Адресный склад. Организация хранения и основные преимущества

Основными задачами любого склада являются:

- прием товара и размещение по складу,

- хранение товара без утраты потребительских качеств,

- своевременная и качественная комплектация заказов,

- «прозрачность» и возможность проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Для решения перечисленных задач наиболее применим адресный склад.

Адресный склад — это автоматизированный процесс оптимизации размещения товара на складе с учетом характеристик склада (размеры, количество ячеек и т.д.) и товара (размер, тип, условия хранения), а также системное управление загрузкой/отгрузкой товара.

Особенно актуально применение «адресного склада» при широком ассортиментном ряде, это характерно, например, для фармацевтических складов.

Для склада имеющего адресную систему хранения - «адресного склада» характерны следующие процессы:

· Прием товара — прием, проверка соответствия поставки сопроводительным документам, проверка целостности товара.

· Хранение товара — определение локаций (мест хранения поступающих на склад ТМЦ) для товара, сортировка, построение оптимальных маршрутов, размещение товара в зоне хранения.

· Отгрузка товара — отбор товара из зоны хранения, комплектация и упаковка, контроль отгрузки.

· Внутрискладские перемещения.

· Инвентаризация — в зонах хранения необходимо предусмотреть возможности проведения инвентаризации.

Все вышеперечисленные процессы происходят при непосредственном применении адресной системы.

В целом адресный склад состоит из 3-х основных зон (Рис. 1):

Рисунок 1 «Основные зоны склада»

Важным и обязательным условием работы адресного склада является четко формализованная, не допускающая отклонений от регламента схема работы, и автоматизированной системы учета, и персонала. Внедренное адресное хранение дает следующие преимущества:

· при постановке задачи – «разместить товар на складе», складскому работнику не требуется никакой другой информации для выполнения, кроме приемного акта, в котором уже стоят адреса хранения для размещения данного товара;

· при постановке задачи «скомплектовать конкретный заказ», складскому работнику не требуется никакой другой информации, кроме сборочного листа, в котором уже стоят адреса хранения, откуда надо собрать каждый указанный товар;

· для осуществления складских операций складскому работнику нужен минимум информации - знать систему адресации хранения и расположение складских зон: приема, хранения, комплектации и отгрузки, а соответственно чем проще система, тем меньше ошибок из-за «влияния человеческого фактора».

Различают два основных вида организации адресного хранения товара:

1. Динамическое хранение

2. Статическое хранение.

Динамическое хранение

При динамическом адресном хранении за конкретным наименованием товара не закреплена определенная область склада. Размещение, вновь поступивших, ТМЦ производится по принципу камеры хранения, т.е. поступающий на склад товар расставляется на любое свободное пронумерованное место хранения.

Общая технология такова: товар поступает на склад в зону приема, там он принимается по наименованиям и количеству. Информация, о его поступлении на склад, вносится в информационную систему. Затем по информационной системе отслеживается наличие и номер свободного места хранения на складе. Первое свободное, ближайшее к зоне отгрузки, место хранения, присваивается данной партии товара. О чем и делается соответствующая запись в информационной системе.

При отгрузке же, необходимое количество товара списывается из данного места хранения, а в месте хранения остается остаток товара количеством от нуля и выше. Многочисленные операции прихода и расхода по нумерованным ячейкам – местам хранения учитываются в системе.

Основные преимущества:

- не требует трудозатрат и дополнительного времени на постоянное проведение ассортиментного анализа по оборачиваемости и востребованности товара при комплектации,

- позволяет максимально эффективно использовать складские площади.

Основной недостаток:

- в случае ошибок учета (сбой в информационной системе), трудно найти товар на складе, особенно при большом количестве наименований (от 1000),

- зависимость от конкретного кладовщика – комплектовщика «знающего склад».

Наиболее подходящая область применения – склады ответственного хранения и общего пользования и, как вариант, для организации хранения на общих складах в «накопителях».

Накопителем может являться специально выделенная зона (обычно поддонное хранение) для хранения ТМЦ поступивших на склад в заводских коробках в больших количествах. Накопитель используется на тех складах, которые комплектуют заказы клиентов, разбивая заводские количества на более мелкие.

