Загрузка. Как сделать управление товаропотоком эффективным

Похоже, потребительский бум кончился. Покупателей стало меньше, возникли проблемы с поставщиками. Бросившись анализировать свои бизнес-процессы, многие ретейлеры обнаружили, что даже заказ товара или его доставка не были организованы должным образом - не говоря уже об эффективности процесса.

Когда-то у каждой компаний были закрытые данные, которыми они не обменивались ни с поставщиками, ни с клиентами. Сейчас все иначе: все больше уделяют внимания анализу и формированию спроса, управлению отношениями с клиентом. И при этом необходимо обеспечивать доступ к данным и их анализу в режиме реального времени - другими словами, обеспечивать открытость этих данных, открытость информационных систем.

Открыть двери

Несколько лет назад главное было иметь товар на складе - больше никого ничего не интересовало. Само наличие товара на складе означало, что ты в бизнесе и хорошо себя чувствуешь. Естественно, что сейчас с усилением конкуренции ситуация сильно изменилась. Кроме наличия товара теперь важны его цена и качество, эффективность и время обработки заказа, установление и поддержание отношений с клиентами и поставщиками и т.д. Бизнес существенно усложнился, и факторами его усложнения послужили усиление конкуренции и развитие технологий, что дало возможность поставщикам, дистрибьюторам, оптовым и розничным продавцам снижать издержки. В результате те игроки, которые хотят оставаться в бизнесе и быть успешными, вынуждены считаться с новыми правилами игры. Клиенты стали более требовательны. А поскольку веб-технологии активно развиваются, клиенты стали более информированы о предложениях на рынке, они лучше знают, где, у кого и что можно купить и по какой цене, чего не было раньше.

Сохранение объемов продаж и борьба за клиентов - вот что сегодня важно. И здесь стоит пересмотреть такие бизнес-процессы, как логистика и цепочки поставок. Все говорят о необходимости активизировать складские запасы (сбалансировать их, найти оптимальное отношение запаса к спросу). Все это легче сказать, чем сделать. На самом деле это задача сложная: нужны эффективная интеграция систем и оперативное взаимодействие с поставщиками и покупателями, возможность анализа данных в режиме реального времени и прогнозируемый спрос. Необходимость сохранения клиентов - только задача-минимум. По большому счету, требуется расширение клиентской базы, следовательно, придется анализировать и управлять отношениями с клиентами. Ситуация в ретейле бизнесе будет только усложняться.

Новые IT-инструменты, например, extranet-порталы для отслеживания товародвижения, системы бизнес-аналитики или электронный документооборот во многом помогают преодолеть эти угрозы. Для того чтобы информационная система реально помогала бизнесу, прежде всего требуется обширная функциональность, обеспечивающая помимо финансового управления и управления логистикой и продажами еще и возможность оперативного анализа данных, синхронизацию информации и т.д.

Масштабы

Для отечественных ретейлеров обмен электронными документами становится ключевым сервисом, позволяющим снижать издержки и более эффективно контролировать бизнес в сегодняшних сложных экономических условиях. Правда, не все компании решаются запустить свой проект EDI. \"Если в сети всего пять магазинов у дома, ей вряд ли понадобится EDI», -считает Дмитрий Арефьев, старший менеджер IT-департамента сети гипермаркетов «Мосмарт». Все преимущества этой технологии, по его мнению, проявляются, когда количество заказов в день превышает 100-150. С тем, что использование электронного документооборота целесообразно в сети, работающей с большим количеством партнеров, согласен Михаил Лисичкин, коммерческий директор CISLink. «Именно поэтому, - объясняет он, - основными инициаторами внедрения новых технологий выступают розничные сети, которым практически каждый день приходится обмениваться информацией с несколькими сотнями поставщиков». В «1С» также придерживаются мнения, что сегодня EDI выгоден компаниям с большой товарной номенклатурой, большим числом контрагентов, большим потоком коммерческих документов, то есть тем, у кого операционные затраты в этой области существенны. Маленьких контрагентов, по мнению Владимира Ельцова, директора по развитию, интеграции прикладных решений и стандартам «1С», вынуждают обращаться к электронному обмену данными.

