Оптимизация логистических процессов и расходов на предприятии

Основные задачи транспортной оптимизации

Основная задача, которая стоит перед менеджерами организации в данном аспекте, это снижение затрат на перевозки без потери их качества. Про планирование логистических процессов было рассказано в отдельной статье. Рассмотрим основные типы издержек, характерных для процесса перевозки сырья, готового товара или персонала:

1. Затраты на погрузку/разгрузку, а также доставку товара в торговую точку.
2. Расходы на эксплуатацию, текущий и капитальный ремонт ТС.
3. Топливные затраты.
4. Оплата труда водителей, механиков, экспедиторов.
5. Уплата налогов, пошлин, таможенных сборов.
6. Затраты на проезд по платным автодорогам.

Оптимизация транспортной работы необходима при неконтролируемом росте описанных издержек. Процесс оптимизации транспортных расходов на предприятии начинается с анализа текущей логистической стратегии и сбора рекомендаций по ее коррекции.

Анализу подвергаются такие аспекты транспортной системы предприятия:

• способ перемещения грузов;
• выбор типа транспортного средства и его конкретной модели;
• подбор компании-перевозчика и прочих логистических посредников;
• схема расположения складских терминалов компании.

Коррекция текущей логистической стратегии позволит выработать эффективный методологический аппарат для оптимизации работы транспорта. Для эффективных изменений логистический отдел должен выработать «дорожную карту» и согласовать ее с руководством и финансовым подразделением.

Приоритетные задачи, которые должны быть решены в ходе оптимизации процессов транспорта:

• развитие МТБ предприятия. Основной упор нужно делать на максимальную автоматизацию трудоемкой работы;
• своевременное обновление и капитальное обслуживание парка транспортных средств;
• внедрение автоматизированных логистических систем, способных предоставлять сводные данные обо всех перевозках за требуемый период. И также система должна предоставлять детализацию по каждой отдельной поездке.

В рамках «оздоровления» логистического направления предприятия нужно придерживаться таких мер, которые не скажутся на безопасности груза или пассажиров, соблюдении времени прибытия-отбытия, увеличении времени простоя на этапе погрузки/разгрузки.

Как оптимизировать транспортную работу предприятия

Существует три основных направления, нововведения в которых обеспечат снижение затрат на перевозку грузов и пассажиров:

1. Выбор оптимальных ТС: эксплуатационные характеристики транспортного средства формируют уровень затрат на транспорт. Важно, чтобы в парке компании были негабаритные модели для перевозок в пределах населенного пункта;
2. Подбор оптимально расположенных разгрузочно-погрузочных пунктов: склады нужно анализировать не только по уровню удобства подъезда/погрузки, но и по степени удаленности поставщиков;
3. Анализ целесообразности владения собственным парком ТС: этот аспект актуален для субъектов малого бизнеса. Логистическое подразделение должно сопоставить затраты на владение собственным парком с расценками на услуги транспортных фирм.

После анализа приоритетных направлений логистики предприятия нужно инициировать разработку плана оптимизации транспортных расходов на предприятии. Этот план имеет, как правило, общую конфигурацию вне зависимости от типа предприятия:

1. Постановка задачи перед группой менеджеров логистического отдела;
2. Координация межведомственной работы, издание директив и регламентов, регулирующих взаимодействие между подразделениями;
3. Внедрение единых показателей эффективности работы для отделов, связанных с логистикой;
4. Привлечение топ-менеджмента для эффективной коммуникации между отделами и формирования отчетной документации;
5. Делегирование полномочий, назначение группы работников, отвечающих за достижение плановых показателей.

После того как данные управленческие решения будут реализованы, нужно избрать эффективную методику оптимизации управления транспортными системами.

Основные методы снижения транспортных расходов

В современном логистическом менеджменте разработана методологическая база, позволяющая снизить издержки на транспортировку грузов и пассажиров. Решения в рамках данных методов принимаются на основе математического моделирования. Это могут быть алгоритмы для компьютерных расчетов или эвристические модели.

