Информационное обеспечение Директора по логистике Панасенко Е.В.

Информационное обеспечение Директора по логистике Панасенко Е.В.

Информационное обеспечение  Директора по логистике

Панасенко Е.В.

Информационное обеспечение  Директора по логистике

Директор по логистике
ГК «Юнитоп» Панасенко Е.В.


Итак, приступим к созданию комплекса информационного обеспечения (ИО) директора по логистике. Начнём с целей, которые должен достигать ДЛ в результате своей деятельности. Должен сразу сказать, что как правило, именно формирование целей и процессное управление является главным камнем предкновения во многих российских компаниях. Тем не менее, именно с этой задачи, на мой взгляд, и следует начинать любое преобразование, в том числе, создание корпоративной БД и специального ИО для топ-менеджеров и специалистов. Если Вы не пройдёте этот этап, дальше можете не читать…

  Технология процессного управления компанией – тема отдельного и обширного разговора. Но поскольку без примера постановки целей не обойтись, приведу кратко, без комментариев, перечень основных показателей, которые могут применяться при планировании деятельности ДЛ.

 

Таблица 1.

Основные ключевые показатели эффективности логистики в компании-дистрибьютореТаблица 1.

	Наименование	Ед. изм	Норматив	Методика расчёта	Отчёт в БД
Группа "КАЧЕСТВО"
1	Доля отказов по ассортиментным  группам	%	9%	Количество календарных дней при отсутствии товара по утверждённой группе /Общее количество дней за данный период по утверждённой группе.
2	Показатель качества поставок	%	1,5%	Количество позиций в документах на поставку с отклонениями по качеству и количеству/Общее количество позиций в инвойсах за данный период
3	Показатель качества  логистики компании	%	5%	Накопленное среднеквадратичное отклонение в планах продаж и поставок по наименованиям (план-факт) за отчётный период/объём продаж (план)
4	Выполнение плана закупок	%	5%	Количество поставленного товара, шт (факт)/Количество товара по плану закупок
Группа «Управление товарным запасом»
5	Оборот товарного запаса	дней	42	Кол-во дней в периоде х Среднее количество штук товара на складах /кол-во отгруженного товара
6	Стоимость страхового ТЗ на складах	рублей	10000000	Стоимость  страхового запаса по товарам группы S, А, В (в ценах базового прайса).
	Доля стоимости страхового запаса от общей стоимости товаров	%	8%	Средняя стоимость страхового запаса/Общая стоимость среднего ТЗ
7	Стоимость сверхзапасов на складах	рублей	200000	Стоимость товарных запасов на складах ГК с плановым сроком реализации более 90 дней (в ценах базового прайса)
8	Доля сверхзапасов от общей стоимости ТЗ	%	2%	Стоимость сверхзапасов /Общая стоимость товаров
9	Количество сверхзапасов на складах	шт	500000	Количество товаров на складах ГК с плановым сроком реализации более 90 дней
	Доля сверхзапасов от общего количества товаров	%	4%	Количество товаров сверхзапаса /Общее количество товара на складах ГК
Группа «Экономическая эффективность»
10	Удельные затраты на складскую обработку	руб/шт	8,3	Затраты по складам в РФ/кол-во штук отгруженного товара
		руб/тыс. руб		Затраты по складам /стоимость отгруженного товара
11	Удельные затраты на доставку до РЦ и таможенную обработку товара	руб/шт	12,6	Добавочная стоимость при доставке до таможни, таможенные платежи и пошлины /стоимость товара в ценах  поставщика
12	Удельные затраты на доставку заказов	руб/шт	3,6	Затраты на доставку заказов /стоимость доставленных заказов
13	Полные удельные логистические затраты	руб/шт	32,1	Сумма всех логистических затрат на отгруженный товар/Количество отгруженного товара за период
14	Средняя маржинальная прибыль реализации	руб/шт	86	Маржинальная прибыль от реализации за истекший период /Количество отгруженных штук товара
Группа "Эффективность бизнес-процессов"
15	Средняя продолжительность цикла доставки	дней	12	Общая продолжительность доставки по всем поставкам за период/Количество поставок
16	Средняя  продолжительность цикла производства	дней	60	Общая продолжительность циклов производства по полученным поставкам /Количество поставок
17	Средняя продолжительность цикла таможенного оформления	дней	1	Общая продолжительность таможенного оформления грузов за период /количество поставок за период
18	Выполнение норматива по отклонению от графика поставок	дней	5%	Общее количество дней отклонения от плановой даты поставок/Количество поставок

 

 

Часть из вышеприведённых показателей относится именно к зонам ответственности конкретных подразделений.

