Николай Лобанов: «Поговорим о вашем складе». Инвентаризация товара на складе. Как правильно проводить инвентаризацию склада?

Николай Лобанов: «Поговорим о вашем складе».

Инвентаризация товара на складе.

Как правильно проводить инвентаризацию склада?

Понимаете, каждый год, в новый год мы с друзьями (коллегами) ходим …. не в баню (Ирония судьбы или ….), а на склад проводить инвентаризацию товара.

Сегодня декабрь 2023 года, надо подводить итоги года и конечно, традиционно, большинство компаний в январе 2024 года будут проводить на своих складах инвентаризацию, которая является обязательной!

Инвентаризация — обязательный этап подготовки к годовому отчету для всех компаний, независимо от их организационно-правовой формы и налогового режима.

Это следует из:

п. 3 ст. 11 от 06.12.2011 № 402-ФЗ Федерального закона «О бухгалтерском учете»;

п. 27 ПБУ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (далее — ПБУ).

Цель инвентаризации — получить достоверные данные в бухучете и бухотчетности (п. 26 ПБУ). Порядок ее проведения закреплен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Сроки проведения годовой инвентаризации:

активов — в четвертом квартале текущего года;

обязательств — по состоянию на 31 декабря года, за который составляется бухотчетность (раздел II Письма Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Завершить ревизию необходимо до даты подписания годовой бухотчетности.

Состав комиссии утверждает руководитель компании (п. 2.3 Методических указаний). Это можно сделать отдельным приказом, а можно и приказом о проведении инвентаризации.

Материально ответственные лица (далее — МОЛ) должны присутствовать при проведении ревизии, но включать их в состав комиссии нельзя.

Новый стандарт ФСБУ 28/2023 по инвентаризации

В 2025 году станет обязателен к применению новый ФСБУ «Инвентаризация», утвержденный Приказом Минфина от 13.01.2003 № 4н. Стандарт распространяется на все организации, кроме бюджетных. А также не распространяется на инвентаризацию драгметаллов и драгоценных камней.

В стандарте нет глобальных отличий от сегодняшних правил, скорее конкретизированы отдельные нюансы.

Подробный разбор ФСБУ 28 Минфин дал в Информационном сообщении от 12.04.2023 № ИС-учет-44. Отметим главные новшества.

ФСБУ 28 ввел новые термины и дал определения понятиям, у которых ранее не было четкого определения.

Основные отличия ФСБУ 28/2023 от действующих правил:

Для каждого случая обязательного проведения инвентаризации в ФСБУ 28 прописали дату, по состоянию на которую должна проводиться инвентаризация. При этом срок ее проведения компания устанавливает самостоятельно.

Перечислены случаи, когда можно не создавать комиссию для обязательного проведения инвентаризации (п. 22 ФСБУ 28):

если работниками компании являются только руководитель и главбух (бухгалтер) либо только руководитель;

если компания заключила договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторами;

проведение инвентаризации ревизионной комиссией.

Если при проведении обязательной инвентаризации отсутствуют менее 1/5 членов комиссии, это не приведет к признанию ее результатов недействительными (п. 21 ФСБУ 28). Напомним, что сейчас отсутствие одного члена комиссии повлечет недействительность результатов инвентаризации.

Разрешено применять альтернативные способы проверки объектов инвентаризации — например, видео- или фото-фиксацию (подп. «а» п. 4 ФСБУ 28).

А еще в стандарте появились правила отражения результатов инвентаризации в бухучете (п. 11-12 ФСБУ 28)

Обязательное применение ФСБУ 28 начнется с 1 апреля 2025 года. 

С этой же даты утратят силу Методические указания, утвержденные Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Положения других нормативных актов, регулирующих порядок проведения инвентаризации, с 01.04.2025 применяются в части, не противоречащей ФСБУ 28.

По желанию компания может применять новый стандарт досрочно. Тогда она должна внести соответствующие изменения в учетную политику (п. 6 ст. 8 402-ФЗ).

