Что получаем, когда внедряем? Татьяна Бронникова

Что получаем, когда внедряем?

Татьяна Бронникова

Применение методологии ERP постепенно становится стандартом для российских предприятий. Действительно, в условиях высочайшей конкуренции современные предприятия должны постоянно искать возможности для повышения эффективности бизнеса, и системы автоматизации играют в этом важную роль.

Соответственно, возникает закономерный вопрос об экономической эффективности применения ERP-системы. А это, в свою очередь, требует от руководства предприятия ясного понимания целей и задач внедрения, которые и определяют направления получения результатов внедрения ERP-системы.

Измеримые цели проекта

Перед началом внедрения в первую очередь необходимо поставить конечные и измеримые цели проекта и определить основные показатели, т. е. конкретные результаты проекта. Согласно методологии постановки целей, желательно, чтобы цель соответствовала следующим критериям:

• количественная измеримость;
  
• наличие формулировки целей проекта в совершенной форме;
  
• срок достижения.

Примерами формулировок целей проекта могут быть следующие варианты: \"Сократить объемы запасов на N процентов к началу 2005 года\" или \"Увеличить объем реализации на Y процентов к концу 2004 года\".

Если отсутствует хотя бы один критерий в формулировке, крайне сложно определить, достигаются ли цели проекта.

Система управления предприятием — это экономический товар, который, как и любой другой товар, имеет цену. И, соответственно, одним из первых критериев при выборе такой системы является сопоставление выгод, приносимых ею в управлении, с затратами на ее внедрение, сопровождение и поддержку, т. е. цель должна оправдывать средства.

Сразу хотелось бы предложить разделить эффекты, получаемые при внедрении ERPсистемы, на две основные группы:

• экономические (измеримые) показатели эффективности внедрения;
• организационные (качественные) изменения, не поддающиеся количественной оценке.

Экономические, или измеримые изменения

Под экономическими выгодами от внедрения ERP-системы подразумевается получение реальной экономической отдачи от использования всего пакета модулей или отдельных функциональных блоков. Согласно статистике (интересующимся можно порекомендовать обширные аналитические обзоры на этот счет Американского общества по управлению производственными запасами (American Production and Inventory Control Society), а также книгу \"Handbook of Material Capacity Requirements\", Howard W. Oden, McGrown Hill Inc.), внедрение современной ERP-системы может обеспечить следующую отдачу.

Рассмотрим более детальное раскрытие рычагов эффективности по основным измеримым на правлениям оценки результатов внедрения ERP-системы.

Снижение уровня запасов обусловлено применением управления запасами с использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления заказами. В ходе наших проектов внедрения данный результат возникает уже на стадии опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.

Снижение производственного брака обусловлено применением контроля над техпроцессом с целью повышения качества. При разработке бизнес-процессов обычно определяется обязательный для выполнения этап, на котором должен быть контроль качества. Без его выполнения дальнейшее продвижение по бизнес-процессу невозможно.

Увеличение объема продаж обусловлено улучшением качества обслуживания клиентов. Основные функции, обуславливающие данное улучшение — автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.

Снижение транспортно-заготовительных расходов обусловлено возможностями построения и анализа с помощью системы различных схем доставки и выбора оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставлять информацию для принятия решения.

Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса для оптимизации использования производственных активов. Это достигается с помощью наличия в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.

Сокращение производственного цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в связи с наличием в системе средств моделирования на основе технологических данных.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение ручной подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью сокращения численности персонала, занятого подготовкой отчетности. Система обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов и запросов на основе возникающей потребности.

Увеличение оборачиваемости средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для построения прогноза движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме регулярно отслеживать дефицит наличных денежных средств или возникновение избыточных финансовых ресурсов для возможного инвестирования в различные направления деятельности предприятия.

Повышение инвестиционной привлекательности предприятия

Помимо повышения общей культуры управления, ERP-система помогает предприятию в построении взаимоотношений с потенциальными партнерами, инвесторами и аудиторами. Известно, что держателям кредитных ресурсов выгодно, чтобы инвестиции в каком-то объеме тратились на технологии, позволяющие прояснить ситуацию на предприятии, помочь получить достоверную финансовую и аналитическую отчетность. Наличие ERP-системы мирового класса существенно повышает рейтинг компании в глазах потенциальных инвесторов, способствует его позиционированию как открытого хозяйствующего субъекта, практика управления которого соответствует международным стандартам. Таким образом, при внедрении ERP-системы в целом увеличивается ликвидность предприятия за счет изменения структуры его активов. Происходит уменьшение дебиторской задолженности в доле оборотных активов, осуществляется более эффективное использование средств предприятия за счет увеличения общей оборачиваемости капитала в целом. Отмечается также и снижение по требности предприятия в оборотных средствах за счет повышения ритмичности работы, уменьшения запасов и внедрения прогрессивных методов их планирования и контроля. Это основные элементы, определяющие прямой экономический эффект от внедрения ERP-системы.

Эффективность внедрения современной ERP-системы

Организационные, или качественные изменения

Далее будут перечислены качественные улучшения, которые являются скорее следствием, чем целью автоматизации. Автор постарается прокомментировать пункты качественных изменений и дополнить их практическими примерами, иллюстрирующими наш опыт проектов внедрения. Улучшения, связанные с качественными изменениями, представляют набор управленческих решений, позволяющих успешнее достигать целей, поставленных руководством. Например, если в управлении компании используются только отчетные данные, то основная польза от постановки процесса бюджетирования с применением интегрированной системы заключается в возможности перевести менеджеров на ведение процесса планирования и контроля движения финансовых ресурсов предприятия в рамках единой системы, а значит, принимать более эффективные решения.

