Практика внедрения WMS на складе - начальные этапы внедрения

Приведение бизнес-процессов в порядок – не следствие внедрения WMS, а необходимое условие успеха при внедрении.

(Тезис умудренных опытом)

ЧТО РАНЬШЕ: курица или яйцо? 

Бизнес-процессы или система управления  складом?

Нас сейчас интересует тот период в компании, в котором ведется подготовка к внедрению WMS.

Надо ли оптимизировать бизнес-процессы до, или подождать и настроить  их в ходе внедрения WMS?

Давайте рассмотрим действия компании в этот интересный и непростой период.

Определения:

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы (результаты процесса, представляющие ценность для потребителей).

Сеть процессов организации – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных процессов организации в единую систему.

Что такое WMS?

Система управления складским комплексом (WMS)- это программно-аппаратная структура, которая позволяет в режиме реального времени управлять ресурсами склада.

Структура автоматизированной системы управления складом построена на  трехуровневом принципе:

• первый компонент представляет собой видимую для пользователя часть – интерфейс типа «человек-машина» - «клиентское приложение», с помощью которого пользователь осуществляет ввод, изменение и удаление данных, и  дает задачи на выполнение операций и запросы на получение отчетов.
• второй компонент – сервер базы данных, осуществляет хранение и обработку данных.
• третий компонент - специализированные программы обработки, которые осуществляет инициированную пользователем обработку данных, и возвращает обработанные данные в базу данных, которыми может оперировать пользователь через клиентское приложение.

Справка:

В мире насчитывается порядка 300 WMS-решений.

Количество бизнес-процессов не подсчитал еще никто.

Аксиома: Бизнес-процессы существуют и могут успешно действовать, независимо от того, имеет ли склад автоматизированную систему управления.

Мнение:

В логику стандартного WMS-решения заложены типовые бизнес-процессы, но они не обязательно подойдут вашей компании.

Правило:

Бизнес-процессы влияют на параметры автоматизированной системы управления складом и автоматизированная система управления складом влияет на функционирование бизнес-процессов.

Мудрость:

При неотлаженных бизнес-процессах WMS неэффективна, и не оправдывает вложений.

Вопрос:

Зачем и когда заниматься бизнес-процессами?

Ответ:

l  Зачем – без них «и ни туда и ни сюда».

l  Когда - Всегда!!! (правильнее было бы сказать – постоянно).

Задача:

Исходное условие – принято решение по установке на складе нового программного продукта. Возможно, это будет приобретенная программа, возможно – собственные специалисты ИТ решили доработать имеющуюся у компании систему учета и нарастить ее новыми опциями. Спланируем действия по решению этой задачи?

СФОРМИРОВАТЬ РАБОЧУЮ ПРОЕКТНУЮ ГРУППУ

Самый первый шаг – собственно сформировать классическую «проектную группу». Кто должен обязательно войти в ее состав? С одной стороны – не замкнуться в узком кругу, с другой стороны – избежать риска превратить группу в громоздкую неповоротливую структуру.  Оптимальное количество участников группы – от 5 до 7 человек. Кого? Не пытаемся объять необъятное, – кого более всего затрагивают ожидаемые изменения. Естественно, на этом этапе должен быть назначен руководитель проекта, выступающий в роли координатора всех встреч, согласовывающий точки зрения участников, принимающий решения.

СФОРМИРОВАТЬ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММЕ

Второй шаг – зафиксировать все требования, которые мы планируем выдвинуть к новому продукту. Исполнитель - сформированная рабочая группа. Степень детализации:  максимально подробно описать и уточнить требования.  Именно максимально детализировать на этом этапе, а не ограничиться концептуальными наметками.  Возможно, часть из них в процессе исполнения будет отсеяна, но удалить какой-либо пункт из «исходника» гораздо легче, чем добавить.  При составлении – участники рабочей группы уже должны быть готовы обосновать необходимость того или иного требования и «не летать в космосе».  