Участники партнерства ECR-Russia, напротив, считают, что расходы маленьких компаний по использованию EDI окупаются так же, как у больших. Стоимость готового EDI-решения для малых и средних предприятий вполне сопоставима со стоимостью сканера штрих-кода, подсчитали в ECR-Russia. Взамен предприятие получает полезную информацию с отчетами о продажах, остатках и прогнозируемом спросе, что позволяет оценивать спрос и, соответственно, правильно корректировать бизнес-план. Кроме того, EDI помогает улучшить информационный обмен с клиентами. Леонид Якубовский, руководитель направления электронного обмена коммерческими документами компании «Корус Консалтинг», называет еще одну причину растущего внимания к EDI со стороны небольших компаний: «В условиях современного рынка выживают те игроки, чей бизнес работает более эффективно. И EDI здесь - весьма действенное средство».

Накапливая опыт

Перевести заказы в электронный вид в «Мосмарте» решили в 2005-м. \"Тогда немногие знали об этой технологии, и она была в диковинку для наших поставщиков», - вспоминает Дмитрий Арефьев. После этапа планирования, организационной подготовки и настройки информационных систем была выбрана «пилотная» группа из 10-15 поставщиков. Сначала им предложили поработать в тестовом режиме. С ними были подписаны соглашения, в которых оговаривались условия работы по электронному обмену данными. «Нельзя однажды решить, что вы хотите работать с электронными документами, и завтра же отправить всем поставщикам сообщения в новом для них виде, - объясняет Д. Арефьев, - необходимо провести юридическую подготовку».

Основные сложности, возникшие при реализации проекта, были связаны с отсутствием разработанных регламентов и стандартов внедрения. «Многие из наших поставщиков понятия не имели об EDI, - говорит Дмитрий Арефьев. - Нашим провайдерам пришлось потратить немало времени, чтобы объяснить, как пользоваться новым сервисом\". Так что полноценный электронный обмен стал возможен лишь после того, как подготовили партнеров.

В настоящее время до 90% поставщиков РЦ сети получают заказы в электронном виде. К показателю в 100% компания не стремится: «Всегда останутся те. кто принципиально не хочет пользоваться EDI, считая сервис излишним», - разводит руками Д. Арефьев. С «отказниками» «Мосмарт» работает по старинке, распечатывая заказ из системы, где он формируется, и отправляя его по факсу (правда, после отправки бумажная копия уничтожается).

Особенность документооборота в «Мосмарте» - использование услуг сразу двух провайдеров («Корус Консалтинг» и CISLink). Когда компания внедряла новый сервис, рынок EDI-услуг только формировался. «Мы боялись, что одна из компаний может неожиданно покинуть рынок или у одной из них возни кнут трудности с доставкой сообщений», - объясняет Дмитрий Арефьев. Впрочем, добавляет он, опасения не оправдались. Однако «Мосмарт» до сих пор продолжает сотрудничество с двумя операторами - заодно минимизируя риски и добиваясь конкурентных цен.

Сеть магазинов парфюмерии и косметики «Л\'Этуаль» насчитывает сейчас более 110 торговых точек в Москве и еще порядка 500 - на территории остальной России, в 120 городах. Поток разнообразных данных, с которыми приходится иметь дело (правил приема-передачи) - около 1000. В сутки проходит до 10 тыс. документов: это складские документы, накладные поставщиков, бухгалтерские и кассовые данные. При автоматизации документооборота в сети особое внимание уделялось тому, чтобы бизнес-ПО не отвлекалось на передачу данных, говорит Николай Зайцев, ИТ-директор сети «Л\'Этуаль». Поэтому выстроенная система обмена данными работает независимо от бизнес-ПО, предусмотрена лишь автоматическая загрузка/выгрузка данных.

Программный модуль «СОВА» автоматически принимает документы, сортирует и осуществляет их адресную передачу, управляя потоками в соответствии с заданными настройками. Система обмена данными не накладывает никаких ограничений на форматы файлов. Бизнес-системы обмениваются данными с помощью файловых документов, отвечающих простым требованиям. Например, имена файлов должны содержать СОД-номер и уточняющий суффикс и иметь определенным образом организованную нумерацию. Обработка документов выполняется прозрачно для пользователей и не создает задержки в их работе. Разумеется, задействован и модуль, осуществляющий контроль за очередями документов.

Даже на развитых рынках розничные продавцы открывают для себя онлайновые сервисы в новом качестве - например, как инструмент синхронизации данных. Так, крупный североамериканский оптовый холдинг Unified Western Grocers (с годовым оборотом более $3 млрд.), снабжающий независимых ретейлеров, уже четыре года использует в работе сеть Memberlink. выстроенную на основе открытого стандарта Commerce, для электронного обмена в формате XML каталогами, прайс-листами и документами, сопровождающими наиболее распространенные торговые операции.