Инвентаризация перед составлением бухотчетности за 2024 год проводится по старым правилам, кроме случая, когда принято решение о досрочном переходе на ФСБУ 28.

Поговорим об инвентаризации товара на складе!

Зачем нужны инвентаризации и какие они бывают?

Как и когда лучше проводить инвентаризации на складе?

Как эксперт по логистике консалтинговой логистической компании Лобанов-логист, имеющий общий практический стаж работы в логистике 32 года,   из них 17 лет на штатных должностях, начиная с заведующего складом до директора по логистике, я различаю и считаю нужным проводить ТРИ вида инвентаризаций на складе.

1.     Годовая инвентаризация - обязательная по Правилам ПБУ, описанная выше.

2.     Целевая инвентаризация - сверка остатков склада вызванная обнаруженными отклонениями их на собственном складе или складе клиента. При этом, на собственном складе «сигнал» может поступить от любого из сотрудников склада, а от клиента может поступить Претензия о пересорте или недостаче в вашей поставке ему заказа.

3.     Плановая выборочная инвентаризация - сверка остатков склада, которая проводится ежедневно в плановом порядке бригадой ревизоров или, свободных от текущих заданий, кладовщиками.

Вот давайте и разберём нюансы проведения инвентаризаций, опустив банальности, которые все знают!

При этом, я выражаю только своё экспертное суждение на основании своего практического опыта, не считаю его догмой и истиной   в последней инстанции!

Мои статьи вы также можете почитать на моём сайте https://www.lobanov-logist.ru/, а также если вам будут нужны консультационные услуги: логистический аудит, проект, оптимизация БП, внедрение, цифровизация, автоматизация, то обращайтесь – помогу «под ключ».

Итак, начнём с годовой инвентаризации.

Бесспорно, годовая инвентаризация - это важное и необходимое мероприятие, которое нужно проводить в первую декаду января каждого года, так как Правила ПБУ – это Закон, а закон нужно исполнять.

Вопрос только КАК исполнять: тупо формально или с умом и творчески!

Формально кладовщики не могут быть в инвентаризационной комиссии: материально ответственные лица (далее — МОЛ) должны присутствовать при проведении ревизии, но включать их в состав комиссии нельзя.

Некоторые «мудрые» генеральные директора, издав Приказ о проведении инвентаризации, следуют этой формальной установке и включают в состав комиссии и счётчиков сотрудников, которые абсолютно некомпетентны   в складском учёте и не понимают работы склада.

В результате выполнения этого правила чего больше: пользы или вреда?

Что мы видим по факту: на склад приходят офисные сотрудники из отделов продаж, закупок, бухгалтерии и т.д. – девочки с маникюром на каблуках в мини юбках, мальчики в костюмчиках и галстучках, с круглыми глазами и видя реальный товар, а не картинки в 1С восклицают: Так вот он какой «северный олень»!

Годовая инвентаризация превращается в шоу!

Вы серьёзно думаете, что вся эта «братия» сможет правильно посчитать товар на складе без кладовщиков?

В некоторых компаниях кладовщикам изначально вешают ярлык: ВОР и вот этот «офисный планктон» пришёл на склад ловить воров «с поличным»!

Вам не смешно!?

Поэтому я считаю, что таким «маразмом» на складе при проведении годовой инвентаризации полезнее не страдать!

Правильнее будет, если кладовщики возглавят группы счётчиков, а заведующий складом будет неформальным руководителем инвентаризационной комиссии.

Вторая тема – это «пустографки»!

Некоторые «бухгалтеры» выдают счётчикам инвентаризационные листы только со списком артикулов (СКЮ) и адресом размещения (если он есть!) без указания количества товара на остатках.

Мотивируют этот «маразм» тем, что якобы борются с подгонкой результатов счётчиками!

На практике «пустографки» только замедляют процесс пересчёта товара и создают дополнительные циклы пересчётов при отклонениях, после ввода результатов в 1С.

