Что такое автоматизация

Марат Халилюлин

Часто, когда речь заходит об «автоматизации бизнеса» или рабочих процессов, вопрос «и всё же, для чего нужна автоматизация?» приводит собеседника вначале в ступор, после которого даются разнообразные версии ответа — от контроля выполнения распоряжений и получения своевременно отчетов до прозрачного бизнеса, контроля качества, соответствия стандартам. 

И в каждом ответе есть своя доля истины. Каждый ищет в автоматизации решение своей проблемы. 
Моим любимым примером автоматизации является компания McDonalds и многим стоит посмотреть на то, как построены процессы в McDonalds, в первую очередь на работу «кухни». 

Заметьте в MCDonalds «кухня» практически не автоматизирована, все работы выполняются персоналом вручную. При этом существует четкая последовательность действий, четкий контроль каждой операции, четкий контроль качества продукции. Каждый заказ проходит, словно по конвейеру, от разогрева булочки и жарки котлеты до упаковки и выдачи собранного бургера. 

При этом каждый день сотни миллионов потребителей приходят в MCDonalds и получают свой только что собранный бургер. С диет колой, чтобы не толстеть. 

Казалось бы, удивительно, что при таком объеме заказов удается соблюдать скорость выдачи заказов, сохранять качество / вкус продукции и не ошибаться. 

На мой взгляд, всё дело в правильной автоматизации. 

Каждый процесс изначально выверен, каждая операции подтверждается сотрудником, отвечающим за пост, каждый этап сборки – продуман, при этом автоматизация минимизирует человеческий фактор, а не заменяет его повсеместно. 

Именно минимизация влияния человеческого фактора на конечный результат должна быть целью автоматизации. Все остальное — исполнительность, прозрачность бизнеса, управляемость и т.п. становятся следствием работы внедренной автоматизированной системы. 

Почему так, а не иначе. 

Наверно потому, что когда компания уже работает, то сложившиеся рабочие процессы – залог успешной работы компании в обозримом «дальнейшем». Именно успешной, но не эффективной. 

А теперь представим типовую ситуацию: под предлогом «эффективности» в компанию приносят «автоматизацию» с шаблонами от предыдущих внедрений. Это заставляет компанию перестраивать свои процессы под новые шаблоны, рвать устоявшиеся связи, заставлять сотрудников работать в новой среде в ожидании «сейчас заживем». Вряд ли можно при таком внедрении говорить про эффективность. 

В моем понимании правильная автоматизация позволяет сохранить действующие процессы/взаимосвязи, собрать статистические данные, и уже основываясь на анализе данных определить риски, связанные с человеческим фактором, сформировать решения о внесении изменений для «исполнительности», «прозрачности» и «соответствия». Но это – дорогой путь для бюджета компании. 

Поэтому дешевле покупать «коробки» или оставаться в Excel-файлах с ручным управлением процессами. 

Так что же такое «автоматизация»?

Автоматизация продолжается. Внедрение через боль.

В продолжение к своей публикации о том, чем является автоматизация в моем понимании, ссылка приведена в конце текста, стало очевидно, что нужно собраться с мыслями и датьновую тему для дальнейшей дискуссии. 

Конечно же, прежде чем заниматься автоматизацией всего и всех, приходится примеряться к работе компании, к тому, как чувствуют себя сотрудники. Кто бы их спросил. Компании необходимо самостоятельно или с привлечением консультантов изучить собственное состояние и формировать план действий для достижения вселенского счастья в представлении руководства компании. Попутно формируются бюджеты, выбираются IT-системы, решения для автоматизации и т.п. 

Если не вдаваться в самое начало автоматизации, а об этом следует написать обязательно, то существенным условием успеха всего предприятия становится умение управляться с болью,болью внедрения. 

Очень понравился комментарий Дмитрия Савельева, а в частности: 

«Внедрение автоматизации в компанию всегда проходит через боль, боль сотрудников от утраты свободы, боль от страха неизвестности. Но в конечномсчете проходит период адаптации и сотрудники уже не представляют свою работу без новых инструментов автоматизации. И это как бальзам на душу!И именно из-за этого я продолжаю и люблю свою работу.»

С одной стороны и добавить нечего про боль внедрения. С другой, помимо утраты свободы и страха неизвестности, можно добавить про лень и нежелания прозрачности в работе. 

Лень. 

Часто можно видеть в компании ситуацию, когда начальник среднего звена направляет заявки на расширение штата подразделения с тем обоснованием, что увеличивается объем работы. При этом руководство не понимает, нужен сотрудник или не нужен, кто в какомобъеме выполняет работу, персонал в кофейне или на перекуре делает перерыв согласно правилам внутреннего трудового распорядка или потому что работы нет. В то же время без прозрачности в работе работает золотое правило «солдат спит, служба идет» в отношенииприсутствия и зарплаты. 

Автоматизация показывает, кто и насколько вовлечен в работу, а это мало кому нравится, что приводит к саботажу. 

Кстати, что бы сделать ситуацию более или менее прозрачной, не требуется внедрять супер сложные IT-системы. Часто достаточно грамотно применить Excel-таблицы. Очень просто на одном листе сформировать таблицу недельного плана с разбиением по дням. 

Есть план работ на день. Есть факт выполненных работ. Просроченные работы отмечаются красным, выполненные – как душе угодно. Да, вести таблицу это труд для подчиненного и начальника и крайне важно, что бы этот труд был рассчитан «на длительный забег» без остановок. 

Вы не представляете, какую магию несут в себе данные таблицы. Стоит пару раз сесть с сотрудником, открыть таблицу и задать вопросы «эта работа, сколько требует времени?», «а почему так долго делал эту работу?» и «почему….?», «почему…?». Для смышленого сотрудника пару раз достаточно, чтобы начать самостоятельно оценивать свои трудозатраты и оценивать свою производительность вчера/сегодня/завтра. Остается только лишь его контролировать. 

Нежелание прозрачности. 

Еще одна сторона автоматизации, в первую очередь сквозных рабочих (или бизнес) процессов, это появление честности в работе сотрудников. Есть категория сотрудников, живущих по принципу «тащи с работы каждый гвоздь, ты здесь хозяин, а не гость». Очень ярко это проявляется в работе снабженцев или администраторов, принимающих оплату. Конечно же, должен быть поток клиентов или закупок, что бы свой процент можно было унести в том или ином виде домой. Приятная прибавка к зарплате и к премии. 

Опыт автоматизации, когда появляется контроль смен, возможность полной или выборочной инвентаризации, контроль кассы или возможность сравнивать условия закупок, показывает, что честность сотрудников может обходиться компании от 10% до 30% от общего оборота. 

Грамотная автоматизация сразу показывает «у кого нос в пушку», что служит следующим фактором саботажа и сменой персонала. 

Кстати, если представить, что компания работает «в ноль», не имеет средств на развитиеи может закрыться в любой момент, то данная «мзда» могла бы стать спасением компании. В глубине души меня возмущает нежелание самих сотрудников понять, что отсутствие честности в работе нескольких из них приводит к потере работы всеми. 

Итак, боль сотрудников, при автоматизации их работы, многогранна, устойчива и мотивирована на саботаж. 

Как бороться с саботажем обычно решается в каждом случае по-разному. 

Одно могу сказать точно, если нет воли руководства к введению контроля работы сотрудников, если руководство не вовлечено в саму автоматизацию, то эффекта ждать от «проджектов» не имеет смысла. 

Персонал получит только дополнительный способ проводить время на работе за внедрением чего-то нужного и для кого-то непонятного.