Ваша задача – «видеть бой с командной высоты».

С одной стороны, не грузить подчинённых мелочным контролем, подавлением инициативы и массой отчётности. С другой стороны – постоянно «держать курс» своего логистического корабля. Для этого, Вам понадобится набор современных IT-инструментов.

Инструмент №1.

Мониторинг исполнения Графика поставок.
Данный мониторинг позволяет Вам видеть процесс физического движения товара и степень его соответствия с графиком, запланированным на данный период. На мой взгляд, это наиболее объёмный документ. Поэтому, приведу заголовки столбцов и их группировку по зонам ответственности.

 

Таблица 2.
Мониторинг Графика поставок       .

Исполнитель	Контроллинг	№ столбца	Показатель	Примечание
Отдел закупок	Отдел ВЭД	1	Номер проформы заказа/ инвойса
		2	Поставщик (отправитель)
		3	Размещение заказа:
		4	- план
		5	- факт
		6	- отклонение, дней
		7	Окончание производства по заказу:
		9	- план
		10	- факт
		11	- отклонение, дней
		12	Дата готовности товара к отгрузке
Отдел ВЭД	Отдел закупок	13	№ А/м или контейнера
		14	Экспедитор
		15	Тип ТС
		16	Способ перевозки
		17	Пункт отправления
		18	Транзит через:
		19	Пункт назначения
		20	Отгрузка:
		21	- план
		22	- факт
		23	- отклонение, дней
		24	Цикл доставки плановый
		25	Прибытие в таможню:
		26	- план
		27	- факт
		28	- отклонение, дней
		29	Дата подачи заявки на оплату таможенных платежей
		30	Дата поступления средств на счёт таможни
		31	Выпуск товара из таможни
		32	- план
		33	- факт
		34	- отклонение, дней
		35	Комментарии
		36	Складская обработка прихода:
		37	Груз поступил
		38	Груз принят складом
		39	Информация о приходе заведена в БД
		40	Полный цикл обработки прихода на складе
		41	- план
		42	- факт
		43	- отклонение, час
		45	Справочные данные	Гиперссылка на файл, содержащий копию инвойса
Отделы закупок и ВЭД	Директор по логистике	46	Итого, полный цикл поставки
		48	- план
		49	- факт
		50	- отклонение, дней

 

Назначение данного мониторинга – контроль за физическим товародвижением от момента направления заказа Поставщику до момента заведения информации в БД центрального распределительного склада. Товарной единицей в данном случае является транспортный пулл, описанный отгрузочным документом (инвойсом или накладной ТОРГ-12). Соответственно, по вертикали каждая строчка – номер документа. Сложность данного мониторинга заключается в том, что большая часть данных заносится в него вручную, что требует особого контроля над исполнителями. Важно, чтобы сотрудники соответствующих отделов использовали данный мониторинг как свой рабочий инструмент и осознавали его необходимость. Используйте также механизм перекрёстного контроллинга – информацию в мониторинг вносит исполнитель, а вот контролирует её адекватность и своевременность внесения другое подразделение, которое принимает у исполнителя «эстафету» в логистической цепочке. Фильтры по столбцам позволяют строить аналитику по поставщикам и адекватно оценивать реальные циклы цепочки поставок. Кроме того, эти данные позволят более точно составлять план закупок и планировать страховые запасы по признаку «неопределённость закупок». А в целом, мониторинг нацеливает исполнителей на выполнение целей, сформулированных в таблице 1 под группой «Эффективность бизнес-процессов» (п. 15-18).

Инструмент №2.

Мониторинг выполнения плана поставок. 

