Как IT-технологии помогают снижать издержки

Сергей Братукин | Директор практики. «Дистрибуция» Columbus IT Russia, Москва.

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Как сокращение издержек зависит от деятельности предприятия
Какие системы автоматизации помогают сократить издержки
Через какое время после внедрения системы надо ожидать снижения издержек
Также Вы прочитаете
Как IT-технологии помогли Генеральному Директору ОАО «Мотовилихинские заводы» за год сократить управленческий персонал почти на 500 человек и экономить только на зарплате около 4,5 млн рублей
Какие результаты получили в НПК «Элара» от внедрения ERP-системы
Как с помощью IT-технологий Генеральный Директор «Фабрики окон» контролирует работу компании из любой точки мира

Что автоматизировать

В зависимости от сферы деятельности предприятия можно выделить основные бизнес-процессы, автоматизация которых поможет компании снизить издержки. Например, производственным предприятиям нужно обратить внимание на процессы планирования производства, снабжения, сбыта готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции, управление запасами.

Говорит Генеральный Директор
ОАО «Мотовилихинские заводы» — холдинг, созданный на базе одного из старейших оборонных предприятий Урала. Производит артиллерийскую технику и реактивные системы залпового огня, строительно-дорожную технику, насосные штанги и бурильные трубы разной степени сложности, а также инструмент для капитального ремонта скважин и комплектующие для подвижного состава. Специализированное подразделение холдинга располагает собственным конструкторским отделом, объединяет восемь механических и металлургических цехов.
Иван Костин | Генеральный Директор ОАО «Мотовилихинские заводы», Пермь

Будучи Генеральным Директором ОАО «КамАЗ», я неоднократно убеждался, что с помощью информационных технологий удается снижать непроизводственные издержки и себестоимость продукции, оптимизировать логистику и повышать эффективность работы предприятия. Поэтому, возглавив «Мотовилихинские заводы», я принял решение о комплексном внедрении IT-технологий в подразделениях холдинга.

На первом этапе при помощи замкнутого оптико-волоконного кольца основные производственные площадки были соединены в единое коммутационное пространство. Одновременно унифицировались управленческие процедуры, регламенты и формы отчетности. Благодаря этому около полутора тысяч сотрудников получили возможность обмениваться информацией о производственной деятельности, сбыте, учете и проектировании. Затем на предприятии была внедрена транзакционная система, которая позволяет работать с уже унифицированными управленческими процедурами и формами отчетности. Теперь с помощью нашей корпоративной информационной системы можно не просто фиксировать и сохранять в базах данных информацию о текущей хозяйственной и управленческой деятельности, но и анализировать бизнес-процессы, прогнозировать внутренние риски, составлять планы и при необходимости корректировать их.

Я без труда получаю результаты работы сбытовых служб за интересующий отрезок времени и понимаю, какой объем продаж приходится на клиентов, с которыми заключены долгосрочные контракты, и сколько у нас так называемых случайных покупателей. Немаловажным результатом внедрения IT-технологий стало сокращение управленческого персонала и, соответственно, снижение числа согласований, уменьшение бюрократии в холдинге. За прошлый год количество чиновников в управляющей компании и «дочках» холдинга уменьшилось почти на 500 человек. В итоге в 2006 году ежемесячно мы только на зарплате экономим около 4,5 млн рублей.

Торговым компаниям с целью оптимизации затрат нужно автоматизировать процессы закупок и продаж, прогнозирования и планирования спроса, управления запасами и складом, ценообразования, а также расчеты с клиентами и поставщиками.

Для транспортных компаний актуальна автоматизация процессов, связанных с учетом затрат по транспортировке грузов, контролем запасов, переданных на хранение или транспортировку, слежением за местонахождением и состоянием грузов и транспортных средств, планированием технического обслуживания и ремонта техники, выставлением счетов клиентам в соответствии с тарифами.
Какие системы использовать

Далее рассмотрим конкретные виды систем, наиболее оптимальные для сокращения тех или иных издержек.

