Ведущий эксперт по логистике - Николай Лобанов
https://www.lobanov-logist.ru/

Учет для небольших складов без WMS

Эта статья под редакцией "Принципы постановки складского учёта"
опубликована в журнале "Складские технологии" №2 - 2007г.

Как ни странно, но тема учёта на небольших складах не теряет своей актуальности.

Казалось бы, столько всего написано, столько компьютерных программ предлагается, проводятся семинары, а хорошо поставленного управленческого учёта на складах всё нет.

В чём же дело?

Какие проблемы?

Учитывая, что этой теме не одна сотня лет, наверное, есть какие-то старые неразрешимые проблемы, а может быть новые!?

Давайте посмотрим, как изменился склад за последние 20 лет.

При старой советской системе с её вечным дефицитом всего и вся склад был хранилищем сокровищ – пещерой Алладина, а кладовщик был особым человеком, учитывающим и хранящим эти сокровища. Кладовщику поклонялись, его просили, уважали - случайных людей там не было. Подготовка кладовщиков была фундаментальна, как и учёт, который они вели на карточках без всякого ПО, а потребности в WMS вообще не было. В те времена никто особо не задумывался о стоимости хранения и эффективности складов. Поэтому учёт сводился к простому «приход», «расход», «усушка-утруска», но понимание материальной ответственности было незыблемо.

Но вот грянула перестройка, начался очередной НЭП, заводы встали, и рекой полился на «челноках» китайский ширпотреб.

Куда всё это «добро» девать?
Да куда придётся!

Цех завода, квартира, гараж – всё становилось складом, а кладовщиком - амбарный замок.

А как же учёт?

Учёт, конечно, вёлся только что родившимися предпринимателями, в тетрадочке, в виде «цыганской бухгалтерии».

Где же взять столько профессиональных кладовщиков?

Да и зачем?

Кладовщики оказались лишние на этом «празднике жизни». Полтора десятка лет такой вакханалии и все базовые знания об учёте остались лишь в воспоминаниях стареющих и спившихся кладовщиков.

Прошли «бурные 90-е», жизнь постепенно начала входить в стабильное русло, те «челноки», кому удалось выжить, создали фирмы и укрупнились. Да, склады стали больше, но их качество организации учёта осталось на уровне «гаража».

А что же кладовщик?

Кладовщиком стал охранник, бывший военный, после двухнедельных курсов переподготовки по бухгалтерскому учёту. Благо их было много в разорённой стране, только вот качественный учёт от них ждать бессмысленно, их не тому учили в армии по 20 лет. Но это ещё хороший вариант, так как военный имеет отличную дисциплину и ответственность, лояльность беспредельна - готов работать день и ночь в любом качестве. Хуже когда складом начинает «рулить» знакомый «закодированный» грузчик. Он понимает складской учёт, как может, сверяясь с одной книжкой с картинками. К сожалению, это не моё преувеличение, а объективная реальность, которую вижу и сейчас во многих, с виду солидных, компаниях. Доверие владельца бизнеса «своему» человеку – грузчику выше учёта.

А где же бухгалтерия? Скажете вы!

Именно она должна организовывать и следить за учётом, в том числе и складским. Должен отметить тот факт, что бухгалтерия в большинстве компаний уклоняется от своих обязанностей. Она живёт своей обособленной жизнью, являясь, по сути, «филиалом налоговой инспекции». Потому что удовлетворяет только потребности фискальных органов. Обычные слова бухгалтера - «Отстань, у меня НДС, у меня квартальный отчёт!». Да, «рисовать баланс» - это важное дело, но с реальным учётом мало связанное.

Редко где увидишь бухгалтеров на инвентаризации склада.

На такое важное мероприятие стараются послать новеньких менеджеров для ознакомления с ассортиментом. Результат такого подхода очевиден – отсутствие должного учёта на складе.
Но развитие бизнеса требует от склада выполнение новых функций. Кроме хранения товара, стало необходимо делать на складе множество операций с товаром – переупаковывать, маркировать, собирать в заказы клиентам. Склад превратился в некий производственный цех по переработке товара.

Какой же выход?
«Запад» нам поможет!»
Там на западе «лучшие бизнес-практики» в компьютерных супер программах! Там знают как вести учёт!

Не у всех есть столько денег на западную программу?!

У кого нет, тот может на рынке купить за сто рублей диск 1С.

