«Организация переезда склада или один переезд равен семи потопам…»

В современном мире ни что не стоит на месте – все развивается согласно законам рынка. «Для того, что бы оставаться на месте - надо бежать, а для того, что бы продвинуться вперед хотя бы на чуть-чуть – надо бежать еще быстрее».

Российские компании, основным видом деятельности которых является дистрибьюторство, для начала не устроило быть простым передаточным звеном в схеме «Производитель → Дистрибьютор → Покупатель», они развились до Логистических Центров (ЛЦ), которые имеют свои складские помещения с запасами Товарно-Материальных Ценностей (ТМЦ).

Ведь склад несет не только функцию хранения, но и сервисного обслуживания потребителей складских услуг:

- приближение запасов к местам потребления;

- формирование рыночного ассортимента;

- комплектование смешанных грузовых отправок и т.д.

Таким образом, склад - это неотъемлемое звено в логистической системе, которое позволяет определить стратегические выгоды: экономические и сервисные.

Следующим этапом развития стало - создание филиальской системы, которая имеет свои складские помещения и позволяет:

- увеличить объемы хранимых и перераспределяемых, через филиальские склады ТМЦ,

- оборачиваемость капитала.

Далее, давайте, попытаемся ответить на ту массу вопросов, которые обычно возникают при открытии нового склада.

Начнем по порядку:

1. Причины переезда на новые складские площади

Все причины переезда компании на новые складские площади, можно разделить: на объективные и субъективные. Однако все они упираются в финансовую сторону вопроса.

К объективным причинам, можно отнести причины, влияющие на рентабельность фирмы и не зависящие от внутренних мотиваций менеджмента компании:

- поднятие арендной платы;

- отказ в пролонгации договора аренды;

- выход на новые ступени развития, с увеличение доли хранящихся на складе ТМЦ;

К субъективным:

- желание руководства сменить место базирования складского хозяйства исходя из внутренних мотиваций (например, перевод складских площадей ближе к головному офису);

Открытие филиала с собственными складскими площадями, так же можно отнести к субъективным причинам, поскольку это зависит от внутренних мотиваций менеджмента компании, однако данное решение все же построено на внешних рыночных факторах.

Объективные обстоятельства, как правило, нельзя спрогнозировать, поэтому их появление всегда наносит существенный финансовый урон компании. Для того что бы, это не застало врасплох фирму, арендующую свои складские площади, она всегда должна иметь запасной вариант, который можно реализовать в кратчайшие сроки. Воспользовавшись этим вариантом, компания всегда сможет восстановить свою деятельность на новом месте.

В том случае, если запасной вариант отсутствует, Вы рискуете понести не только краткосрочные финансовые потери (срыв отгрузки, штрафы по договорам поставок и пр.), но и долгосрочные – потеря части клиентской базы (на наработку которой иногда уходят годы).

2. Выбор нового склада

Выбор помещения для склада зависит как от возможностей предприятия, так и от особенностей его бизнеса. Поэтому предприниматели, изучая предложения рынка, должны сопоставлять их с собственными ресурсами и потребностями.

2.1. Какое помещение выбрать?

Купить или арендовать?

Если проект запланирован на срок до 2 лет, то целесообразней взять склад в аренду.

Если же организация будет вести деятельность хотя бы 3-5 лет, то лучше приобрести помещение в собственность (конечно, если есть такая возможность). Тем более, что с точки зрения вложения средств, деньги полученные на покупку складских помещений не будут потеряны. Да и в дальнейшем, вы будете чувствовать себя намного увереннее, являясь собственником недвижимости.

Ведь внедрение новых технологий складской и транспортной логистики, что неизбежно в современной рыночной ситуации, сопряжено с некоторым изменением планировки помещений, прокладки новых линий локальной сети и пр. А ведь это всегда экономичнее делать, являясь собственником, а не арендатором. В случае, если фирма примет решения завершить работу, склад можно выгодно продать или сдать в аренду.

Практика показывает, что новые фирмы чаще всего начинают свою работу на арендованных складских площадях. По мере их развития, обычно через 1,5-2 года , предприниматели начинают поиски собственного помещения (если все в их бизнесе идет успешно).

При выборе склада потенциальные арендаторы могут предъявлять разные требования в зависимости от системы логистики и складских технологий, используемых в компании. Тем не менее есть ряд типичных основных критериев:

- удобный подъезд для автотранспорта,

- отопление для поддержания приемлемых условий для работы внутри склада,

- эффективные погрузочно-разгрузочные площадки и достаточная площадь для маневрирования,

- наличие парковочных мест,

- достаточная высота потолков и нагрузка на пол,

- телекоммуникации,

- охраняемая территория.

