Регламент отгрузки и доставки заказа клиента со склада М. Пример.

Введение

Цель: обеспечение отгрузки товара на складе в нужном количестве, в установленное время, в нормативные сроки.

Условные обозначения:

ТСХ – транспортно-складское хозяйство

ОП – отдел продаж

ПРС – план работы склада

ПО - план отгрузок

ФД – финансовый департамент

СД – товаросопроводительные документы

ТЕ – транспортная единица на складе

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – зав. складом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – менеджер по транспортной логистике

4. ТСХ – грузчик

5. ТСХ – водитель-экспедитор

6. ПО – менеджер

7. ФД - менеджер

Перечень регламентирующих типовых документов:

ТОРГ-12 «Товарная накладная»

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132

1-T «Товарно-транспортная накладная»

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78

4-П «Путевой лист грузового автомобиля»

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78

«Транспортная накладная»

Постановление Правительства от 15.04.11 N 272
M-2 «Доверенность»

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. N 71а

1. Норма сборки заказов складом в день определяется утверждёнными нормативами.

1.1. Документ «Заказ покупателю» сбрасывается менеджером ОП на склад до 14:00, в этом случае, товар должен быть набран, отгружен и доставлен клиенту:

- для срочных заказов (выделенных цветом) на следующий день после отправки заказа на склад, но не более 15000шт;

- для несрочных заказов через день после отправки заказа на склад.

- в случае если заказ был отправлен позднее 14:00 отгрузка передвигается на один день.

1.2. После получения заказа от менеджера ОП Логист склада передает его для подбора кладовщикам.

1.3. После подбора заказа по заявке Логист склада отправляет его в 1С, где документу «Заказ покупателя» присваивается статус «Набрано».

2. Менеджер ОП, после того как документу «Заказ покупателя» присвоен статус «Набрано», разрешает отгрузку (присваивается статус «Разрешена к отгрузке»), на складе формируются сопроводительные документы Товарная накладная, Счет-фактура, ТТН, ТН.

2.1 Менеджер ОП должен разрешить отгрузку до 17:00, в противном случае отгрузка сдвигается на один день.

3. Отгрузка товара со склада по заказу клиента на основании электронного документа (ЭД) Заявка на отгрузку в WMS планируется менеджером по транспортной логистике за сутки.

4. Менеджер по транспортной логистике ТСХ ставит подпись и печать в документах Товарная накладная и Счет-фактура (в счетах фактуры только подпись), товар отправляется клиенту на склад, либо в транспортную компанию для отправки клиенту.

4.1. При передаче товара клиенту на нашем экземпляре накладной обязательно ставится подпись принимающего лица и печать фирмы-покупателя (для ИП достаточно подписи).

4.2. Если у клиента нет печати для отметки в накладной, им выдается доверенность на получение груза.

4.3. В случае если поставка была совершена силами сторонних транспортных компаний, подпись и печать со стороны клиента не требуется. К накладным прикладывается поручение экспедитора, где стоит подпись и печать транспортной компании.

4.4. Уполномоченные сотрудники должны быть обеспечены необходимым пакетом документов на право подписи сопроводительных документов на товар и печатями организаций.

5. Менеджер по транспортной логистике после доставки возвращает вместе с реестром в ФД наши экземпляры Товарных накладных с подписью и печатью клиента (для ИП, достаточно подписи), либо с доверенностями на получение, либо с поручением экспедитора.

6. В случае передачи товара с машины компании на машину клиента вне склада компании или склада клиента, место передачи выбирает клиент (место перегрузки должно быть согласованно с клиентом, таким образом, чтоб было удобно и ему и нам).

7. В случае невозможности осуществления отгрузки клиенту в указанный день, Зав.склада должен уведомить менеджера Дирекции по продажам за день для согласования другого срока отгрузки. Данное правило не применимо к сетевым и новым клиентам, для этих клиентов необходимо согласование сроков поставки со стороны Директора по продажам.

8. Менеджер по транспортной логистике определяет очерёдность загрузки машин, что в какую загружать, распечатывает СД, путевые листы и передаёт их водителю-экспедитору.. Зав.склада даёт задание назначенному им кладовщику на перемещение заказа из зоны хранения заказов в зону отгрузки.

9. Назначенный кладовщик проверяет комплектность заказа, сканируя ш/к ТЕ каждого гофрокороба, а так же по количеству отгружаемых мест, после чего заказ приобретает статус «ушёл со склада».

10. Кладовщики (грузчики) загружают в фургон товар, в соответствии с инструкцией по укладке товара, сортируя по заказам в порядке соответствующем маршруту развоза товара клиентам, который определяет менеджер по транспортной логистике. После чего кладовщик докладывает Зав.склада о выполнении задания.

11. Далее водитель-экспедитор, двигаясь по маршруту, развозит товар по клиентам и ТК.

12. Водитель-экспедитор, несет полную материальную ответственность за вверенный ему товар, лично передаёт заказ клиенту или его представителю по доверенности, получив их подписи в возвратных экземплярах СД.

13. После выполнения задания по доставке заказов водитель-экспедитор отчитывается перед менеджером по транспортной логистике и передаёт ему подписанные возвратные СД .

14. Менеджер по транспортной логистике, по полученным им от водителей документам, составляет реестр СД по доставленным заказам, который передаёт менеджеру ФД с СД.

14.2. Менеджер по транспортной логистике в 1С меняет статус документа с «Отгруженные» в статус «Доставлен» по документам, которые были доставлены клиентам.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/61192/

https://ekspertov.ru/