Лобанов-логист
Лобанов-логист
Личный кабинетВходРегистрация
Например: Логистика

Контроль расхода средств на ремонт авто

Страницы: 1
RSS
Контроль расхода средств на ремонт авто
 
Уважаемые коллеги, я работаю руководителем отдела логистики в крупной компании. В собственности 8 фургонов (гп 3-5 тн) и 2 большегруза зерновоза (гп 20-30 тн). Подскажите, каким образом наиболее эффективней вести контроль начальника гаража при закупе им запасных частей и расходных материалов? Поясняю свою обеспокоенность, - чеки на запчасти можно подделать и соответственно запчасть не установить, а наличные положить в карман. 50 % закуп запчастей производится по безналу и 50 % за наличку.
 
Цитата
logist83 пишет:
Уважаемые коллеги, я работаю руководителем отдела логистики в крупной компании. В собственности 8 фургонов (гп 3-5 тн) и 2 большегруза зерновоза (гп 20-30 тн). Подскажите, каким образом наиболее эффективней вести контроль начальника гаража при закупе им запасных частей и расходных материалов? Поясняю свою обеспокоенность, - чеки на запчасти можно подделать и соответственно запчасть не установить, а наличные положить в карман. 50 % закуп запчастей производится по безналу и 50 % за наличку.
Привет!
Да, уж доверие - это основа любой команды в компании! И без доверия не обойтись, но это не исключает системы контроля. Что в этой ситуации посоветовать?
Как многие делают, на ключевые должности ставить специалистов, которым доверяешь, с которыми прошёл огни и воды на предыдущих местах работы. Но, ключевое слово здесь -"специалист"! Часто ТОПы тащут с собой секретарш и ставят их начальниками отделов логистики, т.к. они немного знают английский язык - это плохо, видел таких девочек!
Второе, договора с ключевыми компаниями нужно заключать самому! Нужно самому найти автосервис для обслуживания, установить контакт с руководителем, мастером, а потом начальника гаража обязать обслуживаться только там и обращаться только к этим людям.
Если у вас разнотипная техника, то не поленитесь и заключите самостоятельно договора с 2-3 сервисными организациями.
Третье, нужно чётко соблюдать документооборот в учёте. Специалист отличит поддельный чек от настоящего.
Четвёртое, не грех иногда проверять установленную дорогостоящую деталь, например, новую КПП сложно перепутать со старой.
Пятое, нужно иметь в гараже "своих" людей. Своих -не в смысле стукачей, а которым доверяешь и они не врут.
С уважением,
Николай Лобанов
 
Лично мне не понятно, почему у Вас отдел логистики вообще занимается ремонтом автомобилей, дело отдела логистики - управление логистикой, в т.ч. оперативное управление транспортом, но никак не его ремонтом. Если у Вас, допустим, в управлении есть складское хозяйство, то это не значит, что отдел логистики должен заниматься вопросами текущего содержания склада и ремонтом освещения, отопления, канализации, и т.п.,- это компетенция технических служб. Что-то у Вас «не то» со структурой управления в крупной компании... Я извиняюсь, но может быть, у Вас отдел транспорта назвали модным словом, но при этом ничего не изменяли? Без обид, но так бывает, лично сталкивался. Структура Компании и отдела у Вас какая?
Что касается самого вопроса, могу сказать следующее.…Есть обоснованное недоверие к завгару - обращайтесь в службу безопасности, не тратьте своё время. Опытный и тёртый завгар сделает Вам любые документы, а уж документы по наличному расчёту от ИП - вообще не проблема. В остальном следуйте рекомендациям Николая Лобанова, только имейте ввиду, что ремонт на автосервисе может обойтись Вам гораздо дороже "саморемонта", в т.ч. и по запчастям, всё зависит от возраста автомобилей и статуса СТО.
 
