Иностранного поставщика нужно контролировать Анна Молодцова

Иностранного поставщика нужно контролировать

Организация работы с иностранными поставщиками - одна из наиболее сложных задач при работе с импортом. От того, как поставщик организует логистическую цепочку, начиная с завода изготовителя, во многом зависит успех импортера. Сложность в работе с зарубежными партнерами кроется, в основном, в различных системах учета и отчетности, отличиях в законодательных базах, обычаях и принципах ведения бизнеса.

Как составить международный контракт

В основе взаимодействия с зарубежными контрагентами лежит международный контракт купли-продажи, который определяет порядок ведения бизнеса. При заключении контракта и определении его содержания необходимо учитывать ряд моментов.

Прежде всего при подготовке международного контракта необходимо руководствоваться обязательными для исполнения нормами российского права, в частности:
Федеральным законом от 8 декабря 2003 г. № 164-ФЗ (с последующими изменениями и дополнениями) «Об основах государственного регулирования внешнеторговой деятельности» (СЗ РФ 2003, № 50, ст. 4850);
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ (с изменениями и дополнениями) «О валютном регулировании и валютном контроле»;
Таможенным кодексом РФ.

Нередко стороны сталкиваются с вопросом, что указывать в контракте помимо основных, предусмотренных законодательством, сведений, таких как: предмет контракта, включающий наименование и количество товара; цена с указанием базиса поставки; требования к качеству; срок поставки; условия платежа. Здесь важно помнить, что если международный договор содержит необходимые дополнительные сведения, то в случае возникновения разногласий в первую очередь будет учитываться именно то, что написано в нем (п. 4 ст. 15 Конституции РФ, п. 2 ст. 7 ГК РФ). Если же контрактом не определен порядок действий, то решение принимается исходя из норм права.

Очень часто международный контракт составляется по трафарету, без учета специфики объекта купли-продажи, особенностей законодательства страны-экспортера, норм применимого права. Другая крайность - стремление учесть в контракте все возможные случаи - приводит к составлению многостраничного, очень подробного контракта, который сложно согласовать и по которому впоследствии трудно работать.

Нужно учитывать, что взаимоотношения с поставщиками регулируются не только условиями контракта, но и нормами применимого права, то есть при заключении договора сторонам важно решить, право какой страны будет применяться. Это существенный аспект, так как в праве разных государств имеются значительные расхождения в решении одних и тех же вопросов.

В сферу действия права, подлежащего применению к договору, входят:

толкование договора;
права и обязанности сторон договора;
исполнение договора;
последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения договора;
прекращение договора;
последствия недействительности договора.

Обычно при заключении договора купли-продажи применяется законодательство страны продавца.

На сегодняшний день на международной арене действует Конвенция Организации Объединенных Наций о договорах международной купли-продажи товаров (заключена в Вене 11 апреля 1980 г.). По состоянию на 30 мая 2008 г. Конвенцию ратифицировали, и к ней присоединились 70 государств. Конвенция применяется к договорам купли-продажи товаров между сторонами, коммерческие предприятия которых находятся в разных государствах (п. 1 ст. 1 Конвенции):
когда эти государства являются договаривающимися государствами;
когда, согласно нормам международного частного права, применимо право договаривающегося государства.

Таким образом, если импортер заключает договор купли-продажи с компанией, находящейся на территории иностранного государства, которое присоединилось к Конвенции, то права и обязанности сторон регулируются положениями Конвенции. Если в Конвенции не освещены спорные моменты - права и обязанности регулируются правом страны, где находится продавец.

Международный контракт, как правило, составляется на двух языках: поставщика и покупателя. Этот момент нередко вызывает затруднения, так как тексты контрактов совпадают далеко не всегда ввиду сложностей перевода. При этом каждая из сторон руководствуется текстом только на своем языке. Чтобы избежать подобных проблем, стороны имеют возможность обговорить, на каком языке при расхождениях текст будет считаться приоритетным.

Оформление отгрузочных документов

Грамотный договор - это только половина дела. Для беспрепятственного таможенного оформления крайне важно правильное с точки зрения российского законодательства оформление отгрузочных документов, в частности инвойсов.