Публикуя необходимые данные в Интернете и обмениваясь электронными документами со своими партнерами и клиентами, Unified смогла организовать полноценный EDI, чтобы сделать более эффективными и свои цепочки поставок, и свои системы электронной коммерции. Работа по этим двум направлениям идет рука об руку, говорит Грэг Вик, отвечающий в компании за логистику и онлайновые продажи. Он вполне доволен результатами, тем более что сравнительно недавно Unified Western подключила новые приложения, позволяющие клиентам, не имеющим доступа к GDSN, работать с Memberlink.

Для чего Unified Western предпринимает все эти усилия в области специализированных интернет-сервисов? Они нацелены на то, чтобы сократить время доставки товара непосредственно к торговым стеллажам магазинов и супермаркетов. Вся необходимая информация (синхронизированная в режиме реального времени), циркулирующая внутри сети Memberlink, помогает поставщикам управлять поставками, а клиентам (ретейлерам) - быстро реагировать на запросы потребителей. Кроме того, все зарегистрированные в Memberlink производители и перерабатывающие предприятия могут внести данные о своих новых продуктах в программу, и каждый из розничных клиентов Unified немедленно увидит наименование товара, его подробное описание, информацию о месте изготовления, способе и размерах упаковки и, разумеется, о цене. Можно даже узнать, какую рекламную поддержку способен предложить поставщик. Сеть обеспечивает регистрацию товара, получение данных & товаре и предприятии, а также синхронизацию информации о товаре, хранящейся в информационной базе предприятия, с данными, хранящимися в базе данных ретейлеров.

«Именно такие данные влияют на решение ретейлера касательно того, брать ли новый продукт на реализацию или нет, включать товар в лист заказов либо повременить», - поясняет Грэг Бик. Заказы, каталоги и накладные можно отправлять непосредственно из торговой системы ретейлера. В центре обработки данных при необходимости осуществляется преобразование идентификаторов товара и единиц измерения, а затем маршрутизация контрагенту, который может получить их в своей системе. Все этапы прохождения документа отслеживаются, а статус обработки передается отправителю. С Memberlink абонент может работать как при постоянном подключении к Интернету, так и при сеансовом. Стоит отметить, что отдел продаж Unified при помощи веб-приложений формирует цены и всю информацию о товарах в режиме реального времени, чего нет пока в сети GDSN. Разумеется, здесь задействована и система скидок постоянным клиентам.

За последний год в Unified Western запустили уже порядка шести онлайн-сервисов, в числе которых - служба Hot Deals. По словам Грэга Вика, это инновационное приложение, которое обеспечивает розничным продавцам - клиентам компании уникальный доступ к таким услугам, как специальная срочная доставка товаров по первому звонку в нужную точку продаж.

Нужный эффект

Среди преимуществ работы с электронными документами ретейлеры в первую очередь упоминают сокращение издержек. Это особенно легко проследить на примере электронного заказа. Дмитрий Арефьев из «Мосмарта» описывает традиционный процесс заказа так: «Наши магазины формируют порядка 100 заказов ежедневно. Следовательно, операторы должны распечатать 100 листов, отправить их по факсу, получить подтверждение, иногда повторить отправку несколько раз, так как факс прошел не туда, не прошел или часть текста не прочиталась. При этом все должно быть принято поставщиком до 12-13 часов дня». При электронном документообороте ретейлер отправляет заказ в том виде, в котором его формирует ИТ-система. Провайдер, получив сообщение, «переводит» его в стандартное сообщение и пересылает поставщику. Таким образом, делает вывод Арефьев, в отделе автозаказа работает меньше людей, чем обычно: \"Для них не нужно резервировать 3-4 телефонных номера, факсы, оргтехнику и огромное количество бумаги». По данным «Корус Консалтинг», при использовании EDI-технологий потребность в персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы - на 80%. Иными словами, внедрение EDI-систем позволяет сократить расходы, связанные с составлением документов, до 7-10% от общей стоимости сделки.