Данный мониторинг предназначен для контроля выполнения плана поставок по каждому наименованию товара. Основное содержание мониторинга приведено в таблице 3. Конечно, помимо кода товара в БД и его наименования, Вы можете добавить другие признаки товара. К примеру – Поставщик, бренд, признак номенклатуры, признак по маржинальной прибыли, признак продаж. По этим признакам вы сможете подготовить более детальную аналитику. Все эти признаки можно разместить между столбцами 3 и 10. Раскроем понятие «статус заявки на поставку». Товар проходит следующие основные стадии в цепочке поставок:
- Заказ – стадия согласования с Поставщиком товарного пула по ассортименту, количеству и срокам готовности (поставки). Начинается с момента отправления заказа Поставщику и заканчивается моментом подтверждения Поставщиком принятия согласованного заказа к производству или поставке;
- Производство – этап производства товара. Начинается с момента получения подтверждения от Заказчика на производство/поставку товара и заканчивается моментом подтверждения готовности заказа к отгрузке;
- В пути – этап доставки товара со склада Поставщика до пункта назначения, к примеру – на Центральный распределительный склад (ЦРС).
  Каждое наименование товара имеет свой плановый и фактический временной цикл на каждом из этих этапов (статусов). Соответственно, изменение статуса позволяет идентифицировать тот или иной заказ во времени и в пространстве. Сопоставляя эти данные с плановыми параметрами поставок, вы можете видеть ситуацию с поставками по наименованиям и принимать необходимые управленческие решения. В целом, мониторинг нацелен на выполнение целей, сформулированных в таблице 1 под группой «качество» (п.2 и 4).

  Мы переходим к важнейшим показателям логистики – монетарным оценкам эффективности её деятельности. Два предыдущих инструмента в основном оперировали физическими параметрами товара. Поэтому, показатели, применяемые в последующих двух инструментах, потребуют некоторых пояснений. Во-первых, сам по себе расчёт управленческой себестоимости товаров, на разных этапах товародвижения, требует отдельной методики. Это достаточно тонкий и сложный механизм, в работе которого участвуют несколько подразделений. Следовательно, нам лучше обсудить это отдельно. Поэтому, ниже вновь будут приведены показатели без пояснений. Во-вторых, поскольку исходная точка в этом процессе – цена поставщика, данная информация традиционно считается закрытой. Это одна из причин, по которой в нашей практической логистике достаточно редко применяются методики расчёта себестоимости товара при движении по звеньям поставок. И именно эта причина является одним из препятствий внедрения технологии «Supply of Chain Menegment» в российских компаниях. Тем не менее, принимаем в качестве исходного параметра, что такая методика на фирме есть и она применяется.

Инструмент №3.

Отчёт о себестоимости товарного запаса.

Сводный отчёт для мониторинга управленческой себестоимости каждой товарной позиции по мере её движения по реперным точкам цепочки поставок приведён в таблице 4. Это упрощённая форма отчёта. При необходимости, её следует дополнить признаками товара, что позволит делать детальную аналитику по товарным группам, признакам и т.п. Отчёт позволяет нам видеть как суммарную себестоимость товарного запаса на промежуточных (транзитных) складах и центральном распределительном складе, так и динамику возникновения затрат при движении по цепочке. Данная информация служит основой для принятия управленческих решений как по складам, так и по отдельным товарным позициям. Итоговый показатель – текущая расчётная маржинальная прибыль товарного запаса (ТЗ) показывает потенциал всего товара на всех складах компании с точки зрения получения оперативной (маржинальной) прибыли. Это очень важный показатель для оценки стоимости вашего бизнеса!

Инструмент №4.

Отчёт о себестоимости отгруженного товара.

Сводный отчёт о логистической себестоимости и маржинальной прибыли отгруженного товара приведён в таблице 5. В качестве исходной точки для расчётов себестоимости принимается текущая себестоимость хранения товара на складе. Далее прибавляется усреднённая себестоимость доставки товара клиенту. В результате, формируется основа для расчёта полной логистической себестоимости товара на пути от ворот склада поставщика до ворот склада Получателя груза (Клиента). Разница между фактической усреднённой ценой продажи товара и его логистической себестоимостью определяет фактическое значение маржинальной прибыли, полученной за отгруженный товар в отчётном периоде.

Инструмент №5.

Управление товарным запасом.

Важнейший управленческий показатель логистики – оборот товарного запаса (ТЗ). Динамика изменений данного параметра показывает эффективность управления как финансовыми, так и товарными запасами компании. Чем меньше период оборота ТЗ, тем больше прибыли получает компания в отчётный период с каждого вложенного в товар рубля или доллара. Это стандартная оценка. Конечно, есть и другие факторы, которые целенаправленно увеличивают оборот ТЗ (к примеру, сезонные запасы), но важно в любом случае держать ситуацию под контролем, уметь её оперативно измерить и управлять ею. Краткая форма анализа товарного запаса приведёна в таблице 6. С помощью фильтров Вы сможете подготовить дополнительную аналитику по брендам, срокам реализации и т.п.

