Лобанов-логист
Лобанов-логист
Личный кабинетВходРегистрация
Например: Логистика

Инвентаризация вручную Джон Шрайбфедер (Jon Schreibfeder)

Кейс №4

Инвентаризация вручную


Джон Шрайбфедер (Jon Schreibfeder)

Интеллектуальный подход к физическим нагрузкам

Вручную пересчитывать товары на складе? занятие не из приятных. Тем не менее, большинство компаний проводят физическую инвентаризацию, как минимум, раз в год: они понимают, что это является лучшим залогом точности балансовых отчетов. В данной статье речь пойдет о том, как упорядочить и облегчить этот процесс.

Если бы у ваших работников был выбор – участвовать в ежегодной инвентаризации запасов компании или пойти к зубному врачу лечить корневой канал – что бы они выбрали?

А что выбрали бы вы?

Проторчать лучшую часть выходных на невыносимо жарком (или ледяном) складе, стараясь посчитать каждую детальку, обнаружить все неучтенное и прибывшее на склад, но исчезнувшее – для большинства это не лучший вариант времяпровождения.

Так зачем это надо?

Если вы зададите этот вопрос своему контролеру (который обычно в это время бегает вокруг с блокнотом), он, возможно, ответит: «Потому что бухгалтер требует».

К сожалению, большинство работников реагируют так же. Они не видят смысла работать хорошо или точно. В результате получается, что шансы на получение безошибочных результатов малы.

Поэтому первый шаг в подготовке к физической инвентаризации – объяснение всем ее участникам, почему она необходима. Все в организации должны понимать, что физическая инвентаризация проводится не ради нужд бухгалтерии или чиновников из налоговой. Ее цель – проверка соответствия компьютерных данных о наличии товаров на складе с реальной ситуации. И точность здесь крайне важна для эффективного пополнения и как следствие – высокого уровня обслуживания покупателей.

Залог успеха физической инвентаризации – планирование

Физическая инвентаризация считается успешной, если ее данные точно отражают реальную ситуацию на складе. В небрежной инвентаризации смысла никакого нет и, по сути, это выброшенные деньги (оплата сверхурочных). Что же сделать для того, чтобы физическая инвентаризация была успешной?

Мы предлагаем вам схему, которой можно придерживаться при планировании ежегодной физической инвентаризации. Процесс планирования должен начаться не позднее, чем за 12 недель до начала пересчета.

Назначьте дату(ы) инвентаризации.

Заблаговременно оповестите всех, кто будет в ней занят. Избегайте периодов, когда сотрудники слишком загружены и не смогут сосредоточиться на текущих делах.

Если у вас несколько подразделений, но ограниченное число сотрудников, которые могли бы контролировать процесс подсчета, – назначьте для разных подразделений разные дни инвентаризации. Выберете метод проведения физической инвентаризации. Большая часть компьютерных систем обладает следующими тремя функциями:

Карточки подсчета

Это заранее напечатанные учетные карточки, размещаемые на полках или складских участках до начала физической инвентаризации. Они позволяют, при движении вдоль ряда, подсчитывать товары на всех участках подряд. Для всех товаров печатаются свои карточки.

Если учетные карточки располагаются на участках до начала подсчета, вероятность упустить нуждающуюся в инвентаризации продукцию снижается. Процесс идет быстро, особенно если карточки для записи объема каждого запаса заранее размещаются на соответствующих участках. Этот метод облегчает обнаружение «потерянной» или размещенной не на своем месте продукции.

Если вы используете учетные карточки, удостоверьтесь, что у каждого работника есть достаточно пустых карточек для аккуратного фиксирования найденной продукции, которая была утеряна или не туда положена.

Вот пример карточки физической инвентаризации: Обратите внимание на поле «Данные компьютера». В нем указывается то количество товара, которое работник в действительности должен обнаружить в ходе инвентаризации. Для того, чтобы подсчет велся точно, я советую не давать работникам этой информации во время полной физической инвентаризации.