Купи компьютерную программу и с учётом на складе проблем не будет!

Это серьёзное заблуждение живо и сейчас.

Программа - это только инструмент, которым нужно ещё уметь пользоваться.

Программа может автоматизировать складской учёт и вообще всю работу вашей фирмы.

Но если автоматизировать «бардак», то вы получите «автоматизированный бардак», и не более того.

В основе любой программы должен лежать правильный алгоритм, иначе, только сильнее запутаетесь. Сейчас можно наблюдать яркую картину, когда западные суперпрограммы класса ERP, стоимостью больше миллиона долларов, используются в качестве той самой «тетрадочки с цыганской бухгалтерией». Удивительно, но факт! Во многих компаниях учёт в 1С сделан лучше, чем в западных продуктах.

Значит дело не в программе, а в чём-то другом?!

Постараемся ответить на этот вопрос, рассмотрев постановку складского управленческого учёта в обычной торговой компании, каких большинство в нашей стране.

С чего начать?

Начинать нужно с «первички», любой бухгалтер меня поймёт и согласится.

В основе всего учёта, бухгалтерского или управленческого, в основе финансового анализа и системы планирования, лежит обычная первичная бумажная документация. От качества оформления бумажных документов зависит корректность, вводимой в ПО, информации. А значит, качество всех аналитических отчётов и управленческих решений.

В большей части компаний не уделяется должного внимания элементарным вещам.

Вот типичные примеры ошибок:

- товар принимается не по товарной накладной формы Торг-12, а по любому другому документу, не относящемуся к товарному учёту – по заявке отдела закупок, по счёту, по ТТН. Но именно Торг-12 товарным является документом для склада, а остальные документы для других служб компании.

- расхождения между фактическим товаром и в заявке отдела закупок ставит многих кладовщиков в тупик. Они начинают оформлять Акт расхождений, но только зачем? Заявка отдела закупок не является товарным документом учёта. Это внутренний информационный документ и не более того. Акт о расхождениях по количеству и качеству, установленной формы, должен составляться только по расхождениям фактического товара с Торг-12. Кроме Акта факт расхождений необходимо зафиксировать во всех экземплярах Торг-12 в поле «принял».

- пренебрежение расшифровкой подписи в накладной встречается повсеместно. Нужно понимать, что вы не выиграете ни один суд с «закорючкой» вместо подписи, сдавшего вам товар экспедитора.

- любое перемещение товара, в том числе и внутри склада должно документироваться.

Как?

Например, документами «Размещение товара», как правило, перемещают товар из зоны приёмки в ячейки зоны хранения.

Документами «Внутреннее перемещение» перемещают товар внутри зоны хранения для «подпитки» ячеек отбора.
Документами «Маршрутный лист» производят отбор товара из ячеек в заказы клиентов.
Названия и формы документов могут быть разными, но суть одна – они чётко определяют перемещение товара и лиц, материально ответственных за это действие. Это аксиома, которую нужно просто соблюдать. Иначе вы не найдёте товар на своём складе, не найдёте того, кто виновен в его порче или утере.
Мало где встретишь правильно оформленные накладные на внутреннее перемещение товара, на размещение в ячейках, на отбор из ячеек, с подписями конкретных исполнителей и ответственных лиц.

- учёт не возможен без индивидуальной материальной ответственности. Вроде бы понятная вещь! Но сейчас, получило большое распространение такое явление, как «коллективная материальная ответственность», а точнее БЕЗответственность. Иногда нет другого выхода, как применение коллективной материальной ответственности, то в большинстве случаев её вводят от нежелания и неумения организовать должный учёт на складе с индивидуальной ответственностью.
Результат - неразбериха на складе, масса недовольных, большая текучесть кадров. Из-за несправедливых наказаний - воровство и порча товара, в качестве мести.

- индивидуальная материальная ответственность должна иметь системный характер. Эта Система должна иметь свой непрерывный документооборот, чтобы в каждый момент времени, по каждому товару было понятно, кто за него отвечает. Бесхозный товар только провоцирует на его воровство или порчу. И это не бюрократия, которая мешает работать, это основа порядка на складе.
Например, если отобрал комплектовщик товар в заказ из зоны хранения, то кладовщик зоны должен проверить и сдать, а комплектовщик принять на себя материальную ответственность. Эта операция обязательно должна сопровождаться соответствующими подписями в документе «Маршрутный лист отбора». Только после этого товар может покинуть зону хранения.