Стоимость аренды помещения в первую очередь зависит от такого понятия, как класса помещения. Как определить класс помещения? На сегодня отсутствует система присвоения складским помещениям того или иного класса. Аналитики, риэлтеры, сами собственники и арендаторы пользуются существующими общепринятыми на рынке классификациями. Перевод в более низку категорию обычно производится «по факту» самими арендаторами, аналитиками, брокерами. Но разумеется ни один владелец здания сам не признается в том, что оно снизило свой класс. Снижение арендных ставок по уже заключенным договорам, с ранее сданными объектами на рынке недвижимости практически не встречается. Однако по еще не заключенным договорам можно попытаться снизить стоимость аренды, путем проведения переговоров с арендодателем, если изначально видно, что заявленная им цена не соответствует классу данного помещения (для этого надо не спешить с выбором, а изучить, по возможности, как можно больше предложений рынка и их стоимость в регионе). В условиях существующего на рынке недвижимости дефицита складских площадей даже при снижении класса объекта речь обычно идет не о снижении ставок, а о том, что они перестают расти.

Склады можно разделить по следующим группам исходя из конструктивных особенностей здания склада и технологических операций производимых на нем:

1 группа складов.

Как правило, к описываемой группе относятся одноэтажные склады с шагом колонн более 12 метров, предъявляющие высокие требования к напольному покрытию, которое должно обладать антипылевыми свойствами и иметь ровную поверхность. Нагрузка на 1 кв. м. пола должна составлять не менее четырех тонн. Необходимо также наличие удобных подъездных путей и оборудованных площадок (или рамп - прим. автора) для произведения погрузочно-разгрузочных операций.

К первой группе складов можно отнести современные склады с высокой степенью автоматизации складских операций, оснащенных высокотехнологичным оборудованием. К такому оборудованию относится подъемно-транспортное оборудование, обладающее высокой скоростью обработки грузов, эргономичной конструкцией, как правило, это ричт-раки, узкопроходные штабелеры и др. Данная группа складов также оборудуется мобильными терминалами сбора данных, электронными табло с возможностью получения информации в режиме on-line (то есть в режиме реального времени - прим. автора). Вилы складской техники оборудованы, как правило, видеокамерами как для отслеживания положения груза, так и самих вил на расстоянии, недоступном для отслеживания простым визуальным способом самим оператором машины. Часто на таких складах используется только стеллажный способ хранения. В работе применяются ERP или WMS системы, системы автоматической идентификации (штрих-кодирование, либо RFID - радиочастотная идентификация).

Большинство складов первой группы - логистические центры, занимающиеся хранением,внутрискладской переработкой груза и доставкой товаров в торговые точки. Меньшую долю занимают склады производителей и крупных дистрибьюторских центров. В качестве примера складов, относящихся к первой группе можно отнести складские терминалы компаний FM Logistic, Национальной логистической компании, а также склады логистической компании Tablogix.

2 группа складов.

В основном, это реконструированные помещения бывших заводов, овощных хранилищ и иногда даже депо. Обычно это здания, имеющие несколько этажей, с 2-мя лифтами, что крайне усложняет работу по транспортировке груза из одной зоны в другую. Как правило, склады этой группы имеют бетонный пол. Операции по погрузке или разгрузке выполняются на площадках без специального оборудования (например, аппарелей или грузоподъемных столов) с применением погрузчиков или гидравлических тележек.

К этой группе складов относятся склады с высокой степенью механизации складских работ, на которых используется подъемно-транспортное оборудование с высокой скоростью обработки грузов, обладающее удобными качествами для выполнения складских операций и эргономичной конструкцией. В качестве информационных систем используются, как правило, программы «1С», «Фолио», «Галактика», «Парус» и др. Чаще всего на таких складах используются системы штрихового или индивидуального кодирования.

Большую долю данных складов занимают складские помещения временного хранения при таможенных постах и, так называемые, «склады ответственного хранения» (по российскому законодательству не существует ни ответственного, ни безответственного хранения, Гражданский кодекс предусматривает как отдельную коммерческую услугу хранение на товарном складе, но не на складе «ответственного» хранения - прим. автора), а также региональные отделения логистических операторов, которые, как правило, по своему уровню технико-технологического оснащения и предоставляемых услуг на порядок ниже. Также значительную часть этой группы составляют склады оптовых торговых и производственных предприятий.

3 группа складов.

Данную группу складов составляют склады, размещенные также в помещениях, изначально не предназначенных для хранения товаров, либо в зданиях бывших ангаров или овощехранилищ. Реконструкция данных помещений, как правило, либо не производится вообще, либо проходит на минимальном уровне. Складские операции обычно выполняются посредством ручного труда или с применением средств малой механизации (гидравлические и платформенные тележки и т.д.). Учет товаров на складе отсутствует вообще, либо производится без применения информационных систем в виде бумажного документооборота. Идентификация поступившего на склад товара не производится, или производится на примитивном уровне путем нанесения складским персоналом вручную надписей на упаковку. Хранение продукции осуществляется штабельным и стеллажным способом. Склады, принадлежащие к данной группе предоставляют наименьший уровень логистического обслуживания клиентов: больше времени уходит на сборку и отгрузку заказов, имеет место большое количество ошибок при комплектации заказа, который приводит к тому, что заказчик получает часто не те товарные позиции, которые заказывал, а на самом складе отправителя образуется пересортица. В основном, такие склады принадлежат на правах аренды небольшим торговым компаниям, а также немодернизированным производствам.

