Ставим учёт и обеспечиваем сохранность Панасенко Е.В.

  Ставим учёт и обеспечиваем сохранность

из книги Логистика: персонал, технологии, практика   Панасенко Е.В.

Сохранность и безопасность

Личный досмотр. Не забывайте, что если вы хотите сделать досмотр действенным, а не  формальным, то во-первых, сделать это нужно только по закону, т.е. при добровольном согласии на то работников; во-вторых, для этого требуется соответствующим образом подготовленные сотрудники, а в-третьих, необходимы условия – специальные досмотровые помещения, причём отдельно для мужчин и женщин. 

Не выполнив этих условий, вы во-первых, ничего не достигните, во-вторых, морально могут пострадать именно добросовестные и честные работники, а действительные злоумышленники только усмехнутся… И ещё. Личный досмотр эффективен только в комплексе с системой товарного учёта и выполняет скорее вспомогательную, нежели основную функцию в обеспечении сохранности ТМЦ. Забор не ловит воров – он их только останавливает! Питательная среда для воровства на складе – отсутствие постоянного учёта и контроля.

Ограничьте доступ на склад. Теоретически, на склад должны иметь доступ только лица, подписавшие договор о материальной ответственности за хранимый на складе товар. Остальным на складе делать нечего.

Установите постоянное наблюдение за хранением товара на складе. Проектируя склад и стеллажное хозяйство, не следует относиться по остаточному принципу к двум системам – пожарной безопасности и охране товарно-материальных ценностей. Экономия на этих вопросах рано или поздно обернётся для Вас в лучшем случае, серьёзными проблемами и затратами. При этом, система охраны должна обеспечивать наблюдение и за теми, кто работает на складе, и за теми, кто его охраняет… Особенно строго следует контролировать зоны приёмки и отгрузки товара. В последнее время, широко применяется тестирование работников на наркозависимость – эта категория лиц не приемлема для работы с товарно-материальными ценностями.

Во многом, воровство определяется и уровнем заработной платы персонала. Чем меньше платите, тем больше будете тратить на охрану и компенсацию потерь на воровство. И конечно же, однозначно – пойманного на воровстве увольняйте немедленно, несмотря ни на какие заслуги, компетенции и нехватку персонала! Лучше иметь дефицит кадров, чем дефицит дисциплины!

Наведите порядок на складе! Невозможно повышать культуру производства и качество в небранных, захламлённых производственных и бытовых помещениях. Введите за правило регламентные уборки (не менее 2-х раз за смену). При сменной работе – начальники смен передают друг другу склад в убранном состоянии. Техника осматривается на предмет внешних повреждений. Замечания должны фиксироваться в специальном журнале и контролироваться начальником склада. По ним принимаются меры и делается соответствующая запись в данном журнале. Данный журнал – настольная книга начальника склада при проведении еженедельных планёрок.

На складе не должно быть товара с неизвестным наименованием и количеством, непонятным адресом хранения и не внесённым в складскую базу данных. Очень часто склад превращают в хранилище всякого хлама – старой упаковки, неиспользуемых комплектующих изделий, старой мебели и оргтехники и т.п. Особенно это характерно для складов, работающих давно. 

Начальник склада должен, во-первых, принимая данное имущество, требовать письменное указание с описанием данных ТМЦ, их количества, планируемого срока хранения, а также должностного лица, ответственного за работу с данными ТМЦ. Во-вторых, определиться с местом хранения и обозначить его по алгоритму, принятому в данном складе, т.е. знать ряд, место и уровень, где будут храниться данные ТМЦ, а также занимаемый ими объём. В-третьих, присвоить идентификационный код для данных ТМЦ и ввести необходимую информацию в складскую БД. Всячески противьтесь сокращению полезного объёма склада! Как правило, в основе этих намерений – нежелание хозяйственных и административно-управленческих структур компании своевременно принимать решения по списанию или утилизации постепенно накапливаемого хлама!

Но самое важное условие сохранности ТМЦ на складе – постановка системы товарного учёта.