Другой положительный эффект от внедрения EDI - сокращение ошибок, сопровождающих передачу бумажных документов. Например, в случае традиционной отправки заказа по факсу возникает несколько опасных моментов. «Факс может быть отправлен не по тому номеру, информация может плохо поддаваться чтению, и тогда принимающая сторона в какой-то графе, скажем, вместо тройки может увидеть пятерку», - говорит Дмитрий Арефьев. Наконец, оператор может ошибиться при вводе данных в систему поставщика. Сергей Коршунов из «Азбуки Вкуса» отмечает, что при обмене информацией на бумажных носителях случаются поставки (и приемка) незаказанного товара, а также недопоставки заказанного. Теоретически эти проблемы можно решить, увеличив количество бухгалтерских работников на участке первичной документации, оптимизировав внутренние административные и технолигические системы контроля. Однако EDI справляется с задачей куда успешнее, так как устраняет главную причину большинства недоразумений - множественный ввод данных.

В числе рисков, возникающих при обмене электронными документами, эксперты называют потенциальную возможность недоступности сервиса и утечки информации. Однако тут же оговариваются: вероятность их наступления крайне невелика. Как правило, провайдеры обеспечивают бесперебойную работу системы 99,99% времени (исключая периоды технологических работ, сроки которых заранее согласовываются с клиентом). «Что касается защиты данных и соблюдения конфиденциальности, соответствующие пункты прописаны в договорах между EDI-провайдерами и клиентами, - уверяет Михаил Лисичкин. - Сохранность информации обеспечивается соответствующими технологиями и защищенными каналами связи». В. Ельцов добавляет, что с внедрением EDI риск утечки информации не вырастет: «При правильной организации единственным источником утечки информации как при использовании EDI, так и без него, является человек». Если обмен данными доверен провайдеру, продолжает он, то доступ к информации четко регламентирован, а ответственность перед абонентом не ограничивается размером зарплаты легкомысленного служащего.

Для работы с электронными документами достаточно иметь персональный компьютер и выход в Интернет - не потребуется даже серьезных изменений в ИТ-инфраструктуре. Дмитрий Арефьев считает, что при переходе на EDI компании нужно было только определить, какие именно поля должны выгружаться из информационной системы в файл заказа. При этом перехода на международные стандарты EDI-сообщений, используемые провайдерами, не потребовалось. «Мы только сообщили, в каком формате выгружает информацию наша система, - добавляет Д. Арефьев, - соответственно, перед провайдером стояла задача наладить приемку». Каким образом кодируется информация для передачи контрагенту, в каком виде он ее принимает, по словам сотрудника «Мосмарта», совершенно не касается ретейлера и не отражается на работе его системы.

Стоимость подключения и передачи одного сообщения у каждого провайдера своя, поэтому оценить предполагаемые затраты можно лишь приблизительно. В ECR-Russia утверждают, что дорого придется заплатить за разработку оригинальной EDI-системы «с нуля». В этом случае, по оценке Ассоциации, в выгодном положении находятся малые и средние компании, которых вполне устроят недорогие «коробочные» решения. EDI-провайдеры предлагают посмотреть на вопрос стоимости своих услуг иначе. «Я бы поставил вопрос по-другому, - рассуждает Якубовский, - сколько позволит сэкономить EDI и какие дополнительные доходы он принесет». Сэкономленная сумма, по его мнению, складывается из зарплаты операторов, которых можно будет сократить, а дополнительные средства можно посчитать по формуле: время сотрудников, потраченное на ввод и устранение ошибок, умноженное на объем продаж в час.

При использовании EDI снижение объемов бумаг, подлежащих обработке, приводит к снижению расходов на персонал и административное управление. Заказы больше не распечатываются, они существуют только в электронном виде. Еще один плюс - возрастает скорость обработки информации: большие объемы коммерческих данных могут быть в течение нескольких минут переданы от одного участника процесса другому. При этом сокращаются ошибки при передаче информации, ведь данные вводятся лишь один раз. Использование EDI исключает появление ошибок, неизбежных при наборе данных вручную.

Непрерывность цепочки

С точки зрения управления информационными процессами внедрение систем прослеживаемости в цепи поставок требует от всех вовлеченных торговых партнеров систематического объединения физического потока материалов, полуфабрикатов и готовых про¬дуктов с информационным потоком, описывающим их. Все это требует целостного взгляда на цепь поставки, что наилучшим образом достигается при использовании единого языка делового общения - системы EAN/UCC. Чтобы гарантировать непрерывность таких информационных потоков, каждый участник цепи поставок должен обмениваться определенными данными, необходимыми для организации системы прослеживаемости, со следующим по цепочке, тем самым давая возможность и далее использовать принципы прослеживаемости. Для быстрого, точного и эффективного обмена данными по прослеживаемости теперь используется система электронного документооброта EDI.

