WMS. Практика внедрения в Украине Андрей ГРИГОРЬЕВ

WMS. Практика внедрения в Украине

АВТОР:

Андрей ГРИГОРЬЕВ, генеральный директор компании Quantum International 

Опубликовано: журнал \"Дистрибуция и Логистика\", № 7, 2008.

Особенности украинского рынка WMS. Как избежать ошибок и минимизировать риски внедрения WMS?

Перспективы рынков

Западноевропейский рынок WMS (автоматизированных систем управления складом) постепенно теряет свою динамику – его развитие происходит в основном за счет замены существующих на предприятиях решений (смены поставщиков). В Центральной Европе этот рынок развивается неравномерно. В Чехии, Словакии и Польше он находится на пике, и аналитики прогнозируют замедление темпов роста. А в Румынии, Болгарии и ряде других стран в сегменте автоматизации складов – настоящий бум. 

Российский рынок WMS также имеет свою специфику. На нем представлены все (или почти все) производители, поскольку его объемы, по нашим прогнозам, в ближайшие пять лет позволят каждому из них обеспечить достаточное количество заказов. 

В Украине компании-производители, логистические операторы и розничные сети проявляют активный интерес к новым технологиям работы склада, но говорить о какой-либо структуре спроса на соответствующие информационные системы пока рано. А в соседней Польше, где рынок уже сформировался, она выглядит так. 


Структура спроса на WMS в Польше (по видам деятельности):
40 % - логистические операторы 
40 % – производители 
20 % - торговые и дистрибьюторские предприятия 

На сегодняшний день наиболее активными по части внедрения WMS в Украине являются логистические операторы и крупные производственные компании. Одним из двигателей спроса является постепенная переквалификация ряда крупных дистрибьюторов в логистических операторов – предприятия учатся зарабатывать на собственных складских площадях, занимаясь ответственным хранением для других фирм. 

В целом темпы развития и объемы украинского рынка позволяют прогнозировать, что в ближайшие 10 лет WMS-решения будут пользоваться стабильным спросом. 

Выбор IT-решения для склада

Информационные системы для склада можно разделить на три класса: учетные, «локаторы» (инвенторные системы, IMS) и системы управления складом (WMS). В Табл. 1 представлена их классификация с отображением функциональности. 



В Украине порядка 90% компаний, у которых есть склады, пытаются организовать на них учет самостоятельно, в т.ч. с помощью «самописных» систем. В ряде случаев такие системы вполне способны справляться с управлением складскими процессами. Но с развитием предприятия могут возникнуть дополнительные затраты, связанные с удержанием сотрудников, которые создали WMS. Такие специалисты представляют огромный интерес для компаний-поставщиков IT-решений, и со временем их удержание становится нерентабельным. 

Применение готовых WMS не является обязательными для всех предприятий. Без решений такого класса могли бы обойтись компании, склады которых имеют малую площадь (в среднем до 1 тыс. м2), неширокий ассортимент (до нескольких десятков артикулов), невысокую скорость обращения товаров. Хотя приведенные цифры не всегда являются ориентиром. При принятии решения о необходимости внедрения WMS в каждом конкретном случае необходимо разобраться, позволяют ли перечисленные выше параметры обходиться только (!) «человеческим ресурсом» сегодня и в среднесрочной перспективе. 

Если для компании логистика является одним из основных видов бизнеса (или важной его частью), внедрение WMS обязательно. Если нет – можно обойтись существующей ERP-системой. К примеру, многие логистические операторы, для которых первостепенно важно умение обслуживать различных клиентов, выбирают WMS, а системы ERP не используют вообще. 

Опыт работы нашей компании на рынках разных стран показывает, что в Украине (как и в России) при выборе системы управления складом заказчики часто обращают больше внимания на критерии, которые не являются первостепенными (например, возможность визуализации склада), чем на то, что действительно важно – «сердце» системы. На самом деле выбор WMS, которая подходит именно для данного бизнеса, – задача не из простых. Ведь на сегодняшний день функционал присутствующих на украинском рынке решений очень похож.

А их принципиальные отличия заключаются в:

классе системы – наличии функций, соответствующих требованиям современной складской логистики (например, возможность работы с робототехникой); 
наличии дополнительных модулей, расширяющих функционал; 
возможности изменения или реализации конкретного бизнес-процесса на складе; 
«ядре» самой системы – опыт показывает, что алгоритмы, которые новы для поставщика, в очень редких случаях работают хорошо; 
опыте поставщика; 
и, наконец, в стоимости. На сегодняшний день в Украине наиболее покупаемы системы в ценовым диапазоне 80–130 тыс. евро. 

