Моделирование процесса закупок Татьяна Родкина, Александр Козлов

Моделирование процесса закупок Татьяна Родкина, Александр Козлов

Моделирование процесса закупок

Практика свидетельствует, что готовые программные продукты в виде предлагаемых предприятиям корпоративных информационных технологий всегда требуют адаптации к специфическим условиям их применения. Такая адаптация, как правило, осуществляется не только силами программистов-консультантов. К ее выполнению активно привлекаются специалисты предприятий, заказывающих программные продукты, поскольку только им хорошо известны специфические условия и возможности использования новых информационных технологий. Ведь именно менеджерам предприятий предстоит осваивать эти технологии и работать по ним. Статья, предлагаемая вниманию читателей - пользователей информационных технологий, содержит общее описание логистической модели управления закупками. Авторы статьи - кандидаты экономических наук Татьяна Родкина и Александр Козлов (Государственный университет управления, г. Москва)

Моделирование процесса закупок

Практика свидетельствует, что готовые программные продукты в виде предлагаемых предприятиям корпоративных информационных технологий всегда требуют адаптации к специфическим условиям их применения. Такая адаптация, как правило, осуществляется не только силами программистов-консультантов. К ее выполнению активно привлекаются специалисты предприятий, заказывающих программные продукты, поскольку только им хорошо известны специфические условия и возможности использования новых информационных технологий. Ведь именно менеджерам предприятий предстоит осваивать эти технологии и работать по ним. Статья, предлагаемая вниманию читателей - пользователей информационных технологий, содержит общее описание логистической модели управления закупками. Авторы статьи - кандидаты экономических наук Татьяна Родкина и Александр Козлов (Государственный университет управления, г. Москва) 

 

Как известно, основными звеньями логистических бизнес-цепочек являются: закупка сырья, материалов, полуфабрикатов и других ресурсов, их доставка к месту производства продукции, перемещение и хранение предметов труда в рамках производственных технологий, распределение и транспортировка изготовленной продукции к месту ее реализации, сервис после реализации. Не умаляя значения каждого из этих звеньев для успеха бизнеса, отметим особую важность процесса управления закупками, который во многом определяет эффективность всей логистической цепочки. Так, по экспертным оценкам, до 40 % резервов возможного сокращения затрат в большинстве логистических цепочек приходится именно на допроизводственные стадии, т. е. на звено закупок. 

На основе анализа ряда логистических систем и изучения конкретного опыта их реализации авторами статьи разработана обобщенная структурно-функциональная модель управления закупками, имеющая практический интерес. В качестве инструментария выбрана широко используемая при оптимизации бизнес-процессов методология структурного анализа и проектирования - SADT (аббревиатура от Structured Analyze and Design Technique). 



ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ СИСТЕМЫ ЗАКУПОК 

Для его описания представим типичный процесс управления закупками в виде структурной схемы ICOM-модели. ICOM - это аббревиатура от Input (вход) - левая грань, Control - верхняя грань, Output (выход) - правая грань, Mechanism (механизм или исполнитель) - нижняя грань. Использование ICOM-модели позволяет структурировать внешние объекты и связи по характеру оказываемого влияния на рассматриваемый процесс. 
При построении модели важное значение имеет задание \"цели\" и \"точки зрения\". \"Цель\" определена как необходимость идентификации всего процесса управления закупками для оптимизации системы снабжения. 
В качестве \"точки зрения\" выбрана позиция руководителя отдела логистики. Это дает возможность принять во внимание все значимые факторы, а также обеспечивает интеграцию процесса управления закупками с основными бизнес-процессами предприятия. 



ДЕКОМПОЗИЦИЯ СИСТЕМЫ ЗАКУПОК 


Процесс управления закупками состоит из четырех функциональных блоков. 

1. \"Определение потребностей\". Процесс снабжения предприятия начинается с обоснованного определения его потребности в материально-технических ресурсах (что, сколько и когда необходимо). Имея такую информацию на определенный момент времени, можно планировать получение сырья или материалов со склада, перемещение их избытков из другого подразделения или закупку недостающих ресурсов. Общепризнанно, что именно оптимизация потребностей предприятия таит в себе огромные резервы роста его прибыли. 

2. \"Формирование заказов (заключение контрактов) на закупку\". Портфель заказов формируется отделом логистики исходя из обоснованных потребностей подразделений предприятия. Сначала определяют допустимые условия поставок (цены, сроки, размеры партий), а затем ведут поиск возможных поставщиков. Их выбирают по базам данных, каталогам, прайс-листам, нередко путем проведения конкурсных торгов, расчетов предположительных транспортных и складских затрат. После этого осуществляются размещение заказов и заключение контрактов на поставку товаров по установленным ценам, в заданные сроки, в определенных объемах. 