Например, широко используются такие методы оптимизации транспортных процессов:

1. «Метод северо-западного угла»: используется для решения исключительно транспортных задач. Транспортная таблица перебирается от самого левого столбца верхней строки. В таблицу вписываются максимальные значения, при которых не будут превышены возможности поставщика и потребности покупателя. Описываемый метод не принимает в расчет такой ключевой фактор, как стоимость доставки;
2. «Метод Фогеля»: по этому методу для каждого столбца ТТ(транспортной таблицы) нужно вычислить разницу между двумя наименьшими тарифами;
3. Метод минимальных затрат: логист записывает отгрузку в те ячейки, которые имеет наименьший тариф на перевозку.

Данные методы реализованы в рамках CRM-системы «1С: Предприятие». Расчет транспортных задач можно вести в автоматическом режиме, активируя различные подстройки в программной оболочке.

Также для снижения затрат можно использовать «полевые методы», такие как «Способ коммивояжера», состоящий в построении такого маршрута, при котором можно минимум 1 раз пройти по территории нужных городов, а затем вернуться в точку отправления. «Метод коммивояжера» позволяет моделировать маршрут так, чтобы водитель не делал «крюков» или без надобности не проезжал по одной локации несколько раз.

Пути снижения затрат

Есть несколько вариантов:

1. Решать проблемы силами компании. Создайте рабочую группу из руководителей отделов, ответственных за определенные расходные статьи. Они должны будут проанализировать показатели, предложить эффективные мероприятия по оптимизации затрат, составить план, контролировать его выполнение и оценивать результаты.
2. Нанять проектного менеджера. Найдите отдельного опытного специалиста и поручите ему управление процессом.
3. Обратиться за консультацией к экспертам. Проконсультируйтесь с профессионалами, которые могут предложить продуктивный план действий, основываясь на собственном опыте и поставленных задачах.

Независимо от выбранного варианта, главным звеном в управлении издержками является руководитель компании. Конечный результат зависит от его заинтересованности. Кроме того, процесс оптимизации должен быть не разовым, а систематическим. Обязательный шаг, без которого не обойтись – контроль над достижением целей.

Складская логистика

Расходы на содержание товаров занимают более 50% в общей структуре логистических издержек. В запасы вовлекается большая часть оборотного капитала компаний: от 10 до 50% активов. Поэтому наибольшее поле действий сосредоточено именно в складской логистике.

Над чем стоит работать:

• согласованность действий участников логистической цепочки;
• повышение надежности поставок;
• рациональное распределение запасов.

Складские бизнес-процессы

Конкретные действия зависят от способа хранения товара:

• собственный склад. Требует серьезных расходов. Зачастую это не лучшее решение для малого бизнеса. Затоваривание офиса – плохая альтернатива. Хотя для небольших объемов продукции вполне хватает площади 25-30 м²;
• арендованное помещение. Оправдано, если стоимость аренды без проблем вписывается в бюджет компании;
• фулмилмент-центры. Вариант передачи процесса на аутсорс. Оптимален для небольших интернет-магазинов со стабильными объемами заказов. Не подходит для товаров с низкой маржей, скоропортящейся продукции. На складах операторов нельзя хранить алкоголь, медицинские препараты, некоторые ювелирные изделия.

Если товары хранятся на собственном или арендуемом складе, можно использовать такие способы оптимизации логистических затрат:

1. Сокращение складских запасов

Лишние запасы товаров на складе сильно увеличивают расходы на хранение. Это способствует снижению прибыли от реализованной продукции и замораживанию приличной части бюджетных средств. Финансы, вложенные в запасы, могут пойти на пользу других направлений. Но переусердствовать с экономией на них тоже не стоит. Нужна «золотая середина», при которой не будет переизбытка и нехватки.

Выполните ряд действий:

• оцените качество обработки заявок покупателей;
• сопоставьте фактические запасы с плановыми;
• проанализируйте показатели склада: использование полезного пространства, оборачиваемость, простои, сбои в системе отгрузки, долю возвратов;
• оцените затраты на содержание запасов по разным категориям.

На основании данных, полученных по итогам анализа, вычислите допустимый объем сокращения запасов. Обычно именно этот шаг дает наиболее заметный экономический эффект.

2. Организация складского пространства

Большое значение имеет зонирование склада и грамотная организация площади с учетом требований к хранению продукции. Товар нужно размещать плотно и компактно. При этом он не должен создавать дискомфорт для сотрудников и нарушать технологические процессы.