ERP-системы

Для средних и крупных предприятий базой автоматизации являются системы класса ERP. Согласно результатам исследования APICS (англ. American Production and Inventory Control Society — Американское общество по управлению производством и запасами) внедрение ERP-систем позволяет добиться снижения издержек и затрат в следующих объемах:
на 40% уменьшить страховые запасы товаров и материалов (уровня неснижаемых складских остатков);
на 25% уменьшить складские площади;
на 45% снизить издержки, связанные с задержками отгрузки готовой продукции.

Это усредненные мировые показатели, которые в разных компаниях будут сильно отличаться.

Например, внедрение ERP-системы на производственном предприятии позволяет добиться снижения:
уровня страховых запасов на складе;
издержек, связанных с затовариванием склада;
издержек на хранение сырья, материалов, готовой продукции;
издержек, связанных с неточным планированием и перепланированием производства(*).

Рассказывает практик
ОАО «Научно-производственный комплекс „Элара“» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.
Сергей Сухинин | Начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс „Элара“», Чувашия

Отсутствие единой интегрированной информационной системы раньше не позволяло корректировать в реальном режиме времени производственную программу, что приводило к возникновению дефицита в сборочном производстве, неритмичной работе цехов, снижению качества изготовления продукции, большому расходу материалов. Мы несли огромные издержки, сократить которые можно было только с помощью IT-технологий.

Поскольку наше предприятие производственное, при выборе информационной системы был сделан упор на автоматизацию планирования и управления производством. Выбор пал на систему ERP-класса.

Оптимизируя планирование и управление предприятием, мы в первую очередь ожидали:
снижения запасов закупаемых материалов на складах;
более эффективного использования оборотных средств предприятия;
снижения объемов незавершенного производства;
формирования исполнимой производственной программы с учетом загрузки мощностей;
совершенствования процедуры нормирования материалов;
формирования единых перечней используемых материалов;
более точного планирования заказов на закупку (это приводит к сокращению неликвидов материалов на складах предприятия).

Благодаря внедрению ERP-системы нам удалось реализовать планирование связанных во времени потребностей в материалах на основе точных сведений об остатках на складах.
Это позволило уже в первый год работы системы снизить потребность в оборотных средствах на 40%. А в дальнейшем — работать исходя из точных данных бюджета закупок, приобретая только то, что действительно требуется для производственной программы. Помимо этого, на предприятии произошли структурные изменения, которые позволили на 50% сократить численность производственно-диспетчерского отдела без потери управляемости цехами.

Результаты использования ERP-системы на нашем предприятии:
Все участки бизнеса прозрачны и контролируются на основе измеряемых показателей. Люди несут персональную ответственность за то, что делают (или не делают), от этого зависит их заработная плата.
Только за 2005 год материальные запасы на складах основного производства сократились на 60 млн руб.
Запасы неликвидов сократились на 20 млн руб.
Мы контролируем процессы закупок материалов и их распределение по цехам.
Мы оптимизируем бюджет закупок, оперативно корректируя его с учетом изменений, происходящих на предприятии.
Мы можем прогнозировать загрузку оборудования и рассчитывать необходимое количество основных производственных рабочих по цехам, тем самым оптимизируя их численность.

Торговой фирме внедрение ERP-системы позволяет добиться снижения:
уровня страховых запасов на складе;
издержек, связанных с затовариванием склада;
издержек на складскую обработку товаров;
логистических и транспортных затрат;
издержек, связанных с перезаказом (или недозаказом) товаров.

Вот какие результаты отметили в ТК «Перекресток» после внедрения в 2002 году в распределительном центре системы управления складом, входящей в ERP-систему:
Сокращено время сбора и отгрузки заказов. Ранее этот показатель составлял в среднем 28 часов, после внедрения системы он сократился до 22 часов.
Улучшилось выполнение заказов. Сейчас процент выполнения составляет 85-90%, идет дальнейшая оптимизация процесса, и в ближайшее время планируется достигнуть показателя 90-95%.
За счет закрепления за конкретными работниками каждой технологической процедуры растет трудовая дисциплина и производительность труда. Одним из следствий этого стала возможность провести сокращение персонала на 5%.
Ускоряется процесс закупок товара, повышается их эффективность. Следствием этого стало снижение сумм «перезаказа» и «недозаказа» на 50% и снижение общего товарного запаса на 20%.
Анализ работы распределительного центра, проведенный специалистами торгового дома, показал, что после внедрения системы стало возможным обслуживать в два раза больше объектов (до 70 магазинов).