Несмотря на то что в настоящее время большую часть складов представляют склады третьей группы, по мнению специалистов, в ближайшие 5-7 лет их количество будет существенно сокращаться за счет активного строительства складов, принадлежащих к первой и второй группам (Рис1).

Данная тенденция обусловлена следующими объективными факторами:

1. Существует значительный спрос на услуги логистических операторов, что заставляет их расширять свои площадки.

2. Многие торговые, производственные и дистрибьюторские компании при нарастающих объемах производства и продаж не могут обеспечить качественный уровень логистического сервиса клиентов при существующей системе складирования, а также обеспечить качественную и своевременную грузопереработку своих материальных потоков, что также «подталкивает» их к строительству новых или началу капитальной реконструкции и оснащению старых складских помещений.

Рис.1 «Диаграммы перспективного развития ageпо группам складов на среднесрочную перспективу»

Так же арендная плата во многом зависит от множества факторов, таких как, удаленность от транспортных развязок, специфики района, развитости инфраструктуры самого строения.

И все же, даже если компания решила вести свой бизнес в долгосрочном периоде и имеет свободные активы для приобретения объекта недвижимости, перед нами стоит встает актуальный вопрос, который требует взвешенного решения: стоит покупать или арендовать складские площади?

Поскольку приобретая объект недвижимости, в нашем случае помещение под склад, предприятие производит капитализацию части своих активов, выводя их из оборота, это выгодно только в одном случае, когда затраты на содержание собственного склада по отношению к планируемому грузообороту меньше, чем затраты на аренду, так же к планируемому грузообороту.

Для решения данной задачи, возможно воспользоваться анализом «Функциональной зависимости затрат от грузооборота», который позволит принять наиболее экономное решение.

Рис.2 «График функциональной зависимости затрат от грузооборота»

На данном графике (Рис.2) визуально показаны функциональные зависимости затрат на содержание как арендованного так и собственного склада.

Точка Q(k) является точкой пересечения двух функциональных зависимостей:

1. функциональной зависимостью общих затрат собственного склада

2. функциональной зависимостью затрат на содержание арендованного склада.

Таким образом, если объем грузооборота склада Q не превышает величины Q(k) в тоннах или в других единицах, то затраты на содержание арендованного склада не выше величины затрат на содержание собственного склада. В этом случае можно пользоваться арендованным складом на основании договора текущей аренды.

Если же объем грузооборота склада Q превышает величину Q(k), то затраты на содержание арендованного склада становятся выше затрат на содержание собственного склада. В этом случае необходимо приобрести склад в собственность: купить, выкупить или построить.

При принятии решения на покупку объекта недвижимости, Дельту между затратами на арендованный и собственный склад (при равном объеме грузооборота) можно записать в «актив» предприятия – ведь это именно тот, сэкономленный капитал, который позволит увеличить оборотные средства.

2.2. Как осуществить поиск нового помещения?

Одной из основных проблем, которые возникнут перед вами, будет проблема поиска предложений нового помещения под склад на рынке недвижимости.

Для решения данного вопроса, возможно обращение в агентства недвижимости. Ведь за определенное агентское вознаграждение Вы получите доступ к базам данных, которые содержат массу вариантов промышленных и складских помещений, один из которых вы всегда сможете использовать.

Если же вы решили организовать самостоятельный поиск, то сразу же готовьтесь к тому, что вам придется потратить на это достаточно сил, времени и материальных ресурсов, посетить промышленные районы, найти ответственных лиц (что не всегда легко) и назначить им встречи.

Когда же, нужное вам, помещение будет найдено, вам необходимо проверить юридическую чистоту данной сделки. Поверьте, что любое Агентство Недвижимости выполнит эту процедуру быстрее и качественнее, поскольку оно не только владеет штатом юристов, но и занимается этим практически ежедневно. Так же через Агентство Недвижимости гораздо легче подготовить документы по сделке и зарегистрировать их в соответствующих органах государственного надзора.

Для того, что бы поиск, необходимого вам, помещения привел к результату, который бы удовлетворил, не только финансовую сторону вопроса, но и вопрос организации бизнес процесса, необходимо ответить на несколько вопросов. Данная информация позволит понять, что за объект недвижимости мы ищем, каким требованиям он должен отвечать.

