Описание бизнес-процессов: важные подготовительные шаги по организации работы

Описание бизнес-процессов: важные подготовительные шаги по организации работы

Светлана Милашук

Эффекты от описания бизнес-процессов безусловно есть и они значительные – это закрепление зон ответственности сотрудников, налаживание взаимодействия подразделений, снижение количества ошибок при выполнении работ, сокращение времени на ввод в должность новых сотрудников, повышение управляемости компании и проч.

Описание бизнес-процессов позволяет усилить контроль со стороны руководства, которое будет понимать, кто, что, как и когда из сотрудников должен делать, смогут «спрашивать» с сотрудника за выполнение работы, т.к. теперь его работа стала для руководства прозрачной.

Но с чего надо начать работу по описанию бизнес-процессов и, какие особенности необходимо учесть? Мы готовы поделиться с вами своим опытом организации проектов по описанию бизнес-процессов. И так:

1. Определите цель описания бизнес-процессов

В практике встречаются следующие основные цели, для достижения которых применяется описание бизнес-процессов компании:

· регламентация деятельности компании;

· оптимизация деятельности компании;

· повышение управляемости компании;

· разработка и внедрение информационных систем;

· тиражирование бизнеса.

В зависимости от поставленной цели в дальнейшем будут зависеть формат, акценты и глубина описания бизнес-процессов. Как правило, цели описания бизнес-процессов определяет высшее руководство или руководитель бизнес-направления/функционального подразделения.

2. Определите команду по описанию бизнес-процессов

Команда проекта по описанию бизнес-процесса, как правило, состоит из следующих членов:

• заказчик проекта – это тот, кто выступил инициатором работы по описанию бизнес-процессов. Заказчиком может быть собственник, генеральный директор или руководитель подразделения.

• руководитель проекта – это сотрудник, на которого возложена ответственность по организации, контролю выполнения работ и достижению результата.

• владелец бизнес-процесса - это должностное лицо, наделенное полномочиями и несущее полную ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса. Это компетентный сотрудник, обладающий достаточным знанием внутренних процессов компании. Он согласует полноту и качество описания бизнес-процесса. Зачастую, руководитель проекта является владельцем бизнес-процесса.
  

• аналитики бизнес-процесса – это сотрудники, которые занимаются описанием бизнес-процесса.

3. Обеспечьте наличие соответствующих компетенций для выполнения работ

Для выполнения работ по описанию бизнес-процессов команде необходимо понимать суть процессного подхода, что такое бизнес-процессы и знать методику описания. Поэтому рекомендуем организовать соответствующее обучение в компании. В случае, если проект по описанию бизнес-процессов планируется осуществить в рамках масштаба всей компании, следует проводить корпоративное обучение. Если же в рамках одной бизнес-единицы или описания только сквозных функций - то возможен вариант обучения команды проекта. Имейте ввиду, что следует обучить команду проекта, а не отдельных сотрудников. В обучении команды есть значительные преимущества: во-первых, минимизируется вероятность неправильного интерпретирования услышанного материала, во-вторых будет общий язык, согласованность действий, понимание и вовлеченность сотрудников, а в третьих – в разы вырастает вероятность успешного выполнения работ.

Не исключается вариант найма профессионалов для выполнения работ по описанию бизнес-процессов, но в любом случае, для реализации работы потребуется вложение инвестиций.

4. Мотивируйте команду проекта по описанию бизнес-процессов

Безусловно, работа по описанию бизнес-процессов, если она выполняется силами сотрудников компании, является дополнительной нагрузкой к их основному функционалу. Т.к. мы привыкли слышать, что сотрудники всегда «перегружены» (что в свою очередь требует проверки), то работа по описанию бизнес-процессов может переноситься в связи с текущей загрузкой сотрудников, выполняться «для отписки», что в итоге приводит к срыву сроков проекта и некачественному результату. Мотивация за работу по описанию бизнес-процессов может быть как материальной так и нематериальной. Если с первой мотивацией все понятно, то в рамках нематериальной мотивации следует дать понять сотрудникам то, что участие в проекте по описанию процессов является возможностью его развития и получения уникального опыта, возможностью карьерного роста, будет прозрачным и более слаженным его взаимодействие с другими подразделениями и др.

5. Оформите внутренний проект

Следует четко понимать, что описание бизнес-процессов - это внутренний проект компании, для успешной реализации которого необходимо использовать методы проектного управления. Руководитель проекта по описанию бизнес-процессов должен сформировать план работ, который содержит следующую информацию:

• основные этапы работ, задачи и подзадачи;
• сроки выполнения задач и участников;
• промежуточные результаты каждого из этапов;
• определить и внести затраты, таким образом будет сформирован бюджет проекта.

