«Черные дыры» ERP-систем

Непрерывность и целостность бизнес-процессов — одна из основных проблем предприятия, которая должна быть решена при внедрении ERP системы.

Однако в большинстве случаев, эти проблемы так и остаются нерешенными. В информационной системе появляются места, которые можно смело назвать «черными дырами». Именно в этих местах информация либо искажается, либо вообще теряется. Я приведу пример черной дыры на примере логистики, хотя есть и другие места.

Логистика — центральное звено системы управления предприятием.

От того, насколько она прозрачна и понятна, зависит очень многое. 

От эмоционального состояния сотрудников, до производительности труда компании в целом.

И я бы хотел затронуть в этой статье не какие-то сложные логистические цепочки, а то место, на котором логистика начинается, и, по сути, заканчивается. Речь пойдет о рабочем месте логистика. Именно это рабочее место при внедрении некачественной информационной (ERP-системы) системы может в итоге превратиться в «черную дыру».

Как правило, один логистик обслуживает несколько (а то и несколько десятков) менеджеров по продажам. Именно на логистика завязано огромное количество корпоративной информации, касающейся поставок. От прозрачности этого участка зависит очень многое.

Одно из самых болезненных мест информационных систем — это место, где информация передается от подразделения к подразделению, от функции к функции. Это, например, место, где продавцы передают информацию о своих потребностях в отдел закупок и получают обратно информацию о ходе выполнения поставок. Это место, где кладовщик получает информацию об ожидаемых поставках от логистика и передает информацию о поступлении товара на склад остальным участникам процессам. Именно в этих местах царит наибольший хаос и эти места превращаются в «черные дыры», в которых информация теряется и бизнес-процесс теряет такое ценное свойство как прозрачность и непрерывность.

Главный вопрос, который волнует логистика, звучит очень просто — « что я должен купить?». 

Так вот рабочее место это сотрудника должно быть организовано так, чтобы он в одном месте видел все, что он должен купить. В большинстве же случаев логистикам постоянно приходится для получения этой информации пользоваться email, факсами, excel, а то и бумажками. В результате часть информации постоянно теряется, что приводит к задержкам поставок, а то и к их отсутствию. Просто менеджер по закупкам забыл «вытащить» информацию из аськи или скайпа. Да и сам процесс закупок в такой ситуации выглядит совершенно непрозрачно для других участников бизнес-процессов. Менеджера по продажам, например, для которого и происходит закупка. Потому что он не знает, обработал ли логистик его заявку, заказан ли его товар, если заказан, то когда ожидается? Как результат — менеджер по закупкам работает в режиме «справочного бюро».

Для решения этой проблемы на предприятиях вводят всевозможные стандарты передачи данных. От определенного формата файла Excel, до бумажных бланков. Кто во что горазд, как говорится. Но ни то, ни другое в результате не решает задачу, так, как ее может решить качественная информационная система. Файлам свойственно теряться, как, впрочем, и бумажкам, которым свойственно теряться еще больше. Кроме того, такой подход не решает проблемы двойного ввода данных и неразрывности процессов. Потому что файлы-бумажки служат только для того, чтобы донести информацию до логистика. Но дальше  эти же данные менеджер по закупкам все равно куда-то вводит вручную, попутно ошибаясь.

Я сам наблюдал неоднократно, как работают логистики. Это задерганные люди, иногда находящиеся на грани нервного срыва, потому что в голове приходится держать огромное количество совершенно разрозненных, разноформатных данных. Этот прислал заказ по аське, этот в email, этот вообще по телефону попросил. Сидишь и вспоминаешь, что обработал, а что нет, кому ответил, а кому нет.

И как меняется ситуация и эмоциональный фон, когда их деятельность автоматизируется, логистические бизнес-процессы становятся прозрачными. Это я тоже наблюдал.

При правильном построении информационных потоков, место, где передается информация должно быть, во-первых, одно, а, во-вторых, оно должно быть очень простым и понятным. Например, таким, как на рисунке 1. Так может выглядеть буфер, где скапливаются все потребности компании в закупках.

Задача логистика при правильной организации его рабочего места очень простая — сделать так, чтобы список, показанный на рисунке 1, был пуст. Что будет означать, что все потребности обработаны и товар заказан у поставщика. Более того, менеджерам по продажам тоже необходимо этот процесс контролировать и понимать, что их товар заказан у поставщика и у какого (см. рис. 2).

Если в системе существует одно, простое место, где все сотрудники видят все потребности в закупках, то и контролировать этот процесс становится проще. Руководитель отдела закупок не утруждает себя расспросами своих коллег о том, обработали ли они все заявки, а менеджеры по продажам не обрывают телефон закупщика с расспросами типа «заказан ли мой товар». Что это дает? Это дает огромную экономию времени за счет того, что логистик просто делает свою работу, а не работает «справочным бюро». Время экономят все, от менеджера по продажам, до руководства.

Время сотрудников, которое уходит  не на создание ценности товара (услуги) — это время, которое снижает производительность компании. Японцы, например, борются за каждую потерянную секунду на своих предприятиях, потому что понимают, чем им это грозит. Вот это мусорное время и мусорные телодвижения сотрудников они называют «муда». На нашем языке звучит весьма оригинально. Так вот, во главу угла многих японских компаний поставлено избавление от «муда». Что и позволяет японским компаниям быть самыми передовыми на планете.

Список классических вопросов по логистике составить не трудно. 

Вот он:

• товар заказан?
• кто поставляет?
• подтверждение есть?
• где груз?
• счет оплатили?
• когда поставка ожидается?

Продолжить, я думаю, сможет каждый. А теперь представьте себе, сколько времени уходит у сотрудников вашей компании, на поиск соответствующих ответов. Особенно, когда ответственного нет на месте или, не дай Бог, он в отпуске. В то же время, сотрудники могли потратить это время на что-то более позитивное. Например, на поиск новых клиентов и на встречу со старым клиентом.

Вот такая простая организация этого процесса сэкономит огромное количество времени многих сотрудников компании, которое они смогут потратить более продуктивно.

Попов Александр

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/58588/

https://ekspertov.ru/