Как выявить вора в компании

Бизнес - отражение общества. В обществе же, что греха таить, отношение к чужой собственности укладывается в формулировку: «все вокруг колхозное – все вокруг мое». В результате – «и по камушку, по кирпичику растащили родимый завод». С хищениями и растратами, совершаемыми собственными сотрудниками, рано или поздно сталкивается любая компания. И далеко не всегда владельцы и руководитель принимают адекватные меры по борьбе с хищениями, хотя их способы, в основном, остаются неизменными. Большинство мошенников не изобретают велосипед и тем не мене удачно воплощают свои преступные планы в жизнь – это я могу сказать как эксперт. Ведь хищения зависят от наличия возможности присвоить деньги лицами, имеющими к ним доступ.

«Подсудимый, что вас побудило?..»

Что толкает персонал и должностных лиц организации на нарушение как библейских заповедей, так и светского законодательства? Как это не парадоксально, прежде всего само наше законодательство. Его смысл сводится к тому, что защищать свою собственность должна сама организация. Это ее проблемы. Как таковой государственной поддержки по предупреждению случаев хищения и информационному освещению проблемы нет. 

Поддержка осуществляется только по уже имеющимся фактам хищения, а вот с превентивностью большие проблемы. Конечно, крупные уголовные дела периодически освещаются СМИ, но как таковой антипропаганды по мелким, ежедневным хищениям не происходит. 

Кроме того, посокльку наша судебная практика не прецедентна (как, к примеру, в США), до сих пор не отлажена централизованная работа судов по однотипным преступлениям. Я уж не говорю про то, что суд у нас частенько вершится с учетом «местных особенностей и традиций», а результат зависит от заинтересованности и возможностей отдельных участников процесса. Поэтому кто-то отделывается условным сроком за присвоение десятков миллионов, а кого-то отправляют в тюрьму за хищение нескольких тысяч рублей.

Ну и, разумеется, психологический аспект. В нашем обществе хищение денежной наличности не воспринимается как очень плохой проступок. Наоборот, современная культура и в кино и в книгах преподносит это как экстремальное времяпрепровождение. Что-то вроде «Одиннадцати друзей Оушена». Расхитители, в свою очередь, придумывают себе различные оправдания: зарплата низкая или «все вокруг воруют». Фирма, ведь, не пострадает – включит недостачу в себестоимость и будет работать дальше. Словом, «не укради», конечно, но смотря кто, когда и при каких обстоятельствах.

Хищения анфас и профиль

Способы «экспроприации» имущества работодателя разнообразны, но в целом можно их подразделить на следующие виды:

• хищения, которые совершаются руководством фирмы с использованием различных хитроумных способов. Эти лица управляют финансовыми потоками и отвечают за эффективное использование денежных средств.
• присвоение средств материально-ответственными лицами (кассирами, бухгалтерами). К ним относят хищения наличности при расчете и выдаче зарплаты персоналу и средств, выдаваемых подотчет.
• аферы, совершаемые учредителями. Они проводятся в «глобальном» для фирмы масштабе: выпускаются ничем не обеспеченные ценные бумаги, подделываются документы по сделкам с недвижимым имуществом, незаконно снимается наличность с использованием системы банковских платежей. Бывает, что таким мошенникам оказывают помощь чиновники, отвечающие за госрегистрацию таких сделок.

Довольно интересная тенденция отслеживается в наших действующих нормативно-правовых актах. Согласно ним к материальной ответственности привлекаются рядовые сотрудники фирмы. Будь то кассиры, менеджеры по продажам и др. Но вышестоящая элита – главбухи, гендиректора, их замы, начальники финансовых управлений подлежат материальной ответственности в случае, когда установлен прямой ущерб организации. А без возбуждения уголовного дела установить таковой не получится.

«За себя и за того парня»

Присваивая наличность при начислении заработной платы, мошенники чаще всего действуют традиционным способом: неправомерно завышается зарплата с последующим присвоением сверхначисленных сумм. В ведомости включаются уже уволенные либо несуществующие сотрудники, за которых расписываются в ведомостях и получают деньги сами аферисты.

Типичный пример из собственной практики: главный бухгалтер торговой фирмы подделал приказ руководителя о дополнительном постоянном стимулировании себя любимого. И получал в течении двух лет солидные надбавки за сложность и напряженность своего непосильного труда. Обман вскрылся при первой же проверке бухгалтерских документов, проведенных аудиторской компанией. Руководитель в долгу не остался и обратился за советом в правоохранительные органы. Последние помогли разобраться, но для пущей надежности передали дело в суд. Итог: раньше главбух жил в комфортабельной квартире с окнами, выходящими на тюрьму, а сейчас ютится в зарешеченном помещении с видом на свой дом.