Что касается транспортных компаний, то им внедрение ERP-систем позволяет добиться в первую очередь снижения затрат, связанных с транспортировкой грузов.

Рассказывает практик
Группа «Автолайн» — это свыше 20 динамично развивающихся предприятий со штатом около 7000 человек. Для обслуживания более 300 маршрутов в Москве и Московской области транспортными компаниями группы ежедневно выпускается на линию 2500 единиц подвижного состава.
Нина Носырева | Директор департамента корпоративного управления и развития УК «Автолайн-Транслайт», Москва

Автомобильный парк группы «Автолайн» насчитывает более двух тысяч собственных автомобилей и примерно 500 арендованных.

Около двух лет назад акционеры компании приняли решение внедрить на всех наших предприятиях ERP-систему на базе Microsoft Axapta, в которой можно было бы:
осуществлять выпуск автобусов на линию;
контролировать и анализировать качество работы различных служб предприятий;
учитывать данные по подвижному составу, топливу, запчастям;
анализировать информацию о ремонте автотранспорта;
вести учет дорожно-транспортных происшествий.

Внедряемая у нас ERP-система может поддерживать, по сути, все бизнес-процессы в компании, начиная с первичных документов и заканчивая принятием стратегических решений.

На основе хранящейся в ней информации можно:
оптимизировать количество имеющегося автотранспорта,
контролировать время нахождения машин в ремонте,
контролировать затраты, связанные с расходованием запчастей.

Поскольку ERP-система стала своего рода связующим звеном для всех предприятий компании, наш Генеральный Директор может в любой момент просмотреть данные по той или иной позиции: количество подвижного состава, сотрудников, расходы и издержки по каждому предприятию. Также система позволяет получать информацию о каждой машине: где она находится, в каком состоянии и т. д. Говорить о кардинальном снижении издержек пока рано. Однако, к примеру, в связи с переходом диспетчерского отдела на автоматизированный режим работы уже сейчас наблюдается сокращение ручного труда.

В целом можно отметить, что внедрение ERP-системы позволяет связать воедино — в одну информационную среду — все бизнес-процессы, что существенно повышает эффективность деятельности компании и, как следствие, позволяет снизить издержки, возникавшие из-за разобщенности разных участков деятельности.

Системы бюджетирования

Внедрение систем бюджетирования является важной задачей для стратегического развития и управления предприятием. Системы бюджетирования позволяют существенно повысить уровень контролируемости всех затрат, что ведет к общему снижению издержек, повышению эффективности деятельности и прибыльности предприятия. Однако еще более ценно то, что системы бюджетирования предоставляют Генеральному Директору информационную базу для принятия управленческих решений.

Рассказывает практик
Инвестиционный холдинг «Финам» включает в себя инвестиционную компанию «Финам», управляющую компанию «Финам Менеджмент», Мегаватт-банк, платежную систему MoneyMail, ряд активов в различных секторах экономики.
Мария Игнатьева | Финансовый директор инвестиционного холдинга «Финам», Москва

Для нашего холдинга система бюджетирования — один из инструментов планирования развития всех подразделений, а также дополнительный инструмент контроля их деятельности.
Благодаря внедрению системы удалось установить жесткую связь между стратегическими планами холдинга и бюджетами его отдельных подразделений. Система позволила сориентировать руководителей подразделений на контроль над расходами — теперь каждое мероприятие проводится не для того, «чтобы было», а с конкретной целью. Это дало возможность отказаться от ряда непродуктивных дорогостоящих мероприятий по продвижению, снизить издержки, сохранив и даже увеличив общую эффективность деятельности.
Вторая достигнутая цель — повышение уровня управленческого контроля со стороны руководства компании. Раньше решения по значительному блоку мероприятий принимали менеджеры подразделений, теперь же каждая статья затрат отражается в системе бюджетирования, что позволяет топ-менеджменту получать четкую картину происходящего.
Нужно понимать, что специфика российского бизнеса требует быстрого принятия решений. Система бюджетирования позволила создать единый информационный банк для всех подразделений нашей компании, обеспечила доступ к большому количеству аналитических сведений. Таким образом, при принятии решений можно оперативно строить прогнозы и учитывать риски.