Порой трудно  не поддаться искушению заложить в систему большое количество  возможностей, а вдруг в будущем понравится. Давайте задумаемся, если эти параметры не востребованы сейчас, то может они и не нужны будут в дальнейшем. Простое нагромождение информации и функционала не способствует улучшению работы, а, наоборот, может  мешать. 

В том случае, когда компания четко осознала, что ее развитие сдерживает отсутствие  какой-то информации, то постарайтесь ее собрать и опробовать использовать до того как поставите WMS. Для тестирования эффективности нового процесса есть много более простых и дешевых решений. Такой подход тем более правильный, если такие действия компанией не практиковались, тогда будет возможность «зряче» прописать требования к новой системе.

________________________________________________________________________________

Пример. Требования к системе, сформированные на втором этапе проекта

Основные требования к системе

1.       Адресное хранение товара

1.1    Задание топологии складского комплекса

1.2    Разделение на зоны, проезды или ряды, стеллажи, ярусы, ячейки. 

Все пространство склада (3-х мерное) разбивается на области с указанием адресации. Все это описывается в ИС с помощью дерева адресации.

Области описываются с учетом координат  и занимаемого объема и  выдерживаемого веса

адресация пространства касается не только мест хранения товара, но и мест сборки, упаковки, приема, выдачи, контроля товара – т.е. в общем, всех мест где может находиться/двигаться товар.

Хранение (и движение) товара может происходить только с указанием адреса хранения (адреса источника и адреса приемника)

Каждая единица номенклатуры товар и видов ее упаковки (ящик,спайка, контейнер, т.д.) – имеет описание занимаемого объема и веса массы.

Задание условий хранения товара (на вырост) – например, по температуре, по условиям хранения (аэрозоли, жидкости, требование хранения в спецзоне) по совместимости с другими товарами.

Имея объемное описание склада и хранимую информацию о хранящемся товаре в разрезе адресации – можно получать информацию о свободном пространстве в виде отельного отче та для оценки заполненности склада.

1.1   Статус ячейки (занята, свободна, зарезервирована, заморожена, зафиксирована)

2         Электронный документооборот. Все товарные операции на складе,  должны регистрироваться в ИС в виде электронных документов (нарядов) Электронные документы должны не только хранить и регистрировать информацию, но и подтверждать (аналог цифровой подписи) личности сотрудников выполняющих эти операции.

3         Работа с уникальными партиями товара – складскими единицами хранения – параллельно  работе с товарной единицей.

4         Роли работников Ввести в систему градацию работников, это позволит например не допустить что отбор паллетной нормой подцепит работник без права ездить на штабелере.

5         Роли пользователей, настраиваемые по должности, не надо по фамилии. Возможность сотрудникам одной роли работать с одним документом (пользователи одной роли могут менять статус документа созданного другим пользователем этой или более низкой роли)

6         Удаленное автоматизированное управление персоналом и мониторинг работников склада (отчет по занятости конкретного работника, отчет по свободным, отчет по превысившим норматив)Все операции на складе выполняются только ее работниками с обязательной идентификацией в системе. Т.е. не может быть операции, выполненной анонимом (неизвестно кем

7         Контроль эффективности операций (привязка работника к наряду, как минимум). В системе фиксируется выполнение всех заданий сотрудниками склада, причем пошагово. Фиксируется время выполнения каждой операции (реальное) , что позволяет оценивать, контролировать, анализировать складские операции.

8         Биллинг складских операций. Накопление результатов по конкретному работнику или по группе работников (право бригадира).

9         Подключение стандартного оборудования (принтер, сканер, ТСД)

9.1   Идентификация товаров штрих – кодированием

9.2   Идентификация документов штрих – кодированием

9.3   Идентификация мест груза и складских единиц штрих – кодированием

9.4   Поддержка множественности штрихкодов одного товара

9.5   Поддержка множественности товаров одного штрихкода

9.6   Печать документов со штрихкодом

9.7    Возможность генерации собственного ШК для нештрихкодированной продукции (или для упаковок продукции)

10     Прием товара

10.1         Планирование приемки.