Таблицы учета

Таблицы учета (листы бумаги на 20 товарных позиций) легче использовать и обрабатывать, чем карточки. Но так как в таблице содержится много товарных позиций, работники склонны подсчитывать только их, а продукцию, размещенную не на своих участках, а также не указанную в таблицах, могут пропустить.

При использовании таблиц учета результаты обычно менее точны, и мы не советуем вам их для физической инвентаризации. Однако таблицы учета полезны для циклической сверки (они будут подробнее рассмотрены далее в этой статье). Вот пример таблицы учета.

Радиометки для физической инвентаризации

Прикрепляемые к полкам ярлычки с радиометками и устройства для их чтения могут заменить бумажные документы, используемые при проведении физической инвентаризации. Радиометки обычно делают процесс подсчета более быстрым и точным, чем бумажные реестры.

Готовимся к лучшему

Если вы используете карточки или таблицы учета, то часто удобно разбить работников на пары. Особенно в случае использования таблиц, а не карточек. При формировании пар объединяйте опытных работников с теми, кто хуже знает продукцию. Опытный работник подсчитывает, а неопытный ведет записи. Разбивка на пары позволяет использовать способности самых опытных работников отдела продаж и склада.

Этот метод также позволяет неопытным работникам получить ценные знания о товарах.
Закажите необходимый инвентарь. Определите, что вам нужно для проведения физического подсчета. Вам могут понадобиться пустые карточки, блокноты, карандаши и бумага для принтера. Сделайте на складе уборку.

Если вся продукция на вашем складе будет разложена по правильным участкам, вы сможете провести физическую инвентаризацию быстрее и точнее. Вот почему так важно до начала процесса подсчета удостовериться, что каждая упаковка каждого товара лежит там, где должна. Это также значит, что должна быть очищена зона возвращенных товаров! Перенесите все подлежащие продаже товары из нее обратно на соответствующие участки. Уборка должна быть закончена не позднее, чем за две недели до начала физической инвентаризации.

После того, как вся продукция окажется на своем месте, перед администратором склада встанет чудовищная задача – проследить, что все работники всегда клали продукцию, куда надо! Кто знает – если это войдет у них в привычку, то в следующем году, может быть, не придется делать уборку. А потраченные на возврат потерянной продукции деньги смогут присоединиться к чистой прибыли в «итоговой строке», где они и должны быть.

Проведение непосредственного подсчета

Настало время выяснить, как тщательный контроль и администрирование процесса физического подсчета обеспечивает точность его результатов. Просмотрите следующие подходы к «улучшению управления» и подумайте, как их можно адаптировать к проводимой вами инвентаризации. Первым шагом нужно разделить процесс инвентаризации склада или всей компании на ряд небольших операций физического подсчета.

Пересчитать пять, десять, двадцать или тридцать тысяч товарных позиций – задача чудовищная.

Работники легко могут быть подавлены и лишены энтузиазма объемом данных, которые требуется собрать. Мы наблюдали множество ситуаций, когда люди настолько истощались, что их единственной целью было быстро «закончить эту [вырезано цензурой] инвентаризацию и пойти домой». Неудивительно, что в таких условиях некоторые ряды, участки, излишки или целые товарные позиции пропускаются.

Для предотвращения этой ситуации:
• Нарисуйте карту вашего склада – обозначьте все стеллажи, поддоны и все остальные места хранения продукции.
• Убедитесь, что отмечена зона, где хранится продукция для возврата поставщику.
• Помните, что вся имеющаяся на момент инвентаризации на складе продукция должна быть подсчитана.

Поделите склад на инвентарные зоны – физическая инвентаризация охватывает склад «от стены до стены». За работниками закрепляются географические зоны – не товарные линии. Если вы организуете инвентаризацию по товарным линиям, то некоторые товары, не относящиеся к основным линиям, могут быть пропущены. Если вы ведете подсчет по товарным линиям, то также возникнут сложности с продукцией, лежащей не на своем месте. Ведь какая-то упаковка изделий одной линии, попавшая в кучу изделий другой линии, может оказаться проигнорированной.

Определяя инвентарные зоны, помните, что пара работников обычно должна подсчитывать запасы по 50-120 товарным позициям за час. Те товары, которые сложно инвентаризовать, например, требующие взвешивания или тщательного осмотра, отнимают больше времени. С другой стороны, изделия в коробках, наличный запас которых невелик, могут быть инвентаризованы за секунды.