Кроме плана проекта, необходимо определить результат работы. Результатом выполнения данного проекта будет Регламент бизнес-процесса согласованный с участниками процесса (на титульном листе должны стоять их подписи), утвержденный директором (так же подпись).

Старт проекта следует оформить соответствующим Приказом. В последующем советуем провести организационное собрание с целью публикации и придания проекту должного статуса. На собрании следует довести до сотрудников информацию о проекте и эффектах, которые положительно отразятся в том числе и на их работе (снизится количество конфликтных случаев, появится слаженность взаимодействия в рамках своего отдела и с другими подразделениями, будет зафиксирован функционал и зона ответственности сотрудников, сократиться время у ведущих сотрудников на ввод в должность и обучение новых сотрудников и др.).

6. Правильно определите название и границы бизнес-процессов

Зачастую, в ходе описания бизнес-процессов возникает непонимание, чем все же заканчивается бизнес-процесс? Выясняется, что одно из действий уже было прописано в предыдущем бизнес-процессе, в другом снова продублировано... Путаница возникает из-за того, что изначально не было определено, каким событием и результатом бизнес-процесс должен начинаться и заканчиваться. Описания бизнес-процессов должны между собой «состыковываться»: результат одного бизнес-процесса должен быть входной информацией для другого бизнес-процесса. Поэтому, во-первых называйте бизнес-процессы так, что бы название бизнес-процесса отображало его суть, а во-вторых зафиксируйте границы и результат бизнес-процесса. К примеру, бизнес-процесс «Заказ материалов упоставщика»: границы - от сведения заявокв 1С до получения от поставщика подтверждения принятой заявки, результат – заявка на закупку материалов с письменным подтверждением поставщика.

7. Определите формат описания бизнес-процессов

Под форматом описания бизнес-процесса предполагается визуальное его представление. Существуют следующие форматы описания бизнес-процессов: табличное, графическое, текстовое. Формат определяется исходя из цели описания бизнес-процессов.

К примеру, если целью описания бизнес-процессов является разработка и внедрение информационной системы, то важно прописать документооборот, нежели подробное выполнение самих действий, а для этого удобен табличный вариант описания бизнес-процесса. Еще один пример, если целью описания является регламентация или оптимизация деятельности, то фиксация выполнения действий является обязательной в документе, для этого удобно применять сразу графическое и текстовое описание.

8. Определите параметры графического описания бизнес-процессов

Если был выбран графический формат описания бизнес-процессов, то следует выполнить следующие действия:

• Во-первых,определить, в какой нотации будет выполняться описание бизнес-процессов. Рекомендуем нотацию EPC – это наиболее удобная и распространенная нотация описания бизнес-процессов;

• Во-вторых,определить, при помощи какого case-средства будет выполняться описание бизнес-процессов (ARIS, CaseWise, Mega и др.). Если не планируется приобретение специализированной программы, то графическое описание вполне можно формировать в MS Visio, для этого в программе в категориях шаблонов предусмотрена закладка«фигуры схемы EPC»;

• в третьих, разработать Соглашение по моделированию. Оно предназначено для определения единых требований, правил и методик графического моделирования деятельности компании. Соглашение содержит перечень символов и связей, которые должны применяться для моделирования бизнес-процессов.

• 
  

9. Определите место для хранения рабочих версий документов по бизнес-процессам

Руководителю проекта следует сформировать на сервере отдельную папку для сохранения рабочих версий описаний бизнес-процессов и сделать ограниченный доступ, что бы сохранять файлы и вносить изменения могли только участники проекта. Кроме этого, документы должны быть понятно названы и не должно быть путаницы в определении последней версии документа. Последняя версия и предыдущие версии описаний должны быть сохранены в заранее заданном формате. К примеру, «БП Закупка материалов_12.12.2012». В проектной папке должны быть сохранены в том числе план проекта, соглашение о моделировании и другая необходимая информация.

Применение выше приведенных шагов при планировании проекта по описанию бизнес-процессов позволит достичь планомерной работы и качественного результата.

Описание бизнес-процессов «как есть» – это фундамент для дальнейшей оптимизации, т.к. при их описании выявляются проблемы и узкие места, которые необходимо фиксировать в отдельно отведенной для этого форме с последующим анализом и выработкой оптимизационных решений. Но это уже другая история…

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/62393/

https://ekspertov.ru/