Как организовать учет и распределение логистических затрат в дистрибьюции для контроля эффективности ЛС? В.И. Сергеев

Как организовать учет и распределение логистических затрат в дистрибьюции для контроля эффективности ЛС?

Затраты на закупку продукции (заказа) состоят из:

• зарплат персонала на приемку и обработку заказа;
• затрат на обслуживание покупателей;
• затрат на административную обработку заказа при получении оплаты.

Затратами на доставку заказа являются все логистические издержки на транспортировку и обработку товаров, входящих в заказ. Для оптимизации логистических издержек целесообразно рассматривать затраты на единицу продукции (артикул).

Дистрибьютору чрезвычайно важно уметь прогнозировать свои логистические затраты и вести учет себестоимости продукции ретроспективного календарного периода для формирования ценовой политики.

Постановка задачи

Рассмотрим процедуру обработки заказов оптовику на поставку товаров в региональный склад. Часть заказанных товаров региональный склад сможет получить немедленно со склада оптовика. Для пополнения запаса на своем складе оптовик размещает заказ у производителя.

Практически постоянно в системе дистрибьюции имеется некоторое число выполняемых заказов. Это могут быть заказы:

• розничных точек региональному складу;
• регионального склада оптовику;
• розничных точек оптовику;
• корпоративных клиентов оптовику;
• оптовика производителям продукции.

В целях своевременного пополнения запасов предприятие формирует заказ на поставку и размещает его у поставщика (дистрибьютора). Задачи обоснования объема заказываемой продукции решаются в подсистеме «Управления запасами» КИС компании (в нашем случае рассматривается процесс доставки продукции до склада предприятия). При оптимизации материального потока максимальный эффект можно получить, оптимизируя либо совокупный материальный поток на всем протяжении от первичного источника МР до конечного потребителя ГП, либо отдельные, крупные подсистемы ЛС фирмы с дальнейшей оптимизацией общих логистических издержек. Аналогичный предложенному ниже подход к распределению затрат с целью их комплексной оптимизации можно применять для любых цепей поставок, управляемых одним и тем же юридическим лицом, в том числе и в дистрибьюции. Закупки продукции осуществляются на условиях «склад продавца» с полной оплатой всего заказа к моменту поставки. Заказы могут быть как однородными по составу, так и комбинированными, когда в состав заказа входит несколько артикулов в различных количествах.

Предполагается, что служба логистики предприятия периодически контролирует эффективность функционирования ЛС с точки зрения затрат, использования ресурсов и результатов обслуживания. По результатам контроля могут быть выработаны решения об организационных преобразованиях в ЛС.

Укрупненная схема потоков продукции (пример) приведена на рисунке.

Рассмотрим укрупненную схему товародвижения продукции до склада оптового предприятия W. Доставка товаров представляет собой последовательность операций, выполняемых с грузовыми партиями консолидированных и неконсолидированных заказов. Вопрос о необходимости и целесообразности консолидации заказов решает служба логистики. Число логистических операций, производимых с разными партиями, может быть различным. Партия содержит грузы нескольких неделимых заказов, каждый из которых, в свою очередь, включает ряд товаров (артикулов).

Ниже приводится модель решения следующих задач.

1. Расчет прогнозируемой себестоимости артикулов (товаров). Прогнозируются затраты на выполнение каждой логистической операции, далее затраты на операции с партией консолидированных грузов распределяются по заказам, в дальнейшем они также относятся на себестоимость товаров.
2. Полный учет фактических затрат для расчета эффективности операций доставки.
3. Сопоставление прогнозируемой и фактической себестоимости артикулов (товаров) каждой логистической операции т.е. распределение затрат на операцию с партией консолидированных грузов по заказам и последующее отнесение их на себестоимость товаров.

Расчет прогнозируемых затрат

Расчет затрат на выполнение заказа осуществляется по операциям с учетом характеристик заказа и нормативных параметров операций (тарифов на выполнение операции). Прогнозируемые затраты относят на себестоимость товаров (артикулов), входящих в заказ. Сумма прогнозируемых пооперационных затрат дает общий объем прогнозируемых затрат на выполнение заказа. Сумма пооперационных затрат на доставку единицы товара дает прогнозируемое приращение его себестоимости.

Характеристиками заказа являются вес, объем, стоимость; производной характеристикой (принятой в ряде операций для исчисления платы) является приведенный вес (таблица 1).

Обозначения переменных для модели расчета затрат и соответствующие формулы приведены в таблице 2.

Расчет прогнозируемых затрат

Введем следующие обозначения:

нормативный параметр для вычисления затрат i-и операции —  PARi;

прогнозируемые затраты на выполнение заказа — Sn;

характеристика заказа для вычисления затрат i-и операции — Xi ,

затраты на i-ю операцию при выполнении заказа — Si

затраты на выполнение заказа единицы j-го товара в заказе — Snj

затраты на i-ю операцию при выполнении заказа единицы j-го товара — Snij

Рекурсивная процедура вычислений состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Sn=0, Snj=0.

