Лобанов-логист
Лобанов-логист
Личный кабинетВходРегистрация
Например: Логистика

Программное обеспечение для транспортных компаний Виктор Гречин

Информационное обеспечение 3 марта 2008
 Виктор Гречин
Директор по логистике компании \"СПС\"

Программное обеспечение для транспортных компаний



Отличия бизнес-процессов транспортно-экспедиторских компаний от бизнес-процессов, принятых для производственных и дистрибьюторских предприятий, диктуют иные требования к программному обеспечению ТЭК. Рассмотрим, есть ли программы, учитывающие все процессы в работе экспедиторов


Автоперевозки по сравнению с другими видами перевозок менее доходны, но при этом требуют значительных инвестиций. Одна «Газель» стоит более $10 000. Таким образом, парк из 10 «Газелей» требует вложений минимум на $100 000. Это не считая дебиторской задолженности, которая неизбежно возникнет при создании и ведении бизнеса, заработной платы водителям и обслуживающему персоналу, бухгалтерам, диспетчерам, охране. Сюда же включена стоимость топлива, ГСМ и запчастей, расходы, связанные с арендой гаража и техническим обслуживанием, и т. д. При этом наличие автопарка, состоящего из 10 «Газелей», характерно для очень небольших компаний, для которых самым доступным способом выжить будет диспетчеризация парка других транспортно-экспедиторских предприятий. Однако другие компании в свою очередь находятся в похожей ситуации. Таким образом, складывается не односторонняя цепочка бизнес-процессов, которую можно представить следующей схемой (см. рис. 1 на стр. 68).

рисунок 1. Бизнес-процессы ТЭК

В этом случае, для того чтобы наладить эффективный электронный учет перемещения товаров и денежных средств, владельцу предприятия придется использовать достаточно сложное программное обеспечение (ПО). Поскольку каждая компания в цепочке может выступать как в роли поставщика услуг, так и в роли потребителя, учетная программа должна быть настроена на ведение такого учета. При этом заявки, на основании которых будет производиться перевозка, также должны быть двусторонними.


Попробуем сформулировать основные требования к ПО, используемому в обычной транспортной компании.

1. Справочники. В таких справочниках должны содержаться следующие данные:
контрагенты (каждый контрагент должен иметь два признака: как поставщика услуг, так и их потребителя);
справочная информация по всем водителям (здесь следует учитывать то обстоятельство, что один и тот же водитель может оказывать услуги, действуя в составе разных юридических лиц);
справочная информация по автомобилям (разными автомобилями может управлять один водитель, то есть в справочнике должна присутствовать привязка к одному водителю нескольких автомобилей).

2. Документы. Основным документом при перевозке служит заявка. В большинстве случаев заявка имеет форму договора, так как машина может понадобиться в тот момент, когда договор с компанией-перевозчиком еще не заключен. У заявки может быть несколько «состояний»:
подтверждена, но еще не выполнена;
выполнена, но еще не оплачена;
оплачена перевозчику, но не заказчиком;
оплачена заказчиком, но не перевозчику;
оплачена перевозчику заказчиком.

Может показаться, что эти данные не так уж и нужны простому менеджеру или оператору, поскольку отображают финансовое состояние счетов. Однако это не так. Первые претензии по задержке оплаты перевозчик обычно предъявляет именно менеджеру, а не бухгалтеру. Поэтому каждый менеджер должен своевременно получать информацию о том, сколько и когда заплатили его перевозчику и есть ли еще какая-нибудь задолженность.


Программа Transtrade

Интерфейс данной программы напоминает таблицу офисного приложения Excel (MS Office) и содержит основную информацию о проводимых перевозках. При этом в нем предусмотрены дополнительные блоки, позволяющие вносить изменения в заказ и указывать более подробную информацию по той или иной перевозке. Также в программе предусмотрены блоки справочников как по организации, так и по сторонним перевозчикам. Все отчеты выводятся в виде таблицы Excel, однако назвать их исчерпывающими нельзя (рис. 2).

рисунок 2. Transtrade

Они содержат большое количество информации о денежных операциях, произведенных по той или иной перевозке, но не учитывают хозяйственного аспекта деятельности предприятия. Если говорить точнее, то эта программа предназначена для ведения работы с привлеченным транспортом, но полностью исключает возможность учета работы собственного. Конечно собственные транспортные средства можно ввести в программу как наемные, но при этом программа не позволит вести учет таких параметров, как расход топлива, проводимые ремонты и ТО, зарплата водителя.

