Лобанов-логист
Лобанов-логист
Личный кабинетВходРегистрация
Например: Логистика

Документооборот

Страницы: 1 2 След.
RSS
Документооборот, Проблемы с погрузочными накладными
 
Здравствуйте, сложилась проблема с накладными для наборки и погрузки продукции. В настоящий момент, на фирме операторы печатают для склада накладные для наборки. Склад должен набрать все вечером, после чего эти накладные исправляются операторами (т.е. вносятся изменения по весу или количеству отгружаемых позиций. С этими "исправленными" накладными водитель отправляется в рейс по запланированному маршруту. Проблема заключается в том, что склад работает до 20:00 и не успевает набрать все. Приходится добирать с утра. Вечером, при составлении маршрута в отдел транспортной логистики стекаются ВСЕ накладные.(набранные "исправленные", набранные "не исправленные", не набранные) Для того чтобы не потерять накладные и не перепутать их приходится раскладывать их все по маршрутам (20-30шт). Их количество достигает 1000шт. Все к тому же осложняется тем, что на фирме 4 склада. Каждый занимается  своей группой товара.
Если у кого то была похожая проблема, то как решили? Что можете посоветовать?
 
Привет Алексей!
Не совсем понял о каких накладных идёт речь!?
Сборка заказа обычно делается по внутрискладскому документу типа "Маршрутный лист", а отгрузка товара со склада производится по стандартной форме Торг-12.
Торг-12 и другие товаросопроводительные документы распечатываются  только после сборки заказа по "маршрутному" листу, поэтому там править ничего не нужно. В "маршрутном листе" обычно есть две колонки количества "нужно набрать"  и  "фактически набрано".
Товар по заказу нужно собирать сразу весь, а не откладывать на следующий день.  Если заказ большой, то его разбивают на часть и собирают несколько человек одновременно.
С уважением,
Николай Лобанов
 
Цитата
Николай Лобанов пишет:
Торг-12 и другие товаросопроводительные документы распечатываютсятолько после сборки заказа по "маршрутному" листу, поэтому там править ничего не нужно. В "маршрутном листе" обычно есть две колонки количества "нужно набрать"и"фактически набрано".
Правильно, склад набирает по "маршрутному" листу и вносит туда все изменения. После чего по колонке "фактически набрано" делается Торг-12. Ежедневно бывает до 1000 заказов. Наборка в большинстве случаев штучная. Склад не успевает все сделать с вечера, поэтому остается не набранный товар на след утро. Из-за этого в обороте находятся 3 вида накладных Тогр-12, "маршрутные" набранные с пометками в колонке "фактически набрано" и "маршрутные за которые еще никто не брался. Чтобы утром какой -то товар не набирался второй раз и чтобы не тронутые "маршрутные" попали к нужному водителю приходится вечером все документы собирать в кучу и прикреплять к путевке водителя. Он утром, когда видит свою путевку загружает товар который уже набран по Торг-12 и отдает складу добирать "маршрутные". Накладные постоянно теряются, на их сортировку и прикрепление к путевкам водителей уходит около 3 часов в день. + прикрепление происходит после окончания работы склада, т.е. приходится этим заниматься до 23:00 каждый день.
 
Цитата
Alexey пишет:
Чтобы утром какой-то товар не набирался второй раз и чтобы не тронутые "маршрутные" попали к нужному водителю приходится вечером все документы собирать в кучу и прикреплять к путевке водителя.
А почему, если этого не сделать, то утром товар будет набираться второй раз, а ещё не набранные документы не попадут к нужному водителю? Алексей, для тебя это может казаться очевидным, но никто из нас не был на твоём складе, и не знает причин. Поэтому, пока ты подробно не опишешь, что у тебя происходит - никто не сможет помочь... :(


Цитата
Alexey пишет:
Накладные постоянно теряются
А на каком этапе?