Технологии электронного обмена данными -EDI - очень нужны сейчас и производителям, и розничным сетям. До кризиса эти технологии внедрялись не так быстро, как хотелось бы. А на европейском рынке EDI используют многие компании, например, Procter&Gamble, Gillette, Unilever, Bacardi и такие сети, как Metro Group, Auchan, Sainsbury\'s, ASDA, Carrefour и др.

Розничные сети на основе истории продаж (а это прежде всего данные POS-терминалов) моделируют спрос, осуществляя непрерывный мониторинг продаж и анализируя сценарии развития рыночной ситуации. В результате формируется оптимальная стратегия ценообразования, предприятие получает возможность быстрее реагировать на изменения спроса, выяснять причины отсутствия товара на полках. Слишком часто встречается ситуация, когда имеющийся согласно документам товар на полке отсутствует либо магазин не успевает пополнить пустующие стеллажи, в нужное время доставив на предприятие именно столько продукции, сколько необходимо. За счет технологии EDI продавец может, оперативно реагируя на изменения структуры спроса, средствами автоматизированной системы формировать заказы поставщикам, контролировать выполнение этих заказов, управлять приемкой или возвратом товаров. Электронный документооборот сводит к нулю риск возникновения ошибок, появляющихся при вводе информации вручную. Переход на электронный заказ, совместное прогнозирование с поставщиками, централизация и автоматизация процесса заказа позволяют оптимизировать закупки, а значит, минимизировать издержки и увеличить прибыль. В России, по данным ECR Rus, розничные сети начали внедрение EDI с работы по группе свежих продуктов, в частности, мясных и молочных изделий.

Как это делают в «Мосмарт»

В сети «Мосмарт» весь комплекс управления товарными запасами подразумевает четыре стадии - приемку (соблюдение графика поставок, распознавание товаров, оформление возврата поставщикам), пополнение запасов (инвентаризация, отслеживание брака, возврат товара клиентами), работа с заказами (с использованием базы данных по поставщикам и товарам, а также, с применением автопредложения с учетом минимального запаса, статистики и сезонности продаж) и, наконец, собственно продажи (учет операций через кассовую программу).

Понятно, что без применения современных ИТ-технологий эффективно управлять циклом товародвижения в масштабах сети гипермаркетов практически невозможно. В свое время «Мосмарт» занимался оптимизацией бизнес-процессов - доставки товаров, разработки системы автозаказа, внедрения EDI, применения радиотерминалов сбора данных и т.д. Теперь, к примеру, система формирования и расчета автопредложений строится по следующим принципам. Согласно графику поставок определяется дата поставки (ДП) и дата следующей поставки (ДСП), рассчитывается статистика продаж по дням недели за последние N недель, определяются «товары в пути» с датой поставки меньше (ДП). Кроме того, рассчитываются плановый объем продаж (статистический прогноз продаж по дням недели. коэффициент вариативности, учет наличия товара с учетом поступления «товаров в пути»), запас на дату поставки, а также плановый объем продаж между ДП и ДСП. Объем заказа рассчитывается с учетом запаса на дату следующей поставки.

Сформированный автозаказ может быть принят, откорректирован либо отвергнут менеджером: это важное условие, считают в «Мосмарт», поскольку информационная система никогда не может учесть всех параметров и ситуаций. Формирование автозаказа осуществляется ночью: для оптимизации всего процесса - утром менеджер уже имеет сформированные автопредложения. В результате сокращаются затраты рабочего времени на выполнение рутинных операций. Для управления поставками в «Мосмарт» используется система EDM (Electronic Delivery Manager), которая подразумевает более полное использование формата сообщения Orders стандарта EANCOM 2002 о заказе товара (передача в сообщении данных «Дата/Время Поставки» и «Номер Рампы»). Поставщик вместе с заказом получает информацию о времени и месте доставки заказа. На каждой конкретной рампе резервируется временной интервал для конкретного поставщика. Система, к слову, имеет удобный веб-интерфейс, так что каждый участник электронного документооборота, будь то поставщик или сеть, получает графики поставок, сформированные на основе реальных данных в режиме онлайн.

Наличие четкого графика позволяет организовать и оптимизировать процесс поставки и приемки товара. Это преимущество как для торговой сети, так и для поставщика, который может при необходимости корректировать свой график и получать гарантированную «рампу» в свое время.

дата: 00.00.0000 00:00:00 просмотров: 2124

рейтинг:

(Нет голосов)