Схема разделения склада на зоны

Способы оптимизации складского пространства:

• разделите помещение на зоны: хранения, приемки, сортировки и комплектации;
• распределяйте зоны хранения и сортируйте товары на полках в зависимости от объемов трудозатрат, типа используемой техники;
• задействуйте полезный объем площади в полной мере. Подберите оптимальные стеллажи и оборудование, увеличьте плотность хранения за счет вертикального пространства, оставляя оптимальную ширину прохода для техники и персонала;
• внедряйте программное обеспечение для автоматизации склада. Это могут быть обычные приложения для ведения базы данных и фиксации основных процессов, товароучетные системы по типу «ЕКАМ», профессиональные WMS-системы.

Увеличенная плотность хранения не должна снижать скорость работы с грузом.

3. Правильная комплектация

На собственном или арендуемом складе желательно упаковывать заказы не хаотично, а группами. 

С целью оптимизации процесса разрабатываются сценарии упаковки с ориентиром на:

• хрупкость;
• массу;
• габариты продукта.

Подобные сценарии можно прописывать в WMS-системах. В них задаются оптимальные виды упаковок. В дальнейшем возможен автоматический подбор коробок нужной емкости, дополнительных амортизирующих материалов.

Группировка позволяет уменьшить количество перемещений по складу, снизить риск ошибок и повысить скорость обработки заказов, что существенно экономит ресурсы. Чем больше в магазине наименований и параметров товара, тем важнее этот пункт.

Схема организации склада при использовании WMS-системы

4. Уменьшение количества возвратов

Возвраты товара увеличивают издержки на логистику. 

Угодить всем без исключения покупателям не выйдет, но постарайтесь минимизировать количество возвратов:

• предоставляйте максимально полную и объективную информацию о характеристиках продукта;
• размещайте качественные фотографии, презентационные видеоролики;
• будьте на связи с клиентами: подключите онлайн-чат на сайте, устраивайте опросы, отвечайте на комментарии;
• усильте контроль в процессе сбора заказа: клиент не должен получить неисправный товар, позицию с браком или не тот продукт, который заказывал.

Управление закупками

Закупочная логистика предусматривает затраты на покупку товара и его последующую доставку до склада. Оптимизировать издержки в данном случае можно с помощью дропшиппинга. В этой схеме закупок не нужно заранее закупать продукцию и содержать склад. Предприниматель выполняет роль посредника: принимает заказы и передает их поставщику. Однако дропшиппинг – не вариант для крупного и среднего бизнеса.

Как уменьшить расходы на оптовые закупки:

• анализировать и сегментировать поставщиков. Не сотрудничайте со всеми подряд. Выбирайте самые выгодные предложения. Ищите базы и склады, которые находятся в вашем регионе. Это позволит снизить транспортные затраты. Если сотрудничаете с зарубежными партнерами, экономьте за счет более низкой закупочной стоимости;
• детализировать бюджет на закупку. Распределите финансы по отдельным категориям: ассортимент, каналы продаж, поставщики;
• добиться снижения закупочных цен. Устройте переговоры с поставщиками. Возможно, они пойдут на уступки или предложат скидку на закупку крупных партий;
• разработать проекты по централизации закупок. Освободите сотрудников от лишних задач, создав единый центр, который возьмет на себя все вопросы по закупкам и будет эффективнее контролировать процесс;
• оптимизировать расходы на топливо. Подберите оптимальный тип транспортных средств для перевозок и попытайтесь упростить маршруты доставки. Установите рациональные лимиты по использованию топлива. Перед тем, как вводить новые правила, тщательно просчитайте их целесообразность.

Планирование закупок и формирование заказов поставщикам в «ЕКАМ»

Управление персоналом

Еще одна важная статья расходов – заработные платы персоналу. В данной категории самым ощутимым способом оптимизации издержек будет сокращение штата. Но не спешите бросаться в крайности. Нужно подумать, в каких отделах стоит уменьшить численность сотрудников, а в каких – категорически нет. При достижении пиковых нагрузок, наоборот, понадобится дополнительная рабочая сила.