- часто формы внутренних учётных документов компании не учитывают требований бухгалтерского учёта. Это можно объяснить, так как «типовые бухгалтерские формы» бывают очень громоздки, с множеством полей на все случаи жизни. Но всё же не стоит выдумывать свою уникальную форму, а по возможности сократить типовую бухгалтерскую форму. Тем самым можно избежать множества ошибок при передаче учётной информации между отделами, в частности при взаимодействии склада и бухгалтерии.

После решения вопроса с «первичкой», необходимо продумать алгоритм учёта, чтобы он был системным и адекватным бизнес-процессам компании.

На что нужно обратить внимание?

Какие здесь ошибки?

- на всём протяжении учёта товародвижения на складе индивидуальная материальная ответственность не должна разрываться. А то, получается, приехал погрузчик в зону хранения, взял паллету товара и контроль кладовщика пропал. Может, он стукнул товар по дороге, а может, завёз не туда.
То есть, процесс «сдал-принял-сдал-принял» должен быть непрерывным и оформленным документально.

- у учётной информации должен быть не только «вход», но и «выход».
Типичный пример - ввели информацию в поля документов, справочников ПО, а она потом нигде не используется. Составляются Акты, которые никто не рассматривает. Спрашивается – зачем ввели, потратили время?
Очень важно, чтобы учёт на складе вели в соответствии процессам, которые не уходят в «тупик».

- конец цепочки всякого бумажного документа - это архив! К сожалению, то ли боязнь проверок всякими органами, то ли по каким либо другим причинам, но во многих компаниях архив – это «слабое звено» в учётной цепи. А на складе вообще стало не принято архивировать документы. В лучшем случае архив представляет собой «свалку» папок с документами в картонных коробках без всякой системы.

А как потом искать «истину» при разборе акта от клиента, поступившего через три месяца, а то и полгода. В бухгалтерии? Ну, это вряд ли. Там своевременно уничтожается всё «лишнее» и заменяется «правильным».
Так вот, если вы кладовщик, то что бы не стать «крайним» в цепочке системы штрафов и наказаний, потрудитесь делать и сохранять все документы с вашей подписью. А заодно, приобретёте репутацию специалиста, у которого всё в полном порядке в складском учёте.

Частью системы учёта товара является система его классификации, без которой очень затруднительно разобраться в многотысячном ассортиментном перечне товаров. Систематизация товаров на складе начинается с «классификатора» в справочнике товаров. Не так важно, что вы при этом используете

– справочник компьютерной программы или карточки в шкафах, как в библиотеке. Важно, чтобы весь ваш ассортимент товаров был систематизирован по определённым признакам.

Только тогда вы сможете быстро найти нужный товар и место для него на складе.

Начинается классификация с определения важных для группировки свойств товара, например, по назначению – продукты питания, строительные материалы, сантехника, одежда. Далее каждая группа разбивается на подгруппы, например, группа сантехника, может быть разбита на подгруппы – ванны, душевые кабины, смесители. Каждой группе присваивается свой уникальный код, а затем идёт присвоение каждому товару уникального кода.

При таком подходе любой новый товар легко обретёт своё место в системе учёта. Анализ групп товара позволяет определять их доходность и важность для компании. Уникальный код обычно цифровой, но иногда используются и буквы, хотя это не желательно. При буквенных обозначениях происходит сложнее сортировка, далеко не все хорошо знают алфавит, особенно латинский. Отсюда большая вероятность ошибок при работе с буквенным кодом.

Как правило, классификацию товаров делают не на складе, а в офисе. И вот здесь возникают сложности в складском учёте. Например, несовпадение товарных групп, справочников отдела продаж и склада. Очень часто встречается ошибочное введение «дублей» товара в справочник офисным сотрудником. Это сбивает складской учёт, так как один и тот же товар начинает обретать несколько разных кодов. Подобная ситуация возникает с товарами «аналогами». Это когда разные товары с разными кодами, но несущественными для отдела продаж различиями, начинают продаваться как один.

Поэтому идентичность справочников товаров во всей компании является непременным условием хорошего складского учёта.

Не меньше проблем создаётся при идентификации мест хранения в учётной системе с физическим их расположением на складе. Использование в программе так называемых «виртуальных складов», вносит огромную путаницу в складской учёт. Ведь на «виртуальных складах» хранятся «виртуальные» товары, которых нет в наличии. Перемещение всех этих товаров в программе операторами офиса, как правило, не обладающими достаточной квалификацией, часто ставит в тупик кладовщиков, несущих материальную ответственность.