Проведите инвентаризацию зон, где хранятся излишки медленно оборачивающихся товаров, до начала основной инвентаризации. Невелика вероятность, что «мертвые» и излишние запасы будут в больших объемах пользоваться спросом в предшествующую инвентаризации неделю. Так почему бы не подсчитать их до дня «великой инвентаризации»?

Правда, имейте в виду, что вам нужен какой-нибудь механизм коррекции данных, если что-то из этой продукции все же будет продано перед инвентаризацией. Совершите все возможные отгрузки до начала физической инвентаризации – если товар будет отгружен, его не придется подсчитывать. Особое внимание уделите зонам продукции для возврата поставщику. Самое время разобраться с грудой работы, которую все отложили «на потом».

Не перемещайте лежащую не на своем месте продукцию во время инвентаризации: в этом случае есть риск, что она будет сосчитана дважды или вовсе упущена. Отмечайте не на своем месте лежащую продукцию там, где она и находится – используйте чистые карточки; поставьте напротив яркую метку, чтобы продукция была перемещена как можно скорее после завершения инвентаризации.

Не выполняйте заказов и не осуществляйте приемки во время инвентаризации. Очень сложно попасть в движущуюся цель. Если, пока вы проводите подсчет «от стены до стены», продукция перемещается, то опять возникает риск, что какая-то ее часть будет подсчитана дважды или упущена. Конечно, во время инвентаризации кому-то из покупателей может срочно что-то понадобиться, и можно выполнить небольшие заказы.

Если это произойдет, аудитор должен будет решить, как отобразить это в данных.

Ему придется определить:

• Был ли участок с продукцией инвентаризован до ее отгрузки по заказу? Если так, то не придется ничего корректировать, а срочный заказ будет отмечен после завершения инвентаризации.
• Был ли заказ выполнен до инвентаризации соответствующего участка? Тогда нужна корректировка. Взятое количество должно быть снова прибавлено, чтобы обеспечить совпадение балансовых данных после завершения инвентаризации.
• Заморозьте полученные цифры. Зафиксируйте наличные объемы товаров, которые собираетесь инвентаризовать.


 Результат физического подсчета сравнивается с этими замороженными данными, а любое отклонение отмечается как несовпадение. Замораживание объемов запасов позволяет задокументировать все сделки с запасами после завершения физической инвентаризации, но до внесения в сводный отчет ее результатов. Проводите проверки во время подсчета – как только работники инвентаризуют участки или полки небольшой секции, контролер может сверить данные по выбранным товарным позициям. Обычно контролерами являются представители руководства, и ни в коем случае не сами участники инвентаризации.

Товарные позиции для проверки не стоит отбирать по случайному принципу – вместо этого сосредоточьтесь на товарах с рангами по выручке или оборачиваемости. Опыт показывает, что ошибки в подсчетах случаются гораздо чаще по быстро оборачивающимся товарам, чем по «мертвым» или медленно оборачивающимся. Как только контролер проверит правильность подсчета в какой-либо зоне, данные можно внести в компьютер.

Если контролер находит в зоне несколько ошибок, нужно полностью пересчитать всю секцию. За назначение повторного подсчета контролера, вероятно, любить не будут, так что удостоверьтесь, что назначенные на выполнение этой сложной работы люди осознают важность точной физической инвентаризации и радеют за успех этого мероприятия. Распечатайте и просмотрите отчеты о несоответствиях – некоторые дистрибьюторы считают, что если добросовестно производить подсчет, данные инвентаризации будут точны.

Но ошибки могут появляться по причинам, не связанным с фактическим подсчетом, например:
• Ошибки ввода данных в компьютер;
• Неправильные единицы измерения в компьютерных записях.

 Например, какой-то товар может подсчитываться штучно, а в системе значатся килограммы. После занесения всех результатов в компьютерную систему следует распечатать отчет о несоответствиях. В нем перечисляются все товарные позиции, по которым было выявлено значительное расхождение между данными компьютера об объеме наличного запаса (до инвентаризации) и фактическим объемом. Вы должны тщательно изучить эти «проблемы» до окончания инвентаризации и обновления данных о запасах.