3. \"Контроль хода исполнения заказов\". Если с поставщиком заключен контракт, отдел логистики должен контролировать ход его исполнения. Процесс контроля - это стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять условия контракта. При возникновении проблем с поставками отдел логистики должен узнать об этом как можно скорее для того, чтобы предпринять соответствующие меры. В ряде случаев может потребоваться корректировка заказа: ускорение или, наоборот, замедление; изменение объемов; уточнение спецификации и др. 

4. \"Получение и проверка товара\". Получаемые от поставщиков товары проходят процедуру входного контроля. Если они соответствуют спецификации поставки и удовлетворяют сертификатам качества, то их передают на склад или непосредственно подразделениям предприятия. Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками. В свою очередь, каждый из четырех представленных блоков также может быть перестроен. Декомпозиция их элементов должна проводиться до тех пор, пока не будет достигнут требуемый уровень детализации. При решении практических задач несколько уровней декомпозиции (обычно 5-6) обеспечивают достаточно подробное описание рассматриваемого процесса, пригодное для анализа, моделирования и оптимизации. 



ПРОЦЕДУРЫ И ИХ РЕАЛИЗАЦИЯ 

Подаваемые заявки подразделений должны быть подвергнуты анализу. По его результатам необоснованные заявки отклоняются (возвращаются подразделениям, их подавшим), а обоснованные - принимаются. Информация по обоснованным заявкам обрабатывается (систематизируется, обобщается, заносится в стандартизованные формы), а затем преобразуется в карту спецификации потребностей. Она поступает на вход блока формирования заказа (заключения контракта) на закупку. 
Заказ на закупку до принятия его поставщиком к исполнению еще не является контрактом. Необходимый элемент гарантии - это форма-подтверждение, направленная поставщиком в отдел логистики (закупок) предприятия. Таким образом, формируется внутренний поток \"Размещенные заказы\". Неподтвержденные заказы формируют поток \"Неразмещенные заказы\", который объединяется с потоком \"Необоснованные заявки\" и в результате образуется поток \"Отклоненные заявки\". Информационными составляющими потока \"Размещенные заказы\" являются два потока: \"Требования и условия поставки\" и \"Спецификация заказа\". Они являются управляющими соответственно для блоков \"Контроль хода исполнения заказов\" и \"Получение и проверка товара\". 
После того как заказ на закупку принят поставщиком к исполнению, заказчик обязан проконтролировать ход его выполнения. Выходами этой процедуры являются документальное оформление поставки или установление факта нарушения ее условий. 
Для блока \"Получение и проверка товара\" выходами могут служить: предъявленные счета к оплате за товар, документальное подтверждение передачи поступившего товара на склад или производственным подразделениям, обновленные данные по запасам товаров, факты возврата товаров или установление их несоответствия заказу. Документация этой процедуры включает заказ на закупку с указанием количества приобретенного товара. Информация о процедуре является основанием для закрытия заказа, обновления данных о наличии запасов и оплаты счетов бухгалтерией. Все счета к оплате отправляются (по почте или электронным способом) в бухгалтерию, где на них указывается время получения. Затем счета проверяют и оплачивают, за исключением тех случаев, когда сумма, указанная в заказе на закупку, отличается от суммы счета. Такие счета отправляются на утверждение в отдел логистики. 

 

Процедура \"учет\" включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к данному заказу.

Выходной информацией по данной процедуре являются: 

журнал заказов на закупку, в котором ведется их учет по номерам и отображается статус каждого заказа (выполнен или не выполнен); 
файл, содержащий копии всех заказов на закупку; 
файл, отражающий данные по каждому закупаемому товару (номер заказа, количество, цену, дату поставки); 
файл по каждому крупному поставщику, представляющий информацию о всех его поставках предприятию; 
рабочие контракты, содержащие информацию по всем контрактам (на дату завершения) всех основных поставщиков; 
сведения по учету закупленного оборудования, срокам его эксплуатации (или объемам производимой этим оборудованием продукции), \"истории\" его использования, ценам и местам его расположения; 
данные о закупках товара, осуществляемых у компаний-поставщиков малого бизнеса; 
\"историю\" тендеров вместе со списком поставщиков, суммами контрактов. 

Такая учетная информация помогает идентифицировать тенденции в предложениях поставщиков и возможные случаи их сговоров. 


ВЫВОДЫ 


 Представленная формализация процесса закупок носит достаточно обобщенный характер и в ряде конкретных практических случаев нуждается в декомпозиции и уточнении. Отраженные процедуры и операции процесса управления закупками могут быть использованы при моделировании бизнес-процессов и проектировании информационных систем в компаниях любого типа (производственных, непроизводственных, государственных). 
К безусловным преимуществам данной модели следует отнести предложенную степень детализации одного из ключевых логистических процессов - процесса управления закупками, позволившую довести его операции и процедуры до конкретных видов документов и исполнителей. 

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55783/
 Источник: Российский специализированный журнал "Логистика"