10.2         Возможность блокировки принятого товара, запрет на

10.3         Акт приема как складской внутренний первичный и важный документ, это не приходная накладная, а связанный с ней документ, контроль принятого товара по количеству и качеству 

10.4         Автоматизированное рабочее место для сбора информации в паспорт товара, возможность кладовщику на этапе приема внести-исправить информацию в паспорте товара. 

11     Статус товара (состояние и готовность к продаже)

12     Статус документа (требуется отбор, запланирован и тд)

13     Автоматизированное размещение входящего товара на складе по различным, гибко настраиваемым алгоритмам (несколько сценариев размещения).

13.1         Задание правил размещения и рейтингов мест хранения (АВС, товарная группа)

13.2          Контроль совместимости товаров при размещении

13.3         Контроль заполнения ячеек по количеству, объему, весу

13.4         Автоматизированный расчет оптимизации складского объема по разным сценариям (например, приоритет сроку годности или приоритет максимизации использования объема)

14     Инвентаризация без остановки склада.

14.1         Настраиваемые критерии инвентаризации (по зонам, по партии и сроку годности, артикулу, по пустым ячейкам)

14.2          формирование заданий на инвентаризацию

14.3          Блокировка инвентаризируемых ячеек. В режиме инвентаризации нет препятствий созданию документов на продажу товара, но временно блокируются внутрискладские перемещения.

15     Пополнение активной зоны по различным, настраиваемым алгоритмам (канбан, минимакс, по требованию, пополнение частью места груза  – и все алгоритмы одновременно)

16     Управление сбором заказов по различным, настраиваемым алгоритмам. Расщепление – точно, волна – на вырост, ФИФО – точно, последовательный отбор типа конвейер.

17     Маршрутизация при отборе – по различным настраиваемым алгоритмам

18     Визуализация размещения товара на складе – карта склада. Карта склада очень помогает при планировании размещения нового товара и при перестановках по АВС (объем) и XYZ (обращения)

19     Маркировка собранных партий товара (места груза)

20     Учет качества товара (сроки годности, некондиционный). 

21     Работа с комплектными позициями (наборы) – упаковка и переупаковка, учет комплектующих для наборов – с учетом хранящихся отдельно и с учетом включенных в готовые наборы.

22     Формирование отгрузочных документов с учетом мест груза и характеристик мест груза (возможность создать упаковочный лист по каждому месту груза,)

23      возможность формирования аналитической отчетности через механизм универсальных настраиваемых отчетов

________________________________________________________________________________________

На основании составленного перечня «пожеланий» - специалисты ИТ уже могут оценить свои возможности, дать «обратную связь» и предоставить свои встречные требования.

ПРОРАБОТКА ФИЗИЧЕСКОЙ И ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ СКЛАДА

Один из базисных вопросов, необходимых для постановки техзадания – корректно структуризировать склад. Ячеистая структура склада – обязательный атрибут складской системы, но без логики в определении назначения ячеек и их привязки к определенному функционалу – будет утеряна возможность задания логики перемещения товара внутри склада. 

Для корректного описания – опять же сталкиваемся с необходимостью «физически» определить топологию склада, а только затем передавать информацию в виде техзадания, в котором для каждой области склада должен быть выработан блок запретов и разрешений на хранение товара с определенными признаками и на выполнение в этой зоне определенных действий определенными работниками.

ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ ПРОИСХОДЯЩИЕ НА СКЛАДЕ ПРОЦЕССЫ

Эпиграфом к этому разделу можно привести следующие слова: 

Если на складе есть проблемы в организации работ – внедрение WMS-системы возведет их в квадрат.

Третий шаг. Сущность действий на этом этапе, определить, какие бизнес-процессы на складе могут быть положены в основу построения программы, какие требуют улучшения  и только после оптимизации встроены в проектируемую систему, какие  можно отторгнуть, а какие надо построить заново.

На этом этапе – желательно удержаться от двух крайностей:

1. Надеяться на стандартизацию процессов во время внедрения.

