Лобанов-логист
Лобанов-логист
Личный кабинетВходРегистрация
Например: Логистика

Организация работы склада. Панасенко Е.В.

Организация работы склада.

из книги Логистика: персонал, технологии, практика   Панасенко Е.В.

 


Приёмка


С чего начинается приёмка? 

С графика поставок! 

Это граница между складской логистикой и смежным бизнес-процессом – планированием поставок. Тот результат, который для планирования поставок является конечным результатом  – дата поступления товара от поставщика на склад, для склада является началом процесса работы с товаром. На этом стыке двух бизнес-процессов и, соответственно, двух логистических подразделений, обязанностью директора по логистике является скрупулёзная отработка процедуры взаимного информирования и согласования графика поступления товаров на склад. Отдел поставок обязан учитывать пропускную возможность участка приёмки склада. В свою очередь, склад обязан готовить свои производственные ресурсы с учётом сезонности поставок и других потребностей компании.


Итак, началом процесса приёмки товара является согласование плановой даты, объёма и ассортимента поступающего товара с отделом поставок. Отклонения факта и плановых параметров поставок заносятся в соответствующий мониторинг и служат основой при оценке качества поставок.


Второе действие – подготовка склада к приёмке товара. Зная ассортимент и количество, склад должен заблаговременно подготовить свободные места для размещения товара на хранение, с учётом известных алгоритмов организации складского товародвижения. Подробно о подготовке склада к приёмке товара на хранение излагается в издании (3).


Третье - проверка сопроводительных документов.


В случае импортных поставок, к ним относятся инвойс, packing- list, таможенная декларация и TIR. Подготовка данных документов на стадии планирования поставки – отдельная тема и она достаточно широко освещена в специальной литературе. Для склада важным документом является packing- list. Если данный документ достаточно адекватен, то вы сможете планировать приёмку товара по-паллетно. Это значительно сокращает затраты времени и трудовых ресурсов, особенно при поставках микс-паллетами. Кроме того, packing- list позволяет более качественно контролировать отгрузку с зарубежных складов. Вы можете сформировать сквозной попартионный учёт товара при поставках с использованием промежуточных консолидирующих складов, что упрощает расчёт себестоимости логистики поставок каждой партии товара. К сожалению, очень часто поставщики не уделяют должного внимания данному документу. Нередко, packing- list является видоизменённой копией инвойса.


При внутрироссийских поставках к входящим документам относятся товарные накладные, счета, счета-фактуры и документы, подтверждающие качество товара (при необходимости). Персонал, проверяющий входящие документы, должен знать типовые формы, правила заполнения документов и правила внесения информации в Базу данных (БД). Если документы соответствуют установленным требованиям, даётся команда на осуществление дальнейших действий с товаром.


Четвёртое - приёмка товара по количеству и качеству, документирование расхождений с сопроводительными документами.


Начинается приёмка с открытия борта или контейнера. Изначально обратите внимание на сохранность пломб (если товар не вскрывался на таможне), а также на первый ряд товара при открытии транспортного средства. Держите наготове фотоаппарат – непременный атрибут участка приёмки. Если паллеты «завалены» или видны следы повреждения тары – начинайте «фотосессию»! При этом, фотографии должны быть чёткими и адекватно отображающими принадлежность груза к данной поставке. Не пожалейте времени – проконтролируйте, насколько специалист участка приёмки владеет фотоискусством - от этого зависит очень многое при формировании претензии к поставщикам и перевозчику. Далее, начинается проверка товара по количеству и качеству. Некондиционный товар откладывается отдельно, выбраковывается и предъявляется контролёрам для подготовки соответствующего документа и последующего решения о дальнейшем его движении. Кондиционный товар пересчитывается и готовится к постановке на хранение.

Документирование расхождений по количеству и качеству – один из важнейших вопросов при приёмке. От качества подготовки документов во-многом зависит дальнейшая претензионная работа с поставщиками и перевозчиками.


Пятое - подготовка товара к постановке на хранение.


А вот как его готовить – зависит от параметров набора и отгрузки. То есть, Вы уже ступили на мостик следующего звена логистической цепочки – набор, комплектация и отгрузка заказов клиентов. Поэтому, правильная подготовка товара на приёмке определяет и оптимизацию ресурсов склада на этом мостике. Мне приходилось встречаться с ситуациями, когда за процесс приёмки и постановки на хранение отвечал один менеджер, а за процесс набора и отгрузки отвечал другой. При этом, их мотивационные показатели оказались никак не связаны. В результате, первый менеджер из монопаллет (строительные материалы в мешках) сооружал огромные горы из мешков, а затем второй менеджер из этой горы вновь формировал такие же монопаллеты с товаром и отгружал их заказчикам. Как говориться, комментарии излишни…


Важнейший момент – проверка весогабаритных характеристик (ВГХ) товара. Пренебрежение этой работой может затруднить все последующие логистические действия с товаром. С точки зрения логистики, ВГХ – это как аксонометрические параметры человека. Представьте, что вы не знаете своего веса, роста, размеров обуви и одежды. Каково вам будет в мире, измеряемом метрами, килограммами, номерами и условными обозначениями? Поэтому, при приёмке каждой новой серии и партии товара следует производить замеры ВГХ и вносить эту информацию в БД. При этом, измеряются и вносятся в БД не только параметры непосредственно товарной единицы, но и параметры вторичной упаковки (коробки), а при необходимости, параметры упаковки упаковок (в случае, когда товарные единицы сначала упакованы в спайки, кассеты или коробки для мелкооптовой продажи, а затем в коробки для оптовых продаж). 