Наиболее существенная экономия была достигнута благодаря снижению непродуктивных затрат по таким статьям, как маркетинг и реклама, представительские и командировочные расходы, обучение персонала, а также ряду других выплат.

CRM-системы

Внедрение систем этого класса снижает издержки, возникающие из-за отсутствия необходимой информации о работе с клиентами, и позволяет тратить меньше времени на передачу информации о клиенте внутри компании. Они помогают также более качественно оценивать целевую аудиторию, что способствует существенному снижению издержек на маркетинг. Так, к примеру, CRM-системы (Подробнее о том, как внедрять системы этого класса и как с их помощью управлять продажами, см. в статьях «Внедрение CRM-системы: что нужно знать Генеральному Директору», № 6 — 2006 и «Какую пользу можно получить от CRM», № 8 — 2006) позволяют снизить временные затраты сотрудников отделов продаж и маркетинга на выполнение таких рутинных операций, как опросы клиентов, анализ их удовлетворенности.

Существенным фактором является также то, что автоматизация процессов по работе с клиентами, проходящих в отделах продаж, маркетинга и обслуживания, позволяет ликвидировать зависимость компании от конкретных сотрудников и значительно снизить издержки и риски, возникающие при уходе из компании ключевых менеджеров отдела продаж (отдела по работе с клиентами). Это достигается за счет того, что вся информация о работе с клиентами хранится в компании и не исчезает вместе с уходом людей.
Системы управления персоналом предприятия

Необходимо четко разделять системы кадрового учета и системы управления персоналом предприятия (HRM-системы). Задача первых — выполнение требований трудового законодательства, и мы не будем их рассматривать в рамках обсуждаемой темы. Задача систем второго класса — автоматизация всех процессов в области управления человеческимиресурсами — поиск и наем персонала, оценка сотрудников и т. д. (О применении одной из таких систем рассказывалось в статье «Как использовать IT для управления подчиненными», № 6 — 2006. Подробнее о подобных системах читайте в ближайших номерах журнала «Генеральный Директор»)

Позволяя определять ключевые показатели деятельности для каждой кадровой позиции и оценивать сотрудников по этим показателям, HRM-системы заметно повышают эффективность работы персонала.

После внедрения HRM-систем снижаются:
затраты, связанные с поиском и наймом нового персонала;
затраты на выполнение рутинных операций в области управления кадрами (например, перевод в другое подразделение);
затраты времени и ресурсов, необходимых для расчета зарплаты и сопутствующих налогов (так, расчет зарплаты на производственном предприятии со штатом в несколько тысяч человек может потребовать создания большого отдела, состоящего из специалистов по кадровому учету и бухгалтеров; внедрение HRM-системы позволит существенно сократить количество сотрудников этого отдела).

Интернет-порталы

Интернет-порталы могут быть внутрикорпоративными и внешними (См. статью «Зачем компании корпоративный сайт», № 5 — 2006).

Внутрикорпоративные порталы. Часто решение поставленной перед сотрудником задачи требует использования разносторонней информации из нескольких приложений либо участия коллег из других отделов. Объединение используемых программных продуктов (ERP, CRM, SCM и др.) в портал, в который также могут быть интегрированы системы электронной почты, документооборота, доска объявлений, телефонный справочник и т. д., позволяет автоматизировать рутинные операции, зачастую занимающие много времени (Подробнее о внутрикорпоративном портале см. опыт коллег).

Внешние порталы. Системы, входящие во внешний портал:

Портал снижает издержки

Один из наших клиентов создал у себя в компании портал, позволяющий покупателям самостоятельно формировать заказы и контролировать их исполнение. Согласно его оценкам пор-тал позволил сократить до 60% рабочего времени сотрудников отдела продаж, тратившегося на выполнение рутинных операций. Это означает, что у сотрудников появилось 60% дополнительного времени для поиска и привлечения новых клиентов.
обеспечивают удаленным филиалам (или работающим вдалеке от центрального офиса сотрудникам) доступ к информации предприятия, позволяют получать сведения от них;
сокращают время на выполнение операций по взаимодействию с клиентами, поставщиками и прочими контрагентами (так, снижаются затраты времени на оформление и контроль заказов на продажу — благодаря тому что клиенту предоставляется возможность выполнить все операции самостоятельно, не привлекая сотрудника отдела продаж);
сокращают время, необходимое для взаимодействия компаний (например, производственного предприятия и поставщиков).