Нагрузка рассчитывается с учетом:

• количества и объема поступающих заявок на покупку;
• среднего объема отгрузок;
• пропускной способности склада;
• примерного количества ежедневных задач на одного работника.

Сокращайте только ненужные должности и неэффективных сотрудников. В остальных случаях необходимо работать над повышением производительности труда и снижать затраты на единицу обработанного товара.

Чтобы контролировать эффективность персонала, сформируйте систему KPI, по которой будет оцениваться работа. Рассчитывая плановые показатели, пользуйтесь усредненными цифрами. Разделите склад на отделы, всю работу – на процессы, а процессы – на операции.

Для каждого отдела следует установить свои объективные показатели эффективности. 

К примеру, для приемки это:

• число принятых фур;
• объем и вес грузооборота;
• количество артикулов;
• наличие выявленного/подтвержденного брака.

Пример KPI для водителя-экспедитора

Повысить производительность поможет правильная система мотивации. Работает она и в плане снижения рисков воровства среди персонала, которое чревато убытками и дополнительными расходами.

Мотивация включает:

• прозрачную схему оценивания труда;
• гарантированный социальный пакет (отпуск, больничные, бесплатное питание, фирменная спецодежда, скидки на товары компании);
• прибавки к заработной плате в зависимости от показателей.

Использование автоматизированных логистических систем

Предприятие с развитым логистическим направлением в своей деятельности обязано использовать программные решения, которые помогут отслеживать информацию о перевозках и формировать на ее основе базы данных с возможностью выгрузки Exel или другие программы.

Такое ПО должно иметь следующий функционал:

• обработка заявок на перевозку;
• подбор транспортного средства с учетом характеристик груза;
• формирование ТТН, иной сопроводительной документации;
• расчет стоимости перевозку.

Автоматизированные системы должны состоять не только из программного обеспечения, но и трекеров, которые передают текущее положение автомобиля, данные о расходе топлива, времени в пути, соблюдении режима труда и отдыха.

Оптимизация транспортного отдела предприятия – важнейшая задача корпоративного менеджмента, так как от этого направления зависит коммуникация с поставщиками, партнерами и конечными потребителями. Нельзя придерживаться одного аспекта совершенствования перевозок – нужно вводить инновации комплексно. Современное ПО позволяет нивелировать долю человеческого участия в моделировании перевозок, поэтому менеджмент должен быть задействован в обновлении МТБ предприятия, формировании отчетности и разработке предложений по дальнейшему совершенствованию логистики.

Транспорт

Возраст автопарка: обновить или использовать старые грузовики?

Это насущный вопрос для любой транспортной компании. Старые автомобили могут служить достаточно долгое время, хотя и будут требовать вложений. Альтернативный вариант – продать такие машины, пока они не потеряли в цене, и на вырученные деньги приобрести новые грузовики в лизинг.

Стоимость владения б/у автомобилем старше 3 лет:

• Эксплуатационные расходы (ТО, запчасти, ремонт) за 5 лет – ₽2,4 млн;
• Коэффициент выхода на линию – 70% и ниже;
• Экономия на налогах НДС и НП – 0.

Если вы оставите всё как есть, платить ни за что (кроме ремонта техники, которая будет периодически ломаться) не придётся. Эта стратегия на первый взгляд безопасна. Но стоит учесть, что и лизинг не требует вложений на старте.

По расчётам компании Технолизинг, если машина продаётся за 60% от её первоначальной стоимости, а первый взнос по лизингу покрывает 50% от стоимости нового грузовика, его владелец остаётся в плюсе.

Преимущества нового транспорта неоспоримы: это высокий процент выхода на линию (97%), возможность заключения выгодных контрактов с требовательными заказчиками и повышенный комфорт для водителей.

Экономия топлива: жесткий контроль или мотивация сотрудников?

Для транспортного бизнеса управление топливными расходами – краеугольный камень. Не секрет, что около 50% расходов перевозчиков приходится именно на горючее. Есть несколько способов сократить эти расходы, и внедрять их лучше комплексно: установить системы мониторинга, обучить водителей экономичному вождению и стимулировать их к использованию полученных знаний, внедрив систему вознаграждений.

