Полная инвентаризация с остановкой рабочих процессов. Панасенко Е.В.

Полная инвентаризация с остановкой рабочих процессов.

из книги Логистика: персонал, технологии, практика   Панасенко Е.В.

Рассмотрим организацию проведения полной инвентаризации с остановкой рабочих процессов на крупном складе.

Прежде всего, определимся в терминологии и сокращениях:

ИК – инвентаризационная комиссия. Лица, уполномоченные руководителем компании на подписание инвентаризационной ведомости по итогам инвентаризации.

ИВ – Инвентаризационная ведомость. Итоговый документ, описывающий все товарные запасы и иные ТМЦ, в количественном выражении, выявленные по итогам физических пересчётов и подписанный членами инвентаризационной комиссии.

СЛ – счётный лист. Документ, используемый счётными группами во время пересчёта товаров на заданных местах хранения.

СГ – счётная группа. Группа сотрудников фирмы или привлечённой аутсорсинговой компании для производства физического пересчёта товаров и ТМЦ на заданных местах хранения.

Формулируем цель инвентаризации. 

К примеру:

- полная инвентаризация товаров, хранящихся с целью продажи;

- полная инвентаризация товаров, включая некондиционный товар, рекламную продукцию, тару и расходные материалы.

Задаёмся глубиной просчётов:

Вариант 1. Один независимый физический пересчёт с пересчётами по результатам сверки с БД на момент начала пересчёта;

Вариант 2. Два независимых физических пересчёта, с последующими физическими пересчётами по результатам расхождений первых двух независимых пересчётов до момента схождения двух подряд пересчётов.

Приступаем к расчёту требуемого ресурса.

Прежде всего, разбиваем все места хранения на ярусы и виды хранения. Далее, рассчитываем среднюю производительность счёта в зависимости от классификации мест хранения. Полезно при этом, составить матрицу, примерный вариант которой, приведён в таблице 4.

                                                                                   Таблица 4.

Расчёт ресурса для проведения пересчётов при проведении инвентаризации

С помощью этой матрицы вы можете рассчитать потребность в ресурсе на проведение заданного количества пересчётов. Следует учитывать, что 1 и 2-й пересчёты потребуют 100-процентного использования ресурса, 3-й пересчёт обычно - до 30% ресурса, дальнейшие пересчёты по расхождениям – примерно 25-30% от ресурса, рассчитанного по данной матрице. Учитывайте при этом, структуру счётных групп – для работы на верхних ярусах вам может понадобиться дополнительно оператор погрузчика, который не участвует в просчётах, но обеспечивает их технически. Кроме того, вам понадобится рассчитать необходимое количество операторов для заведения информации в БД. 

Рассчитайте среднее время на заведение в БД информации построчно из счётных листов. Зная количество строк (ячеек хранения), вы можете рассчитать количество человеко-часов времени труда операторов. Естественно, с учётом технических перерывов. И не забывайте – особенно напряжённым труд операторов бывает на третьем и последующих пересчётах, так как в это время им требуется не только вводить данные, но и оперативно готовить ведомости для последующих пересчётов по расхождениям.

Далее, следует расчёт технического обеспечения. Особенно это важно в складах с многоярусным стеллажным хранением товара. В этом случае, Вам могут понадобиться специальные приспособления для работы счётных групп на верхних ярусах. Обычно, для этих целей применяются специальные корзины, которые крепятся на вилы погрузчиков. При этом, особое внимание следует уделять технике безопасности. Конечно, идеальный вариант – пересчитывать товар на полу. Но производительность пересчётов при этом, снизится в 2-3 раза…

Вы можете варьировать двумя рамочными параметрами при планировании ресурса – допустимой численностью персонала, привлечённого к подсчётам и длительностью проведения инвентаризации. Как правило, на проведение полной инвентаризации на крупных складах планируют не менее 6-7 рабочих дней.

В зависимости от поставленной цели, требуемый ресурс может отличаться существенным образом. Поскольку полная инвентаризация требует полной остановки рабочих процессов, важно адекватно поставить цель и глубину инвентаризации. Иначе, вы рискуете не закончить её вовремя (до планового начала рабочих процессов). В этом случае, вся работа пойдёт насмарку.

Резюме: Планирование ресурса на проведение инвентаризации – один из важнейших шагов. Пренебрегая им, в ы можете не только не достичь цели инвентаризации, но и ещё больше запутать ситуацию и сорвать рабочий процесс последующих продаж.

Формируется программное обеспечение (ПО) инвентаризации.

Программное обеспечение инвентаризации должно обеспечивать:

-оперативный ввод информации по пересчётам;

- оперативную аналитику разночтений в пересчётах и подготовку счётных листов на последующие пересчёты;

- сравнительный анализ результатов пересчётов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации;

- возможность подготовки итоговой инвентаризационной ведомости с разбивкой на заданную классификацию товаров или по отдельным физическим складам.

На время проведения инвентаризации, данное ПО функционирует изолированно от основной БД. Доступ к результатам анализа результатов пересчётов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации ограничивается.

Итак, с расчётами закончили.

Переходим к организационным вопросам, которые необходимо учитывать при проведении инвентаризации.