Другой метод - завысить суммы зарплат отдельных работников в ведомостях, поставив заранее их в известность. Обрадованный персонал, получив сверхзарплату, делится ею с организатором мошенничества.

Также в ведомостях на выплату заработной платы могут преувеличиваться подлежащие к выдаче итоговые суммы. А на руки работникам выдается значительно меньше. Полученную разницу мошенники кладут к себе в карман.

К зарплатным схемам хищений могут привлекаться кассиры. По договоренности с ними мошенники «совершенно случайно» перечисляют денежные средства не на карточный счет работника, а специально выбранному лицу.

«Подотчетные» схемы

Существует немало способов хищения денежных средств, выделяемых для представительских целей и командировок:

• на одного работника в течение командировки оформляется сразу два-три командировачных предписания;
• составляются командировочные удостоверения для работников, которые фактически никуда и не выезжают. Выдаются денежные средства, которые затем присваиваются.
• настоящие командировочные предписания корректируются дополнительными сведениями, такими как продление срока пребывания работника. Также вносятся изменения в авансовые отчеты.

Обычно подтасовывают документы сотрудники бухгалтерии, начальство финансовых отделов. В общем, те сотрудники, кто по роду своей деятельности связан с оформлением бухгалтерских документов.

При задействовании в махинациях самих «подотчетников» им поручают сделать по месту прибытия отметки в предписаниях сразу за нескольких работников. Также подотчетные лица могут прилагать фальшивые товарные чеки и накладные, отчитываясь за «приобретенный» товар.

Лакомым куском для мошенников-кассиров является депонированная зарплата. Они присваивают наличность посредством списания денежных средств по подложным ведомостям либо подделывая подписи работников.

При наличии доступа к чековой книжке организации, мошенники-кассиры имитируют банковские выписки и присваивают наличность десятками тысяч рублей.

Полицейские сводки пестрят сообщениями о раскрытии подобных махинаций, но они продолжаются. Такое ощущение, что начальству многих фирм так удобно смотреть на происходящее сквозь однажды надетые розовые очки, что они снимают их только тогда, когда фирма уже находится в предынфарктном состоянии, а «шалости» сотрудников» превращаются в тотальный беспредел.

Собственники без собственности

Учредитель (или акционер) организации должен всегда быть в курсе всего, что касается финансовой составляющей и не перекладывать контроль на плечи директоров, имеющих прямой доступ к финансам. Собственнику не следует ограничиваться суждением: «Я предоставил вам средства, а вы распоряжайтесь ими во благо фирмы». Порочность такого подхода показывает практика.

Как известно, провести крупную сделку можно только с согласия учредителей. Зачастую мошенники, чтобы избежать необходимости их уведомления, специально занижают стоимость таких сделок. Размер крупных сделок закреплен законодательно, а также уставом организации. К примеру, если он составляет 100 тыс. рублей, управленцы занижают размер сделки до 99 тыс. рублей. Также денежные средства переводятся не одним, а двумя-тремя траншами. В тоже время у мошенников могут возникнуть определенные трудности. Ведь контрагенту по сделке придется занизить объем выручки. А это чревато налоговыми последствиями. Но, учитывая наши реалии, всегда есть возможность найти компромисс.

Существует еще другая схема с использованием фирм-«помоек». Управленец, якобы нуждаясь в консультационных услугах для фирмы, обосновывает их необходимость. Создается однодневка с говорящим названием типа ООО «Главконсалтбизнезцентр» и с ней заключается договор по оказанию юридических услуг. Спустя короткий промежуток времени (не более месяца) «помойка» ликвидируется. Услуги так и не оказаны, а у нашей фирмы возникает нереальная к взысканию дебиторская задолженность. Учитывая, что руководство однодневки найти вряд ли удастся, вернуть платежи не получится.

Интересно обстоит ситуация в строительных организациях. Для таких фирм установлены нормы списания материалов в производство на основании составленной первички. Однако мошенники и не думают соблюдать эти нормы и списывают запасы с дополнительной выгодой. А разницу – себе в карман.