Телематика поможет контролировать расход топлива и предоставит объективную информацию. Эти данные станут основой для оптимизации расходов на топливо. Системы мониторинга также повлияют на дисциплину водителей, которые будут знать, что каждый литр дизельного топлива на счету.

Сколько можно сэкономить, внедрив телематику?

При эксплуатации парка из 60 большегрузов экономия составит до 20% в год. В денежном выражении это ₽4,7 млн. Из этой суммы необходимо вычесть стоимость оборудования (около ₽18 тыс. на каждую машину) и абонентскую плату (₽450 на каждую машину ежемесячно) – около ₽1,25 млн. Таким образом, только за первый год владелец автопарка сэкономит около ₽3,35 млн, а в будущем выгода будет расти, так как платить за оборудование уже не придётся.

Но просто оснастить телематикой автопарк мало. Расход топлива сильно зависит от стиля вождения, и многие водители не совершенствуют свои показатели, не зная о простых и эффективных методах экономии. Поэтому обучение водителей – не менее важная часть оптимизации, которая повысит их профессиональную подготовку и обязательно окупится в дальнейшем.

Важно отметить, что экономичное вождение – это вождение аккуратное и безопасное. Оно не только уменьшает расход топлива, но и снижает аварийность.

Затраты на топливо

Как уже было отмечено, приобретение ГСМ занимает значительную часть расходов автопарка. Заметно снизить затраты на топливо позволят прямые поставки горючего по безналичному расчету. Лучше всего провести тендер среди поставщиков, чтобы выбрать оптимальный вариант. К примеру, стоит обратить внимание на компании, которые предлагают топливные карты для заправки авто. Это гарантирует заправку только проверенным топливом, поскольку недобросовестные водители не смогут залить в машину дешевое горючее и присвоить разницу.

Выбор шин: доступные или энергоэффективные?

Шины – еще одна статья расходов автоперевозчиков. Когда на счету каждый рубль, вопрос во что «обувать» автопарк совсем не копеечный.

Использование дешевых шин может сократить расходы на 50% — просто потому, что они дешевые. В общей структуре расходов траты на шины занимают всего 1%. Но пробег до очередной замены при этом сократится, а расход топлива вырастет. Таким образом, сэкономив 0,5% от общей стоимости владения компанией (примем это значение за ₽500 тыс.), вы можете потерять до 5% (т.е. до ₽5 млн) из-за повышенного расхода топлива и необходимости более частой замены шин.

Выходит, что без правильно подобранных шин все усилия по сокращению расходов могут оказаться неэффективными. Но и эту проблему можно решить.

Рассмотрим эффективность энергосберегающих шин на примере новой гаммы грузовых шин MICHELIN X MULTI ENERGY. Компания Мишлен разрабатывала их, поставив амбициозную задачу: сделать так, чтобы автопарки получили реальную экономию топлива, не жертвуя привычными значениями ходимости и управляемости. Инженеры компании комбинировали самые современные технологии и резиновые смеси.

Сколько можно сэкономить благодаря энергоэффективным шинам?

Комплект стандартных шин (ходимостью 270 тыс. км.) для автопоезда из 12 штук обойдется примерно в ₽300 тыс. Стоимость комплекта из 12 шин MICHELIN X MULTI ENERGY составит ₽456 тыс. Однако ходимость шин Мишлен достигает 350 тыс. км, а это значит, что при пробеге в 180 тыс. км. в год менять их придется не каждые полтора, а каждые два года.

Но это не главное. При указанном пробеге и цене топлива в ₽47 за литр автопоезд, обутый в обычные шины за год сожжет горючего на ₽7,614 млн, в то время как автопоезд в шинах MICHELIN – на ₽7,004 млн. Это неудивительно, ведь сравнительные испытания показали преимущество MICHELIN: расход топлива на каждые 100 километров пробега сократился на 2,4 л. в сравнении с шинами других производителей. Таким образом, экономия превысит ₽450 тыс. на каждый автопоезд и для автопарка из 60 машин составит ₽27 млн.

Переобувать весь автопарк разом не обязательно. Каждый грузовик, сменивший шины на энергосберегающие, уже начнет приносить экономию.

