первоначальные шаги. Но мы пошли немного дальше - сделали разную униформу для каждого работника на основании его должности, разных цветов и качества.

- Доска почёта. Сегодня это кажется анахронизмом, но если работник пребывает на доске почёта большое время, то один раз в полгода он получает премию от руководства компании. И это абсолютно точно работает! У работников появляется чувство соревнования между собой. Только ВАЖНО не просто вешать портреты работников, но и помещать на стенде результаты работы, чтобы у работника было чёткое понимание ЗА ЧТО он попал сюда.

- Ящик для рационализаторских предложений. Минимальные затраты и максимальный эффект. Рассматриваются все предложения - от изменения расписания автобуса для доставки работников до изменения качества униформы.

Теперь про KPI. 100% складского персонала имеют материальную мотивацию. Если говорим о комплектовщике, то это количество скомплектованной продукции, если об операторе штабелёра, то количество перемещённой продукции.

Но, зарабатывая, персонал должен не забывать о качестве. Таким образом, мы приходим к системе «весов», то есть персонал зарабатывает на скорости, но получает штрафные санкции, если допускает ошибки.

Инвентаризация - это просто и быстро

Как я уже отмечал, на первую инвентаризацию у нас ушло две недели для того, чтобы произвести правильные расчёты, а затем свести все данные хотя бы по наименованиям. Сведения по номерам партий тогда не рассматривались, иначе мы бы не закончили инвентаризацию в течении месяца.

Так как вариант проведения аналогичной следующей инвентаризации нас в корне не устраивал, мы решили изменить технологический процесс проведения. Задача решалась от цели, поставленной генеральным директором, – проведение инвентаризации за время, не превышающий восьми часов.

Далее провели расчёты:

На складе установлены узко проходные стеллажные конструкции с общим количеством 13 057 ячеек. Количество работающей техники на складе – три единицы. Скорость переезда от одной ячейке к другой с максимальной скоростью 4 км/час, более на складе перемещаться запрещено по соображениям безопасности персонала и стеллажных конструкций.

Перебирать всю продукцию, просчитывая каждую бутылку по времени исходя из временного промежутка, идея утопическая.

Тогда как?

Ранее я рассказывал о системе «от приёмки». То есть мы принимаем для себя условие: внутри паллета на верхних ярусах стеллажей (от второго и выше) вся продукция находится на своём месте и дополнительной проверки не требует. Остаётся только произвести последовательное сканирование ячеек стеллажных конструкций и штрих-кода, нанесённого на паллет (данная этикетка также называется паспортом паллета, на ней, кроме штрих-кода, нанесены наименование продукции и её количество).

Если при проведении сканирования, кладовщик замечает повреждение короба продукции, или определяет, что на этом месте стоит не тот паллет или ячейка пустая, а согласно системе в ней должна находиться продукция, то эта ячейка блокируется и в конце инвентаризации производится тщательное расследование причины расхождений. При этом составляется акт.

Отдельно остановлюсь на просчёте продукции, находящейся на первом ярусе. Так как именно с неё производится непосредственная комплектация, эти ячейки проверяются поштучно.

В конце инвентаризации все данные сводятся в единую таблицу и сравниваются с данными бухгалтерского учёта.

Такая инвентаризация занимает минимальное время без потери качества просчёта. Показателем правильности является минимальное количество претензий от клиентов по условиям вложения или недовложения продукции.

Лояльность к клиентам – основа сокращения логистических издержек

Казалось бы, каким образом можно получить сокращение издержек, когда все покупатели требуют доработок в виде дополнительных этикеток на короба, различных штрих-кодов, нового вложения в короб и т.п.

Все эти «хотения», наоборот, ведут к увеличению складских затрат. Но именно все новшества, сокращающие время приёмки, в итоге дадут нам большую выгоду на доставке продукции транспортными компаниями.

Вот несколько доводов в пользу этого:

- Клиенты, поставщик которых идёт на изменение условий, необходимых им, могут принимать продукции вне очереди.

- Не будет «придирок» к поставке, а этим часто «грешат» кладовщицы на приёмке в магазинах и распределительных центрах.