Просмотрите результаты, опишите процедуры. До того, как вы завершите физическую инвентаризацию, обновите данные и вновь приступите к работе, вам нужно сделать еще кое-что, а уже потом забыть о физической инвентаризации на ближайшие 10 месяцев или около того. Соберите всех участников и обсудите произошедшее.

Что получилось?

Что не получилось?

Кто чем будет заниматься на следующий год?

Что нужно предпринять для облегчения и повышения точности подсчета?

Внесите предложения в файл с информацией о физической инвентаризации и просмотрите, когда придет время готовиться к следующей.

Преимущества циклической сверки

Даже если предположить, что в результате инвентаризации данные обо всех товарах уточнились (смелое предположение для многих дистрибьюторов), то как долго они будут оставаться точными?

Месяц?

Два месяца?

Полгода?

Какая часть компьютерных данных о наличных запасах разных товаров будет верной через 11 месяцев после инвентаризации?

Чтобы хорошая система инвентаризации полностью реализовала себя, обычно необходима как минимум 97%-ная точность данных каждый день года. Это означает, что фактический наличный объем запаса любого товара не должен отличаться в среднем больше, чем на 3%, от показываемого по запросу на экране компьютера. Приемлемая степень точности будет различаться для разного типа товаров.

Для очень дорогих товаров вы можете захотеть 100%-ной точности. С другой стороны, для «расхожих» потребительских товаров приемлемой может быть точность в 90%. Лучший способ поддерживать минимально необходимую точность данных постоянно пересчитывать товары. А именно частично инвентаризуйте запасы на ежедневной основе.

Этот процесс называется цикличной сверкой.

Если все так просто, то почему дистрибьюторы не откажутся от ежегодной физической инвентаризации в пользу циклической?

Неужели дистрибьюторам настолько нравится каждый год заниматься пересчетом от стены до стены, что они отказываются забросить это?

Вряд ли.

На самом деле многие дистрибьюторы внедрили программы циклической сверки только для того, чтобы отказаться от них, увидев, что точность данных о запасах не повысилась - она даже могла снизиться! Несмотря на все преимущества, есть одна логистическая проблема, которая делает циклическую сверку более сложной, чем полная инвентаризация.

Эта проблема перемещение продукции.

Представьте себе атмосферу, которая царит во время ежегодной физической инвентаризации:

• Вся принятая продукция разложена по правильным участкам;
• Все распечатанные заказы на поставку и перемещение товаров склада выполнены;
• Данные об этих приемках, отгрузках и перемещениях занесены в компьютер;
• Все возвраты были зарегистрированы, продукция возвращена в запасы или как-то иначе распределена;
• Заказы покупателей не выполняются и продукция не перемещается, пока инвентаризация не будет завершена на всем складе.

 Никаких перемещений продукции не совершается. Вы пересчитываете недвижимые объекты. Почти невозможно создавать такие условия каждый день для проведения циклической сверки. В конце концов, чтобы оставаться в бизнесе, вам непрерывно нужно принимать продукцию и выполнять заказы. Из-за этого циклическая сверка во многом похожа на ловлю движущейся цели.

Легко ли это?

Сходите-ка в ближайший зоомагазин и попробуйте сосчитать золотых рыбок в аквариуме.

Откуда вам знать, не торчит ли один из пересчитываемых сегодня товаров в зоне приемки, будучи только что внесенным в компьютер?

А может быть, заказ на подсчитываемый товар был выполнен, но данные компьютера до завтра не обновят? Неудивительно, что многие дистрибьюторы при всех своих благих намерениях вскидывают в отчаянии руки и отказываются от программ циклической сверки после всего нескольких дней и недель. При проведении циклической сверки, как и ежегодной физической инвентаризации, желаемого успеха вполне можно добиться.

Выберите, какой метод циклической сверки использовать благодаря хорошему плану выборки товаров для сверки ни один товар не будет пропускаться или пересчитываться чаще, чем необходимо.