Инвойс поставщика (в российском представлении счет-фактура) - необходимый документ, на основании которого заполняется грузовая таможенная декларация, рассчитываются таможенная пошлина и НДС. Поскольку инвойс составляется поставщиком, часто он не соответствует нормам российского законодательства. В связи с этим задача импортера - согласовать с поставщиком содержание этого документа и проворить правильность его составления до отгрузки товара со склада поставщика. Это важный момент, так как для зарубежных партнеров необходимость внесения тех или иных сведений часто становится неожиданностью. Стоит обратить внимание поставщиков на бесспорные для российской стороны, но неожиданные для жителей западных стран моменты. Важно, чтобы инвойс был заверен печатью и подписью продавца. Это очевидное для россиян правило может вызвать удивление со стороны зарубежных партнеров. Например, в США для оформления документов достаточно подписи, а печать часто отсутствует.

При формировании инвойса необходимо руководствоваться правилами Таможенного кодекса РФ (ст. 124). Помимо основных сведений, таких как наименование товара, его количество, стоимость за единицу и итоговая стоимость, необходимо указывать: 
классификационный код товаров по ТН ВЭД;
наименование страны происхождения;
наименование страны отправления (назначения);
описание упаковок (количество, вид, маркировка и порядковые номера];
количество в кг (вес брутто и нетто) или в других единицах измерения.

Кроме того, если в инвойсе указаны товары с разными кодами ТН ВЭД, должна быть предусмотрена возможность рассчитать вес для каждого классификационного кода. То есть нужно указывать вес не только всей партии груза, но и отдельных наименований груза или групп по коду ТН ВЭД.

Инвойс в обязательном порядке должен ссылаться на контракт (нужно указывать номер контракта), по которому осуществляется сделка, чтобы таможенный орган имел возможность получить и сопоставить сведения, содержащиеся в международном договоре.

Чтобы не оказаться в затруднительном положении, когда на таможенную территорию РФ поступят товары с неграмотно оформленными документами, рекомендую запрашивать у поставщиков отгрузочные документы до момента отгрузки, проверять правильность их оформления и лишь после этого давать команду на отгрузку.


Какую информацию запросить от поставщика

Очень важно наладить оперативное получение информации от поставщиков о предполагаемых датах готовности товара к отправке, сроках формирования поставок, габаритных размерах и весах груза, видах тары и упаковки. Полная и точная информация позволит грузополучателю грамотно управлять процессом поставок.

Например, компания-импортер имеет несколько поставщиков в одной стране. Владея информацией о датах готовности товара к отгрузке у каждого поставщика, можно объединить партии и снизить затраты на перевозку. Зная заранее, какой вес и объем груза будет отправлен, можно спрогнозировать расходы на перевозку, выбрать перевозчика, который осуществит транспортировку по оптимальной цене, вид транспорта. Предположим, импортер пользуется услугами авиалиний с частотой рейсов 2 рейса в неделю. Он должен согласовывать даты отгрузки товара таким образом, чтобы груз сразу был погружен в самолет и избежал излишнего хранения на складе перевозчика в ожидании следующего рейса.

Как уже говорилось выше, поставщику необходимо предоставить как можно более полную информацию о том, как отправлять и оформлять груз, подробно описать ваши требования. И обязательно жестко контролировать их исполнение. Пример: грузоподъемность моста на складе получателя - 800 кг, поставщик отправляет две единицы товара весом по 500 кг в одном деревянном коробе. Общий вес паллеты составляет порядка 1000 кг, что превышает грузоподъемность. В результате возникают трудности при разгрузке транспортного средства. Этой проблемы можно было бы избежать, предупредив поставщика заранее об ограничениях габаритам и весу. В таком случае поставщик мог бы отправить груз в двух паллетах.

Особо жестко рекомендую контролировать габариты груза, планируемого к перевозке авиатранспортом. Так как самолетом отправляется, как правило, срочный груз, любая задержка в отправке может вызвать серьезные последствия. Следует помнить, что при авиадоставке решающими обстоятельствами являются размеры грузового отсека и люка самолета. При подготовке груза к перевозке необходимо получить от перевозчика информацию о максимальных габаритах груза, который готов принять борт. Эта информация позволит сопоставить габариты планируемого к отправке груза с параметрами грузовых отсеков и загрузочных люков и согласовать с поставщиком параметры тары и упаковки.