Структура обычная - в подчинении руководителя отдела - зав. складом и нач. транспортной службы, менеджер по логистике (занимается городской маршрутизацией и междугородними перевозками), а также 2 оператора, принимающих заявки от торговых представителей. Тех. состояние автомобилей тесно связано с управлением транспортом. На мой взгляд, если ремонт отделить от отдела, машины вообще не будут в рейс выходить.
 
Под оперативным управлением транспортом имелось ввиду управление перевозками и только. Ремонт автомобиля - не логистическая функция. В логистически выстроенной структуре управления отдел логистики для отдела транспорта должен быть в роли внутреннего заказчика. Зачем Вам тогда начальник транспортной службы и начальник гаража, по определению ответственные за техническое состояние транспорта, если ремонтом автотранспорта занимается отдел логистики. Не удивлюсь, если в управленческом учёте затраты на ремонт автотранспорта попадают у Вас в логистические затраты, а не в общехозяйственные расходы. Но это дело Ваше…. Если всё же, вопреки логике, Вы хотите заниматься закупкой запчастей и лично контролировать цены, то Вам придётся освоить азы работы технического специалиста по подбору запчастей.
1. По марке автомобиля, модели, году выпуска, Vin-номеру и описанию детали определите оригинальный каталожный номер требуемой запчасти, используя ресурсы интернет-порталов по продаже запчастей и (если это возможно) сравните его с номером запчасти, установленной на автомобиле.
2. Если номера совпадают, по этому номеру делайте запрос в системе и выбирайте подходящий Вам вариант по качеству (оригинал, неоригинальный аналог соответствующего качества или неоригинальные заменители), цене и срокам поставки. Зарегистрируйтесь, как юр. лицо, пробейте номер по нескольким порталам поставщиков, увидите, что цены у всех разные, выбирайте и определяйтесь. Оформляйте заказ на удобных для Вас условиях оплаты и доставки, таким образом, у Вас будет полный контроль по ценам.
3. Если номера не совпадают и на портале Ваш номер не выпадает в списках замены, а также, если не удалось определить каталожный номер, - обратитесь с запросом к менеджерам портала для точного определения номера. Могут быть ошибки, особенно по автомобилям китайского производства.
4. Абсолютно то же самое сделает продавец в любом автомагазине, занимающемся запчастями для грузового транспорта, но пробивать он будет по своим поставщикам, с которыми уже работает, и накрутит за свою работу ~ 30-50%. Возможно что-то у них будет в наличии, но естественно дороже.
Стоимость нормо-часа у неавторизованных сервисов в пределах 800-1200 руб./час в зависимости от региона.
 
Не удивлюсь, если в управленческом учёте затраты на ремонт автотранспорта попадают у Вас в логистические затраты, а не в общехозяйственные расходы.
Logistas!
У меня вопрос: "Затраты на перевозку грузов заказным автотранспортом попадают в логистические затраты, или в общехозяйственные расходы?". Просветите, пожалуйста...   :)  
 