- Когда клиент предъявляет поставщику требования к маркировке продукции, он, как правило, продумывает, зачем ему это нужно и, как правило, это ведёт к ускорению процессов у него на складе. То есть время, затраченное на приёмку продукции, в этом случае будет минимальным.

Суммируя все эти факторы и показатели, и переводя их в деньги, можно будет посчитать, что затраты на транспорт или в худшем случае на возврат продукции, будут существенно ниже и окупаемость затрат на изменения по просьбе клиента быстро окупятся.

Возвраты продукции

Отдельно остановимся на теме возвратов. Опыт работы в алкогольной отрасли подтверждает, что эта область в связи с контролем государства сильно формализована. Кроме проведения в системе ЕГАИС всех данных, необходимо на каждую партию продукции иметь правильные справки и сопроводительные документы. То есть у кладовщика приёмки в магазине появляется соблазн найти причину для отказа в приёмке и пораньше уйти домой. На практике отказы в приёмке были по следующим причинам: «Кладовщик устал», «Мятые документы», «Нечёткие цифры на справках», «Не сканируется одна бутылка из поставки».

Это означает, что поставщик несёт полную ответственность за всё! Даже если порча продукции произошла на пандусе клиента. Нелегко доказать, что брак не произошёл при отгрузке клиенту.

Несмотря на это, предпринимаются любые возможные действия, позволяющие избежать возврата продукции. При получении информации о возврате от водителя, связываемся напрямую с магазином и решаем вопрос, например, меняем продукцию или привозим документы на личном автомобиле. Если это дальний регион, то высылаем необходимые документы вначале в сканированном виде, затем экспресс-почтой.

Таким образом за последние два года удалось снизить уровень возврата продукции с 10% до 2%. И это не предел - в 2017 году поставлена цель достижения уровня 1-1,3%.

3PL на алкогольном складе

К нам часто обращаются представители 3PL компаний с предложением работы.

Но есть несколько причин, по которым это оказывается невыполнимой:

- Продукцию необходимо хранить на лицензированной территории. То есть согласно законодательству, вся площадь должна отвечать условиям хранения алкогольной продукции, прописанной Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка (РАР) и иметь необходимую лицензию.

- Хранение продукции осуществляется только компанией, являющейся её владельцем.

То есть в чистом виде 3PL в алкогольной отрасли затруднено. Но это не значит, что мы не пользуемся услугами ауссорсинговых компаний. Например, все погрузочно-разгрузочные работы на складе выполняют грузчики сторонней компании. Также мы активно привлекаем их к переборке продукции при приёмке. Это те работы, где нет необходимости в дополнительном обучении работников, а также эти работы не ведут к прямой ответственности за качество.

Также мы на 100% используем наёмный транспорт. Такой подход к работе даёт ряд преимуществ. У нас нет постоянных (изо дня в день) одинаковых объёмов. То есть нам в разные дни необходимо разное количество машин. Заказывая у разных компаний, мы таким образом покрываем все возникающие всплески потребностей в объёмах автотранспорта.

При всех преимуществах надо отметить и большой недостаток – необходимость обучения водителей транспортной компании. При перевозке алкогольной продукции необходимо, чтобы водитель знал требования к правильному оформлению продукции, правильной перевозке, температурным режимам, критериям отбраковки продукции и т.п.

Поэтому одно из главных требований к транспортной компании - обеспечить минимальную текучку водителей, обслуживающих нашу компанию.

Логисты всех компаний – объединяйтесь в Совет профессионалов по цепям поставок

В 2015 году у руководителей и специалистов по логистике в России появилась уникальная возможность объединиться в Сообщество специалистов по цепям поставок. На мой взгляд, у этого сообщества большое будущее. Эта площадка позволяет обмениваться опытом, развиваться, узнавать о всех новшествах в логистике. Так же сообщество провело несколько крупных конференций по логистике.

В 2016 году на базе сообщества был запущен грандиозный проект по совместной доставке продукции. На сегодня статус проекта - выбор транспортной компании, удовлетворяющей требованиям всех участников. Приглашаю всех желающих присоединиться к этому проекту!