Для склада и транспортной логистики в базе данных формируется несколько уровней весогабаритных характеристик – как для использования при организации хранения, так и для дальнейшего формирования транспортных пулов при доставке заказов клиентам или при поставках с центрального склада на склады филиалов. В этом основное отличие и назначение базы данных логистики – чем больше в ней различных физических параметров товара, тем корректнее вы сможете решать стоящие перед вами логистические задачи. Но есть и обратная сторона – если поставщик необоснованно и без согласования с вами меняет ВГХ товара, это вызовет серьёзные осложнения и у логистов и у продажников. Поэтому, изменение ВГХ – это повод для разговора с поставщиком.


Далее, следует идентифицировать в БД каждую единицу хранения. Не полагайтесь при этом только на бар-код (штрих-код). Во-первых, потому, что нередко, штрих код попросту отсутствует на коробках или другой упаковке, во-вторых, потому, что нередко несколько наименований товара могут иметь одинаковый штрих-код. К примеру, когда при формировании наборов товаров (допустим, парфюмерных наборов) с разным содержимым, применяют одинаковые гофрокороба и упаковочный картон с единым штрихкодом. И, наконец, третья причина – штрих-код может идентифицировать наименование товара, но не отразит статус складской операции, в которой находится в данный момент та или иная упаковка товара. К примеру, вами найдена вне места хранения некая коробка. С помощью радиотерминала вы идентифицировали название товара. 

Ну и что? 

Почему она оказалась в данное время в этом месте? 

Где она должна была быть? 

Может быть, её подготовили к отгрузке и забыли переместить в зону комплектации? 

Или подготовили к перемещению на розничный склад? А может быть, она просто упала с полки по неосторожности? 

Или другая причина? 

Для того, чтобы избежать потерь товара на складе в процессе обработки и контролировать товародвижение при всех складских операциях, вам понадобится индивидуальное штрихкодирование всех единиц хранения. Соответственно, в БД вы внесёте не только штрих-код, но и коды каждой единицы хранения. И делается эта работа на участке приёмки. Но и этот приём ограничен. Как, к примеру, наклеить штрих-код на коробку спичек, карандаш или пробник духов? Поэтому, штрих-кодирование на приёмке, в группе FMSG, как правило, ограничивается уровнем коробки. А далее – полагаемся на квалификацию наборщиков.


Проверка документов качества, сертификация товара.


Если на складе используется WMS, производится идентификация товара в базе данных управления складом. Технология идентификации в данном случае определяется требованиями данной системы. Кроме того, как правило, обязанностью участка приёмки склада является внесение значений таможенных пошлин и проверка соответствия цен в заготовке на приход и оригинале инвойса. Информация о партии товара заносится только после приёмки всего количества поступившего товара по данному инвойсу. Иначе, разноска значений таможенных пошлин и платежей будет произведена некорректно.

Таким образом, процесс приёмки товара заканчивается, когда товар поставлен на места хранения, информация о товаре внесена в Базу данных и открыта к продажам, а документы на приход переданы в соответствующее подразделение финансового департамента или отдела поставок. Как правило, на приёмку направляют наиболее опытных и внимательных специалистов и работников. Ошибка «на входе» может потянуть за собой целую цепь дальнейших недоразумений.


Типичные ошибки при организации приёмки


1.Поштучная приёмка по качеству и количеству – самый затратный способ приёмки товара.


Посчитайте, сколько Вам понадобилось ресурса, складской площади и времени! Во-первых, данный ресурс используется не ритмично. Создав запас ресурса на приёмке, вы будете использовать его не полностью. Перебросив рабочих с других участков – ослабите набор, комплектацию или отгрузку. Увеличение времени приёмки товара – увеличит продолжительность цикла поставки, т.е. период недоступности товара к продажам. Эти решения, как правило принимают менеджеры, не видящие всей логистической цепочки – от выстраивания отношений с поставщиками, до построения отношений с клиентами в части послепродажного сервиса. В результате, казалось бы, благая цель – добиться адекватного учёта товара на входе (т.е. локальное решение проблемы) оборачивается такими потерями, которые могут оказаться неадекватны выявленным погрешностям. К тому же, их можно выявить и устранить другими путями. Давайте разберёмся – из чего Вы исходили, принимая решение о необходимости поштучной приёмки товара?


А) Вы опасаетесь, что Ваши клиенты могут пойти на лукавство и, воспользовавшись, к примеру, Вашим отсутствием при передаче товара от транспортной компании, предъявят Вам претензию по внутритарному недовложению? Но в этом случае, Ваше утверждение будет против их утверждения. Не более того. Как Вы докажете клиенту, что Вы действительно добросовестно, поштучно проверили именно эту коробку? Следовательно, кроме Вашей внутренней убеждённости, других аргументов у Вас нет…


Б) У Вас есть подозрение, что на складе не всё в порядке с сохранностью товаров? Но не проще ли это выявлять с помощью системы плановых и неплановых инвентаризаций на местах хранения, а также выборочным контролем при отгрузке? Накопленная при этом статистика позволит Вам во-первых, принимать меры по сохранности товаров на складе, во-вторых, выстраивать отношения с поставщиками в части качества товара.


2. После проверки товара по количеству и качеству, в случае расхождений, данный факт просто фиксируется. На этом, работу по приёмке считают законченной.


На самом деле, работа закончена складом. Но работа отдела по поставкам только начинается. Прежде всего, все расхождения скрупулёзнейшим образом учитываются и анализируются как в абсолютных, так и в относительных показателях.

дата: 00.00.0000 00:00:00    просмотров: 7314

рейтинг: 
(Голосов: 3, Рейтинг: 4.67)



Прикрепленные файлы

Рекламный блок

Apple и Google: неожиданные выводы erp Без посредников Вузы Как мотивировать персонал в кризис Кривое зеркало ERP Московские дороги станут "быстрее" на 15% оптимизация склада Партнёры компании Лобанов-логист склад