8 ошибок при управлении логистикой, и как их избежать

С чего начать оптимизацию логистики? И как с ее помощью улучшить работу компании и ее бизнес-процессы?

Логистика сегодня — это регламентированные по времени, месту и способу процессы, которые крепко связаны с потоками и управлением ими. По большому счету, логистика как раз и занимается оптимизацией материальных и нематериальных потоков: если вы вовремя получили заказанный товар — это четко просчитанный логистический путь, в котором задействованы материальный, финансовый, складской, человеческий логистические потоки.

Если же товар оказался не того размера или с не той опцией — это слабо разработанный и неоптимизированный логистический поток.

Что такое логистика

Активно логистика в экономике начала развиваться в 60-е годы ХХ века. К этому привели технологии, рост производства и сбыта товара. Тогда не были развиты ни сети поставок, ни доставка, ни экспедирование. Производственные компании несли колоссальные потери при управлении материальными потоками. И тут интересен еще один факт, что до Лейбница логистика считалась уделом военных. Для солдат IX века н.э. в Римской империи это была налаженная, выверенная работа в тылу, чтобы обеспечить войска всем необходимым. В военной области — поход через пустыню Александра Македонского в 330 г. до н. э. в Египте, когда он смог постоянно снабжать свою армию из 65 тыс. воинов и 8,9 тыс. животных, едой, водой, фуражом, амуницией, вооружением и повозками.

Логистика сейчас — это всеобъемлющая наука, которая охватывает буквально все сферы жизни. Это те локальные транспортные принципы, трансфертные операции, которые помогают доставить товар или услугу из пункта А в пункт Б. Это шаги, которые помогают предпринимателю выполнить свои обязательства по своевременной поставке готовой продукции для потребителя.

Таким образом, логистика — это управление всеми потоками (процессами). Выбор эффективного пути как доставить качественный продукт в нужном объеме в конкретное место в оговоренный срок. Для предпринимательства логистика выступает многогранным инструментом для управления, который помогает достичь целей благодаря удовлетворению запросов покупателей. Сюда входит и качество произведенного товара, и сервис по доставке.

Ошибки при управлении затратами на логистику

В свое время я неграмотно расставил акценты, отдав приоритет продажам, а производство и закуп сырья поставил на второе место. Это сильно ударило по сбыту. Представьте, склад готовой продукции почти пустой, сырья для производства нет — не заказано вовремя, не отслежен договор с поставщиком, задержана доставка, перебои у производителя и необходимость поиска аналогов. В общем, задач много. И, представьте, что производству грозит остановка на пару недель, что будет банкротством, ведь выполнение условий перед покупателями никто не отменял.

Ошибочным оказалось и сосредотачиваться полностью на производстве, забывая про сбыт и маркетинг. Так я собрал на складе «коллекцию» из своих товаров. Понадобилось больше года, чтобы реализовать залежавшийся товар.

Рассмотрим подробнее ошибки, которые допускают при управлении логистикой.

1. Планирование рейсов

Каждый плохо продуманный маршрут приносит перевозчику убытки. У больших компаний до 200 рейсов на собственном автопарке. Представим, каждый из них обходится в 100 тыс. руб.

Анализ 120 компаний-перевозчиков показал, что при ручном планировании порядка 10% таких рейсов убыточны. Также, из двухсот рейсов себестоимостью 2 млн руб. компания терпит чистый убыток до 0,8 млн руб., если не налажены планирование рейсов и работы в целом. В подобном положении сейчас примерно треть логистических компаний.

Внедрение автоматизированных систем управления и планирования по факту сократит потери за счет разработки детального маршрута, оптимизации документооборота, снижения потерь от человеческого фактора, что, считаю, неплохим бонусом и отличными вложениями в будущее вашего бизнеса.

2. Нечеткое понимание потребности в числе единиц техники

Также ошибка планирования. Это приводит к большим остаткам на складах, незапланированным отгрузкам. Потеря финансовых средств в прямом виде — дополнительные расходы на аренду, зарплату, топливо и запчасти. Убытки в таком случае могут стать и фатальными для компании. Ошибка: неверно определено число автомобилей для выполнения задач.

Важно оптимизировать путь каждого транспортного средства и нагрузку на него, пробег в целом, так как часть компаний напротив максимально загружают автомобили, что не всегда верно.

Результат: рост лояльности клиентов (ритейлеров), которые будут вовремя и с минимальными издержками получать товар и сервис со стороны доставщика.

3. Нечеткое распределение заявок

Сегодня далеко не все автоматизировали свои внутренние процессы, и многие занимаются планированием вручную. Поэтому ошибки будут. Если логист распределят заявки лично, он их просто сортирует по паре признаков и так пробует заполнить транспорт. Но временами необходимо что-то доработать и изменить, поскольку каждый новый заказ по таким же выбранным критериям вносит свои правки и показывает новые варианты распределения груза.

Автоматизация поможет за считанные минуты просмотреть несколько миллионов вариантов с различными показателями, что обычный человек сделать не в состоянии.

4. Получение документов от перевозчика, первичная обработка, отправка в бухгалтерию, оплата.

До 80% отечественных перевозчиков еще пользуются бумажными носителями информации. Это чревато потерями, что они, скорее всего, и замечают.

Лучше один раз заплатить и автоматизировать процесс — и работать дальше эффективно, чем через раз, как минимум, восстанавливать утраченный пакет документов, или платить штрафы за их несвоевременное предоставление. Но важно, чтобы автоматизация по каналам связи была у всех участников рынка.