Пример: поставщик подготовил груз к отправке фурой - одно место 950 кг в деревянном коробе с габаритными размерами 2000x1500x1300 мм. Но груз оказался крайне срочным, и было принято решение отправить его самолетом. В аэропорту самолета с необходимыми параметрами на тот момент не было, поскольку на данном направлении работают самолеты с максимальными габаритами грузового места 1400x1400x1150 мм. Ожидание нужного борта заняло 1,5 недели. В результате поставка груза была просрочена, затрачены дополнительные денежные средства на авиадоставку и хранение груза в аэропорту отправления. Этого можно было избежать, если бы получатель предусмотрел возможные последствия и дал поставщику инструкцию по переупаковке груза. Формально же поставщик свои обязательства по поставке (на условиях EXW) выполнил - упаковал и передал груз перевозчику.

Своевременное получение информации от поставщиков о грузах, тщательная проверка сопроводительной документации, контроль товародвижения на всех этапах логистической цепи поставок - крайне важные моменты, так как от ошибок поставщиков страдают, как правило, импортеры.

Как управлять сроками поставки

На сегодняшний день одним из важных параметров эффективности логистической цепи считается срок поставки. При работе с импортом сроки поставки достаточно длительные, тем не менее дата поступления должна быть определена и выдержана. Рассмотрим, из чего складывается срок поставки и как им управлять.

Время обработки заказа. Время, которое требуется для формирования заказа поставщику, обработки заказа, определения цены и сроков изготовления, отправки подтверждения (order acknowledgement) покупателю. Как правило, занимает от 1 до 3 дней.

Срок изготовления товара. Указывается в подтверждении заказа (order acknowledgement) и зависит от технологических особенностей производства.

Срок комплектации заказа. Время с момента поступления товара на склад поставщика до момента начала транспортировки. Включает доставку с места изготовления до склада поставщика, комплектацию заказа, упаковку, оформление отгрузочных документов, передачу груза перевозчику. Этот срок, как правило, стандартный - от 1 до 5 дней, но его в любом случае необходимо учитывать. Например, нам известно, что продукция находится на складе поставщика, мы размещаем заказ, подразумевая, что груз будет отправлен на следующий же день. Фактически же на комплектацию на складе поставщика предусмотрено 4 дня. В результате груз прибывает позже заявленного срока почти на неделю.

Время транспортировки. Сочетая при отправках различные виды транспорта (водный транспорт, автомобиль, самолет), можно значительно сократить срок поставки груза.

Срок таможенного оформления. В соответствии со статьей 152 ТК РФ таможенные органы осуществляют выпуск товаров не позднее 3 рабочих дней со дня принятия таможенной декларации, представления иных необходимых документов и сведений, а также со дня предъявления товаров таможенным органам. Этот срок может быть значительно удлинен, если документы оформлены неправильно, необходимые сведения отсутствуют, информации, имеющейся в документах, недостаточно.

При получении от поставщика подтверждения о размещении заказа необходимо рассчитать срок поступления товара на склад импортера и составить график движения товара по цепи: расчетные даты готовности товара к отгрузке, отправки от поставщика, прибытия на таможенную территорию РФ, поступления на склад получателя. Далее важно контролировать сроки поставки на каждом этапе.

Если оборудование должно было выехать, но не выехало, направляется запрос поставщику о причинах задержки, дате предполагаемой отгрузки (DUE DATE). При получении ответа на запрос о DUE DATE оценивается срок поставки. Он не должен быть позднее срока, заявленного заказчику.

Если данное условие не выполняется, предпринимаются следующие действия:
запрос поставщику о сокращении сроков поставки (Improve the DUE DATE);
изменение способа транспортировки; 
отправка груза отдельной срочной партией, например отдельной машиной, а не сборным грузовиком, либо самолетом;
заказ оборудования у другого поставщика;
сокращение сроков таможенного оформления за счет предварительного декларирования товара (ст. 130 ТК РФ). Для этого необходимо получить копии отгрузочных документов от поставщика по факсу (электронной почте). На их основании оформляется ГТД.

Анна Молодцова, эксперт журнала "Логистика и управление"

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/57668/