Архивный склад

Архивный склад

Бумажный Клондайк для продвинутых логистов!

Елин В.А. Председатель совета директоров ЗАО "Смарт Лоджистик Групп" (SLG), кандидат технических наук, Федосеев Э.В. Генеральный директор ЗАО "Смарт Лоджистик Групп оперейтинг".

Часть 1-я. 

Открытие очевидного.

В самый разгар мирового финансового кризиса к нам в офис подошёл высокопоставленный менеджер крупнейшего в России девелопера и владельца ПЛК "Северное Домодедово", из "Евразия Логистик" и предложил поработать с не очень подвижным, но очень престижным, архивным клиентом. Учитывая, что в тот период практически половина нашего склада класса "А" пустовала, мы не задумываясь согласились на предложение. Конечно размышлять о новом бизнесе со стороны это одно, а погрузиться в него по полной, совсем другое. Мы погрузились полностью в это направление, и в течение 1.5 лет познавали его азы непосредственной, складской составляющей. 

При этом мы усердно и целеустремленно проникали в особенности и нюансы архивного бизнеса всё глубже и глубже. Сначала нас поразила его простота. Ведь что такое архив и его хранение, нам казалось, что это как дважды два. Берешь стандартную коробку определенных размеров, желательно с собственным фирменным логотипом, идентифицируешь её наклейкой со штрих кодом, закладываешь туда с десяток папок типа "КРОНА" с документами и единица архивного хранения почти готова. 

Затем несколько десятков таких коробок формируешь в паллету, фиксируешь всё это стреч плёнкой и вот Ты архивных дел мастер!? 

Но не всё так просто, как это кажется с первого взгляда. 

В архивном деле очень много специфических нюансов, от принципа формирования архивного дела, включающего специфический архивный учёт, способ формирования базы данных и многое другое. Особое в этом деле, это безопасность архивной информации, её передачи от заказчика к хранителю и обратно по запросу. 

Архи важна правильная организация иерархии доступа к архивной информации, полный и безусловный контроль за архивной информацией по мере её перемещения в пространстве от клиента далее по цепочке: экспедитор, архивариус, кладовщик, грузчик, ячейка на современном, защищенном специальной системой видеонаблюдения и ограниченного доступа, компьютеризированном складе для хранения архивов, и обратно по запросу под неустанным контролем согласно иерархии доступа к документам. 

И это только часть того интеллектуального, высокотехнологичного айсберга организации архивного хранения и оперирования с документами, который виден не вооруженным глазом.

В настоящее время в России большая часть архивов хранится прямо в офисах клиента, на территории банков, в кабинетах государственных и частных корпораций, в бизнес парках крупных ритейлеров и дистрибьюторов. Все эти офисы стояли даже в кризис не малых денег, от $500 до $1000 за 1 м.кв. в год не считая операционных и коммунальных расходов, плюс не дешевая корпоративная охрана и квалифицированные архивные работники. Причем высота потолков, где преимущественно хранятся архивы, в лучшем случае составляет от силы 3-3.2 м. 

То есть, эффективность архивного хранения в офисе по сравнению современным высотным складом класса "А" с высотой потолков 12 м. измеряется кратно, причём не в пользу архива в офисе! Если перевести всё эти размышления на чёткую и понятную всем математику, то окажется, что одна паллета архивного материала по себестоимости в складе класса "А" может храниться в 15 раз дешевле в сравнении с себестоимостью хранения одной паллеты архива в офисе в пределах 3-го транспортного кольца г. Москвы, или любого города-миллионника в России! 

Какая выгода для логистического оператора, от лежащего, мало оборачиваемого, архивного груза спросит придирчивый читатель!? А вот какая! 

Во-первых, все без исключения владельцы больших архивных стоков в России, это игроки Высшей лиги. Эдакие голубые фишки для логистического оператора, обеспеченные, благонадежные и стабильно платящие по счетам, компании. 

Во-вторых, архив - товар не скоропортящийся, не зависящий от финансовых, продуктовых, экологических и политических кризисов. То есть, если уж Ты ввязался в архивное хранение, то будешь при деньгах до конца жизни, пока работает надежно твоя логистическая структура. 