5. Человеческий фактор в момент оформления заявки от клиента

Я испытал на себе все «прелести» ошибок из-за невнимательности и «ссоры с женой». Заявку обычно принимает по телефону сотрудник, который сегодня с утра отвозил ребенка в больницу, а не ехал спокойно на работу. Минимум, что он может сделать не так — не принять заказ, либо неверно заполнить его форму.

Как улучшить: разместить форму заказа на сайте. Клиент ее оформляет, вводит всю информацию, система сама подтягивает базы данных; структурирует информацию; следит, чтобы она не дублировалась; «подтягивает» нужные параметры при автоматическом расчете и подборе транспорта. Заявка автоматически поступает в корпоративную систему, а также ответственному менеджеру в приложении на смартфон. В любой момент можно оперативно уточнить какие-то данные и «дать системе отмашку» на планирование этой заявки.

Еще вариант: автоматизировать поиск заявок. Сайты, лэндинги, рассылки и т. п. Также и «послепродажное» обслуживание можно отдать на откуп роботу: он с удовольствием уточнит у клиента, все ли было доставлено, вовремя ли, все ли условия контракта выполнила компания.

6. Колоссальная нагрузка на бухгалтерию

С этой проблемой знакомы, пожалуй, все. Я за CRM, которую сделали специально под вас: одной кнопкой можно будет не только найти всех должников, но и выставить им счета и отослать их.

7. Отсутствие четкого тайм-менеджмента у водителей

Часто сотрудники в рабочее время тратят время неэффективно, что приводит к усталости и неудовлетворенности от процесса работы. И дело не в соблюдении режима, но и в мотивации, и в коллективе. От этого страдает и работа компании в целом, потому что результативность низкая из-за ошибок в тайм-менеджменте каждого участника процесса.

Вижу один выход — автоматизированная система, которая поможет руководителю компании или отдела логистики отслеживать водителей: кто сколько проработал, отдохнул, кто сейчас на смене. Это поможет комплектовать рейсы, ставить на них отдохнувших работников, лучше управлять их временем, графиком работы и результативностью. То есть, качеством работы компании. Главное — отслеживать оптимальность нагрузки.

8. Отсутствие показателей, которые показывают эффективность процесса

В больших компаниях такие KPI есть. Но хочется видеть это у всех. Но не всегда и крупным перевозчикам такие системы помогают. Так, зарплата водителей часто рассчитывается по выработке количества смен, однако не учитывается эффективность и прибыльность этих смен. Возможно, стоит «поиграться» данными статистики, понять картину своего бизнеса и внедрить новые показатели: вовремя доставленный груз; отгрузка без потерь; качество обслуживания; послепродажный сервис.

Автоматизация учета всех логистических процессов в компании поможет показать сколько прибыли принес каждый водитель, когда надо менять то или иное транспортное средство, насколько в целом рентабелен этот транспорт. Поверьте опыту, внедрение показателей и выстраивание на них мотивации повысит на 15-20% рентабельность работы компании в целом.

Как достичь дзена в управлении логистическими издержками и процессами

Оптимизировать только логистику в виде склада и взаимодействия с водителями нет никакого смысла. С чего начать? 

С самого проблемного места.

В идеале это должен быть непрерывный процесс, который поможет вам всегда быть в курсе событий и эффективности работы вашей компании.

Чтобы улучшить работу компании и ее бизнес-процессов и избежать ошибок, необходимо:

1.  1. Формировать структуры для объединения в одну цепь производителей, оптовых поставщиков, логистов, ритейлеров.
2.  2. Развивать системы поддержки по принятию решений, опираясь на машинное обучение в сфере логистики, прежде всего, это касается разработки прогноза и выбора перевозчика по конкретных направлениям.
3. 3. Повышать уровень технической оснащенности своей компании.
4. 4. Сформировать глобальные логистические цепочки и стать частью глобальной тенденции, либо сформировать ее.
5. 5. Разработать свой стандарт качества для регламентирования логистической деятельности. Это однозначно повысит эффективность вашей работы.
6. 6. Развивать электронную торговлю, даже если вы логистическая компания. Это кардинальным образом перестроит все ваши логистические сервисы, покажет вашу компанию со стороны.
7. 7. Реализовать логистические цепи поставок, потоки с совершенно иными подходами и нестандартными решениями. Это потребует от вас концентрации всех сил и ресурсов — ведь это, в сущности, подразумевает автоматизацию логистики — но это того стоит.

Выводы

Логистика превращается в сложный и обязательный элемент цепочки поставок, то есть она перестает быть просто центром оптимизации. Однако ключевую ее функцию — оптимизация поставок — она также должна выполнять. Так как при росте тарифов на все виды транспорта, затрат на маркетинг и конкурентную борьбу в целом, важны сервисы, которые оптимизируют работу компании, чтобы она не обанкротилась в гонке за постоянным совершенствованием.

И здесь важно найти баланс, чтобы несмотря на тотальную цифровизацию и автоматизацию логистики, можно было разрабатывать и реализовывать такие шаги, которые при нынешних обстоятельствах помогли бы бизнесу стать более эффективным. И этим предоставлять своим партнерам и контрагентам лучшие условия, при этом самим оставаясь прибыльными.

Я уверен, что наступает эпоха логистики. И она должна быть технологически инновационной, экономически оправданной и прогрессивной. Ведь логистика, как всеобъемлющая система процессов, показывает в какой точке развития находится сейчас человек, компания, научный прогресс, технологии, экономика, общество.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/64700/

https://ekspertov.ru/

Павел Сизов

https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1995504-8-oshibok-pri-upravlenii-logistikoi-i-kak-ih-...

Логистика – это взгляд (мировоззрение) на все бизнес-процессы предприятия через приму издержек, 

с целью их оптимизации, контроля и управления ими.

Николай Лобанов-логист