Детальное раскрытие основных качественных изменений

Формализация и оптимизация основных хозяйственных процессов (производство, логистика, финансы).

Как показывает практика, уже к началу опытной эксплуатации можно говорить о начале процесса окупаемости системы, так как к этому моменту значительно возрастает общая упорядоченность бизнес-процессов, которая позволяет улучшить качество управления и сократить время принятия решений.

Функционирование единого информационного пространства и наличие в системе учетных данных, позволяющих получать всю необходимую информацию для принятия адекватных управленческих решений.

При этом информация удовлетворяет следующим критериям:

Повышение общей культуры управления, снижение бумажного документооборота.

Здесь можно отметить, что ERP-система является своеобразным стержнем, который формирует единый корпоративный дух среди сотрудников предприятия.

В ходе проектов внедрения предприятие проходит эволюционный путь развития в ответе на вопрос \"Что вам дает ERP-система в начале проекта внедрения?\" от состояния \"Система пока нам не мешает работать\" до состояния \"Мы уже ни на один вопрос не можем ответить без системы\" при работе в режиме промышленной эксплуатации.

Возможность оперативного планирования материальных ресурсов под производственную программу. Внедрение более прогрессивных методов планирования и контроля операций.

В ERP-системе существуют мощные алгоритмы планирования и организации управления закупками материалов и комплектующих, производства частей и узлов и других работ, выполнение которых необходимо для выпуска продукции на основании производственного плана.

Основным инструментом повышения эффективности процесса планирования в ERP-системе является формирование последовательности производственных операций с материалами и комплектующими, обеспечивающей своевременное изготовление узлов (полуфабрикатов) для реализации основного производственного плана по выпуску готовой продукции.

Формирование коллектива, владеющего принципами управления, заложенными в ERP-систему.

В процессе выполнения проекта внедрения на предприятии создается проектная команда. В нее должны быть привлечены специалисты, способные наиболее быстро воспринимать новые методы и технологии и адаптировать их для управления собственным предприятием. Опыт показывает, что способность предприятия воспринимать изменения соответствует скорости самого \"медленного\" специалиста.

При построении будущей ИС с применением ERP-системы, на этапе поиска проектных решений члены проектной команды должны максимально освоить новые инструменты еще до начала эксплуатации системы.

Такой коллектив, способный настраивать систему и адаптировать ее при изменении требований бизнеса — один из важнейших результатов проекта внедрения.

Управление себестоимостью

Изначально ERP-системы создавались именно для решения задач управления себестоимостью.

Управлять себестоимостью — это планировать и контролировать себестоимость, а потом принимать необходимые управленческие решения с целью обеспечения сохранения значений себестоимости в выбранных допустимых интервалах.

Основная цель процесса управления себестоимостью состоит в повышении прибыли, получаемой от основной деятельности завода. Задача информационной системы — обеспечение менеджеров необходимой информацией на всех стадиях управления данным процессом.

Опре деление ключевых проблем в управлении предприятием и выработка методов их решения

Данный пункт не случайно указан в конце списка, он закономерно завершает перечисление качественных изменений на предприятии.

В ERP-системах заложены бизнес-процессы управления. На основании прототипных бизнес-процессов, заложенных в ERP-системе, разрабатываются адаптированные бизнес-процессы для предприятия. При их построении появляется реальная возможность выявить отклонения текущих бизнес-процессов предприятия от прототипных бизнес-процессов системы, проанализировать проблемы управления и выработать методы их решения.

В целом же, можно сказать, что при завершении проекта внедрения на предприятии должна быть построена универсальная система учета и управления предприятием. Она позволяет всем службам предприятия регулярно использовать ее для получения оперативной адекватной информации для решения различных управленческих задач предприятия.

И как следствие всех перечисленных пунктов, предприятие получает реальные конкурентные преимущества в рыночной среде.

Что делать?

Итак, что же необходимо сделать предприятию для построения такой системы управления с применением ERP?

Выбрать такие направления деятельности, где внедрение ERP-системы может принести наибольший экономический эффект.
Организовать проект внедрения по отработанной поставщиком методологии внедрения.

Разрабатывать и настраивать структуру показателей деятельности, определяющих и контролирующих состояние всех финансовых и материальных потоков в системе управления предприятием.

Создавать бизнес-процессы управления и принятия решения в зависимости от значений по казателей и зарегистрированных отклонений (как реагировать на те или иные виды отклонений).

Важный вывод, к которому постепенно приходят российские заказчики, состоит в следующем:

• проект может стать успешным только при условии необходимости изменения применяемой бизнес-модели, строгого следования отработанной поставщиком методологии внедрения и принятия заказчиком на себя ответственности за конечный результат;
• управление деятельностью предприятия можно представить в виде своеобразной панели приборов управления, где индикаторами состояния предприятия являются значения показателей;
• главной задачей управленцев становится отслеживание значений показателей на своеобразной \"панели приборов управления\" и принятие решений на основании новых бизнес-процессов, разработанных с применением ERP-системы.

Основной итог, который мы рассматриваем как высшую цель внедрения ERP-системы — это построение эффективной системы управления предприятием с применением структуры показателей по всем направлениям деятельности

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/57692/