В-третьих, не смотря на то, что Билл Гейтс объявил 21 век, веком безбумажных технологий, все контролирующие органы любой страны, налоговая инспекция, таможня, судебная и прокурорская системы и другие проверяющие органы, хотели бы видеть материальный след нашей хозяйственной деятельности, а не виртуальный! То есть самые, что ни на есть бумажные носители информации.

И кто после выше описанного скажет, что это не бумажный Клондайк?! 

Часть 2-я. 

Где лучше хранить Ваш архив?!

Экономия затрат всегда стояла основной задачей для любого бизнеса, а в кризис она стала ещё задачей выживания. Экономят или лучше сказать, оптимизируют компании, обычно всё подряд: от зарплат сотрудников до телефонных переговоров через корпоративный мобильник. Но наибольшего успеха в экономии затрат компании обычно добиваются от эффективного использования престижных и дорогих квадратных метров собственного офиса. 

Первое, что пытаются сделать в случае экономии на офисах - это удалить все лишнее. Например, лежащие годами объемные и неподвижные, собственные архивы. В которых иногда можно найти всё, от личной библиотеки хозяина бизнеса в связи с ремонтом его загородного дома, до банковских проводок 10-ти летней давности по случаю приобретения сервиза юбиляру предприятия. 

Но если серьезно, в основном в архивах накапливается документация, которая согласно ФЗ "Об архивном деле" от 22.10.2004 г. № 125-Ф3, а так же №129-ФЗ, №208-ФЗ, №14-ФЗ должна храниться 3, 5, 7 и более лет на предприятии или в специализированных архивных компаниях, в зависимости от назначения документов. 

При этом, освободившиеся площади из под архивов прекрасно сдаются в субаренду по рыночной цене и несут "золотые яйца" в копилку предприятия! Что всё таки можно сэкономить на архиве?

Обычное дело хранить все эти документы в дорогих офисах компаний, офисах банков, и других престижных местах. И любую бумажку мгновенно можно представить рейду налоговой, пожарной и другой команды! 

Но нужна ли этим органам Ваша сверх оперативность!? Нет. 

Ведь для любого запроса контролирующих органов всегда есть время, как минимум 3-5 дней. Вот и пожирают дорогую аренду Ваши архивы со спокойствием белой акулы. Уже подсчитано, что стоимость архивного хранения в офисе по сравнению со специализированной архивной компанией, занимающейся хранением и обработкой документов, составляет даже не проценты, а разы! При первичном и грубом просчете хранение в архивной компании в 15 раз дешевле, архивации бумажных документов в офисах! 

Давайте рассмотрим по внимательнее за счет чего, с помощью каких таких технологий можно добиться такого потрясающего экономического эффекта в архивном деле? 

Конечно, такого удивительного экономического эффекта при хранении архивов добиться просто так не получится. Здесь нужны особые условия компактного хранение, современно обработки и учёта документов. И вот как это происходит. 

Берется за основу место хранения склад класса "А". В нем высота хранения обычно составляет 12 метров и выше. Это достигается определенным типом строительства, при помощи ажурных, арочных перекрытий и высотных железобетонных опор и специального мощного фундамента. Очень важно в таком складе иметь высокую нагрузку на полы не менее 6 тонн на м.кв., что бы выдерживать вес многоярусной стеллажной системы хранения бумажной продукции. 

Кстати, не самой легкой для паллетного хранения на высотных стеллажах. Для медленно оборачиваемых, лежащих изо дня в день, архивов нужна высокая компактность хранения. Это получается за счёт высотных, узко проходных стеллажей, где достигается достаточно высокая компактность хранения в пределах 2.02 до 2.4 паллет на 1 м.кв. высотного склада класса "А". 

Возможно, конечно получить и более высокую компактность хранения паллет на м.кв. Но для этого практически весь склад придется застроить особыми, мезонинно-стеллажными конструкциями. В этом случае возможно достигнуть компактности хранения паллет с коэффициентом 4.0 на 1 м.кв. склада класса "А". 

За счет такой компактности и менее дорогой стоимости квадратного метра на специализированном складе по сравнению с дорогим офисом и достигается значительная экономия при хранении архива. 