Цитата
logist83 пишет:
Уважаемые коллеги, я работаю руководителем отдела логистики в крупной компании. В собственности 8 фургонов (гп 3-5 тн) и 2 большегруза зерновоза (гп 20-30 тн). Подскажите, каким образом наиболее эффективней вести контроль начальника гаража при закупе им запасных частей и расходных материалов? Поясняю свою обеспокоенность, - чеки на запчасти можно подделать и соответственно запчасть не установить, а наличные положить в карман. 50 % закуп запчастей производится по безналу и 50 % за наличку.
Уважаемый Александр!
Сначала определение логистики:
«Логистика – это наука и практика решения поставленных задач совершения перемещений во времени и пространстве, о взаимоотношениях участников перемещений, об анализе, организации (планировании), управлении, выполнении  и контроле перемещений с минимально возможными издержками».
Кроме этого определения, могу добавить, что логистика, если сказать проще, наука и практика любых потоков.
К примеру, водные потоки - зарождаются из капель, капли образуют исток (родник), родники образуют реки, реки впадают в океан (образно).
Другой  пример, задача начальной школы - о бассейне и трубах, по которым бассейн наполняется и опустошается.
Деятельность начальника Вашего гаража – расход из бассейна, расходование денежных средств на содержание автотранспорта в исправном состоянии (ремонтники, техобслуживание, ремонт и др.) и расходы на перемещение грузов (транспортная работа – водители, топливо и др.). Вы, видимо, обеспокоены, той частью расходов, которая используется начальником гаража на содержание транспорта. (Общие расходы разбиваются на потоки).
Расходы на содержание автотранспорта состоят из расходов на действия сотрудников – управление процессом, выполнение процесса и использование необходимых средств (повремённые и зависящие от пробега, общие расходы разбиваются на потоки).
Использование необходимых средств состоит из:
-  использования средств на техническое обслуживание. Зависит от рекомендаций производителя транспортных средств (периодичность, количество материалов, трудозатраты и стоимость самих материалов). Производитель определил - ЧТО нужно делать, начальник гаража должен сделать – КАК и сколько средств, при этом, израсходовать (помещения, трудозатраты и закупка материалов);
- использования средств на ремонты агрегатов транспортных средств – если срок использования агрегата превышает срок, установленный производителем, или произошла аварийная поломка агрегата. ЧТО И КАК – зависит от начальника гаража.
Далее потоки разделяются на более мелкие, делается анализ действий, выполняемых начальником гаража для функционирования каждого потока, расходов на пробег каждого автомобиля (функционально-стоимостной анализ). Так как, по Вашему, возможно нецелевое использование средств начальником гаража, можно, для начала, ввести письменную отчётность, еженедельную, что позволит, Вам и начальнику гаража, увидеть результаты деятельности и привлечь специалистов для анализа результатов.
Оценив результаты и проведя анализ расходования средств, переходите к следующему этапу – разработке и реализации мероприятий по сокращению расходов. Кроме начальника гаража (воровство), на величину расходов может влиять профессионализм водителей и ремонтников, за что также должен нести ответственность начальник гаража. За профессионализм начальника гаража ответственность лежит на Вас.
 
Ответ Александра: "Большое спасибо. Начну с разнесения всех расходов в одну таблицу и затем проанализирую ее."


Уважаемый Александр!
Быстро получил от Вас ответ, чувствуется логистическая жилка.
Ваше решение – самому заняться анализом, хорошее решение.
Мой вариант - вызвать начальника гаража, поручить ему составление анализа за месяц, скажем - прошедший, в разрезе каждого автомобиля, а если работало на одном автомобиле более одного водителя - то по каждому водителю отдельно.
Проверочные цифры анализа (для Вас) – документальные расходы проверяются через бухгалтерию, наличные (тёмные) - Вами.
Второй контроль - расход материалов (физический) проверяется через водителей (хорошему водителю на ремонт а/м столько не нужно!).
Весь первый отчёт начальника гаража нужен для базы следующих анализов и создания психологического настроя (вы все у меня под колпаком).
Далее анализ еженедельный , просуммировать не сложно, в переходящую неделю (два месяца в одной неделе, например, три дня мая и четыре дня июня)  делается два отчёта.
Доклад начальника гаража:
- Результаты (недели, месяца, года), в сравнении с аналогичными предшествующими периодами и планами,
- Анализ - что удалось и что не удалось, почему,
- Действия (необходимо предпринять то и то), и с кем уже есть договоры о совместных действиях.
Теперь выбирайте, какое решение Вам более по душе и вперёд.
С уважением,
Юрий...

P.S. Выделенные буквы составляют единственное слово - РАД, которое Вам будет необходимо произнести после отчёта начальника гаража (менеджмент в действии), больше говорить просто не о чем.  От функционально - стоимостного анализа (ФСА) переходите к функционально - стоимостному управлению (ФСУ).   8)
 
Цитата
Фёдоров Юрий пишет:
У меня вопрос: "Затраты на перевозку грузов заказным автотранспортом попадают в логистические затраты, или в общехозяйственные расходы?". Просветите, пожалуйста
Логистические.
 