Также для учета в строительстве должны заключаться договоры, подписываться акты выполненных работ, составляться сметы. «Злодеи», пользуясь возможностью, подменивают указанные документы. И включают в них вымышленные работы. Гражданам, приобретающим жилье, инвесторам и учредителям остается лишь недоумевать от стоимости построенного объекта.

Как в анекдоте: «За растрату средств, выделенных на строительство 27-тысячного стадиона прораба – отдать под суд, главного бригадира уволить, строительную бригаду расформировать, а построенное здание отдать под газетный киоск.»

«Если кто-то кое-где у вас порой…»

Исследовать документы бухгалтерского учета, провести фактический осмотр наличия денежных средств, залезть в дебри финансового анализа или затребовать встречные документы у контрагентов. Все эти способы годятся для проверки собственной организации на наличие хищений.

При исследовании первичных и сводных бухгалтерских документов, прежде всего стоит выяснить, насколько были законны и вообще необходимы совершенные финансовые операции. А также, каким образом они оформлены.

При фактическом осмотре наличия денежных средств, следует лично улицезреть их наличие у самых крупных подотчетников и в кассе. И, разумеется, сверить их с суммами, отраженными на бумаге. Заодно можно проверить фактическое наличие прочих вверенных материальных ценностей. Фактическую проверку необходимо осуществить сразу же после подписания приказа о ее проведении. При этом порядок проверки денежной наличности должен соответствовать Приказу Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) \"Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств\".

«Куй железо, не отходя от кассы»

Помните, что кассир является материально-ответственным лицом и отвечает за денежные средства в кассе вашей фирмы, а также за кассовые документы. Руководству организации, принимая на работу кассира, следует «пробивать» его прежние заслуги по базам правоохранительных органов и… медучреждений. Кандидат на работу должен принести справки об отсутствии судимости и постановки на учет в психоневрологических и наркологических диспансерах. 

Не стоит на пушечный выстрел подпускать к кассе организации работников, у которых имелась судимость или страдающих раздвоением личности. Ну, и тех, кто обожает ежедневное распитие спиртных напитков и употребление наркотические средства. Вы, дорогие читатели, конечно скажете, что это азбучные истины. Ну да, азбучные… Вот только соблюдают их далеко не все. Иначе не было бы в сводках: «кассир-игроман проиграла два миллиона казенных средств», «влюбленная кассир передала ключ от сейфа своему бойфренду-рецидивисту» и т.д. и т.п. Сколько угодно.

Кандидат должен подписать договор, предусматривающий полную материальную ответственность за вверенные ему денежные средства. Касса организации для сохранности наличности должна быть оборудована и соответствующим образом. Копии сейфовых ключей следует хранить в опечатанном виде у директора фирмы.

Проверка денежных средств в кассе начинается с вынесения директором организации приказа о проведении инвентаризации. Далее формируется комиссия, в которую обязательно входят главбух, материально-ответственный работник (кассир) и представитель руководителя. К инвентаризации также могут привлекаться аудиторы. Важно знать, что если даже один из проверяющих отсутствует, у «материально-безответственного» кассира будут основания добиться, чтобы инвентаризацию признали недействительной. Проверив денежную наличность, комиссия составляет акт, реквизиты которого заносятся в книгу учета инвентаризаций.

На какие документы прежде всего стоит уделить внимание? В первую очередь это: приходные и расходные кассовые ордера, журналы их регистрации, кассовая книга, платежные ведомости и прочие документы, подтверждающие операции в кассе.

Перед проведением проверки наличности, материально-ответственное лицо формирует отчет по последним операциям. Кассир составляет расписку, в которой торжественно клянется, что перед тем как к нему пришла комиссия, он передал все кассовые документы по движению наличности проверяющим или бухгалтеру. А также о том, что все полученные деньги оприходованы, а сданные – учтены в расходах. Комиссия же смотрит: соответствует ли отчет кассира тому, что осталось в кассе? Помните, что фактический остаток еще должен сойтись со сведениями в журнале-ордере и кассовой книге.

Необходимо перепроверить суммы остатков денежных средств. Также как и их перенос на следующие страницы. В кассовой книге не должна быть сбита нумерация страниц и не должны быть повреждения печати.

При проверке расходования кассовой наличности, следует обратить пристальное внимание на приложенные первичные документы. Они должны быть правильно оформлены: без корректировок и исправлений. Напротив фамилий получателей обязательно наличие их подписей.