Типичным примером может быть использование виртуального склада «Инвентаризация» для корректировки расхождений остатков в БД при выборочных инвентаризациях. Вполне понятно, что он создаётся в БД для конкретных целей – перемещения на него фактических недостач и получения с него фактических излишков, на основании соответствующих АКТов. Но не все и не всегда понимают, что перемещаемый товар виртуальный и искать его на физическом складе не надо.

Иногда менеджеры по продажам заводят в БД виртуальные склады для резервирования товара для группы своих клиентов. Этот далеко не лучший способ резервирования товара, часто приводит к искажению информации в БД о свободном остатке товара, затем дополнительной закупке этого товара. В следствии чего, происходит затаривание склада и увеличиваются затраты на его хранение.

А всё потому, что нет логичной системы учёта и контроля.

Складским учётом сейчас принято заниматься всем, кому не лень.

Хотя на многих складах уже начали появляться специальные подразделения – отделы складского учёта. И это правильно! Учёт - это слишком серьёзная вещь, чтобы ей занимались не профессионалы. Как правило, в этом отделе работают товароведы - бывшие бухгалтеры по управленческому учёту. Ведение складского учёта, постоянный контроль и сверки остатков, правильного оформления первичной документации - это неполный список их важных задач.

Основная цель складского учёта - это постоянное поддержание соответствия фактических складских остатков учётным остаткам в БД, не только по количеству, но и по месту расположения их на складе.

Как достичь этой цели?

Один из инструментов для достижения этой цели - это непрерывный контроль отклонений складских остатков, с помощью сверок и инвентаризаций.
Лучше всего применять одновременно три вида инвентаризаций.

Первый – плановая квартальная/годовая инвентаризация - работа склада останавливается, проверяется независимыми комиссиями весь склад сразу.

Второй - плановая выборочная инвентаризация - работа склада не останавливается, проверяется определённая группа товара товароведом и кладовщиком. Очерёдность и частота проверки планируется на основании АВС-анализа. Например, наиболее востребованные 20% товара группы «А» проверяются один раз в неделю. Менее востребованные следующие 30% товара группы «В» проверяются один раз в месяц.
Остальные 50% товара группы «С» проверяются один раз в 1,5-3 месяца.

Третий - целевая выборочная инвентаризация (сверка) - работа склада не останавливается, проверяется определённый артикул товара товароведом и кладовщиком. Основанием сверки служит факт отклонения от нормы – Акт клиента, контролёра, сборщика о недостаче, «пересортице» товара.

По результатам инвентаризации, прежде всего ликвидируется отклонение учётных данных от фактических, а только потом выясняются причины, принимаются меры, наказываются виновные.

Все три типа инвентаризации проводятся по единому порядку документооборота.

1. Основание для инвентаризации. В первом случае основанием проведения инвентаризации является «Приказ гендиректора», во втором - «план начальника склада», в третьем – Акт по факту отклонения остатков, например, при внутри складской приёмо-передаче товара или поступлении Акта претензии по количеству от клиента.

2. Документ «Инвентаризация». В нём отражается номенклатурный перечень для инвентаризации, а затем в него вносятся фактические остатки товара на основании его пересчёта.

3. Документ «Сличительная ведомость». В нём отражаются количественные остатки по артикулам товара по учёту и факту, а так же отклонение учётного количества товара от фактического количества.

4. Документы «АКТ о недостаче», «АКТ об излишках». Акты создаются на основании отклонений. С их помощью производят обнуление отклонений между учётом и фактом.

В качестве форм вышеуказанных документов рекомендуется использовать формы, в соответствии с ПБУ - правилами бухгалтерского учёта.

Подведём итог вышесказанному об учёте на небольшом складе, хотя, почему на небольшом, на любом складе.

Необходимо обратить особое внимание:

- на создание отдела складского учёта и подготовку кадров

- на качественное оформление первичной документации

- на системный подход к учёту и классификацию товара

- на постоянный контроль остатков товара в местах хранения

- на ликвидацию отклонений от нормы в кротчайшие сроки

- на документирование всех товарных перемещений

- на систему индивидуальной материальной ответственности и мотивацию

- на качественное ведения архива первичных документов

- на адекватное ПО – программное обеспечение на складе