Товарный учёт

Достаточно часто под основным мероприятием товарного учёта предполагают проведение ежегодной полной инвентаризации товарного запаса с полной остановкой всех рабочих процессов. Безусловно, это важный момент в деятельности склада, и порядок её организации мы ещё обсудим. Но полная инвентаризация – это констатация состояния учёта за предшествующий период. 

Она уже ничего не сможет изменить в прошлом! Поэтому, если вы действительно намерены поставить систему товарного учёта, вам понадобится система текущих инвентаризаций, которые будут проводиться на складе ежедневно. 

Проведение инвентаризаций регламентируется технологической инструкцией, описывающей действия всех исполнителей, формы, используемые при их проведении, а также нормативы, характеризующие качество товарного учёта. Большая часть инвентаризаций проводится в плановом режиме по графикам, остальные - по мере необходимости. Склад «причёсывается» ежедневно, и вдоль и поперёк и наискосок. На эти цели необходимо выделять до 10% от всего ресурса склада. И, поверьте, это окупится. 

Основные виды текущих инвентаризаций:

- По методике проведения: подразделяются на адресные, по пустым ячейкам хранения, по наименованиям, по рекламациям, по отказам, по выявлению пересортицы, по результатам инвентаризации.

Инвентаризация по пустым ячейкам хранения.

Проводится инвентаризация ячеек, значащихся по БД Склад как пустые. В случае нахождения товара на проверяемых местах хранения, вносятся данные о нем (артикул, кол-во, наименование) в инв. ведомость.

Адресная инвентаризация.

Проводится в привязке к расположению мест хранения товара. Инвентаризации по местам хранения может проводиться по рядам, по уровням ряда, по зонам хранения товара, по фактам обнаружения недостачи.

Плановая адресная инвентаризация проводится по утверждённому регламенту. Пример графика проведения адресных инвентаризаций - см. таблицу 1.

Таблица 1.

ПЛАН-ГРАФИК ПРОВЕДЕНИЯ АДРЕСНЫХ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ

На 1 квартал 2012 года

Инвентаризация по наименованиям.

Проводится по наименованиям, имеющим установленный приоритет качества хранения. Инвентаризация производится по утверждённым спискам и регламенту. Пример регламента проведения инвентаризаций по наименованиям – см. таблицу 2.

Таблица 2.

РЕГЛАМЕНТ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ ПО НАИМЕНОВАНИЯМ

Инвентаризация по рекламациям.

Проводится по факту рекламации клиента об отклонениях в заказе по признакам «недовложение», «излишки», «пересорт».

Инвентаризация по отказам.

Проводятся при появлении отказа по признаку ТН («товара нет»), т.е. в ячейке, указанной в наборном листе, данного товара не обнаружено. Инвентаризация проводится в радиусе + одно место, включая ячейку с признаком отказа ТН.

Инвентаризация при выявлении пересортицы на складе.

Проводится при выявлении расхождения факта нахождения товара данного наименования в ячейке хранения с информацией в БД Склад.

Инвентаризация по результатам инвентаризации.

Проводится с целью проверки адекватности результатов счёта, при расхождениях результатов очередной инвентаризации с информацией в БД Склад, либо при не корректном внесении информации в инвентаризационную ведомость.

Основным документом инвентаризации является инвентаризационная ведомость (ИВ). ИВ заполняется, подписывается специалистом по товарному учёту, оператором ввода данных в БД, участниками счётной группы. После обработки, ИВ подшивается и хранится не менее 3-х месяцев.

Для того, чтобы контролировать динамику изменения качества товарного учёта, обязательно организуйте мониторинг результатов текущих инвентаризаций. 

Вот как выглядит итоговая таблица по результатам инвентаризаций.                                                                                                                                                                                                                          Таблица 3.

ОТЧЁТ

О состоянии товарного учёта за февраль 2012 года

Данный отчёт должен быть включен в программное обеспечение склада и позволять видеть всю картину в любом избранном временном диапазоне.

5.2.3. Порядок сверки баз данных.

В понятие системы товарного учёта входит и сверка финансово-управленческой и складской баз данных. Рекомендуется проводить её еженедельно, в период, когда в БД происходят минимальные перемещения.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/59036/

https://ekspertov.ru/