Типичные риски и ошибки

Перед внедрением WMS необходимо разобраться, какие риски могут сопровождать этот процесс. Как показывает опыт специалистов нашей компании, наиболее часто клиенты допускают следующие ошибки. 

1. WMS – это модно. Причины покупки WMS могут быть разными:
интуитивное ощущение (что само по себе – относительно приемлемый вариант); 
желание увеличить капитализацию компании; 
реакция на информацию в СМИ; 
«у соседа есть – у меня нет» и т.п. 

Но в действительности для того, чтобы проект имел шансы на успех, необходимо четкое осознание необходимости внедрения, понимание проблем, тормозящих работу склада: причин «бардака», низкой скорости обработки грузов, зависимости компании от персонала (на малых и средних складах вся информация зачастую хранится в голове у кладовщика) и пр. При этом нужно понимать, что WMS – не панацея от всех бед, есть немало вопросов, которые решаются не путем автоматизации. 

2. WMS варит кофе. Система управления складом предназначена для автоматизации и оптимизации складских процессов, снижения уровня пересортицы, уменьшения количества ошибок при выполнении складских операций, учета и контроля работы сотрудников и т.п. Но она не защищает от краж, не формирует цены, не обезопасит на 100% бизнес от негативного влияния «человеческого фактора» (хотя существенно уменьшит эти риски благодаря жесткому контролю). Заблуждением также является мнение, что, купив WMS, можно больше ничего не делать – поддержку, доработку, тестирование системы никто не отменял. 

3. «Идем по приборам». Перед тем, как выбирать и внедрять WMS (а также приобретать необходимое оборудование), нужно четко представлять, как выглядит идеальный производственный процесс на складе. Следует собрать максимально подробные данные о его работе и быть предельно честным с поставщиком WMS в рамках проекта – часто разные «нюансы» всплывают в последний момент и приводят к удорожанию и растягиванию сроков внедрения. Например, частой ошибкой является предоставление исполнителю некорректных данных о структуре упаковки товаров, что приводит в дальнейшем к неэффективной работе системы. И лучше действовать в рамках существующего опыта внедрений, поскольку не все мысли можно «переложить» в систему. Доверьтесь опыту исполнителя (критически оценивая при этом все его предложения), но не придумывайте «новую логистику». 

4. Сшито «не впору». Реалии украинского рынка показывают, что систему нужно внедрять «по потребностям», а не «на вырост». Т.е. нет смысла покупать функционал, которым компания сегодня пользоваться не будет. Ведь бизнес в Украине показывает высокую динамику развития, и просчитать, на какой уровень выйдет предприятие через несколько лет, практически невозможно. 

5. Грубый расчет. Принимая решение, нужно четко понимать, сколько убытков терпит предприятие от отсутствия WMS. И затраты на систему не должны превышать указанные убытки. Причем расчет возврата инвестиций лучше, по возможности, провести самостоятельно. 

6. «Вас тут не стояло!» Часто, когда решение принято, но объемы финансирования проекта четко не оговорены, заказчик сталкивается с проблемой неожиданных затрат. Таковыми чаще всего оказываются расходы на оборудование. В идеале расчет бюджета на внедрение WMS должен осуществляться в ходе переговоров, хотя заказчик предварительно должен решить, сколько он готов потратить. При этом в бюджет необходимо заложить затраты на оборудование, содержание системы. Посчитать ориентировочные затраты на оборудование можно, прибавив 40% к указанной стоимости. 

Приблизительная структура стоимости WMS:
70 % – услуги: разработка проекта, приспособление и адаптация, внедрение, обучение, тестирование 
30 % – лицензия 

7. Эффект «золотой рыбки». Как отмечалось ранее, WMS – не панацея от всех логистических «трудностей». Действие системы направлено, в первую очередь, на решение ключевых задач склада. Причем приоритеты расставляет сам заказчик. Зная свои реальные потребности, он должен 

сформулировать четкие требования к исполнителю.

Причем важно учесть три составляющих такого задания: 

1) система должна быть направлена на решение конкретных проблем; 

2) ее стоимость с учетом всех затрат не должна превышать запланированный бюджет; 

3) система должна предусматривать наличие дополнительных функций. 