Например, стоимость офисного квадратного метра составляет 700$ в год, при высоте в 3.0 м. На 1 м.кв. такого помещения можно хранить, в среднем, не более 0,5 паллет архивных документов с учётом стеллажных проходов и др. 

Стоимость складского квадратного метра составляет 150$ в год, при высоте хранения в 12 м. на нём можно хранить 2 паллеты на стеллажах с узкими проходами до 1.9 м. шириной. Соответственно стоимость хранения 1 паллеты в год в офисе составляет 1 400$, а стоимость хранения 1 паллеты на складе составляет 75$, что в 18,6 раза меньше. 

Однако разница будет несколько меньше, так как в стоимость хранения еще будет включена обработка архива, которая состоит из выемки документов, формирование файлов для хранения и учета, размещение файлов в специальных коробах, их транспортировка на склад и размещение на местах хранения, в ячейках. 

Но самое главное в этой системе - это учёт каждого документа в электронной системе. 

Эта система позволяет с помощью штрих кода в минимальные сроки и без ошибки на человеческий фактор, найти документ из огромной массы архива и доставить его клиенту в руки. После работы с выбранным документом клиент может опять сдать его на хранение. Для этого нужно лишь позвонить в архивную компанию и вызвать курьера, либо просто опустить отработанный документ в специальный приемник, который выставляется при больших объемах обработки документов в компании клиента. 

При перемещении документов от офиса клиента к месту хранения используется специальная система слежения за движением документов с четким контролем в точках передачи документов. Для перевозки используются специальные автомобили, за которыми следит специальная система контроля движения транспорта.

Чтобы такая система работала без перебоев, необходимы специалисты по архивам (архивариусы), логисты, транспортники, служба безопасности и, конечно же, опытные менеджеры, которые будут управлять системой в целом.

В целом организация современного архивного хранения требует значительных инвестиций, высоких технологий, опыта и репутации на рынке. И при этом совокупность технологий по хранению, учёту и безопасной транспортировке архивных документов, позволяет клиенту хранить свой архив в 12 - 15 раз дешевле, чем в офисе! Решайте сами нужна ли Вам такая экономия Ваших ресурсов или нет!?

Часть 3-я. 

Москва архивная!

Не смотря на то, что 21-й век 10 лет как на дворе, вся наша жизнь всё равно насквозь пронизана бумажным творчеством различных государственных, коммерческих и общественных органов нашей страны. Мы появляемся на этот свет с бумажкой, фиксирующей наше рождение, живем по бумажным документам и заканчиваем своей ратный путь на этой земле на основании бумажного документа. А сколько бумажных документов плодится, за весь период человеческой жизни, в различных финансовых, муниципальных, законодательных и других институтах нашего современного общества подсчету не подлежит. 

В первых двух статьях "Бумажный Клондайк для продвинутых логистов", и "Бумажный Клондайк-2, или Где лучше хранить Ваш архив?!", мы достаточно подробно описали суть архивного бизнеса и его поистине конкурентную, экономическую особенность при хранении архивных документов у профессионального архивариуса или архивиста - это более современный термин. 

В данной статье мы попробуем оценить самый огромный рынок архивного хранения в России, г. Москву. При этом, мы не будем стремиться к точности наших цифр в этой отрасли, ибо в России это ещё не распаханное поле действий в архивном аутсорсинге, и поэтому нет достоверных сведений оценки ёмкости архивного рынка хранения в принципе.

Для начала перечислим всех, наиболее значимых участников, потенциальных заказчиков архивного рынка г. Москвы, что бы далее проследить цепочку формирования залежей бумажных носителей в офисах, кабинетах, коридорах, подвалах, чердаках первопрестольной. Самые емкие по бумаготворчеству это наши банки, ведь там собраны все денежные проводки, кредитные договора и кредитные истории граждан, и другая, сопутствующая бумажная документация. В г. Москве, как в столице государства Российского, собраны штаб-квартиры всех федеральных банковских сетей и головных структур ряда международных банков. Вот ключевые из них: Сбербанк, ВТБ, Газпромбанк. Россельхозбанк, Банк Москвы, ВТБ 24, Альфа-Банк. Юникредит Банк, Райффайзенбанк, Промсвязьбанк. И зарубежные банки: Barclays, HSBC, BSGV, AKB Privatbank Zuerich AG, AMERICAN EXPRESS BANK LTD, CIS BANQUES.