При этом на полке стеллажа зоны основного хранения обычно хранится двух - трехдневный запас ТМЦ, а остальное количество находится в накопителе. Применение накопителя позволяет поддерживать порядок в зоне основного хранения и увеличивает скорость комплектации заказов.

Пополнение зоны основного хранения из накопителя может производиться как специально выделенными сотрудниками (дефектарами), так и непосредственно комплектовщиками (все зависит от объемов ТМЦ, проходящих через склад; средней численности персонала и его загруженности).

Есть 2 метода поддержания Динамического хранения на складе:

А.) На складах площадью до 1500 кв.м. определение количества и месторасположение свободных мест производится, как правило, исключительно визуальным методом.

В этом есть свои «минусы»:

1. Это занимает значительное количество времени;

2. Информация быстро теряет свою актуальность, т.к. пока служащий, производящий осмотр, перемещается из одной зоны в другую, свободные места уже, как правило, затовариваются.

3. На складах с большей площадью использование данного метода не возможно вообще.

В.) Однако, возможно составление «карты размещения свободных мест на складе» (Рис. 2).

Данный способ весьма примитивный, однако, существенно позволяет оптимизировать процесс поиска свободных мест на складе.

Сущность метода сводится к тому, что на склад приобретается большая маркерная (пластиковая) доска, на которой несмываемой краской наносятся все зоны склада, стеллажи, ячейки с указанием адреса каждого стеллажа и ячейки (Рис. 2). Когда производится процесс комплектации заказов, комплектовщик в листе отборки или в другом документе отмечает напротив каждой товарной позиции степень заполненности той ячейки, из которой осуществляется отбор. После комплектации всего заказа (если заказ составляет до 10 - 15 товарных позиций) или его части комплектовщик отмечает маркером на доске (карте) размещения свободных мест на складе степень заполненности каждой ячейки, из которой он производил отбор. При этом определяется перечень цветов, которыми производится заполнение.

Например:

красный – полностью заполненная ячейка,

синий – ячейка заполнена наполовину,

белый/пустой – отсутствие товара в ячейке.

Количество цветов увеличивать не рекомендуется, т.к. это может привести к путанице. В процессе выполнения операций по размещению товаров на хранение выполняется аналогичная операция. Таким образом, получить информацию о наличии и расположении свободных мест на складе возможно при визуальном осмотре данной карты.

Рисунок 2. «Карта размещения свободных мест на складе»

Безусловно, данный метод имеет ряд недостатков и ограничений:

• наличие информации не в режиме on-line;

• трудовые и временные затраты складских служащих на процедуры отметки в листе комплектации и карте размещения свободных мест хранения;

• возникновение риска «человеческой ошибки» при заполнении карты (особенно на первоначальном этапе внедрения метода);

• практическая невозможность создания карты при глубинном хранении (технически «прорисовать» данную карту практически не представляется возможным);

• отсутствие возможности автоматической «распечатки» данных карты и передачи их непосредственным исполнителям (возможен только визуальный осмотр и фиксация «вручную» в ином документе).

Однако, несмотря на описанные недостатки, данный метод был успешно реализован на складах ряда компаний. С течением времени количество ошибок при заполнении карты существенно сокращалось, а экономическая привлекательность данного метода вполне удовлетворяла руководство складов, которые не имеют должного финансового обеспечения.

Особенно хорошо этот метод себя зарекомендовал при работе с накопителями на региональных фармацевтических складах средней площади.

Статическое хранение

При организации статического адресного хранения на складе требуется дополнительная постоянная работа по оптимизации размещения товара на складе по товарным группам, т. к. за каждой товарной группой жестко закрепляется определенная область склада, состоящая из некоторого количества ячеек, достаточного для размещения максимально допустимого складского остатка товара по конкретной группе. При размещении поступающего на склад товара его размещают только в те адреса хранения, которые принадлежат к области хранения соответствующей группы товара. Такая технология хранения делает склад более «прозрачным», для комплектации. И позволяет производить комплектацию заказов даже человеку без специальной подготовки, впервые попавшему на этот склад, после проведения с ним минимального установочного инструктажа по особенностям размещения товара на данном складе.