И вообще, какой программный продукт используется или всё только на бумаге?
Изменено: RazVal - 21.04.2014 20:00:22 (убрал графический смайлик - не люблю их)
 
Цитата
RazVal пишет:
А почему, если этого не сделать, то утром товар будет набираться второй раз, а ещё не набранные документы не попадут к нужному водителю?
Если этого не сделать, то все будет лежать в одной большой общей куче. Заявки от торговых поступают в течении всего дня. И склад набирает товар по мере поступления к ним погрузочных накладных. После того как набрали какую то часть, они несут на стол оператору. Чтоб тот начинал печатать Торг 12. И так же складывает их в одну стопку по мере обработки. Заявки от торговых заканчивают поступать в 18:30. Только после этого логисты составляют маршруты на следующий день. После того как они закончат, станет ясно куда и к кому должна попасть та или иная накладная. А как я сказал выше, все эти накладные лежат у операторов в одной большой стопке. Утром водитель конечно же не будет всю  ее перебирать, ища по 7-мизначному номеру свои.
Погрузочные накладные теряются в основном на складе при наборке. Поэтому товар может стоять набранный, а накладная потерена.  На фирме стоит программ 1С 8.2. Специализированной программы для документа оборота нет.
Фирма начинала с маленьких объемов, одного склада. Сейчас продажи и объемы выросли. Ежедневно до 50 тонн продукции, 4 склада. Соответственно начинают возникать проблемы. На мой взгляд, все проблемы решились, если бы была ночная смена складских рабочих и операторов. Они бы начинали работать после составления маршрутов. Склад бы набирал по очереди маршруты, загружал в машины, операторы печатали накладные согласно маршрутному листу. Но руководство еще не готово перейти на ночную смену работы. Поэтому приходится искать другие пути решения проблемы.  
 
Цитата
Alexey пишет:
Цитата
RazVal пишет:
А почему, если этого не сделать, то утром товар будет набираться второй раз, а ещё не набранные документы не попадут к нужному водителю?
Если этого не сделать, то все будет лежать в одной большой общей куче. Заявки от торговых поступают в течении всего дня. И склад набирает товар по мере поступления к ним погрузочных накладных. После того как набрали какую то часть, они несут на стол оператору. Чтоб тот начинал печатать Торг 12. И так же складывает их в одну стопку по мере обработки. Заявки от торговых заканчивают поступать в 18:30. Только после этого логисты составляют маршруты на следующий день. После того как они закончат, станет ясно куда и к кому должна попасть та или иная накладная. А как я сказал выше, все эти накладные лежат у операторов в одной большой стопке. Утром водитель конечно же не будет всю ее перебирать, ища по 7-мизначному номеру свои.
А почему нельзя сделать три "кучи": не обработанные, уже набранные и с уже напечатанными торг12? Причём каждая отсортирована по возрастанию номеров? Соответственно, поиск любого номера становится простой и быстрой задачей, а времени на то, чтобы положить в нужное место - занимается меньше, чем перебирать одну большую кучу по три часа каждый день. Представь, что в библиотеке все сданные книги сваливали бы в кучу, а потом искали бы там нужную.  ;)


Цитата
Alexey пишет:
Погрузочные накладные теряются в основном на складе при наборке. Поэтому товар может стоять набранный, а накладная потерена.
А куда попадает и как идентифицируется товар, набранный по потерянной накладной? Почему нельзя записывать, кто какую накладную собирает? - Это будет полезно во всех смыслах, и заодно выявит тех, кто их теряет.
Изменено: RazVal - 25.04.2014 19:10:47
 
На накладных есть пометка кто набирает. Это конечно позволяет определить виновного, но не решает проблему(.
 Мне кажется разложить накладные "по возрастанию" будет сложнее и дольше. Их все-таки большое количество. К тому же организация работает от нескольких ИП, у каждого свои номера и обозначения. К тому же нет гарантии, что первый кто доберется утром до этих стопок не перевернет все вверх дном, запутав остальных. И возникает вопрос кто этим будет заниматься. Склад отказывается этим заниматься, т.к. считает, что не имеет никакого отношения к тому как и куда поедет товар. Их задача только набрать. После праздников хочу попробовать сделать ячейки. Чтоб складские работники раскладывали набраные накладные хотя бы по районам. После чего каждую "кучку" легче будет разделить на 2-3 машины.
 
Цитата
Alexey пишет:
На накладных есть пометка кто набирает. Это конечно позволяет определить виновного, но не решает проблему.
??? А вы у них не спрашиваете, куда делась накладная, которую он набирал? В конце концов, можно оценить трудозатраты на поиск старых и распечатку новых документов - и вывести это в качестве штрафа за каждый потерянный документ.

Кстати, картотеки были созданы именно потому, что разложить документы "по возрастанию" - требует на порядок меньше времени и труда, чем поиски в общей куче. Причём, чем больше документов, тем больше выигрыш от организации картотеки. Это надо, просто, попробовать - заодно её появление дисциплинирует всех, а то не пойми что творится: кто хочет берёт, кто хочет кладёт, кто хочет - вообще, не возвращает!..