Следующее место в бумаготворчестве занимают по праву крупнейшие госкорпорации и полугосударственные структуры, связанные с масштабными торговыми операциями в ресурсной сфере, такие как Газпром, Роснефть, Транснефть, Северсталь, Сургутнефтегаз, Нефтяная компания ЛУКОЙЛ, РЖД, Евраз Груп С.А., ТНК-ВР Холдинг, Татнефть. 

На третьем месте могут находиться современные торговые сети, типа Метро, Ашан, Седьмой Континент, Магнит, и крупные ритейлеры, как Связной, Евросеть и др. По тому, что они насыщены большим объемом торговых операций сопровождающихся бумажными счетами, контрактами с абонентами, гарантиями, и другим документами. Так крупнейший телефонный ритейлер "Связной" ежемесячно согласно наших бухгалтерских, налоговых, торговых нормативов производит более 1.0 млн. бумажных документов.

На четвертом месте предположительно могут находится судебная и прокурорская системы, в совокупности со следственными органами, производящая бумажные документы для незаконопослушных граждан и организаций в количествах исчисляемых десятками, а то и сотнями томов.

Так же бумагоёмкими можно считать муниципальные органы управления, особенно ЖКХ, здравоохранение, юридические организации и др. А теперь самое главное. Попробуем экспертно оценить всевозможные архивные объемы документов находящиеся в Москве. Будем считать только потенциально готовые для коммерческого использования архивы применяя простой, но вполне адекватный принцип: 10 коробов с документами на 1 чел. постоянно проживающего в Москве. 

В 2010 году в Москве проживает с постоянной пропиской более 10.5 млн. чел., то получается что архивный рынок г.Москвы составляет более 105 млн. коробов, или более 3.0 млн. европаллет для стандартного хранения имеющих коммерческих потенциал. Для справки, на одной европаллете помещается 30 стандартных коробов с архивными делами. Кстати, данная оценка хорошо согласуется с мнением Вадима Гоппа, Коммерческого директора компании "Айрон Маунтен" Co, мирового лидера в области защиты и хранения информации: «Архивный рынок г.Москвы составляет более 100 млн. стандартных коробов с архивными делами».

Для сравнения отметим самый крупный на сегодня в Московском регионе и в России Логистический парк "Северное Домодедово", его сегодняшняя площадь 536.000 м.кв. Так вот, что бы разместить все архивы имеющие коммерческую перспективу, то есть те архивы, которые при соответствующих условиях архивовладельцы могли бы передать на аутсорсинг профессиональным архивистам, понадобится 3 (три) таких логопарка с узкопроходными высотными стеллажными системами. А пока все эти архивы в большинстве своем хранятся в различного уровня хранилищах занимая московские площади размерами более 6.0 млн. кв. м.!!! Фактически это резерв столицы для более эффективного и экономически выгодного использования помещений офисно-бытового назначения.

Справка:

"Айрон Маунтен" Co. – крупнейший мировой оператор архивов, на складах которого постоянно находятся до 7.5 млн. м.куб. различных ценнейших архивных документов по всему миру. Ежегодно его операционная система обрабатывает более 72 млн. транзакций архивных операций от более 100 тыс. клиентских компаний. На мировых биржах акции "Айрон Маунтен" Co. торгуются как голубые фишки.

ЗАО «Смарт Лоджистик Групп» (SLG) – крупнейшая в России логистическая компания, реализует собственный масштабный сетевой проект на территории Российской Федерации под одноименным брендом по предоставлению полного пакета логистических услуг от единого 3PL оператора. Базовый распределительный центр в ПЛК "Северное Домодедово" общей площадью 85.000 м.кв. класса "А". Таможенный пост, ж/д ветка, услуги таможенного представителя, склады с универсальными температурными режимами.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/60615/

https://ekspertov.ru/