1.Основные показатели грузопотока в настоящий момент и с учетом перспективного развития предприятия (иначе вы рискуете, сразу после переезда, понять, что данные складские площади малы для ваших растущих объемов);

2. Целевые параметры проектирования – емкость складирования, пропускная способность объекта и др. (в том случае, можно найти удовлетворяющие вас по всем критериям складские площади, но, допустим, на втором этаже здания, в котором либо полностью отсутствуют грузовые лифты, либо их внутренний объем не подходит для обеспечения бесперебойных погрузо-разгрузочных работ);

3. Режим работы объекта (иначе есть риск, для предприятия работающего круглосуточно, разместить свой склад на территории промышленного объекта, въезд и выезд с которого строго регламентирован по времени, что негативно скажется на цикличности работы);

4. Характеристики основных товарных групп, планы, эскизы и чертежи (необходимость данных параметров гарантирует: нужную высоту потолков, размеры дверных проемов /иначе есть вероятность, что в дальнейшим их придется расширять, для прохождения через них товара и средств малой механизации/, наличие определенно размещенной вентиляционной системы /например, на фармацевтических складах требуется система вентиляции расположенная вдоль проходов/ и пр.).

5. Перечень основных технологических операций, используемых на складе. (Это позволит правильно оценить помещение, согласно планируемых складских зон, исключить не технологическое пересечение как самих зон, так и работающих в них сотрудников. Например, один из крупных дистрибьюторов взял в аренду помещение склада для своего филиала, в котором, как показала дальнейшая практика, зону Экспедиции можно было разместить только в центре склада основного хранения. Это негативно сказалось на технологическом движении товарного потока, поскольку на основной склад пришлось дать допуск не материально ответственным сотрудникам Транспортно Экспедиционной Службы, для вывоза скомплектованных заказов клиентов, что уже само по себе противоречит принципу «разделение ответственности»).

2.3. Как правильно выбрать одно из многих?

Наконец, поиск успешно завершен, и вы являетесь обладателем нескольких предложений, на чем же остановить свой взгляд?

Давайте составим сравнительную таблицу следующего вида:

Наименование показателей
Расчетные показатели
Склад № 1
Склад № 2

1. Анализ исходных данных.

1.1. Основные показатели грузопотока в настоящий момент и с учетом перспективного развития предприятия.

1.2. Целевые параметры проектирования – емкость складирования, пропускная способность объекта и др.

1.3. Режим работы объекта,

1.4. Характеристики основных товарных групп, планы, эскизы и чертежи.

1.5. Перечень основных технологических операций, используемых на складе.

2. Анализ генплана территории и ситуационного плана местности.

2.1. Генплан территории с указанием КПП, потоков транспорта, стоянок, мест погрузки-разгрузки (рамп) и проч.

3. Проектирование погрузо-разгрузочного фронта.

3.1. Реестр рампового оборудования.

3.2. Спецификации ворот, докшелтеров, уравнительных мостков (доклевелеров).

4. Разработка объемно-планировочного решения склада.

4.1. Перечень основных технологических зон с размерами,

4.2. Схемы зонирования (расположение зон приемки и отгрузки, хранения, отбора мелкой партии, комплектации заказа, экспедиций).

4.3. Чертежи планировок расстановки стеллажных конструкций в зоне хранения и зоне отбора заказа с указанием технологических размеров.

4.4. Предложения по размещению бытовых, технических и вспомогательных помещений.

5. Разработка технологического процесса обработки грузов.

5.1. Описание технологического процесса. Карты бизнес-процессов.

6. Расчет и размещение необходимых площадей для вспомогательных помещений и зон (зоны размещения брака, возврата, зарядные комнаты)

6.1. Перечень вспомогательных помещений и зон (кроме технических и помещений коммунально-бытового назначения).

6.2. Таблица зарядных устройств с требованиями к питающей сети.

6.3. Данные по объему выделения водорода (для расчета приточно-вытяжной вентиляции).

6.4. Планировка зарядной комнаты.

На основании проведенного по данной таблице сравнительного анализа можно выделить, наиболее подходящее помещение, которое имеет параметры, наиболее близкие к расчетным.

Однако, возможна такая ситуация, когда при сравнении всех плюсов и минусов, некоторые из, рассматриваемых Вами, вариантов, будут иметь равное количество положительных баллов.

В этом случае надо помнить, что первичная оценка производилась исходя из общих логистических требований, которые Вы хотели бы предъявить к своему новому складу. Поэтому для окончательного отбора перед тем как, выбранные Вами варианты предоставляются Лицу Принимающему Решение (это может быть как Генеральный директор, так и Владелец бизнеса) необходимо выбрать наиболее приоритетные пункты из таблицы по оценке новых помещений и исходя из этого выбрать подходящий вариант.