И вот, мы, собственно, и добрались до корня проблемы. Значит нужно, чтобы появился сотрудник, который пообещает, что любой документ будет найдет за одну минуту - соответственно, все документы будут в наличии, и они не будут "перевёрнуты все вверх дном"... ;)
Изменено: RazVal - 03.05.2014 14:39:37 (сообщение добавилось не полностью - пришлось его перенабирать. :()
 
Из вышеперечисленного я понял, что Ваша фирма активно развивается, соответственно рано или поздно вашему руководству придется понять, что без грамотно построенной работы на складе никогда не получится хороший сервис для клиента, а именно сервис ведет к росту дохода и т.д. Вы лично уже поняли, что необходимо что-то менять и это главное. Мне не совсем понятен из вашего описания работы полный процесс, но посмею предложить следующее:
1. Введите должность "диспетчера склада" (назовем его так). Основной задачей которого будет контроль розданных накладных для сборки на склад и их возврат.Именно этот человек будет связывать различные подразделения фирмы (логистов, склад, менеджеров, операторов).
2. В идеале необходимо ввести должности старших кладовщиков или начальников зон, в зависимости от вашего склада. Основной их задачей является контроль правильности сбора товара по накладным, а также, если у вас это предусмотрено, контроль погрузки автотранспорта.
В идеале, если я все правильно понял, выглядеть все должно так:
-Оператор принимает заказ у клиента, формирует в 1С счет-заказ, контролирует оплату, выпускает документ "Реализация товара", чем подтверждает продажу товара. Сообщает номер реализации диспетчеру склада. Здесь я немного отступлю от темы, чтобы прояснить некоторые моменты) Я предполагаю, что схема документооборота у Вас выглядит так: Счет-заказ-Реализация товара--заявка на перевозку (документ для логиста)-Планирование отгрузки(здесь оператор проставляет желаемую для клиента дату доставки, диспетчер зайдя в мониторинг, благодаря этому, видит какие документы необходимо отдать в сборку)-Транспортировка, он же Сборка(это и есть задание на перемещение товара в зону отгрузки для кладовщика, в которой он проставляет кол-во мест и расписывается)--Отгрузка(документ, на основании которого создается Расходный ордер, списывающий товар с физического остатка, а также в нем проставляется статус заказа (отгружен, в пути, доставлен и т.д.)


Допишу позже, необходимо бежать)
Руководитель логистического комплекса
 
Если я все верно изложил, то диспетчер видит в мониторинге отгрузок именно те накладные, которые необходимо собрать в первую очередь. Именно он печатает реализацию-1шт, и документ транспортировка. Здесь я помечу, что у меня на складе например, реализована возможность печатать несколько сборок, согласно зонам склада. У вас она может быть одна. Реализация и транспортировка передается диспетчером старшему кладовщику, который в свою очередь, распределяет работу между кладовщиками. Диспетчер ставит в документе Транспортировка статус выполняется. Таким образом я в любой момент могу посмотреть сколько накладных собирается на складе, сколько уже собрано и тд. После сборки, товар перемещается в зону отгрузки и старший оператор проверяет правильность сборки по реализации, прикалывает транспортировку к реализации и передает обратно диспетчеру. Диспетчер меняет статус на завершен и формирует документ Отгрузка, ставя в нем статус Готов к отгрузке. Таким образом логист видит сколько накладных готово к отгрузке. Диспетчер распечатывает документы для клиента, формирует согласно маршрутному листу и передает водителю и старшему кладовщику, который контролирует, что в машину погружен именно необходимый товар.
Руководитель логистического комплекса
 
Если данная тема интересна, могу описать подробнее. Скажу только, что нам удалось наладить взаимодействие и работу таким образом, что при обороте в 500-600 накладных в день, у меня всего лишь один логист, два диспетчера, три старших кладовщика (начальники зон), 12 кладовщиков. В день отправляем 5 авто со склада, 10 тонн, полная загрузка. Плюс у меня еще отдел снабжения и два водителя погрузчиков. Не хвастаюсь, но уже 2 года на складе не было ни одной ошибки по вине склада. Мне показалось, что основная ваша проблема, это то, что вы не видите общей картины сбора. Если есть сложности с реализацией контроля в 1С, напишите, у нас есть решение контроля при помощи ексель, причем очень удобное. Чт касается работы в ночь, это не целесообразно, проходили. Возникают сложности с охраной, контролем и т.д. Проще всего завести работу в смену, первая смена работает с 7 утра до 16-00, вторая с 12 до 21-00, например. Таким образом сотрудники не будут испытывать проблемы с транспортом, а в самый пик у Вас будет две смены сразу.
Руководитель логистического комплекса
 