Основные преимущества:

- «прозрачность» размещения товара на складе – вся группа товара в одном месте, минимальные затраты времени на обучение нового персонала,

- возможность быстрого и качественного размещения поступающего товара в широком и повторяющемся ассортименте, что характерно для фармацевтических складов.

Основные недостатки:

- усложнение технологии размещения, при неравномерном заполнении товаром разных групп «своих» областей хранения (пример: под сиропы отведено 5 паллетомест, под соли отведено 3 паллетоместа; в результате изменения спроса на склад поступило 2 паллеты с сиропами, и, 4 паллеты с солями).

Специфические особенности размещения товара на фармацевтических складах.

Помимо перечисленных ранее требований, наиболее жесткие рамки, регламентирующие хранение товарно-материальных ценностей, применяются на фармацевтических складах. Особенности хранения на них регламентированы законодательно.

Основные документы по хранению – Приказ МЗ РФ №377 от 13.11.1996г., и отраслевой стандарт №80 от 15.03.2002г.

Как правило, на складах необходимо выделение отдельных помещений (зон) для хранения следующих групп:

- сильнодействующие, ядовитые и наркотические лекарственные средства,

- термолабильные лекарственные средства (требующие специального температурного режима хранения от +5 Со до +12 Со),

- спиртосодержащие лекарственные средства,

- резиновые изделия,

- изделия из пластмасс,

- перевязочные средства и вспомогательные материалы,

- изделия медицинской техники,

- лекарственное растительное сырье,

- взрывоопасные и легковоспламеняющиеся средства,

- лекарственные средства для наружного применения,

- инъекционные лекарственные средства,

- лекарственные средства для внутреннего применения,

- БАДы (биологически активные добавки).

Хранение медикаментов может быть систематизировано :

- по фармацевтическим группам,

- по способу применения,

- другой способ с использованием компьютерных технологий, согласованный в установленном порядке.

На первом этапе систематизации хранения товаров необходимо составить подробный план складских помещений, объем и ассортимент разных групп товаров, проанализировать спрос на каждый товар, находящийся в обороте.

При составлении общей схемы размещения товара целесообразно учитывать перспективу на будущее в отношении ассортимента, объемов продаж того или иного товара, прогнозировать увеличение запасов «сезонных лекарственных средств».

Следующий этап - выделение основных участков:

- Участок приемки (желательно отдельное помещение совмещенное с зоной основного хранения. Это необходимо для того, что бы пыль при приемке, вновь поступившего на склад товара, не осаждалась на уже принятом и распакованном товаре. Однако, при этом необходим легкий доступ из зоны приемки в зону основного хранения, для быстрого перемещения принятого товара);

- Участок хранения (Выделяется согласно правил и требований, которые определены законодательно и описаны выше);

- Участок контроля, упаковки и отгрузки.

Участок хранения разделяется на две основные зоны:

1) Контролерская зона хранения – совокупность зон сборки товара, товар из которых включается в один контролерский лист.

2) Зона сборки – совокупность зон хранения товара, включаемого в один сборочный лист.

При этом зона контроля может не совпадать с зоной сборки.

Допустим, что склад разделен на три зоны сборки (Зона дорогих ТМЦ, Зона термолобильных ТМЦ, Зона основного хранения), при этом контроль комплектации собранных заказов может производиться, как в каждой зоне сборки (тогда зона контроля соответствует зоне сборки), так и в единой зоне контроля.

При первом варианте – Упаковочный лист для комплектации заказа будет полностью соответствовать Контролерскому листу, по которому будет проводиться контроль комплектации заказа (содержать только те наименования, которые есть в Упаковочном листе). Т.е. если заказ клиента содержит ТМЦ находящиеся во всех трех зонах сборки, то будет три Упаковочных листа и три Контролерских листа. Сведение же отдельных частей (из 3-х зон) скомплектованного заказа будет производиться в специально выделенной зоне склада или непосредственно в Транспортно Экспедиционном Отделе.