«Все равно новый продукт устранит все проблемы, которые мы описываем». Зачем тратить ресурс на эту работу, давайте воспользуемся  стандартами и наработками предшественников.

Есть потенциальная опасность потерять наработанные технологии «второго порядка», в основном – взаимодействие между структурными подразделениями склада, а также наработанные правила действия при нештатных ситуациях. 

Опасно не учесть специфику бизнеса или уровень достигнутой организации. Если в процессах есть недостатки они попытаются «проскользнуть» в новую организацию.

2.       Построение максимально подробной модели работы склада в данный момент. Перенесение этой модели в новую организацию.

Для анализа информации нужно потратить значительное время. Мы получим низкое соотношение полезной информации к общему объему проделанной работы. Простые вещи не стоит называть сложными терминами и пространно описывать базовые операции.  

Еще одна крайность:

3. Игнорирование этапа оптимизации существующих бизнес-процессов до начала внедрения проекта.

Не важно, с какой стороны: заказчика или  со стороны поставщика WMS(все равно изменим - и так все понятно, что вы все делаете неправильно). Это – очень опасный симптом. К сожалению, достаточно часто возникает настроение «да ладно, все равно новая программа решит эту проблему». Более чем значительный риск для проекта – именно проигнорировать текущее положение дел.  

Следовательно, требуется активная работа по аудиту складской системы. Можно уверенно сказать, что качественная работа на этом этапе заключается в построении модели работы склада с пониманием причинно-следственных связей.  

Обязательное условие успешного  WMS-проекта: 

Приведение в «порядок» процессов на складе:  их описание и визуализация  для цели  оптимизации процесса.

Этапы процессного менеджмента:

l  Определить процессы, карту процессов

l  Описать действующие процессы

l  Организовать  процессы

l  Задокументировать процессы

l  Определить показатели процессов

l  Внедрить процессы

l  Внедрить мониторинг и измерение процессов

l  Внедрить анализ и улучшение процессов

Итак, первый этап - определить процессы, происходящие на складе «сейчас» и параллельно выполняем второй этап: описываем и визуализируем действующие процессы.

На этом этапе предстоит разобраться в логике процесса (логика есть всегда, возможно – «вывернутая») и в этом помогает визуализация процесса. Преимущество визуализации при анализе – возможность быстро определить «обрывы» и «узкие места», размывание компетенций, отсутствие ответственности или контроля, излишнюю работу.

Описание процесса можно провести в формате диспозитивного процесса, структурная схема которого показана на рисунке 1 и в оперативного процесса на рисунке 3.

Более наглядно демонстрирует ход процесса представление его как диспозитивного процесса, когда видно ход выполнения процесса по исполнителям.  

Пример такого описания процесса приведено 

 Пример. Диспозитивный процесс приема и выполнения заказа на отгрузку товара со склада запчастей.

Такая визуализация позволяет быстро и точно определить недостатки организации процесса.

В качестве основных недостатков описанного  на рисунке 2 процесса можно привести:

- нет параллельно идущих процессов, а параллелизация процессов является хорошим решением для сокращения времени выполнения,

- множество возвратов на  более раннюю стадию процесса из за отсутствия своевременной и точной информации,

- места генерирования ошибок,

- дублирование функций,

- не выражена ответственность «хозяина» процесса,

- чрезмерный бюрократизм,

- локализация подразделений,

- недостаточный поток информации,

- неточное определение связующих звеньев.

Стрелками показаны места предстоящей оптимизации этого процесса.

Иной подход реализуется при оперативном описании процесса. Такое представление процесса более понятен исполнителям и мы рекомендуем применять его при описании коротких процессов или подпроцессов.

На рисунке 4 показан пример – описание и анализ процесса приема товара и  проведено  описание действий персонала «сейчас» при приеме поставки. Соответственно – видны обрывы связи, незавершенные процессы, потери времени и прочие факторы, затрудняющие работу. Результат анализа схемы «как есть» - четкое понимание, какие именно звенья в процессе нуждаются в «расшивке»

ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ после описания.