Цитата
logistas пишет:
Логистические.
А расходы на собственный транспорт - общехозяйственные? Почему?   :o
 
Цитата
Фёдоров Юрий пишет:
А расходы на собственный транспорт - общехозяйственные? Почему?
1. Не внимательно читаете. Я писал:
"Ремонт автомобиля - не логистическая функция. В логистически выстроенной структуре управления отдел логистики для отдела транспорта должен быть в роли внутреннего заказчика. Не удивлюсь, если в управленческом учёте затраты на ремонт автотранспорта попадают у Вас в логистические затраты, а не в общехозяйственные расходы. Но это дело Ваше…. "
Да, ремонт автомобиля - не логистическая функция, и не входит в состав ни одной из логистических транспортно-перемещающих операций. Думаю, что с этим никто спорить не будет.
Да, считаю важным для целей управленческого учёта и для расчёта стоимости внутреннего заказа отделение эксплуатационных расходов от ремонтных. Если Вы считаете иначе - Ваше право. Однако добавлю, что следуя такой логике можно включить в логистические затраты расходы на текущий ремонт внутренних автодорог, потому, что по ним ездит собственный транспорт, текущий ремонт железнодорожных подъездных путей, текущий ремонт складов и т.п.
2. Вопрос «Почему?» здесь не совсем корректен. Более уместны вопросы «Зачем?» или «Для чего?» Можно относить и затраты на ремонт автотранспорта и на перевозки в общехозяйственные расходы, если кому-то так удобнее, а хозяина бизнеса это устраивает. Всё зависит от целей управленческого учёта. Есть логистический подход к распределению и учёту затрат, есть традиционный. При логистическом подходе затраты на перевозки относят на тот профит-центр, в интересах которого эти перевозки выполняются, и не относят на другие профит-центры, к которым эти перевозки отношения не имеют. Есть конечные продукты с высокой транспортной составляющей, есть вообще без неё. Кого интересует только «средняя температура по больнице» тот вообще может управленческий учёт не вести, будет достаточно и бухгалтерского.
Возвращаясь к сути первоначально заданного вопроса… Руководителя отдела логистики можно научить вести учёт и контроль расходов котельной, которая отапливает склад, потому что никто этого не делает, не умеет, или не хочет, а главный инженер и начальник котельной будут курить бамбук…
Всего доброго.
 
Уважаемый логистас!
Благодарю Вас за содержательный ответ.
С уважением,
Юрий.  8)
 
Цитата
logist83 пишет:
Уважаемые коллеги, я работаю руководителем отдела логистики в крупной компании. В собственности 8 фургонов (гп 3-5 тн) и 2 большегруза зерновоза (гп 20-30 тн). Подскажите, каким образом наиболее эффективней вести контроль начальника гаража при закупе им запасных частей и расходных материалов? Поясняю свою обеспокоенность, - чеки на запчасти можно подделать и соответственно запчасть не установить, а наличные положить в карман. 50 % закуп запчастей производится по безналу и 50 % за наличку.
у меня в программе это все реализовано  http://lotusdom.com/products_petra.html 10 лет работаем пишите в ЛС если нтресно
Страницы: 1
Читают тему (гостей: 1)

Рекламный блок

  • Генеральные партнёры

    Сайт "KlubOK.net - материалы об управлении и маркетинге" входит в 10 самых посещаемых и известных русскоязычных сайтов по теме "Менеджмент и консалтинг"

AXELOT завершил проект автоматизации склада компании Happy Home AXELOT завершил проект автоматизации управления и учета имущества в ОАО «ОХК «УРАЛХИМ» Во время кризиса объем рынка транспортно-логистических услуг России сократился на 8% ГК «Эспро» изменила концепцию развития На рынке складских помещений снизился объем предложения Немецкая SIF&B построит в Калужской области логистический парк за 1 млрд евро Растаможка по-новому Россию ждёт пересмотр таможенных процедур Холодильники нужны больше всех Цены готовятся к прыжку