Также нужно быть готовым к тому, что после внедрения WMS может произойти улучшение одних параметров (например, будет побежден беспорядок) и некоторое ухудшение других (например, уменьшится скорость работы). Поэтому важно определиться, какие факторы являются для предприятия приоритетными. 

8. Свои интересы. Заказчик должен осознавать, что исполнитель заинтересован в некоторой степени «подогнать» существующие бизнес-процессы автоматизируемого предприятия под прописанные в его системе. Но ведь не секрет, что изменение привычных процессов не всегда положительно отражается на деятельности склада и компании в целом. Поэтому заказчик должен обладать «здоровым скепсисом» относительно предложений исполнителя. Проект необходимо прорабатывать детально. А договориться можно всегда. 

9. Спешка нужна при… Сроки разработки и реализации проекта зачастую (особенно для строящихся складов) имеют важнейшее значение. Но чрезмерное форсирование внедрения WMS может привести к снижению качества работы системы. Поэтому определять, «на когда», лучше, не только учитывая собственные потребности, но и советуясь с поставщиком – для отдельно взятого склада сроки внедрения зависят от размера объекта и сложности бизнес-процессов. 

10. Команда перемен. Одни из наиболее распространенных рисков при внедрении системы автоматизации связан с тем, что команда с какой-либо стороны (заказчика или исполнителя) недостаточно компетентна. Второй состоит в том, что разработку технического задания и сопровождение внедрения WMS заказчик доверяет «не тем» людям, либо не наделяет их достаточными полномочиями. 

Чтобы проектная команда работала полноценно, следует соблюдать несколько правил: 

1) обязательное наличие проектного менеджера («капитана») со стороны заказчика; 

2) руководитель группы должен располагать достаточным временным ресурсом для работы над проектом. Нельзя назначать на эту роль человека, на которого возложен большой объем задач, связанных с текущей деятельностью компании; 

3) «капитаном» нужно назначать того, кто отлично ориентируется в данном вопросе. Практика показывает, что обычно это директор по логистике или руководитель склада (если именно он инициировал внедрение); 

4) к обсуждению деталей проекта лучше не привлекать людей, занимающих высокую должность в компании, но недостаточно компетентных в работе склада – иногда они вносят не самые лучшие предложения, которые, хочешь-не хочешь, приходится безоговорочно принимать; 

5) в проектную группу обязательно должны входить все те, кто в дальнейшем будет использовать, поддерживать и работать с WMS; 

6) состав группы должен быть закреплен приказом руководителя предприятия, чтобы в дальнейшем избежать трудностей, связанных с отказом сотрудников выполнять какие-либо работы в рамках проекта, ссылаясь на занятость и т.п.; 

7) перед тем, как формировать проектную группу, необходимо провести оценку занятости каждого «кандидата». Далее нужно разработать систему мотивации сотрудников за выполнение работ, не предусмотренных основными должностными обязанностями. Как один из вариантов, можно использовать бонусы за дополнительные трудозатраты; 

 стоит назначить администратора, который во время и после внедрения будет отвечать за решение текущих вопросов, возникающих в работе склада. Поскольку WMS – это система «реального времени», этот человек должен хорошо знать все технологические процессы склада. Именно он в дальнейшем (после внедрения) будет общаться с представителями исполнителя. 

11. Отряд сопротивления. Заказчик должен знать, что кое-то из сотрудников предприятия может быть не заинтересован во внедрении WMS. К сожалению, именно этот пункт на сегодняшний день часто игнорируется. В компании всегда есть отдельные должностные лица, которые вступают в конфликт с перспективами системы автоматизации. В большинстве случаев к таковым относится и IT-директор. Поэтому, привлекая его в проектную команду на каком-либо этапе, необходимо помнить о возможном конфликте интересов. В подсознании IT-директора внедрение системы может рассматриваться как появление дополнительной работы, поэтому он может тормозить внедрение. Хотя именно руководитель отдела IT должен заняться подбором оборудования и его настройкой, поэтому его привлечение обязательно. 

Еще одним «противником» системы может стать кладовщик. Пользуясь большой «любовью» руководства компании (ведь заменить хорошего кладовщика крайне сложно, а его отсутствие в неавтоматизированном складе может привести даже к остановке работы) и опасаясь утратить собственную значимость, он может (даже неосознанно) отказываться делиться необходимой информацией с проектной группой. 