Есть два популярных метода определения товарных позиций для подсчета, которые могли бы лечь в основу хорошего плана цикличной сверки: географический метод и метод ранжирования.

Географический метод

Географический метод заключается в том, что вы начинаете сверку с одного конца склада и каждый день инвентаризуете определенное количество участков, пока не достигнете другого конца здания. В результате по всем товарным позициям сверка производится равное количество раз за год. Вследствие того, что вы систематически проверяете содержимое всех полок и участков, географический метод облегчает «нахождение» положенной не на свое место или утерянной продукции, особенно той, что «завалялась» между участками. Если вы проводите сверку по географическому принципу, старайтесь проводить сверку по каждой товарной позиции хотя бы четыре раза в год.

Метод ранжирования

Исследования показывают, что чем чаще принимается или отгружается товар, тем менее точны данные о нем в компьютере. Это понятно: вероятность ошибки (или, говоря современным языком, «сбоя») возникает каждый раз, когда кто-то направляется к складскому участку.

Например, продукция может быть выложена в неправильный участок, или не тот товар взят для отгрузки. При методе ранжирования товары, к которым чаще всего обращаются, или те, которые обеспечивают наибольший денежный оборот, пересчитываются чаще медленно оборачивающихся. Хоть метод ранжирования и не так эффективен в поиске затерявшейся продукции, он обычно обеспечивает более высокую точность данных. Так как основная цель циклической сверки заключается в проверке данных о наличном объеме запаса каждого товара, большинство дистрибьюторов отдают предпочтения методу ранжирования.

Когда следует проводить циклическую сверку?

На некоторых складах циклической сверке отдается та часть дня, когда продукция не перемещается. Обычно это время до и после нормального рабочего дня. Вероятность ошибок в подсчете уменьшается, если циклическая сверка проводится в эти часы «отбоя». Назначьте ежедневную циклическую сверку на час до начала рабочего дня, когда ваш склад откроется для работы.

Или, если вам так удобнее, сверку можно проводить в течение часа каждый вечер, после выполнения последнего заказа. Большинство дистрибьюторских компаний работают 250 дней в году.

Значит, если вы используете географический метод и у вас 10 000 товарных позиций, вам из них придется сверять по 160 в день:
10 000 товарных позиций, инвентаризуемых по 4 раза в год = 40 000 сверок
40 000 сверок / 250 дней = 160 товарных позиций в день

 Скорость сверки зависит от множества факторов. Насколько мы знаем из опыта, один добросовестный, опытный работник обычно сверяет запасы по 50-120 товарным позициям за час, хотя это число меняется в зависимости от особенностей инвентаризации конкретного товара. Количество товарных позиций, инвентаризуемых за день, при использовании метода ранжирования будет зависеть от того, сколько из них к какому рангу принадлежит. Чтобы проиллюстрировать использование этого метода, рассмотрим дистрибьюторскую компанию с номенклатурой в 10 000 товарных позиций.

Отметим, что та же инвентаризация, но по методу ранжирования, обычно не требует ежедневного пересчета столь же большого количества позиций, сколько при географическом методе:
2000 товарных позиций «А», инвентаризуемых по 6 раз в год = 12 000 сверок
3000 товарных позиций «В», инвентаризуемых по 3 раза в год = 9 000 сверок
4000 товарных позиций «С», инвентаризуемых по 2 раза в год = 8 000 сверок
1000 товарных позиций «D» и «Х», инвентаризуемых 1 раз в год = 1 000 сверок
Всего 30 000 сверок / 250 дней = 120 товарных позиций в день

 Вот план циклической сверки по рангам оборачиваемости, который позволит дистрибьютору провести желаемое количество сверок по каждой товарной позиции.