Кроме того, портал — это инструмент, доступный практически в любое время и в любой точке мира, что повышает производительность компании (см. пример из практики автора: Портал снижает издержки).

Когда оценивать эффект

Необходимо отметить, что независимо от IT-технологии большинство показателей эффективности внедрения нельзя оценивать сразу после запуска системы. Обычно первые результаты можно отметить через два-три месяца, однако в основном оценивать изменения следует не ранее чем через шесть — восемь месяцев.

Рассказывает практик
ГК «Кубаньагро-прод» — агропромышленная вертикально-интегрированная компания, контролирующая весь технологический процесс производства кормового соевого белка для сельскохозяйственных животных (закупка соевых бобов, хранение, переработка) и продажу продуктов их переработки — соевого белка и соевого масла. В состав группы входят три компании в Краснодарском крае и торговое представительство в Москве.
Дмитрий Костылев | Финансовый директор ГК «Кубаньагропрод», Краснодарский край

Надо понимать, что внедрение IT-системы не приведет к моментальному снижению издержек. Более того, в первые 1-1,5 года они существенно возрастут. Это связано с вознаграждением консультантов, приобретением компьютеров, информационной программы, лицензированием, повышением расходов на оплату работы бухгалтерии. Однако когда бизнес-процессы стабилизируются и этап внедрения закончится, повышение качества и скорости принятия управленческих решений будет способствовать росту объема и рентабельности продаж, что в свою очередь снизит долю постоянных расходов и издержек.

Без издержок с первого дня
Компании «Фабрика окон» — розничная сеть по продаже пластиковых окон. Создана в августе 2004 года. С октября того же года на предприятии приступили к автоматизации бизнес-процессов.
Артем Агабеков | Генеральный Директор компании «Фабрика окон», Москва

Внедрение IT-технологий мы начали буквально с момента основания компании. Это позволило избавиться от распространенных издержек, которые несут многие предприятия.

Виртуальный номер. Объемы продаж, а значит, и успех компании на рынке во многом зависят от того, как быстро клиент может до нее дозвониться. Только спустя почти полтора года я понял, насколько верно мы поступили, не пожалев порядка 10 тыс. долл. США на услугу Logic Line Office (с виртуального номера идет переадресация на единый многоканальный телефонный номер компании без привязки к конкретному адресу) (См. статью «Как организовать обработку телефонных звонков клиентов», № 1 — 2006). Сейчас на одном номере у нас 30 цифровых линий, ежемесячная абонентская плата за каждую составляет 40 долл. США. Но это ничто по сравнению с выгодой, которую компания получает благодаря возможности моментально соединять клиентов с оператором и «перевозить» телефонный номер из офиса в офис так же легко, как канцелярские принадлежности.

Коммуникатор. Все чаще IT-технологии у нас ассоциируются со словами «мобильность», «быстрота» и «коммуникативность». Как известно, качество работы Генерального Директора и, соответственно, успех всей компании — это качество и скорость принятых им решений. 70% информации я получаю по электронной почте и через Интернет. Раньше, когда я выходил из отпуска, приходилось тратить минимум день на обработку сотен электронных писем, десятки из которых необходимо было обдумывать не час и не два. Благодаря современным коммуникаторам, превосходящим по возможностям настольные компьютеры (позволяют связываться с окружающими по телефону, электронной почте и при этом запускать приложения), мне удается из любой точки земного шара управлять компанией, не только моментально реагируя на поступившую информацию, но и обдумывая каждое отдельно взятое письмо, принимая по нему взвешенное решение.

Электронная почта — наиболее удобный способ общения внутри компании. Чтобы дать задание подчиненному, мне не надо покидать рабочее место, достаточно написать письмо.

Таким образом, я не только экономлю время, но и автоматически фиксирую у себя в компьютере крайние сроки исполнения данного задания. Ведь это уже не слово, которое подчиненный может ненароком забыть, а официальный документ.

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54938/

дата: 00.00.0000 00:00:00 просмотров: 2293

рейтинг:

(Нет голосов)