При втором варианте – Контролерский лист будет включать в себя наименования ТМЦ из всех трех зон сборки. Т.е. если заказ клиента содержит ТМЦ находящиеся во всех трех зонах сборки, то будет три Упаковочных листа и один Контролерский лист. Сведение отдельных частей (из 3-х зон) скомплектованного заказа будет производиться в зоне контроля непосредственно контролером.

Первый вариант обычно применяется на складах с большой площадью и большими объемами комплектации.

Второй вариант хорош для складов не больших по площади и с не большими объемами комплектации. Он позволяет комплектовать заказ клиента не в 3 грузовых места, как в первом варианте, а в одно, что значительно снижает

Зона сборки разделяется на зоны хранения, площадь и количество которых зависит от ассортимента, объема, особых условий хранения товара.

Зоны хранения состоят из рядов стеллажей, рядов поддонов в накопителе.

Каждый стеллаж состоит из полок, которые разделены на ячейки.

Следует обратить внимание, что ячейкой хранения может быть не только отдельное место на полке стеллажа, но и поддон или любое выделенное место.

Каждое место хранения (ячейка) имеет свой уникальный адрес.

Общий вид адреса представляется в следующем виде:

1 – номер этажа (в том случае, если склад находится на нескольких этажах здания);

2 – номер контролерской зоны;

3 – номер зоны сборки;

4 – номер зоны хранения;

5 – номер прохода/ряда стеллажей;

6 – номер стеллажа;

7 – номер полки;

8 – номер ячейки хранения.

При выборе системы присвоения адресов необходимо учитывать взаимное расположение зон хранения товара, их размер и количество размещенных позиций, наличие необходимых проходов между стеллажами и их ширину, востребованность (уходимость) товара в определенных зонах.

Для фармацевтических складов наиболее применим графический способ присвоения адресов.

При присвоении номеров зонам хранения необходимо составить подробный план-схему помещения с разбивкой по группам хранения товаров и кладовых. На основании полученных данных вырабатывается оптимальный маршрут движения сборщика и переносится на план-схему. По ходу движения сборщика присваиваются номера:

1) зонам хранения (кладовым),

2) рядам стеллажей (проходам),

3) стеллажам.

Если два ряда стеллажей находятся по обе стороны от прохода, то оптимальным в этом случае будет указать номер прохода. Стеллажи слева получают нечетные номера, а стеллажи справа – четные номера. В данном случае сборщик собирает товар с двух рядов стеллажей за один проход, а не за два (пробег уменьшается вдвое) (Рис. 3).

Если какая либо составляющая общего вида адреса на складе представлена в единичном значении (одноэтажный склад, одна контролерская зона и т.д.), то данная составляющая не используется в адресе:

Например:

1) склад одноэтажный, две контролерские зоны – по две зоны сборки в каждой:

2) склад одноэтажный, две контролерские зоны, которые совпадают с зонами сборки:

Для большей информативности в адрес может быть добавлена литера, например:

2–2–5Х–3–2 («холодная» комната»/«комната глубокой заморозки»),

Практикой доказано, что применение в адресе товара литер увеличивает скорость сборки, поскольку Комплектовщику становится легче ориентироваться.

Если одно наименование товара хранится в 2-х местах (на стеллаже и в накопителе для заводских упаковок) в основном адресе можно указать ссылку на накопитель (расширение).

2–2–4О–4–3(Н–03–2) – заводские коробки в накопителе на 3-м стеллаже, на второй полке.

3–1–4Т–4–8 (Н–04–6П) – заводские коробки в 4-м ряду поддонов, 6-й поддон.

Если в адрес невозможно внести расширение (неизвестен конкретный адрес товара в накопителе), то в конце адреса в скобки вносим символ, например:

- (Н) – накопитель,

- (П) – поддоны, а товар располагать по возрастанию основного адреса.

Если какая либо часть адреса больше 9 значений (10 рядов стеллажей в одной зоне хранения), то все значения необходимо указывать в двузначном формате (01, 02,…..,10), тогда сортировка товара будет правильной в любой компьютерной программе.