Отметим, что в некоторые «пограничные дни» будут сверяться товары двух рангов:
Дни 1 – 17
сверка по товарным позициям ранга «А»
Дни 18 – 42
сверка по товарным позициям ранга «В»
Дни 42 – 59
сверка по товарным позициям ранга «А»
Дни 59 – 74
сверка по первой части товарных позиций ранга «С»
Дни 75 – 91
сверка по товарным позициям ранга «А»
Дни 92 – 116
сверка по товарным позициям ранга «В»
Дни 117 – 133
сверка по товарным позициям ранга «А»
Дни 134 – 149
сверка по второй части товарных позиций ранга «С»
Дни 150 – 166
сверка по товарным позициям ранга «А»
Дни 167 – 174
сверка по товарным позициям рангов «D» и «Х»
Дни 175 – 199
сверка по товарным позициям ранга «В»
Дни 200216
сверка по товарным позициям ранга «А»
Дни 217 – 250
сверка по товарным позициям ранга «С»

 Как и при географическом методе, после 250-го дня возвращайтесь к началу плана. Это похоже на окрашивание моста Golden Gate – работа никогда не закончится! И помните, что метод ранжирования обычно лучше уточняет данные о запасах, чем географический. Точность выше, а работы меньше – неудивительно, что метод циклической сверки по рангам так популярен! Заметьте, что сверки обязательно надо проводить ежедневно – не выпускайте поводьев.

Если стряслось какое-то бедствие и вы не смогли сегодня реализовать дневной план сверки – наверстайте завтра. Если ваш компьютер показывает объемы наличных запасов по участкам, то вам не нужно инвентаризировать все участки с запасами одного и того же товара за раз.

Например, вы можете инвентаризовать оптовые запасы какого-либо товара ранга «А» за одну сверку, а его запасы на основных участках – за другую.

Если ваша система регистрирует только совокупный объем складского запаса товара, то все его места хранения должны быть инвентаризованы за один раз. Назначьте работников: во время проведения физической инвентаризации вам нужно посчитать каждое изделие каждой товарной позиции на складе за короткий промежуток времени. Чтобы справиться с этой задачей, большинство дистрибьюторов призывают к работе всех сотрудников своей организации.

Отличительные особенности цикличной сверки.

Ежедневно инвентаризуются запасы по ограниченному количеству товарных позиций. Для обеспечения точности подсчета только знающие, опытные сотрудники должны участвовать в нем. Естественно, вам придется несколько изменить график их работы. То есть им придется раньше приходить или позже уходить. Но час или два их времени, потраченные на подсчет, вполне окупят оплату. Так как найдется много заинтересованных в точности балансовых данных, мы обычно распечатываем информацию о том, сколько товара должно быть обнаружено в результате подсчета.

Зачем?

Если чего-то не хватает, они смогут сразу же начать поиски! Следует поощрять работников, чтобы они всегда действовали в интересах компании.

Почему бы не компенсировать – частично – их усилия по защите активов компании?

Многие компании наблюдали заметное повышение точности в работе с запасами, когда назначали небольшую дополнительную плату каждому, кто имеет доступ к запасам, если достигался заранее определенный уровень точности при циклической сверке.

Есть два ключевых элемента, обеспечивающие действенность такой программы:
• Дополнительная плата назначается всем, кто имеет доступ к запасам – или все выигрывают, или все проигрывают. В результате, если кто-то замечает, что работник ворует товар или неправильно с ним обращается, то уже не относится к этому как к причинению ущерба компании. Он считает это воровством из собственного кармана! Результат: на запасы склада все смотрят так, как и руководство. Их надо защищать!
• Дополнительная плата прибавляется к ближайшей зарплате – она не привязывается к годовой премии, принципа начисления которой никто не понимает. Работники не должны думать, что ошибки можно «исправить в дальнейшем». Награда или наказание должны быть, по возможности, немедленными. Для успеха программы дополнительная плата не обязательно должна быть большой – но достаточной для того, чтобы ее было «неприятно» терять. После одного-двух раз коллективной потери дополнительной оплаты общественное давление заставит виновников быть более сознательными!

КОРУС Консалтинг
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55149/
дата: 00.00.0000 00:00:00    просмотров: 2211

рейтинг: 
(Нет голосов)



Прикрепленные файлы

Рекламный блок

  • Генеральные партнёры

    Сайт "KlubOK.net - материалы об управлении и маркетинге" входит в 10 самых посещаемых и известных русскоязычных сайтов по теме "Менеджмент и консалтинг"