  

Инструмент №6.

Анализ качества планирования поставок и продаж.

По мнению автора, сопоставление исполнения двух планов (поставок и продаж) в одном отчёте,
позволяет видеть согласованность действий начального и конечного звеньев цепочек поставок. А именно – подразделений закупок и продаж. Известно, что корень большинства проблем при выстраивании цепочки поставок, произрастает из-за того, что каждое из этих подразделений живут своей жизнью, имеют абсолютно разную мотивацию и находятся в состоянии постоянного и затяжного конфликта… Для того, чтобы «подружить» эти звенья, предлагается применять «Показатель качества логистики компании», который рассчитывается как накопленное среднеквадратичное отклонение в планах продаж и поставок по наименованиям (план-факт) за отчётный период/объём продаж (план). Если данное значение выше по отношению к установленному уровню, значит поставки и продажи взаимодействуют плохо! А следовательно, и мотивационный показатель должен быть скорректирован в «минус». Если же показатель меньше установленного предела, смело добавляйте премию обоим участникам процесса. Результат вас не разочарует! Форма отчёта приведена в таблице 7.

Таблица 7.
Анализ качества планирования поставок и продаж

Анализ качества планирования поставок и продаж

Код 1С	Наименование	План поставок	Факт поставок	Дельта план-факт поставок, шт	Дефицит спроса	План продаж, шт	Факт продаж, шт	Дельта план-факт продаж, шт	Сумма продаж (факт)
	ИТОГО:
	В % от Плана

 

 

 

 

Важный показатель в данном анализе – дефицит спроса. Данный показатель очень важен для адекватного анализа продаж. И соответственно, планирования закупок. Как пример, данный показатель можно принять в следующей формулировке:
  - «Дефицит спроса\" - это отношение количества дней, когда данный товар отсутствовал на складе в количестве, меньше чем 10% от плана продаж на данный месяц к количеству календарных дней в отчётном периоде. 
  Заметьте, отсутствие товара на складе – это не значит, что остаток должен равняться нулю! Как только остаток снижается ниже установленного уровня, должна загораться «красная лампочка», означающая, что практически, по данному наименованию продавать нечего! Поэтому, данный показатель устанавливается как один из основных в группе «Качество». И особое внимание к данному показателю - в группе товаров, относящихся к стратегическому ассортименту компании. 
Важная оговорка – количество товара на складе считается по его физическому наличию. Манипуляции продажников в виде виртуального резервирования товара в счетах, в расчёт данного показателя не принимаются.

Инструмент №7.

Анализ экономической эффективности продаж.

Этот отчёт достаточно широко применяется при анализе экономической эффективности продаж. Его смысловое назначение – сопоставление параметров отгруженного товара в штуках, в рублях по выручке и в рублях по маржинальной (операционной) прибыли. При этом, для анализа применяется метод АВС. Далее, сопоставляются не абсолютные значения по каждому параметру, а группы АВС. При этом, очевидно, что самые эффективные продажи – по номенклатуре группы ААА, а самые проигрышные во всех отношениях – номенклатура группы ССС. Такой своеобразный рейтинговый анализ применяется при комплексной аналитике эффективности продаж за отчётный период. Форма отчёта приведена в таблице 8.

Таблица 8.
Анализ экономической эффективности продаж

Анализ экономической эффективности продаж

№	Наименование	Продано		Выручка		Фактическая маржин. Прибыль
		шт	Группа АВС	Руб	Группа АВС	руб, всего	руб/шт	Группа АВС,
	ИТОГО:

 

 

Заключение.

  Обратите внимание – в каждом вышеприведённом отчёте помимо итоговой цифры в абсолютном значении, ведётся мониторинг выполнения плановых показателей в процентном отношении. Именно отклонение от плана или установленной нормы и является оценкой деятельности того или иного подразделения /менеджера за данный период. 
  

  Приведённые отчёты и аналитические формы – это верхушка огромного айсберга, составляющего информационное обеспечение деятельности директора по логистике. В основе этого айсберга –классификация массива данных о товарах и услугах, продаваемых вашей компанией и технология его обработки, а также персонифицированная ответственность за внесение в БД исходных данных. От того, насколько квалифицированно Вы проведёте эту работу, зависит качество и своевременность требуемой аналитики. А следовательно, и компетентность ваших решений. 
  Но это уже тема следующего разговора…

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/56582/

Фотографии:  Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить / Загрузить