Данная программа предназначена для использования менеджерами по продажам транспортных услуг. Она позволяет контролировать всю деятельность менеджера, передвижение транспорта и расчеты как с поставщиками, так и с клиентами. Программа проста и легка в использовании. Однако видно, что в ее создании принимали участие сотрудники ТЭК.


Программа «ИАС Грузоперевозки 2»

Это более сложная программа, в создании которой был реализован принцип работы транспортных бирж. По набору функций данного ПО можно понять, что оно предназначено для средних и больших транспортных организаций, где информация об открытых перевозках может одновременно поступать из нескольких разных источников.

В отличие от Transtrade программа «ИАС Грузоперевозки 2» позволяет работать с заявками на перевозку и учитывать первичные бухгалтерские документы. То есть в ней можно контролировать процесс выставления и оплаты счетов. В Transtrade весь учет финансовых операций сводился к фиксации события «оплачено» или «не оплачено».

Наличие в программе таких широких функциональных возможностей не совсем оправданно, поскольку большинство транспортных организаций предпочитает работать непосредственно на транспортной бирже, в интернете. Это позволяет им получать доступ к информации об открытых перевозках по всему городу, стране или миру. Соответственно те заказы, которые попадают в вашу компанию, в большинстве своем будут выложены в интернет, что приведет к простому дублированию информации. При этом у «ИАС Грузоперевозки 2», как и у первой описанной нами программы, полностью отсутствует блок учета работы собственного автопарка.


Программа «Экспедиция»

В первую очередь эта программа предназначена для оптимизации деятельности экспедиторов. Причем она позволяет работать не только экспедиторам, обеспечивающим доставку грузов в пределах России, но и компаниям, совершающим международные перевозки. «Экспедиция», как и предыдущие программы, обладает интерфейсом таблицы Excel (рис. 3 на стр. 69). Редактирование каких-либо данных происходит в отдельных блоках. Это ПО позволяет учитывать все необходимые операции, связанные с транспортом и оплатой услуг. Если рассматривать программу с точки зрения соответствия выдвинутым нами требованиям, то она им отвечает наиболее полно. Исключением можно считать отсутствие блока работы с собственным автопарком. Любая автомашина, задействованная в перевозках товара, рассматривается как чужая.

рисунок 3. «Экспедиция»

Движение финансов программа отображает достаточно просто: выводятся суммы, заплаченные организации заказчиком, и суммы, заплаченные организацией перевозчику. Программа позволяет проконтролировать все произведенные выплаты и все суммы, которые поступили на счет предприятия, но ее серьезным минусом является полное отсутствие отчетов – как детализированного, так и общего. Пользователь данной программы не сможет просмотреть итоги своей работы за определенный период. Соответственно он не сможет автоматически оценить количество и качество выполненных им заказов, финансовую эффективность своей работы. В программе «Экспедиция» разработчики уделили больше внимания оперативной работе менеджеров и совершенно проигнорировали возможность оценки эффективности работы компании в целом.

Заключение

Учитывая все вышесказанное, можно констатировать: в настоящий момент на отечественном рынке прикладного программного обеспечения представлено очень мало программ, предназначенных для экспедиторов. Существующие ПО не отвечают всем требованиям экспедиторов и не отображают всех возможных алгоритмов их работы.

Поэтому подавляющее большинство экспедиторов предпочитает работать с программой Excel либо пишет свое прикладное ПО на базе популярных программ «1С». Последнее решение кажется мне наиболее рациональным, поскольку стандартные программы «1С» уже зарекомендовали себя как достаточно простые, информативные и гибкие решения для компаний разных направленностей. Для того чтобы приспособить их под нужды конкретной экспедиторской компании, достаточно написать несколько дополнительных блоков, обеспечивающих решение конкретных информационных задач, стоящих перед этой компанией
дата: 00.00.0000 00:00:00    просмотров: 2058

рейтинг: 
(Нет голосов)



Прикрепленные файлы

Рекламный блок

  • Генеральные партнёры

    Сайт "KlubOK.net - материалы об управлении и маркетинге" входит в 10 самых посещаемых и известных русскоязычных сайтов по теме "Менеджмент и консалтинг"

MEScontrol помогает X-tensive автоматизировать склад «Больные» вагоны заметят уже в пути Арендаторы складов встают в очередь биржа труда В 2011 году строить дороги не будут консалтинг Трасса Владивосток – Хабаровск обойдет Уссурийск стороной Управление складом по-новому: подготовка к внедрению WMS Фармкомпании покажут прибыль Что лучше: рост внутри или переход