В зависимости от особенностей хранения товара можно выделить следующие типы систем сборки и адресации:

«Змейка» - система сборки заказа при последовательном обходе сборщиком в соответствии с Упаковочным Листом указанных зон хранения товара (Рис. 3 «Зона 1»).

Необходимым условием для осуществления данной системы является наличие путей обхода рядов стеллажей и достаточной ширины проходов.

Рисунок 3 «Система сборки заказа при последовательном обходе указанных зон хранения товара

«Челночная» - система сборки заказа путем «челночного» захода сборщика в места хранения товара из основного прохода склада (Рис. 4 «Зона 3»).

Применяется при недостаточной площади склада, узких проходах к местам хранения товара, наличии тупиков.

Рисунок 4 «Система сборки заказа путем «челночного» захода в места хранения товара из основного прохода склада»

«Эшелонная» - система сборки заказа путем обхода сначала самого ближнего «эшелона» с наиболее ходовым товаром, далее, по необходимости, второго и т.д.

Для организации данной системы необходим предварительный анализ уходимости товаров, частоты запросов препаратов, собираемых количеств. После обработки статистических данных определяется номенклатура товаров 1-го «эшелона», их оптимальное размещение и товарный запас на стеллажах.

«Комбинированная» - система адресного хранения для конкретного склада должна формироваться путем комбинации вышерассмотренных способов с предварительным анализом оптимального размещения товаров на складе (Рис 5 «Зона 2»).

Рисунок 5 «Комбинированная адресная система»

Например, для систематизации хранения товара на одном из фармацевтических складов был выбран адресный способ хранения, с группировкой по способу применения.

Были выделены отдельные помещения для хранения следующих групп:

- термолабильная группа до 5 Со,

- термолабильная группа до 12 Со,

- спиртосодержащие лекарственные средства,

- лекарственное растительное сырье,

- перевязочные средства и вспомогательные материалы,

- резиновые изделия,

- дорогостоящие товары.

Остальные группы хранятся в общих залах в выделенных зонах хранения.

Объем и количество стеллажей/поддонов под каждую группу товаров определялись расчетно-визуальным способом.

В первую очередь был составлен план всех помещений с выделением основных участков (зон):

· зона приемки,

· зона хранения,

· зона контроля, упаковки и отгрузки.

Затем был составлен подробный план-схема помещений с размещением стеллажей и поддонов.

Из всего ассортимента товара были выбраны группы товаров, размещаемые в отдельных комнатах.

Для определения количества стеллажей (поддонов) по размещению групп товаров производилось следующее:

1) на действующем складе каждой группе был присвоен Ку – коэффициент увеличения и определено «расчетно-необходимое» количество стеллажей:

таблетированные лекарственные формы буква «А»: фактически 2 стеллажа - Ку=2 (надо 4 стеллажа),

таблетированные лекарственные формы буква «Б»: фактически 1 стеллаж – Ку=1,5 (надо 1,5 стеллажа),

глазные капли: фактически 1 стеллаж – Ку=3 (надо 3 стеллажа).

И так все группы товаров, Итого необходимо – 500 стеллажей, для оптимального размещения товарно-материальных ценностей на складе.

2) рассчитываем Кп – поправочный коэффициент:

ФКС – фактическое количество помещающихся на складе стеллажей – 400,

РКС – расчетное количество стеллажей – 500.

3) находим количество стеллажей для каждой группы:

таблетированные лекарственные формы буква «А»

4 стеллажа * Кп 0,8 = 3,2 стеллажа,

таблетированные лекарственные формы ВСЕ

59 стеллажей * Кп 0,8 = 47 стеллажей,

глазные капли 3стеллажа * Кп 0,8 = 2,4 стеллажа.

Данные расчеты были необходимы для того, что бы понять:

1. Сколько нам необходимо стеллажей всего;

2. Сколько стеллажей (стеллажного пространства) необходимо на конкретную группу товаров.

Некоторые получившиеся результаты имеют знак после запятой, например, под хранение глазных капель нам надо 2,4 стеллажа – это значит, что стеллажная площадь, занимаемая этим видом товара, должна составлять (см. расчет) 15,36 м².