В таком случае замена будет происходить постепенно, по мере износа старых комплектов шин. Такая практика снизит единовременные расходы, а экономия будет увеличиваться, пока не достигнет по-настоящему ощутимых величин.

Оплата труда: KPI или большой оклад?

Оплата труда составляет заметную часть расходов. Как сохранить доверие команды и сделать зарплату оптимальной, чтобы она устраивала и работника, и работодателя?

Лидеры сферы транспортных перевозок, как правило, привязывают выплаты к результатам сотрудников. 

Если речь идёт о водителях, то показателями эффективности могут стать:

• расход топлива;
• пройденный километраж;
• отсутствие штрафов и опозданий;
• количество выполненных рейсов или доставок.

Серьёзной мотивирующей частью при этом становится выплата премий (например, за экономию определенного количества топлива). Если зарплата водителя будет состоять не из фиксированной суммы, а из вознаграждения по формуле «оклад + премия за выполненную работу + бонусы за экономию топлива и бережливое отношение к автомобилю», расходы на оплату труда вырастут.

Но при этом появится заметный положительный эффект: увеличение количества выполненных рейсов (что позволит не расширять штат водителей), снижение потребности привлечения наёмного транспорта, сокращение затрат на топливо (в среднем на 5%) и ремонт автомобилей (в среднем на 4%).

Обслуживание автопарка: дилер или «неофициал»?

На первый взгляд может показаться, что автопарк, машины в котором старше трех лет, целесообразно перевести на обслуживание в неофициальных дилерских центрах. Стоимость работ здесь ниже, неоргинальные запчасти дешевле, и экономия может составить до 30% (₽350 тыс.).

Принимая решение о работе с «неофициалами», руководитель, однако, должен отдавать себе отчет в том, что примерно в такой же степени возрастут и риски.

Поломки и связанные с ними простои, срывы сроков доставки с последующими неустойками и другие неприятные сюрпризы – стоят ли они экономии, которая в общей массе расходов весьма незначительна?

Сотрудничество с официальными СТО, гарантийные обязательства по выполненным работам, оригинальные запчасти – все это работает на непрерывную, стабильную деятельность вашей компании. Поэтому выбор лучше сделать в пользу официальных дилерских центров.

Мы рассмотрели основные статьи расходов транспортной компании. Конечно, расходы перевозчиков не ограничиваются этими пятью статьями. Однако налоги, сборы и штрафы оптимизировать невозможно, а прочие траты составляют менее 1% от стоимости владения.

Анализ совокупной стоимости владения компанией помогает правильно рассчитывать расходы, выявлять слабые места. Каждый из рассмотренных пунктов обладает значительным потенциалом для оптимизации издержек, но в конечном итоге всё зависит от правильных, продуманных решений, принимаемых руководителем предприятия.

Как сократить траты на еду

Как сократить траты на еду 21. Ходите в продуктовый магазин только со списком покупок, заранее составив его дома — и покупайте лишь товары строго по списку. Если же искушение «купить ещё вот это печенье» слишком сильно, чтобы ему сопротивляться — заранее отведите какую-то

Как сократить коммунальные платежи

Как сократить коммунальные платежи 107. В России (или, по меньшей мере, в Москве) можно серьёзно снизить плату за коммунальное обслуживание квартиры, взяв в регистрационной палате справку о том, что это жильё у Вас — единственное.108. В России и некоторых других странах

Максимальный контроль

Бюджет транспортной компании заметно страдает из-за несанкционированного использования автомобилей, несоблюдения графика грузоперевозок, отсутствия дисциплины водителей. Предотвратить, следовательно, сократить расходы, связанные с данными нарушениями, можно применяя различные системы слежения: GPS, ГЛОНАСС. Установленный на машину модуль мониторинга, состоящий из GPS-приемника и GSM-модема, позволит держать под контролем перемещение любого транспортного средства.

Кроме этого, система слежения способствует максимальной сохранности автомобиля. При угоне машины, правоохранителям легче отследить угонщиков. Более того, современные системы мониторинга позволяют взять под контроль автомобиль, в случае необходимости просто заглушить двигатель. Стоит упомянуть, что страховщики предлагают более выгодные полисы для машин, оборудованных системой слежения, потому что их легче найти при угоне.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/64862/

https://ekspertov.ru/