Чтобы проверить? насколько полно и вовремя были оприходована поступившая с расчетных счетов в кассу наличность, нужно сверить данные по счетам синтетического учета 51 «Расчетные счета» и 50 «Касса». Также сверяются данные по оборотно-сальдовой ведомости и по счету 50 Главной книги. Если имеются расхождения, придется проверить всю первичку (отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расширенные банковские выписки по расчетным счетам), в том числе направив запрос и в сам банк.

Также проверяющие должны проконтролировать: соответствие даты оформления расходно-кассовых ордеров дате передачи денежных средств по факту; вовремя ли были депонирована невыданная зарплата; правильно ли разнесены счета бухгалтерского учета в документах.

Бывают и такие чудеса: в кассе обнаружены излишки. Так по ним, как и по недостачам, придется потребовать объяснения в письменной форме от каждого из работавших кассиров. Более того, излишки после документального оформления пойдут на благо самой организации. За недостачи же кассиру придется расплатиться в течение трех дней.

Проводя финансовый анализ, придется исследовать финансовое состояние и платежеспособность организации. В общем понять, с какого перепугу у фирмы снизилась прибыль либо организация стала нести убытки. Для этого бухгалтеру либо финансовому специалисту понадобятся как минимум бухгалтерские балансы и отчеты о прибылях и убытках. Финансовый анализ поможет найти «черные дыры», в которых исчезает прибыль. Проводить его нужно регулярно, желательно каждый месяц.

Проводим «санобработку»

Как директору и главбуху организовать систему контроля в организации за денежными средствами?

Проще всего следить за денежными средствами можно в организации, которая занимается несложными операциями. К примеру, приобретает материалы, обрабатывает их, реализовывает готовую продукцию. И больше никаких дополнительных доходов и направлений деятельности.

Но как же быть с разнопрофильными крупными организациями? В этом случае необходимо грамотное построение системы управления. В большой организации должна быть создана по-настоящему армейская структура. Прозрачная и в то же время с четким подчинением. Поступающие и выбывающие денежные средства, подписываемые договора должны быть под постоянным контролем головного подразделения. Фирме, занимающейся разными видами услуг, желательно зарегистрировать каждую из них на самостоятельное юридическое лицо.

Конечно, полностью застраховаться от мошеннических действий персонала невозможно. А вот снизить возможные потери до допустимой нормы убытка – вполне по силам. Каждая фирма должна разрабатывать и применять свои инструменты в зависимости от специфики ее деятельности. В тоже время существуют следующие дешевые и эффективные меры.

В первую очередь необходимо заключить договора о полной материальной ответственности с кассирами, начальниками подразделений, управляющими складов. Даже если они вроде бы «свои люди», набранные не по объявлению, а по протекции.

Желательно не реже одного раза в месяц проводить инвентаризацию. Причем реальную, а не на бумаге. При этом лучше привлекать персонал извне: аудиторов, ревизоров, бухгалтеров и прочих специалистов. В дальнейшем можно будет остановиться на одном, уже проверенном специалисте. Поверьте, это окупится с лихвой.

Не стоит забывать о материальном стимулировании материально-ответственных лиц и сотрудников бухгалтерии. Можно создать условия, при которых сотрудники предпочитали выполнять свою работу по-честному, не думая о личном обогащении за счет каких-то махинаций.

Периодически проводить «психологическую обработку» коллектива. К примеру, напоминать сотрудникам о возможных последствиях незаконных поступков. И если это не укрепит их чувство ответственности, то, по крайней мере, заставит призадуматься.

Систематически выборочно проверять предоставляемые подотчетниками документы. Вас может удивить разница цен приобретения товаров и услуг в двух-трех однотипных организациях. Тем более, что такой дополнительной функцией можно наделить даже рядового сотрудника фирмы. Ведь чтобы сравнить цены особых познаний не потребуется.

Если у руководства фирмы нет в наличии свободного времени для контроля над хищениями, им следует привлечь консультантов извне и наделить их соответствующими функциями. Они проведут объективный анализ сложившейся в организации ситуации.

Для эффективного контроля за управленцами, необходимо создать систему, которая отслеживала бы их действия по заключению договоров с фирмами-поставщиками и фирмами-покупателями.

Потоки денежных средств должны быть организованы и подкреплены системой документооборота. Чтобы в любой момент проверить совершаемый транш. Также проблема решается технической составляющей. Во-первых, первичка должна составляться строго в соответствии с требованиями. Во-вторых, установить системы видеонаблюдения в офисе.