Управление персоналом склада. Панасенко Е.В.

 Управление персоналом склада

 

из книги Логистика: персонал, технологии, практика   Панасенко Е.В.

Итак, компания-дистрибьютер или логистический оператор, доверила Вам управление крупным складским хозяйством. Под крупным я понимаю склад с количеством паллето-мест не менее 15 000, наименований товара – не менее 10 000, персонал - не менее 600 человек. Склад осуществляет комплексное комиссионирование (паллетное, коробочное, розничное), с круглосуточным режимом работы и полным набором складских услуг (приёмка, хранение, комиссионирование и организация отгрузки товара в течение суток). Количество активных клиентов (адресов отгрузки) – не менее 4000. Склад оснащён современным оборудованием, применяет продвинутые IT-решения, работает в жёстких временных рамках при выполнении заказов клиентов. В Вашем распоряжении ресурсы. Ваша ответственность – обеспечение роста производительности труда, сокращение издержек на единицу отгрузки, обеспечение заданного уровня качества, обеспечение требований товарного учёта и условий хранения товара.

С чего начать? 

Что нужно сделать, чтобы этот огромный механизм работал бесперебойно и точно как швейцарские часы? Прописная истина – главная задача начальник f склада – организовать эффективную работу и взаимодействие своих подчинённых. Разделим эту науку на несколько разделов. Каждый раздел я обозначил известными управленческими аксиомами китайской школы управления.

«Управляй многими как немногими»

Разделите менеджеров на «оперативников», «технологов» и «контролёров». К первой группе следует отнести менеджеров, занимающихся планированием и управлением трудовыми ресурсами. Их задачи – выстраивание бригад, смен, нормирование и учёт труда, планирование количества персонала под циклические дневные, еженедельные и сезонные нагрузки, контроль соблюдения технологий, состояние товарного учёта, организация работы по повышению качества трудового ресурса (обучение, аттестация и т.п.). Это менеджеры, руководящие участками склада по технологическим операциям (приёмка, хранение и набор, комплектация и отгрузка). При круглосуточном режиме работы особое значение имеют начальники смен, которые полностью отвечают за оперативное управление всеми ресурсами склада. Должность начальников смен является одной из ключевых в управлении складом. Их главная задача – безусловное выполнение сменного задания, обеспечение беспрерывности технологических процессов на складе. Они имеют широкий круг полномочий, в том числе, право перебрасывать ресурс с участка на участок без согласования с менеджерами данных участков. Если вы хотите, чтобы вас не вызывали на работу среди ночи и в выходные дни, без начальников смен вам не обойтись. Кроме того, к «оперативникам» относится техническая служба и группа операторов-диспетчеров, управляющих процессами перемещения и набора товара с помощью имеющихся IT-технологий. Целесообразно «оперативников» завести на заместителя по оперативной работе и делегировать ему полностью данный блок вопросов.

«Технологи» занимаются, во-первых, внутрискладской логистикой – оптимизацией процессов перемещений и набора товара с различных складов, реструктуризацией складов, программным обеспечением электронного учёта труда и выработки, контроль исполнения установленных регламентов по операциям с товаром, оперативной разработкой необходимых кастомизаций в имеющейся базе данных (БД) под текущие задачи. На них возложена ответственность за оптимальное использование объёма склада. Кроме того, технологи готовят мониторинги и отчёты, необходимые для оперативного управления складом. Одна из основных функций – подготовка БД к проведению текущих и готовых инвентаризаций.

Во-вторых, к «технологам» относится и группа товарного учёта (ГТУ) – важнейшая функция склада. Ответственность специалистов ГТУ – проведение выборочных и сплошных инвентаризаций согласно имеющемуся регламенту, изъятие товара с истекшим сроком годности и т.п. Мониторинги, которые ведут специалисты ГТУ, позволяют определять состояние товарного учёта по каждому участку склада и оперативно принимать меры.

«Контролёры» делятся на два типа. Во-первых, контролёры соблюдения условий хранения товара на складе. Они контролируют соответствие температурного режима, влажности, запылённости и санитарного состояния в складских помещениях условиям хранения товара данной группы. При необходимости, контролируется наличие и соответствие медицинских книжек, прохождение медосмотра сотрудников.

Во-вторых, «контролёры» отрабатывают поступившие претензии от клиентов, идентифицируют причину и «источник» ошибок, ведут мониторинг ошибок по каждому участку склада, участвуют в разработке мероприятий по повышению качества работы.

Конечно, название «контролёры» достаточно условно – специалисты данных подразделений участвуют в разработках необходимых процедур, инструкций, помогают их адаптировать к имеющимся на складе условиям, обучают персонал и т.п.

«Технологов» и «контролёров» целесообразно замкнуть на себя. Без них не обойтись при стратегическом планировании.