Например:

Первое из, рассматриваемых нами помещений, имеет достаточную зону ТЭО и погрузочно-разгрузочный пандус (которое позволяет одновременно загружать 5-6 машин), но в здании находится всего один лифт.

Второе же помещение имеет 2-лифта, которые позволяют производить быстрый подъем пришедшего товара и спуск уже собранных заказов клиентов, но при этом зона ТЭО и погрузочно-разгрузочный пандус имеют минимально-допустимые площади (позволяет грузить одновременно 1-2 машины).

Оба помещения при оценке набрали равное количество баллов.

Что бы выбрать то, которое нам подходит, производим ранжирование оценочных пунктов с учетом их приоритетности для деятельности фирмы.

Фирма занимается обслуживанием клиентов, которые находятся на достаточном расстоянии от территории склада и поэтому, что бы собранный товар уехал к клиенту, его необходимо загрузить в машины утром, соответственно, приоритетным будет наличие хорошо оборудованного погрузочно-разгрузочного пандуса и достаточной зоны ТЭО, которое позволит не только своевременно подготовить собранные заказы клиента к отгрузке, но и их вовремя загрузить и отправить по маршруту.

Исходя из этого, производим дополнительную оценку представленных вариантов и выбираем тот, который соответствует приоритету, в нашем примере это будет первый вариант.

Тот минус, что здание имеет только один лифт, можно исправить в дальнейшим – составив расписание его движения (распределив время между приемкой товара и его отгрузкой).

2.4. Работы по благоустройству

После того, как помещение выбрано, проводим следующие работы:

1. Разработанный бизнес процесс накладываем на имеющиеся площади;

2. Производим расчет ремонтно - перепланированных работ, составляем сметы и список подрядчиков, для выполнения данных работ;

3. Определение необходимого количества рабочей силы (определяется исходя из технологического процесса и расположения складских зон).

3.1. Штатное расписание.

3.2. Должностные инструкции для сотрудников, занятых в технологическом процессе.

4. Производим виртуальную расстановку ТМЦ на территории склада (составляем схему расположения стеллажей внутри зон хранения);

4.1. Определяем оптимальный путь для сборки товара и разрабатываем адресную систему;

5. Исходя из проведенной расстановки составляем реестр стеллажных конструкций:

5.1. Чертежи стеллажных конструкций;

5.2. Требования к стеллажам (особенности конструкции, допустимая нагрузка на полку и другие);

5.3. Список потенциальных поставщиков стеллажного оборудования их цены и условия поставки (есть варианты при которых закупленное в других регионах складское оборудование окажется дешевле (даже с учетом транспортных расходов), чем то, которое предлагают поставщики в данном регионе).

6. Выбор и расчет необходимого количества подъемно-транспортного и вспомогательного технологического оборудования (производится исходя из конструктивных особенностей помещения: высоты потолков, ширины дверных проемов, наличия пандуса (при этом надо учитывать: угол съезда с пандуса, защищенность пандуса от внешних воздействий. Иначе окажется, что зимой на покрытии пандуса образуется ледяная корка, которая будет препятствовать малотоннажному погрузчику безопасно разгружать машины, на пандусе с уклоном (Рис.3))).

Рис.3 «Пример разгрузки автомобиля по наклонному пандусу»

6.1. Реестр подъемно-транспортного оборудования (Таблица с типами и количеством ПТО, Спецификации ПТО);

6.2. Реестр вспомогательного оборудования (Полоуборочное оборудование, Прессы для отходов, Упаковочное оборудование и пр.);

6.3. Спецификации зарядных устройств.

6.4. Составляем перечень потенциальных поставщиков ПТО, зарядного и вспомогательного технологического оборудования;

7. Выбираем систему учета/управления грузопотоком (Исходя из особенностей технологического процесса и финансовых возможностей предприятия можно выбирать между применением ERP или WMS систем с возможностью системы автоматической идентификации (штрих-кодирование, либо RFID - радиочастотная идентификация) или программы «1С», «Фолио», «Галактика», «Парус» и др.).

7.1. Формируем перечень программного обеспечения и аппаратных средств, необходимых для внедрения системы.

7.2. Составляем список потенциальных поставщиков систем.

8. Предварительный расчет бюджета оснащения склада.

8.1. Сметная документация на технологическое оборудование.

9. Разработка графика проведения работ по оснащению объекта.

9.1. План проведения работ (можно использовать диаграмму Гранта, она наиболее наглядно показывает структуру проекта, планируемые сроки исполнения, взаимосвязи между задачами, отставание от первоначального плана и многое, многое другое, позволяет осуществлять текущий контроль.)

Процесс переезда на другой склад

Этот процесс требует не только тщательного планирования, но и некоторых финансовых затрат. Естественное желание сэкономить на расходах по переезду приведет к тому, что весь процесс может затянуться на не определенное время. Так что в этом вопросе экономить на мелочах не стоит.