Считаю правильным сразу выдавать инвентаризационные листы с количественными остатками товара, сроками годности, партиями, чтобы группа счётчиков сразу видела отклонения и могла проверить его ещё раз на месте, ведь в группе все, кроме кладовщика,   независимые счётчики, которые не позволят кладовщику подогнать фактический результат остатка под учётный.

Третий   важный вопрос это подготовка к инвентаризации: Что очень важно!?

По Приказу Ген. Директора все документы в учётной системе (КИС) должны быть завершены (проведены), любое движение товара на складе должно быть прекращено!

Очень часто офисные «смежники» склада не соблюдают это Правило, мотивируя это тем, что товар пришёл от поставщика, машина стоит, его надо принять, иначе будем платить за простой, что нужно срочно сделать отгрузку важному клиенту, иначе «северный завоз» закончится и другой всякий бред.

Правило остановки товародвижения фактического и учётного должно выполняться неукоснительно, а   все контрагенты должны быть предупреждены заведомо о проведении инвентаризации и остановке работы склада.

Перед инвентаризацией складу нужно провести большую работу по расстановке товара, упаковке, маркировке, отбраковке и т.д.

Иначе ошибок инвентаризации не избежать,   а искать их причины будете ещё несколько месяцев после не закрытых инвентаризационных ведомостей.

Правило по упаковке и маркировке товара на складе перед инвентаризацией не менее важно: всё целые паллеты и коробки должны быть маркированы УЛ -упаковочными листами с полной информацией о товаре.

По каждому СКЮ должна быть вскрыта только ОДНА паллета и только ОДНА коробка в ячейке отбора.

Тогда счётчику нужно будет пересчитать только товар в штуках в открытой коробке и количество коробок в открытой паллете, а остальной товар счётчик инвентаризирует по   информации в УЛ (упаковочный лист).

Цифровизация склада – это на сегодняшний день необходимое условия быстрой и правильной работы склада, хорошо поставленного учёта.

Необходимым атрибутом цифровизации является штрихкод, который должен быть на всём: товаре (паллете, упаковке, коробке, штуке), документах, бейджах сотрудников, технике, стеллажах и т.д.

УЛ (упаковочный лист) также должен иметь в себе штрихкоды паллеты, коробки, штуки.

Тогда вы сможете легко, быстро и правильно внести с помощью ТСД (терминала сбора данных) в КИС все данные о товаре и его местонахождении.

«Бумажные технологии» отмирают, но их необходимо сохранять как «резервный вариант»   на случай, если ИТ дадут сбой.

Теперь давайте задумаемся, а есть ли толк от годовой инвентаризации, кроме выполнения ПБУ для бухгалтеров?

Основная цель инвентаризации – это правильный учёт товара, при котором фактическое наличие товара на остатке должно совпадать с учётным количеством товара в КИС 1С.

Иначе ваш склад нельзя будет назвать «Складом»! Иначе это просто «место хранения», «свалка»!

Иначе склад не соберёт заказ клиента быстро и качественно, сделает «вычерки» на отсутствующий товар, а клиент может уйти к другому поставщику и как результат: ваша компания умрёт!

Инвентаризации должна поддерживать «здоровье» вашей компании!

Но если мы заговорили о здоровье, то достаточно ли мыться раз в год, чтобы поддерживать гигиену своего тела!?

Ответ очевиден: нет!

Наши предки в деревнях и городах каждую субботу ходили в баню, ежедневно умываясь.

Так и   инвентаризация - она должна быть ежедневной, чтобы поддерживать «здоровье» вашего склада в хорошем состоянии, оказывая благотворное влияние на весь «организм» бизнеса компании.

Второй вид - Целевая инвентаризация - сверка остатков склада вызванная обнаруженными отклонениями их на собственном складе или складе клиента. При этом, на собственном складе «сигнал» может поступить от любого из сотрудников склада, а от клиента может поступить Претензия о пересорте или недостаче в вашей поставке ему заказа.

Известно: «Не ошибается тот, кто не работает!»

В зависимости от отрасли на любом складе должен быть введён норматив на уровень качества учёта по определённым КПЭ (KPI) – ключевым показателям эффективности.