Шаг 2. Выбор начальной операции для расчета i=n .

Шаг 3. Выбор нормативного параметра i-й операции (в зависимости от региона и способа доставки). Калькуляция затрат на операцию с заказом (затраты на оборотные средства оцениваются, как указано выше).

Sni =PARi*Xi

Шаг 4. Отнесение затрат на операцию с заказом на себестоимость товаров алгоритму определения Snij

Snj=Snj=Snij

Шаг 5. Sn=Sn+Sni

Шаг 6. Если все операции учтены, то переход к шагу 8, иначе — к шагу 7.

Шаг 7. i = i + 1, переход к шагу 3.

Шаг 8. Конец.

Расчет фактических затрат

Расчет затрат производится по результатам оперативного учета реальных затрат на операции с партиями товаров и продолжительности операций согласно прилагаемым ниже методикам распределения затрат. В базе данных КИС находят отражение фактические затраты на операции с заказом.

Приведенные ниже методики (см. таблицу ниже) применяются для распределения затрат на операцию с партией консолидированных грузов по заказам и дальнейшего отнесения их на себестоимость товаров.

Распределения фактических затрат

Распределение фактических затрат проводится по результатам пооперационного учета реальных затрат на логистические операции с партиями товаров и продолжительности операций согласно указанным ниже методикам распределения затрат (см. таблицу А).

Таблица А.

Таблица Б.

КИС управленческого учета предприятия должны обеспечивать возможность формировать заказы поставщику и вести пооперационный учет логистических затрат либо — в простейшем случае — выполнять их в виде электронных таблиц (Excel) по форме, приведенной в таблицах А и Б (в примере приведены лишь поля и информация, необходимые для данных расчетов).

Распределение фактических затрат по весообъемным характеристикам

Методика распределения затрат на операцию с партией консолидированных грузов по заказам (по весообъемным характеристикам).

Пусть в консолидированной партии имеется  n заказов. Пусть i-й заказ обладает характеристиками  Vi —объем (куб. м),  Рi — вес (кг),  Si — цена заказа (долл.).

Затраты на операцию с консолидированной партией груза — Son.

Необходимо определить Sфi. — затраты на операцию с i-м заказом.

Алгоритм:

1. Для каждого заказа вычисляется его приведенный вес  Piпр по правилу: если Vi/Pi  > 1/К, то Piпр = V*K, иначе Piпр = Pi.
2. Затраты на операцию с i-м заказом вычисляются по формуле

Методика отнесения затрат на операцию с заказом на себестоимость товаров (по весообъемным характеристикам).

Пусть заказ включает т товаров. Пусть j-й товар в заказе имеет характеристики Vj-объем (куб.м), Pj – вес (кг), Sj- цена единицы j-го товара (долл.), Nj— число единиц j-го товара в заказе.

Затраты на операцию с заказом — Sф.

Необходимо определить Somj — затраты на операцию с единицей j-го товара (приращение цены товара).

Алгоритм:

1. Для каждого товара вычисляется приведенный вес Рjnp единицы товара по правилу:

если Vj/Pj  > 1/К, то Рjnp = V*K, иначе Рjnp = Pi.

1. Затраты на операцию с j-м товаром вычисляются по формуле

Распределение фактических затрат по объему

Методика распределения затрат на операцию с партией консолидированных грузов по заказам (по объемным характеристикам).

Алгоритм: затраты на операцию по i-му заказу вычисляются по формуле

Методика отнесения затрат на операцию с заказом на себестоимость товаров (но объемным характеристикам)

Алгоритм: затраты на операцию с единицей j-го товара вычисляются по формуле:

Затраты оборотных средств за время «товар в пути», приходящиеся на единицу товара, вычисляются по формуле:

где Sj— цена единицы j-го товара (долл.), Ттл — время «товар в пути», Q — среднесуточный банковский процент по кредитам либо среднерыночная ставка.

В качестве примера  рассмотрим вариант доставки заказов от поставщиков из США, Тайваня, Германии с консолидацией в Санкт-Петербурге и последующей транспортировкой грузовой партии из трех заказов в город Киров. Банковский процент по кредитам принят в размере 0,05% в сутки.

В таблице выше приведен пооперационный учет логистических затрат на операции доставки данных заказов и товарных партий из них, в таблице ниже — расчеты, связанные с распределением затрат.

Исходная информация была подготовлена в Excel и обработана программой распределения затрат для получения результатов, приведенных во второй части таблицы.

Суммарные издержки на доставку заказа вычисляются как сумма затрат на операции с заказом. Суммарные издержки на доставку единицы товара вычисляются как сумма затрат на операции с товаром (артикулом).

Настоящую модель можно применить как для контроля эффективности дистрибьюции в ЛС с позиций минимизации логистических затрат и для определения доли затрат, привносимой каждой товарной позицией в себестоимость продукции.