Выбор оптимального времени для переезда

После того как работы по подготовке нового склада выполнены, встает вопрос о том, когда же начать осваивать новые площади, какое время для переезда выбрать?

Исходя из особенностей каждого конкретного бизнеса, выбирается период с наименьшей загрузкой склада, обычно этими днями являются либо выходные дни или праздники. Так же учитываются такие внешние факторы, как срок договора аренды, штрафные санкции за его досрочное расторжение, окончание ремонтных работ на новых складских площадях (поверьте, въезжать на новый склад, когда там проводятся ремонтные работы, не только не принесет удовольствие, но и отразится на сохранности товара) и др.

На основе этой информации возможен выбор того временного периода, потеря которого для бизнеса принесет минимальный ущерб. Данное решение принимается ответственным лицом (директором, владельцем бизнеса) на основании предоставленной начальниками его отделов информации.

Далее производится планирование действий по организации работ во время переезда, составляется график, согласно которому будут осуществляться работы по переезду и распределение персонала (См. рис. 3).
Дата
Наименование работ

10
Проверка адресной системы, погрузо-разгрузочного оборудования на новом складе
Нормальная работа склада

11
Документальная подготовка к переезду (ТЭЯ, цифровые карты, график выхода смен)

12
Остановка основной деятельности склада, начало упаковки ТМЦ для перевозки
Переезд

13
Начало перевозки ТМЦ, с подготовкой новой партии на старом складе, организация приемки на новом складе

14
Конец перевозки ТМЦ с приемкой на новом складе

15
Конечная расстановка ТМЦ по местам хранения. 1-й инвентаризационный просчет

16
2 и 3-й инвентаризационные просчеты (формирование излишков, недостачи, приведение данных учета к реальным)

17
Начало нормальной работы склада
Нормальная работа склада

Рис. 3. Примерный график переезда склада

Составляя график всегда надо давать не большой запас времени, для выполнения вышеописанных технологических операций – это надо делать, потому что при планирование не возможно учесть форс-мажорных моментов.

Например: возможен такой вариант, когда тот лифт, который служил Вам верой и правдой ранее - при переезде решает показать свой характер и «встает» между этажами. Придерживаться графика в этой ситуации Вам поможет, если Вы заложили изначально некоторый запас времени.

/заголовок 2-го уровня/

Выбор автотранспорта

При планировании использования автомобильного транспорта для переезда надо исходить из имеющихся товарных запасов на складе, наличия работников склада и планируемого времени.

Во время переезда производятся следующие технологические операции:

1. Подготовка товара к переезду, его сборка и упаковка.

2. Погрузочные работы.

3. Перевозка (на основе расчетного норматива времени товара в пути).

4. Разгрузочные работы.

5. Приемка товара.

6. Расстановка товара по новым местам хранения.

Выбор транспортных средств для перевозки ТМЦ будет диктовать способы подготовки (сборка и упаковка) ТМЦ к переезду.

Допустим, что склад получает малогабаритные ТМЦ от поставщика большегрузными фурами в опаллеченных поддонах. В дальнейшем происходит перекомплектация данных ТМЦ и доставка их потребителю с помощью своего автомобильного парка. При этом у большинства компаний автомобильный парк состоит в основном из грузовых микроавтобусов (ГАЗели и ЗИЛы «Бычок»).

Однако, кажущееся правильным, решение руководства использовать данный вид транспорта с целью экономии, при больших объемах ТМЦ, хранящихся на складе, приведет к искусственному увеличению количества грузовых мест, увеличит время и трудоемкость погрузо-разгрузочных работ и не гарантирует сохранность товара. Тут же возможен такой вариант, когда часть товара будет перевозится малогабаритным транспортом, а часть фурами – от него тоже рекомендую отказаться, объясню почему (См.Таблицу)
Вид транспорта
Вместительность в поддонах
Время на погрузку с использованием средств малой автоматизации (без разбора поддонов) в минутах.

Газель (грузовая)
1-2 (в зависимости от веса)
20

МАЗ (тентованый)
12-13
30-35

Камаз (с контейнером)
10-11
30-35

Камаз (фура)
32-33
45-60

Конечно, приведенные здесь цифры усреднены и будут зависить от:

- квалификации персонала;

- технологической оснастки погрузо-разгрузочной рампы;

Итак, перевозка ТМЦ большегрузными фурами предполагает:
Уменьшение количества грузовых мест (поскольку погрузка осуществляется заранее сформированными на складе паллетами).
Сокращение времени на погрузку и разгрузку, а так же количество привлеченной рабочей силы (погрузить 100 опаллеченных поддонов погрузчиком гораздо быстрее, чем 1000 мест вручную).
Увеличение сохранности. Поддоны с товаром в запломбированной фуре отправляются в сопровождении экспедитора, что всегда безопаснее, так как потерять поддон всегда сложнее, чем отдельно взятую коробку.