Если я правильно понял, в фирме не стоит WMS и корректировка накладных происходит только после коплектации товара.
С таким процессом когда то работал. Накладные, которые стекались к оператором маркировались фломатерами: красные - есть изменение по количеству, синий - изменение по серии, соответственно без отметки фломастера - без исправлений.
Уточню, склад полчал "Листы отбора" (т.е. не документ, который отправляется к клиенту).

В отделе 2 сотрудника: 1 сотрудник изменяет документы, 2 - раскладывает документы по маршрутам и ставит печати.

Для накладных было понятие СТАТУС (в учетной системе). Статус перед отправкой на склад был "ГОТОВ К СБОРКЕ". Оператор просматривал документы:
- есть изменения: правка накладной + установка следующего статуса "ГОТОВ К ОТГРУЗКЕ". Оператор не печатает документ, а только вносит изменения.
- нет изменений: оператор ставит статус "ГОТОВ К ОТГРУЗКЕ".

Как сказал выше, оператор не печатает документы, за него это делает учетная система. Система поддерживает печать документов на несколько принтеров. Печать происходит по сортировке: Фирма - Маршрут доставки - Имя покупателя.

После печати, 2 сотрудник раскладывает накладные по лоткам маршрутов + сравнвая по итогам печати с реестром, факт всех накладных.

Во время печати происходит аудит печати, что позволяет затем сравнить факт распечатанных документов и реестра погрузки.

После печати документов, на распечатанные документы, устанавливается статус "ВЫВЕЗЕНО".

Этот комплекс изменений позволил сократить количество персонала - операторов и уменьшить количество ошибок.
 
Добрый вечер! Не могу найти ответ на свой вопрос! Подскажите пжл есть фирма А, которая отгрузила товар на хранение ( форма МХ1) фирме В. Теперь фирма В делает возврат фирме А ( форма МХ3) транспортные компанию нанимает фирма А ( организация перевозчик ИП) мне прислали по факсу копию доверенности ( доверенность ИП на получение товара от фирмы А, и в корешке уже фирма А) а разве фирма В не должна фигурировать в доверенности?? И как тогда в ТН все отразится?? Помогите советом, запуталась уже!! Спасибо.
Изменено: Лидия - 15.12.2014 20:57:56
 
Цитата
Лидия написал:
Добрый вечер! Не могу найти ответ на свой вопрос! Подскажите пжл есть фирма А, которая отгрузила товар на хранение ( форма МХ1) фирме В. Теперь фирма В делает возврат фирме А ( форма МХ3) транспортные компанию нанимает фирма А ( организация перевозчик ИП) мне прислали по факсу копию доверенности ( доверенность ИП на получение товара от фирмы А, и в корешке уже фирма А) а разве фирма В не должна фигурировать в доверенности?? И как тогда в ТН все отразится?? Помогите советом, запуталась уже!! Спасибо.

Привет Лидия!
Фирма В у вас это СОХ, который работает только с Представителем компании А и больше нм с кем работать права не имеет (по ГК РФ).
Поэтому приходящий товар у поставщика принимает Представитель А по Торг-12, а затем передаёт на хранение СОХ В по МХ-1.
Обратный процесс аналогичен. Представитель А принимает у СОХ В товар с хранения по МХ-3, а затем передаёт его водителю-экспедитору клиента по доверенности от клиента компании А грузовладельцу.
При этом в ТН Грузовладелец будет фирма А, а Грузоотправитель фирма В или А.
Но может быть случай, когда право собственности по договору клиенту переходит прямо на складе СОХ.
Тогда Грузовладельцем становится клиент, а Грузоотправителем фирма А.. Но это редкий случай!:)
С уважением,
Николай Лобанов
 
Добрый вечер! Спасибо что откликнулись. Ситуация для меня не понятная. По электронке пришли копии 2 доверенностей одна на ИП другая на ООО ромашка. И пришла форма МХ3 где печать фирмы А ( поставщик) . Так вот они еще прислали ТОРГ12, но грузоотправителем является и поставщиком фирма А а получателем и плательщиком ИП и другая на ООО ромашку. И фирма А ( поставщик) просит не показывать им МХ 3, но чтоб водители этих двух организаций при нас расписались в накладных. И мы нигде не фигурируем, только в МХ3. Это нормально??
 