Основной рекомендацией здесь может быть создание четкого механизма воздействия на этих людей, вплоть до документального оформления. Для этого можно разработать систему наказания/стимулирования участников проектной команды. 

12. Игра в «футбол». После того, как заказчик подписал договор и заплатил деньги за WMS, он считает, что дальше все должен делать поставщик. И решение возникающих в процессе внедрения вопросов стороны в дальнейшем передают друг другу, как футбольный мяч. Иногда, как показывает практика, систему из-за этого так и не удается внедрить. Поэтому нужно помнить, что WMS внедряется общими усилиями, которые распределяются в соотношении 50/50. 

13. Обучение. Люди, входящие в состав проектной команды, а также те, кто будет впоследствии работать с WMS, должны быть легко обучаемы. И у них должно быть на это достаточно времени, т.к. обучение в общем объеме работ по внедрению занимает порядка 20% времени. 

14. Человеческий фактор. Как бы система управления складом ни контролировала процессы, нужно быть готовым к тому, что может проявиться «человеческий фактор». Хотя в самих WMS есть возможность тройного контроля действий сотрудников склада, иногда они уверены, что «знают лучше, чем система». Поэтому персонал, который будет работать с WMS, нужно подбирать очень тщательно. Как вариант, можно провести для него мини-экзамен на знание процессов. 

Внедрение WMS – серьезный шаг вперед, навстречу повышению эффективности предприятия. Но прежде, чем сделать его, нужно многое взвесить, просчитать, обдумать – только так закладывается прочный фундамент для будущего развития бизнеса. 

Мнения Заказчиков: 

Андрей ОРЕХОВ, директор Lux Logistic Service

– Критериям выбора системы управления складом посвящена не одна статья, и горячая полемика вокруг этой темы разворачивалась не на одном логистическом форуме. В конечном итоге все сводилось к вопросу: «Какое колесо важнее велосипеду – переднее или заднее?». С одной стороны, если WMS условно бесплатна, но не решает поставленных задач, в ней нет смысла. С другой – заставить весь бизнес работать на поддержание стоящей баснословных денег «всемогущей и самонастраивающейся» системы – тоже не выход. 

Цель любого бизнеса – прибыль. Выражается она в деньгах. Потому и выбор WMS зависит от вложений на этапе запуска и полученной в последующем периоде прибыли. Т.е. первый критерий – стоимость «внедрения владения» и получаемый экономический эффект. Причем часто более наглядной является не абсолютная цифра стоимости внедрения, а относительная – затраты на 1 м2 склада или на отпускаемую паллету. 

Как показывает практика, почти каждый склад – это своя специфика, свое функциональное решение. Следовательно, и выбор WMS «под копирку» не выполнишь. Здесь получаем второй фактор – возможность реализации текущих бизнес-процессов плюс запас «на вырост». 

И третьим критерием, пожалуй, должен стать опыт компании-поставщика выбранного решения. Если у него нет проектов в Украине, нет команды специалистов, нет локализованной технической поддержки – стоит задуматься. Хотя и наличие всех этих факторов, к сожалению, на 100% не может гарантировать успех. 

Этот список критериев далеко не полон – на самом деле их гораздо больше. Но каждый определяет их для себя самостоятельно. 

Виталий ХМАРА, генеральный директор компании \"МАКСАН\"

– Внедрение WMS на нашем предприятии было одним из первых в Украине. Выбирая программный продукт, мы руководствовались многими критериями. Естественно, принимали во внимание соотношение «цена-качество» и опытный срок эксплуатации (он должен быть не менее 3–5 лет). Кроме того, для нас важно, чтобы система была гибкой, ведь сколько клиентов, столько и задач. Также необходимо наличие биллинга. 

Для логистического центра WMS – это средство производства. И если с программным продуктом что-то происходит, работа склада останавливается. Поэтому, выбирая систему, нужно руководствоваться и критерием надежности. 

Проектная группа по внедрению WMS на нашем предприятии состояла из трех человек: системного администратора, руководителя проекта (технолога, который знает все процессы на складе), а также коммерческого руководителя бизнеса. Говоря о рисках внедрения, хочу отметить, что все мы – люди, и зачастую увидеть, правильно ли реализованы задачи, которые мы поставили поставщику, можно только в период тестовой эксплуатации. 

АВТОР: Андрей ГРИГОРЬЕВ, генеральный директор компании Quantum International 

Опубликовано: журнал \"Дистрибуция и Логистика\", № 7, 2008.