Т.е. в дальнейшем при расстановке на складе такого товара, как глазные капели, необходимо руководствоваться рассчитанной выше площадью, что бы в дальнейшем не возникло проблем при размещении других товарных групп. Ведь если при размещении будет занята площадь больше, чем расчетное, то в конечном итоге, может оказаться, что какой то товар будет просто некуда ставить.

После всех расчетов общие залы разделяем на зоны хранения.

Каждая группа товаров внутри своей зоны хранения сортировалась по алфавиту, что позволяет найти товар только по одному наименованию.

Для размещения товаров была выбрана кольцевая схема хранения товара, при которой комплектовщик начинает движение от стола Начальника смены и заканчивает сборку в том же месте. При такой схеме уменьшается «холостой пробег» при сборке. Зоны хранения выбирались таким образом, чтобы вначале движения комплектовщик собирал «не мнущиеся и небьющиеся» товары, затем малогабаритные и ампулированные, и в самую последнюю очередь термолабильные лексредства (что бы сразу поместить их в упаковку контейнер и тем самым не нарушить условия их хранения).

Для удобства каждая зона хранения кроме цифрового значения имеет логическую литеру:

Например:

1О - сахарозаменители, список «А»,

2Р - резиновая комната,

3Т – таблетированные и БАДы,

5Ж – гл. капли, внутренн. Капли, мази, фл. Антибиотики,

6А - ампулированные препараты,

7О – общая зона (аэрозольные, соли, сиропы, нар. Растворы, накопитель).

В адресе указана вся информация по препарату до стеллажа:

Кроме этого после номера стеллажа имеются следующие условные обозначения

- "2-1-2Д-1-2 УЦ" - уцененный препарат,

- "...... Х" - находится в холодильной камере,

- "...... ZZ" - признак термолабильных медикаментов (как правило нестабильные свечи) – очень длинный адрес и латинские буквы сразу бросаются в глаза и контролер упаковывает данные наименования в отдельное гр. место, помечая в Упаковочном Листе: « в том числе 1 место ХОЛОД». Грузчики в ТЭО помещают данные грузовые места в холодильный шкаф. Перечисленные особенности помогают соблюдать «холодовую цепь» от склада к клиенту.

- "……Ш" (шкаф) лекарственные средства Списка А (но не подлежащие

 предметно-количественному учету и не вход. в списки ПККН).

Преимущества адресного хранения.

Адресный склад – наиболее оптимальный тип организации хранения товара, позволяющий качественно и своевременно решать поставленные задачи.

Четкая и продуманная система адресного хранения имеет следующие преимущества:

1. Адресное хранение делает склад «прозрачным», на адресном складе больше порядка.

2. Адресная система позволяет быстро и качественно производить расстановку поступившего товара, что позволяет реализовывать товар практически «с колес».

3. Адресное хранение упрощает процесс проведения общих и выборочных инвентаризаций.

4. На адресном складе улучшается контроль за хранением товаров, требующих специфических условий хранения и отпуска (наркотические, сильнодействующие, термолабильные и т.д.).

5. Повышается качество обслуживания клиентов, из-за отсутствия немотивированных отказов (когда товар был заказан, а на складе его просто не нашли).

6. При адресном хранении минимальные затраты времени на обучение персонала.

В качестве примера можно привести следующие цифры по увеличению выработки комплектовщиков на одном из фармацевтических складов после внедрения адресной системы «до ячейки».

7. При адресном хранении увеличивается скорость комплектации заказа в целом и как следствие – улучшение обслуживания клиентов.

В качестве примера увеличение выработки опытных сотрудников на складе:

8. Внедрение адресного хранения позволяет значительно снизить количество ошибок, как при сборке, так и при контроле заказов.

В качестве примера: снижение количества ошибок на одном из фармацевтических складов

Исходя из представленных выше материалов, можно сделать вывод, что при минимальных финансовых затратах, есть возможность поднять выработку любого склада (не меняя списочной численности его сотрудников) как минимум на 10-15% используя только лишь внедрение четко разработанной адресной системы хранения товаров.

Антон Сергейчев

Менеджер отдела дочерних предприятий компании

ЗАО "СИА Интернейшнл ЛТД"