  

«Кадры решают всё»

 

Необходимо понимать – набор персонала следует вести постоянно, независимо от наличия или отсутствия вакансий в штатном расписании! Это один из инструментов повышения качества рабочей силы в вашем подразделении. Для этого, нужен резерв до 5% от общей численности подразделения. В хорошо отлаженном механизме работы с персоналом, вакансий не должно быть в принципе! В то же время, на мой взгляд, здоровая ротация рабочего персонала оценивается примерно в 5-7 % в год. В этих пределах, ротация – это нормальный, здоровый механизм исправления ошибок набора и повышения качества трудового ресурса. Невозможно на стадии приёма на работу и апробации выявить, во-первых, имеющийся потенциал работника, во-вторых, его потенцию к дальнейшему развитию. Кроме того, вы должны непрерывно повышать планку требований к своим сотрудникам. А для этого, неминуемо увольнение «отстающих». Мой опыт – из 20 человек подавших заявление, принимается на работу один. Из 10 принятых на работу – через год остаётся один. Представляете, какой колоссальный объём работ необходимо выполнять по рекрутингу и обучению персонала при численности в 1000 человек! Организует эту работу специальное внутрискладское подразделение - служба производственного обучения (СПО). Её основные функции – рекрутинг, организация профессионального обучения, аттестация персонала, организация работы с персоналом. Численность непосредственно службы небольшая, но при обучении персонала ими задействуется корпус наставников, работающих в производственных подразделениях склада.

«Кратчайший путь к истине – совет учителя»

(Китайская пословица)

Профессиональное обучение делится на два типа. Первое – обучение новичков. Обучение производится индивидуально. Наставник отвечает за обучение и адаптацию новичка. В среднем обучение проводится в течение месяца. Затем, новичка переводят в линейную бригаду. Если качество его подготовки не устраивает бригадира (он выступает в роли «покупателя» требуемого ресурса у наставника), новенький возвращается вновь в руки наставника или принимается решение о не прохождении им испытательного срока.

Второй тип обучения – целевой. Нет ничего бессмысленнее, чем обучение ради обучения. Поэтому, до начала обучения очень важно корректно сформулировать и оцифровать его цель. Что мы хотим получить в результате? Повышение производительности - на сколько? Повышение качества – в каком процентном отношении к исходному уровню? Наставники мотивируются не на процесс обучения, а на достижение конкретных производственных результатов своих подопечных, совместно с менеджерами соответствующих подразделений. Именно это и отличает внутрипроизводственное обучение от обезличенного внешнего. Наставники – одни из самых уважаемых людей на складе. Конечно же, они нуждаются в методической поддержке и тренерской подготовке, что также входит в функцию СПО. Почему данная служба не включена в департамент персонала фирмы? Да потому, что она включена в общую цепь ответственности за решение конкретных производственных задач склада. Для обучения добейтесь выделения просторного и современно оборудованного класса. Это окупится.

« Двигай вперёд выгодой, удерживай наказанием»

                                                           (Принцип управления)

Любая система создаётся под конкретные цели. Нет смысла обсуждать общие рекомендации по мотивации персонала. Рассмотрим конкретные примеры. Итак, вам поставлена задача – увеличить производительность труда на 25%, сократить удельное количество ошибок при наборе на 30%. Вам необходимо трансформировать данную задачу в простую и понятную мотивационную модель. Она должна заинтересовать максимально большее количество работников склада в достижении поставленной задачи. На эту цель «затачивается» и работа СПО, о которой мы говорили в предыдущем разделе.

Вот несколько показателей, применяемых для целей мотивации на складах:

1. Показатели производительности труда:

- Производительность складского персонала (поз/чел) по подразделениям и складу в целом;

- Выполнение плана по выручке по отгрузке;

2. Показатели качества.

- Качество обслуживания клиентов (доля заказов без рекламаций);

- Коэффициент выполнения плана по выручке от реализации;

- Превышение норматива по отказам;

- Относительное количество отправок в филиалы, по которым не произошел срыв регламента доставки по причине склада;

3. Показатели издержек.

- затраты по ФОТу производственного персонала на 1000 руб. по отгрузке;

- затраты на техническое обслуживание;

- Сумма утраченного товара по причине боя и мехповреждений.

4. Показатели бизнес-процессов склада.

- Превышение норматива по складу недостач;

- коэффициент использования технических средств;

- Относительное количество позиций в подвозах, выполненных в регламенте;

- Выполнение регламента обработки квотируемых поставок.

В целом по складу может применяться несколько десятков показателей мотивации. Применяются они в виде коэффициентов мотивации (Км), рассчитываемых по соотношению - фактическое значение/плановое значение. Плановые значения устанавливаются исходя из целей, поставленных руководством компании (см. начало раздела).

Каждый менеджер получает в свою индивидуальную мотивационную схему не более 3-х показателей. Как правило, менеджеры склада имеют показатели по производительности труда, качеству и выполнению регламентов бизнес-процессов на своём участке. Считаю целесообразным старших менеджеров склада нацеливать также на сокращение издержек по фонду оплаты труда (ФОТ) на одну операцию в его зоны ответственности. Как правило, ФОТ составляет основную часть операционных затрат склада, т.к. комиссионирование – это трудоёмкий процесс. Во-многом, этот показатель является зеркальным отражением производительности труда. Но при этом, он учитывает и тренд роста средней заработной платы по складу.