КПЭ№21 и КПЭ№23 показывают, что идеала не бывает, и в работе склада могут быть отклонения по качеству работы в виде Претензий клиентов, что очень не желательно и «вычерков», которые зависят точности учёта по КПЭ№25.

Вам известно, что при поступлении Претензии клиента на «пересорт», «недостачу», «излишек» товара в полученном им заказе, нужно провести сверку остатков по данному артикулу и похожими артикулами, с которыми могли перепутать данный артикул.

Цель – установить обоснованность претензии клиента, удовлетворить её, или отказать.

Поэтому склад должен провести целевую инвентаризацию по факту отклонения!

Как правило, клиент отправляет претензию своему клиент-менеджеру отдела продаж, а тот в свою очередь, если усматривает в этом возможную вину склада, ставит задачу зав. складом на проведение целевой инвентаризации.

Зав. складом обычно поручает проведение сверки кладовщику зоны склада и просматривает все видеоматериалы с видеокамер склада по всей внутренней цепочке товародвижения, начиная от сборки заказа, контроля, заканчивая отгрузкой.

Также Зав. складом проверяет все внутренние бумажные документы по данной поставке.

Отклонение остатков может быть обнаружено в процессе работы склада.

Например, сборщик может не обнаружить в ячейке хранения нужного количества товара.

Тогда сборщик должен послать «сигнал» кладовщику зоны (по ТСД, рации, голосом), чтобы тот сделал сверку товара в ячейке и обеспечил сборщика товаром, сделав «подпитку» ячейки отбора.

Контролёр, комплектовщик заказа тоже может обнаружить отклонение по количеству товара в заказе и послать «сигнал» кладовщику зоны.

Поэтому факту склад должен также провести целевую инвентаризацию по отклонению товара!

По сути, целевая инвентаризация – это реагирование склада на проблему, а вот чтобы этой проблемы не возникало нужна инвентаризация третьего вида - плановая выборочная инвентаризация - сверка остатков склада, которая проводится ежедневно в плановом порядке бригадой ревизоров или, свободных от текущих заданий, кладовщиками.

Плановая выборочная инвентаризация существенно снижает риски отклонений в учёте остатков при сборке заказов и является самой важной инвентаризацией из трёх её видов.

Плановая выборочная инвентаризация, как вы понимаете, должна проводиться по Плану, который составляется исходя из простого условия: чем чаще мы отбираем товар, тем выше вероятность ошибки при отборе!

При этом в 1С определяется рейтинг артикула по DEF (АВС) анализу по критерию «количество обращений» и устанавливается график проверки.

группа D может проверяться раз в две недели,

группа E – раз в месяц,

группа F –раз в три месяца,

группа Н (неликвиды) –раз в год.

Если на складе не много сотрудников, то зав. складом даёт задание на выборочную инвентаризацию кладовщику зоны склада.

Если склад большой, то лучше будет организовать группу ревизоров из специально обученных кладовщиков, которые будут по графику делать сверку всего товара на складе. При этом, Правило упаковки и маркировки существенно снизит трудоёмкость плановой инвентаризации, повысит её скорость и качество.

Стоит отметить ещё один вид инвентаризации - это внеплановые инвентаризации, которые проводятся при особых случаях:

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г.

К таким ситуациям относят:

смену руководства или передачу права владения и управления компанией;

сокращение более 50% штата работников;

перевод организации в другую форму собственности;

факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;

полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями.

К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором.

В качестве «вишенки на торте»: во время инвентаризации помогают дроны:

- летают между стеллажами и считывают цифровые коды на коробках. Специалисты рассказывают, что благодаря этому на проверку одной высоченной палеты уходит несколько секунд и больше не нужны сотрудники с допуском к высотным работам;

- проводят аэрофотосъемку над песчаными и щебеночными насыпями и помогают быстро и точно определить объем инертных материалов;

- делают фотографии склада для создания его 3D-модели. На ее основе быстро и на любую дату рассчитывается объем хранящихся на складе материалов, к примеру, древесины в штабелях.