Не достаток все же есть и в этом варианте, если у Вас нет достаточной возможности механизации погрузочных работ на старом складе, то при загрузке фуры (емкостью до 33 поддонов) Вы теряете много времени. Для решения этого, предлагаю использовать два автомобиля средней вместимости (12-13 поддонов) – это позволит добиться «челночности» при перевозке собранных поддонов.

/заголовок 1-го уровня/

Подготовка товара к перевозке

На основании данных, об имеющихся на складе ТМЦ и их количествах, формируются упаковочные листы (Рис. 4), которые должны содержать следующую информацию:
Номера поддонов (на которые проводится комплектация).
Код внутренней классификации ТМЦ.
Наименование ТМЦ.
Наименование производителя.
Место хранения на старом складе.
Место хранения на новом складе (в последствии вручную указывается на транспортно-экспедиционном ярлыке).
Общее количество, которое находится на складе.
Колонку для отметок комплектовщика (проставляется реально найденное на складе количество ТМЦ, на основании этого, формируются излишки или недостача).
Колонку для фиксации номера места.
Место для фиксации Ф.И.О. комплектовщика производившего сборку.
Упаковочный лист № _______

Поддоны №

Код
Наименование
Производитель
Место хранения
Место хранение (НОВОЕ)
Кол-во
Собранное кол-во
№ места

13256
Карамель \"Гусиные лапки\"
Рот-Фронт
1-10-05-3
1-05-06-1
40

567
Шоколад \"Аленка\"
Конфи
2-15-12-1
1-05-06-2
30

2569
Конфеты \"Мишка на севере\"
Красный Октябрь
3-02-04-2
1-05-06-3
12

Комплектовщик

Рис. 4. Упаковочный лист

Заранее, до начала переезда, ответственное по складу лицо (товаровед или сам заведующий складом) составляют новую адресную систему, по всем имеющимся на складе ТМЦ.

Давайте рассмотрим такой вопрос, как же правильно сделать упаковочные листы, что бы на операциях комплектации и расформировке потерять минимум времени.

Повсеместное заблуждение заведующих складами в том, что паковать по старым местам хранения удобнее, подтверждается, однако при распаковке принятого на новом складе товара тратится в 4-5 раз больше времени на его приемку.

Поэтому, рекомендую составлять Упаковочные Листы сразу по новым местам хранения, ведь Ваши комплектовщики скомплектуют это настолько же быстро, как и заявку клиента, а при приемке товара, Вам будет достаточно поставить скомплектованный по новым адресам поддон с товаром рядом с тем стеллажом, на который необходимо выложить этот товар. Осуществить же расстановку товара с поддона на полки не только достаточно легко, но и на практике занимает минимум времени.

Экономим время – приближаем момент начала нормальной работы, которая приносит доход.

Согласно выданным комплектовщикам упаковочным листам товар пакуется в места (коробки), при комплектации на каждую коробку наклеивается транспортно экспедиционный ярлык (ТЭЯ) (Рис. 5). ТЭЯ содержит следующую информацию:
Номер документа, по которому была произведена комплектация, данного грузового места.
Ф.И.О. сотрудника, производившего комплектовку данного грузового места.
Новый адрес (он будет необходим при приемке товара на новом месте, что бы ТМЦ в данном грузовом месте были сразу расположены на нужных адресах).
Номер грузового места (Например: поддон № 30 грузовое место № 5) – это позволит контролировать сохранность при перевозке погруженных мест.

Ярлык на коробку

№ УЛ

Адрес (новый)

Поддон №
Место №

Сборное место

Комплектовщик

Рис. 5. Транспортно-экспедиционный ярлык

На не заводскую коробку также наклеивается «Контроль первого вскрытия» чтобы в дальнейшем, при приемке ТМЦ, можно было бы точно определить сохранность содержимого.

Что может служить контролем первого вскрытия?

Можно клеить этикетку, заранее напечатанную на принтере, обычным скотчем, но опять же при этом мы теряем n-количество времени, которое нам очень дорого при упаковке товара. Могу предложить следующий вариант. За сутки (двое) до начала упаковки товара закупить цветной скотч с достаточно липким слоем, который до этого ни когда не использовался на складе и использовать его при заклейке не заводских коробок. По цене он будет дороже стандартного, однако, это позволит понять, вскрывалась ли запакованная коробка до момента приемки или нет.

Информация о комплектации грузовых мест на поддон фиксируется на цифровой карте (Рис. 6).
Поддон №
УЛ №

Ф.И.О.

Комплектовщик производивший комплектовку

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

Рис. 6. Цифровая карта для комплектации поддона

Данная цифровая карта прикрепляется к сформированному поддону и оборачивается паллетной пленкой вместе с товаром.