Цитата
Лидия написал:
Добрый вечер! Спасибо что откликнулись. Ситуация для меня не понятная. По электронке пришли копии 2 доверенностей одна на ИП другая на ООО ромашка. И пришла форма МХ3 где печать фирмы А ( поставщик) . Так вот они еще прислали ТОРГ12, но грузоотправителем является и поставщиком фирма А а получателем и плательщиком ИП и другая на ООО ромашку. И фирма А ( поставщик) просит не показывать им МХ 3, но чтоб водители этих двух организаций при нас расписались в накладных. И мы нигде не фигурируем, только в МХ3. Это нормально??
Привет Лидия!
Ну вы закрутили детектив!;)
Вы это кто - фирма А или В?
Водитель МХ-3 видеть не должен и расписываться в  этом документе тоже не должен.
МХ-3 это Акт приёмо-передачи между компаниями А и В.
Клиент у вас кто? ИП или Ромашка? Договор у фирмы А с кем?
Фирма А должна оформить Торг-12 и ТН, в которых расписываются водители принявшие товар в графе "Груз принял"
С уважением,
Николай Лобанов
 
Добрый вечер. Сама запуталась уже. Я СОХ ( фирма В) так вот в форме МХ3 поставили печати фирма А ( поставщик) и я, где груз отпустил. Но эта фирма А сделала ТОРГ 12 на 2 организации ( ИП и ООО рога) где грузоотправителем является фирма А, и она же поставщик, а грузополучателем и плательщиком соответственно фирма ООО рога и ИП и в каждой накладной расписывается водитель ( сверился с количеством и расписался. И уехал, а я осталась только с формой МХ3. Так вот я беспокоюсь по поводу правильности оформления, ведь я фигурирую только в МХ3, и то у меня копии этих доков. Не будет ли потом претензий со стороны поставщика типо кому это вы отдали мой товар???  
 
Цитата
Лидия написал:
Добрый вечер. Сама запуталась уже. Я СОХ ( фирма В) так вот в форме МХ3 поставили печати фирма А ( поставщик) и я, где груз отпустил. Но эта фирма А сделала ТОРГ 12 на 2 организации ( ИП и ООО рога) где грузоотправителем является фирма А, и она же поставщик, а грузополучателем и плательщиком соответственно фирма ООО рога и ИП и в каждой накладной расписывается водитель ( сверился с количеством и расписался. И уехал, а я осталась только с формой МХ3. Так вот я беспокоюсь по поводу правильности оформления, ведь я фигурирую только в МХ3, и то у меня копии этих доков. Не будет ли потом претензий со стороны поставщика типо кому это вы отдали мой товар???

Привет Лидия!
Если Вы СОХ, то у вас на складе должен быть Представитель фирмы А с доверенностью и печатью, с которым вы подписываете МХ.
Вы ему должны передать товар.
А остальное Вас не волнует!;)
С уважением,
Николай Лобанов
 
Доброе утро! Вот в том то и дело что представителя не было, они на Урале мы в Ростове. Прислали только по электронке МХ3 со своей печатью и все!! Вот я и думаю про последствия. Спасибо за помощь!!
 
Цитата
Лидия написал:
Доброе утро! Вот в том то и дело что представителя не было, они на Урале мы в Ростове. Прислали только по электронке МХ3 со своей печатью и все!! Вот я и думаю про последствия. Спасибо за помощь!!

Привет Лидия!
В этом случае компания А (Поклажедатель) нарушает ГК РФ.  Обычно при таком раскладе, когда СОХ находится в другом городе, Поклажедатель заключает договор с одним из работников СОХ на Представление интересов компании и выдаёт ему доверенность.
У нас по ТК РФ не запрещено человеку подрабатывать по договору подряда, когда он находится на штатной работе.
В Вашем случае все риски взяла на себя фирма А, но Вам нужно обязательно получить с них оригинал МХ-3, которым заменить электронку.
С уважением,
Николай Лобанов
Страницы: 1 2 След.
Читают тему

Рекламный блок

В поисках легких путей: как маркетплейсы становятся ловушками для мелких предпринимателей Власти Подмосковья утвердили стандарт временного жилья для мигрантов Подстроились под рынок: что драйвит рынок логистики Скорость и прозрачность: как изменился рынок доставки в маркетплейсы