Мотивация «сержантов». Так назовём бригадиров и старших смен. Корпус «сержантов» чрезвычайно важен для склада. 
На них держится круглосуточная текущая деятельность склада. Из их числа мы, в основном, выращиваем менеджеров, составляющих костяк управления складскими операциями.
 Для «сержантов» при оплате труда используются два блока показателей – за производительность труда и качество. 



Вот как, к примеру, рассчитывается ЗП бригадира на участке розничного пиккинга: 			

ЗП = Ппост + Ппроизв + К

где:     ЗП – сумма заработной платы, руб;

Ппост – постоянная часть заработной платы, руб;

Ппроизв – переменная часть заработной платы зависящая от

производительности труда бригады, руб. Рассчитывается по формуле:

Пперем = А₀ * (*Сумма нормо-часов, отработанных бригадой /количество

работающих в бригаде);

К – оплата за качество работы смены, руб. Рассчитывается по формуле:

Ккач.= А /х, руб

Где: А - постоянная величина;

х – количество ошибок, повлекших за собой претензии от клиента.

Примечание: * - учёт нормо-часов производится электронным способом, при условии, что все операции выполняются с помощью персонифицированных радиосканеров и архивируются в базе данных склада. Для этого, потребуется и дополнительное программное обеспечение.

Мотивация рабочих. Примерно 75% заработной платы наших рабочих – сдельщина, 8-10 % - постоянная часть, и 15% - премиальная часть. Начисление ежедневных и ежемесячных премий за производительность труда и качество большей частью формализовано и рассчитывается автоматически. В качестве основы для расчёта премии за производительность, применяется среднечасовая выработка за смену. В случае превышения установленного среднечасового уровня выработки, применяются дополнительные выплаты, по отношению к установленной сдельной оплате. В результате применения данного стимула, вам необходимо сформировать костяк «стахановцев», которые превратятся в настоящий локомотив, способный справиться с любыми пиковыми нагрузками. 

При этом, не позволяйте «стахановцам» сбиваться в этакие элитные бригады. У них, помимо личных достижений, есть и ещё одна важнейшая миссия - вести за собой остальных, менее способных и усердных товарищей. Поэтому, в управлении большим количеством «солдат», «стахановцы» выполняют ещё и функцию «десятников». Распределите их по бригадам так, чтобы рядом с одним «стахановцем» работало 8-10 середняков и новичков. Своим примером они потянут и их на «трудовые подвиги». В идеале, у вас не должно быть проблемы заставить людей работать, у вас появится проблема отправить их домой отдыхать.

Мы знаем, что производительность труда и качество – это два «противоборствующих» фактора. Важно выдержать между ними оптимальный баланс. Введите для наборщиков допустимое количество ошибок в наборе в течение месяца (к примеру, не более 2-х ошибок). При превышении этого норматива применяется депремирование. В случае отсутствия к работнику претензий по качеству в течение квартала, ему выплачивается премия за стабильное качество. Если работник не имел претензий по качеству в течение 1 года, применяйте дополнительное премирование. Основной принцип – рабочие должны ощутить, что, работая качественно, они не только не потеряют в ЗП, но и могут заработать дополнительные деньги.

При правильном построении отношений, рабочие активно участвуют в технологических разработках. За рубежом неформальные объединения рабочих называют «кружками качества». Я их называю рабочими группами, так как, во-первых, основной состав групп – рабочие (в отличие от других видов технологических совещаний), и, во-вторых, они решают вопросы не только качества, но и повышения производительности труда, техники безопасности, условий труда и т.п. Участие в этих группах, во-первых, повышает личную самооценку рабочих, во-вторых, позволяет снизить сопротивляемость изменениям, т.к. все нововведения сначала пропускаются через участие в их разработке непосредственных исполнителей. В-третьих, на этом уровне совершается масса мелких усовершенствований и доработок, которые не видны «высокой науке», но очень существенно влияют на уровень производительности труда и качество.

Важно, подойти к этой работе неформально, осознать её важность. Определите рамки задач, которые нужно и можно решать только на рабочих группах. Проводите их регулярно. Выделите в своём премиальном фонде долю, которую направите именно на поощрение за идеи и внедрение разработок на уровне рабочих.

Применяя комплекс этих мер, вы достигните очень высокого уровня качества рабочего ресурса. Снизятся нарушения трудовой дисциплины, повысится степень лояльности персонала к своему предприятию.

Для оценки эффективности работы склада как технологической системы, применяются следующие показатели:

- Коэффициент полезного использования объёма склада;

- Показатель оборота полезного объёма склада – для складов с высотным и многоярусным хранением;

- Показатель оборота полезной площади склада – для складов с площадным хранением (РЦ, депо).

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/59038/

https://ekspertov.ru/