Подготовьте инструкции членам счётных групп. Помимо общих правил счёта и внесения информации в счётные листы, рекомендуется вносить организационные и дисциплинарные требования. Особенно это относится к сотрудникам офиса, которых привлекают к участию в инвентаризации. 

А именно:

- уходить с рабочего места разрешается только по согласованию с руководителем инвентаризации (или старшим дня);

- должна быть одежда, не стесняющая движений, не отвлекающая других участников инвентаризации, обувь на удобной колодке;

- не разрешается включать и слушать музыку, в том числе, в наушниках;

- запрещается разговаривать по мобильному телефону во время пересчёта.

Примерная инструкция для счётных групп приведена в приложении 9.

2. Издаётся приказ на проведение инвентаризации, в котором устанавливается цель инвентаризации, её сроки, состав инвентаризационной комиссии, руководитель инвентаризации, состав и руководители счётных групп. В приказе отмечается также, что всем сотрудникам, участвующим в инвентаризации, на время пересчётов устанавливается ненормированный рабочий день с соответствующей оплатой за переработки. Руководителю инвентаризации передаётся вся полнота полномочий и ответственности за результаты инвентаризации. В полномочия входят, как право премировать отличившихся по итогам инвентаризации, так и право наложить взыскания, вплоть до увольнения сотрудников, допустивших грубые нарушения требований к проведению пересчётов или дисциплинарные нарушения.

Не забывайте, процесс пересчётов – физически тяжёлый и монотонный труд. Для многих не привычный. Сотрудники офиса, как правило, воспринимают его как наказание. И если не поддерживать дисциплину во время инвентаризации, то процесс может пойти не так как вы его запланировали.

Распределите обязанности среди участников счётных групп и менеджеров склада. К примеру, получение и сдача счётных листов, калькуляторов, маркеров и т.п. – только руководители счётных групп под роспись. Получение техники – руководители зон склада. Ответственный за готовность техники к очередному рабочему дню – старший инженер склада. Обеспечение питьевой водой, разовыми стаканчиками – зам. начальника склада. Объявление технических и обеденных перерывов и окончание рабочего дня – старший дня. 

И так далее. Постарайтесь учесть все мелочи. Инвентаризация на крупном складе – сложный организационный процесс!

В состав каждой счётной группы, помимо сотрудника склада (материально ответственное лицо), обязательно должен входить так называемый независимый счётчик. Пересчёт они должны вести каждый по отдельности! И только если результаты счёта у них сойдутся, данные вносятся в счётный лист. Ответственность за адекватность счёта несут оба счётчика. В качестве независимого счётчика обычно привлекают либо сотрудника офиса, либо представителя аутсорсинговой компании, привлечённой для проведения инвентаризации.

Установите особый статус операторов по вводу данных. Они должны иметь право не принять счётные листы в случае их небрежного заполнения или не правильно сделанных исправлений. В то же время, операторы обязаны расписываться на отработанных листах и аккуратно их архивировать.

Распределите склад на инвентаризационные зоны. Подготовьте карту склада в разрезе зон инвентаризации. Данную карту сделайте в нескольких экземплярах и разместите их на информационных стендах склада. 

Для контроля над ходом инвентаризации, подготовьте матрицу, в которой будет отражение трёх статусов хода пересчёта:

– счётные листы выданы;

- пересчёт произведен, листы сданы в группу обработки данных;

- информация о пересчётах заведена в БД.

Такая матрица может быть и опцией ПО для проведения инвентаризации. В таком случае, её заполнение будет производиться автоматически в режиме он-лайн.

Приступаем к процессу инвентаризации.

Прежде всего, в начале рабочего дня проведите собрание всех участников инвентаризации. 

На собрании обычно озвучивается следующее:

- Цель проведения инвентаризации в рамках всего холдинга или группы компаний;

- Задачи на текущий день;

- Знакомство с руководителями инвентаризации на данный день пересчёта;

- техника безопасности;

- общие организационные вопросы проведения инвентаризации;

- основные ошибки по опыту предыдущих инвентаризаций;

- распорядок работы;

- распределение участников по счётным группам с указанием старшего по группе.

Далее начнётся отработка причин расхождений между результатами пересчёта и данными, которые были в БД до начала инвентаризации.

В компаниях с системной организацией бизнеса и правильной постановкой товарного учёта, основные причины расхождений известны заранее. 

Поэтому, при подготовке к инвентаризации, заготавливаются файлы :

- отчёт по претензиям клиентов по количеству товара;

- отчёт по претензиям филиалов по количеству и номенклатуре товара, поступившего с распределительного склада компании;

- отчёт по отклонениям в учёте, выявленным в ходе текущих инвентаризаций;

- отчёт по потерям товара по причине персонала;

- отчёт по выбракованным товарам, без проводки по финансовому учёту на дату инвентаризации.

Наличие этих отчётов позволяет оперативно выявить большую часть причин расхождений.

Обычно, на отработку причин расхождений на крупных складах с большим количеством операций отводится не менее 3-х месяцев. И только после этого, вы будете готовы представить итоговый отчёт на суд руководства компании.

Очень важный момент – открытие продажникам доступа к БД, обновлённой по результатам инвентаризации. Этот момент обязательно обозначается в приказе на инвентаризацию и персонально контролируется директором по логистике.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/59037/

https://ekspertov.ru/