Соответственно третий этап – организация нового или оптимизация старого процесса. Если обнаружена проблема – незачем откладывать ее решение на неопределенное время. Предлагаем – немедленно начать работу над исправлением выявленной проблемы,  исправить этапы процесса и реорганизовывать работу склада немедленно.

Для того, чтобы упростить «перестройку» - необходимо разъяснить персоналу суть проблемы, и обосновать предложенные изменения. Игнорировать работу с персоналом – в корне неправильно, исполнители должны понимать причины происходящих изменений – иначе можем столкнуться с «пассивным сопротивлением» персонала, который привык работать по определенной схеме. В этом вопросе помогает максимально упрощенная классическая диаграмма Ишикавы (рисунок 5.). Она помогает пояснить персоналу, что проблема есть, что она мешает их работе, и что она устранима, если источники проблем «отсекать» по одному.

Результат проведенной работы – оптимизированные складские процессы начинают положительно влиять на качество работ склада и его производительность.

На оптимизацию складских процессов придется затратить достаточно большое время (склад вообще достаточно инерционная система), но полученный результат – рост производительности склада пока еще без каких-либо изменений в информационной системе.

С какой функции начать оптимизацию бизнес-процессов на складе?

Поскольку на любом складе можно выделить достаточно много процессов, нуждающихся в формализации, предлагаю последовательно описывать и оптимизировать процессы в такой последовательности:

описывать и оптимизировать по 2 процедуры, связанные между собой:

А)  выявление и предотвращение брака (работа с некондиционным товаром) и инвентаризация, Именно эти процессы, в случае их низкого качества, вносят наибольшую «разбалансированность» во все производимые складом работы. Вследствие плохой организации этих работ - возникают проблемы с учетом, вычеркнутые строки и т.д.

Б) прием и размещение товара,

В) внутрискладские перемещения товара и собственно отбор заказов,

Г) упаковка и отгрузка ( сопутствующий им контроль),

Параллельно с этими «основными» блоками можно проводить анализ и оптимизацию второстепенных процессов (стикеровка, сбор наборов и т.д.)

Процедура организации бизнес-процессов предполагает  определение показателей процессов. Задумаемся в этой фазе над следующими вопросами: какие показатели и насколько имеющиеся показатели соответствуют потребности компании – возможно, требуется срочное «лечение»!!!).

Теперь можно заняться внедрением процессов,  на которые хорошо ляжет система автоматизированного управления складом.

 Результат оптимизации процессов.

Через два месяца после начала процедуры оптимизации бизнес-процессов на складе, примеры из которого приводились нами выше, получены следующие результаты:

1. Срок приемки товара сокращен в 2 раза

2. Эффективность транспорта доставки подняли на 21% - рост загруженности на один рейс, снижение общего пробега (результат согласованной работы склада и службы доставки)

3. Брак склада уменьшен на 74%

5. Точность отбора заказов выросла на 60% (снижение количества неправильно отобранных строк относительно общего количества отобранных строк)

6. На складе внедрена адресная система в зоне отбора

7. На складе внедрен механизм «FIFO» в зоне резервного хранения

8. Инвентаризация – за счет внедрения метода «двойного слепого пересчета» точность инвентаризации с 90% подняли до 99.5%, это еще не предел.

И теперь начинаем детализировать ТЗ для WMS.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Итого – в результате вашей работы по подготовке (!) к внедрению новой ИТ-системы вы должны получить оптимизацию бизнес-процессов и «улучшенную» логику складирования.

Провокационная мысль – а не достаточный ли результат мы получили?

Давайте еще раз вернемся к вопросу целесообразности внедрения новой системы, еще раз проработаем перечень требований к системе – может, мы часть вопросов  уже закрыли административно, и теперь наши требования могут быть откорректированы.  Диапазон решений: а будет ли экономически окупаема система автоматизированного управления складом, ведь «мы решили все вопросы, которые хотели решить с помощью учетной системы», или: «теперь WMS система будет функционировать как надо и откроет новые горизонты», или:  а «теперь мы хотим еще большего».

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/60264/

https://ekspertov.ru/