Сформированный поддон поступает в транспортно-экспедиционный отдел, при передаче поддона, сотрудниками ТЭО, проверяется целостность паллетной пленки, данные по переданным поддонам заносятся в реестр приема-передачи поддонов (Рис. 7).

В реестр вручную вносится информация о времени передачи поддона, ответственные лица склада и ТЭО ставят свои подписи, этим подтверждается целостность ТМЦ, в этот момент ТЭО берет на себя ответственность по сохранности груза.
Реестр приема-передачи поддонов в ТЭО № 1

Поддон №
Время передачи в ТЭО
Ответственное лицо от склада (ФИО, подпись)
Ответственное лицо от ТЭО (ФИО, подпись)

1

…

12

13

Рис. 7. Реестр приема-передачи поддонов в ТЭО

ТЭО обеспечивает загрузку собранного товара в автомобильный транспорт с использованием средств малой механизации или вручную, если такие средства отсутствуют.

Если ранее склад ни когда не занимался погрузкой товара в фуры, а для их разгрузки использовал гидравлический (ручной) штабелер, в том случае, если у склада отсутствует пандус для разгрузочных работ, рекомендую на время арендовать механический электро-погрузчик. Тогда, используя его на загрузке машины, Вы добьетесь того, что она не будет стоять у Вас на погрузке больше 30-40 минут.

Номера поддонов и общее количество паллето-мест при погрузке в фуру фиксируются в реестре - цифровой карте погруженных поддонов (Рис.8).
Реестр погруженных поддонов № ___

Номер а/м №

Дата и время погрузки

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

51
52
53
54
55
56
57
58
59
60

61
62
63
64
65
66
67
68
69
70

71
72
73
74
75
76
77
78
79
80

81
82
83
84
85
86
87
88
89
90

91
92
93
94
95
96
97
98
99
100

Общее количество

погруженных мест

Погрузку произвел

Экспедитор

Приемку произвел

Рис.8. Реестр - цифровая карта погруженных поддонов

В данном реестре отмечаются номера погруженных в а/м поддонов, проставляются подписи сотрудника ТЭО, ответственного за погрузку, и экспедитора ТЭО. Своей подписью экспедитор ТЭО подтверждает достоверность информации, целостность погруженных паллето-мест.

После погрузки, машина опломбируется, и вместе с экспедитором ТЭО, который на руках имеет все отгрузочные документы (на случай проверок государственными органами в пути), а так же цифровую карту, по которой производилась загрузка а/м, следует на новый склад.

Заранее необходимо не только подготовить отгрузочные документы, но и запастись пломбировочным материалом, поверьте, искать его во время погрузки уже не будет времени.

Возможно использование как стандартных – свинцовых пломб (не забудьте про пломбир), так и одноразовых пластиковых пломб.

Учтите конструктивные особенности автомобилей, например ГАЗель не предполагает возможности ее опломбирования стандартными пломбами (на ее дверях и ручках не предусмотрены технологические отверстия под пломбы), здесь нас выручит пластилин, веревка и печать. Клеить же скотчем контроль первого вскрытия на двери автомобиля не рационально – это не позволит проконтролировать вскрывалась ли машина до приемки или нет.

По прибытии на новый склад, в обязательном порядке проверяется пломба, выгрузка поддонов осуществляется СТРОГО по цифровой карте, по которой производилась погрузка. Если расхождения отсутствуют, то ответственное лицо от ТЭО по приемке ставит свою отметку, подтверждая тем самым целостность упаковки и количества паллето-мест и беря на себя ответственность за доставленный груз.

После этого принятые поддоны складируются в зоне экспедиции ТЭО и передаются в зону приемки склада согласно реестру приема-передачи поддонов (См. рис.7).

В зоне приемки, ответственные за приемку ТМЦ сотрудники склада, производят снятие пленки с поддонов, проверяя целостность вторичной упаковки (все нарушения фиксируются актом и при обязательном присутствии сотрудника ТЭО).

Согласно распаковочным листам (идентичным упаковочным листам, см. рис. 4) производится распаковка и расстановка прибывших ТМЦ, согласно новых адресов хранения.

После принятия последнего поддона, проводится общая инвентаризация нового склада, актуализация товарных остатков в программе учета, формируются излишки и недостача.

Теперь можно вздохнуть спокойно – переезд закончился, можно начинать работать с чистого листа, на новых складских площадях.

Главное, что при таком планировании и документировании переезда, каждый знает, за что он отвечает и какую материальную ответственность несет в определенный промежуток времени, а так же в случае пропажи, боя/брака ТМЦ, всегда выяснить: на каком этапе это произошло и разрешить этот вопрос.

И еще, следует помнить, что четкое выполнение ранее запланированных действий приводит к уменьшению финансовых потерь.

дата: 00.00.0000 00:00:00 просмотров: 8891

рейтинг:

(Голосов: 4, Рейтинг: 5)