Эффект создания контрольно-ревизионной группы на складе

Организовав технологический процесс на складе и зафиксировав ключевые этапы в виде инструкций, не стоит успокаиваться. Понять, действуют ли установленные правила игры, можно лишь посредством периодического или регулярного контроля выполняемой работы. Периодическому контролю помогают логистические аудиты основных этапов техпроцесса, организуемые, например, раз в квартал. Но часто периодический контроль малоэффективен для оперативного управления ситуацией, и тогда необходимы систематические мероприятия по оценке качества.

Для осуществления функции регулярного контроля на складе создается контрольно-ревизионная группа (КРГ). Необходимость выделения в отдельную группу сотрудников с контролирующей функцией вызвана неэффективностью подхода, когда контроль над действиями исполнителей возлагается на них самих.

В качестве примера рассмотрим компанию, оказывающую услуги ответственного хранения, При заключении договора с клиентом она берет на себя обязательства по соблюдению показателей качества работы склада, таких как своевременность, точное количество и качество требуемого товара. Контроль качества выполнения процедур является ключевым требованием, и именно КРГ должна обеспечить его осуществление.

Предпосылки создания КРГ

Основными предпосылками создания КРГ служат следующие условия.

Высокая оборачиваемость склада.

Большое количество складских операций (приемка товара, отбор под заказы на отгрузку и т. д.) может отрицательно сказываться на качестве их выполнения. Возможны два варианта контроля качества работы:
1. После проведения основных операций ответственному кладовщику поручается проверить качество проделанной работы. Например, после подбора товара под заказы на отгрузку комплектовщики пересчитывают товар в зоне пикинга. Преимущество этого подхода состоит в экономии человеческого ресурса. Недостаток - качество выполненной работы проверяется самим работником. В этом случае сотрудник не акцентирует внимание на незначительные, на его взгляд, ошибки, что впоследствии может привести к серьезным нарушениям.

2. Выделяются отдельные сотрудники с функцией контроля. Преимущество этого варианта - основной технологический процесс и его контроль осуществляются в параллельном режиме. Оперативно выявляются и анализируются ошибки, возникшие в процессе работы, и проводятся мероприятия по их устранению. Недостаток - увеличивается численность персонала.

Сложный технологический процесс.

У всех клиентов компании-логоператора существуют нюансы складской обработки и оформления внешних и внутренних документов. Не всегда имеет смысл закреплять конкретных исполнителей за каждым клиентом. На складе имеются сотрудники, одинаково хорошо знающие все регламенты работы с клиентами. Интенсивность товаропотока у клиентов разная, поэтому с одними требованиями регламента сотрудники склада сталкиваются чаще, с другими - реже. Во втором случае как раз и велика вероятность возникновения ошибок, следовательно, возникает необходимость контролировать правильность выполнения операций.

Неудовлетворительный уровень клиентского сервиса.

Для оценки работы склада часто используют термин «идеальный заказ». Чтобы добиться идеального заказа на отгрузке, необходимо организовать все складские процессы, начиная с выгрузки товарно-материальных ценностей, с соответствующим качеством.

Задачи контролеров-ревизоров

В деятельности контрольно-ревизионного подразделения можно выделить три основных направления:

инвентаризации и контроль качества выполнения складских операций;
контроль операций по передаче товарно-материальных ценностей (в том числе документов);
контроль входа/выхода в складское помещение.

Задачами КРГ в компании могут являться следующие.

Контроль выполнения складских операций.

Специалистами КРГ составляется план контроля складских операций на месяц. Например, еженедельно проходит аудит процесса приемки ТМЦ на склад. По результатам аудита фиксируются нарушения (если таковые имеются) и проводится внеплановый инструктаж (если это необходимо).

Также производится контроль в on-line режиме. Например, в процессе подбора заказа на отгрузку в месте хранения комплектовщик не обнаруживает требуемого количества товара, С помощью радиотерминала комплектовщик устанавливает проблемную ситуацию в месте хранения, эта информация отражается в окне мониторинга проблемных ситуаций в WMS. Специалист КРГ проводит «расследование», регистрирует нарушителя и прикладывает все возможные усилия, чтобы обеспечить 100%-ную наполненность заказа.

Статистика ошибок ведется в разрезе исполнителей. Грубые ошибки учитываются при начислении заработной платы сотрудникам. Если количество ошибок превышает допустимые ограничения, то это может привести к понижению категории сотрудника, что также отражается на сумме ежемесячного вознаграждения. Если компания ставит для себя достаточно высокую планку уровня клиентского сервиса, то неизбежно включение в технологический процесс этапов пошагового контроля.

Контроль операций по передаче товарно-материальных ценностей.

Сотрудники КРГ должны иметь право начать контроль операций передачи ТМЦ на любом этапе техпроцесса. Например, в процессе отгрузки товара со склада сотрудник КРГ может провести повторный пересчет загружаемого товара и проверку сопроводительной документации.

Также в ответственность специалистов КРГ может входить выявление:
проблемных поставщиков ТМЦ (производственные недовложения);
уязвимого ассортимента товара в хранении и обработке (частые недостачи);
недобросовестных кладовщиков и экспедиторов.

На основании выявленных тенденций разрабатываются мероприятия по усилению безопасности и режима.

Проведение инвентаризаций.

В ответственность специалистов КРГ входит организация процесса проведения инвентаризаций:

инструктаж сотрудников, участвующих в инвентаризации;
подготовка ведомостей пересчета;
формирование счетных бригад;
подведение итогов инвентаризации.

Сотрудники КРГ организуют и контролируют проведение инвентаризации, работают в счетных бригадах на самых проблемных участках, обрабатывают результаты пересчетов и составляют инвентаризационную ведомость.

Проведение циклических пересчетов товара в зонах пикинга и хранения. Зона пикинга является одной из самых язвимых на складе. Чаще всего именно в этой зоне возникают ошибки в большую или меньшую сторону по количеству подобранного товара.

В функции специалистов КРГ входит проведение ежедневных пересчетов товарного остатка в зоне пикинга. Обычно пересчет товара происходит после сбора заказов, но, желательно, до отгрузки заказов со склада. Таким образом, выявленные ошибки, например по пересорту или недобору заказа, можно исправить еще до того, как товар покинет склад, то есть без последствий для клиента.

Циклические пересчеты зоны хранения должны делаться в соответствии с месячным планом. Ежедневно пересчитываются определенные ряды зоны хранения. Постоянный контроль фактического товарного запаса на складе позволяет увеличить межинвентаризационный период и не останавливать работу склада для проведения инвентаризации в пик сезона.

Работа с претензиями клиентов.

По заданию менеджера по работе с клиентами специалисты КРГ могут проводить выяснение всех обстоятельств возникновения претензии и готовить подробный отчет о выявленных фактах. Претензионная комиссия на основании предоставленного отчета выносит решение об удовлетворении претензии.

Контроль режима доступа к товарно-материальным ценностям также осуществляется контрольно-ревизионной группой. Персонал имеет один из трех уровней доступа на склад:

Сотрудники, несущие материальную ответственность.
Сотрудники компании, не несущие материальную ответственность, но имеющие право находится на складе без сопровождающих лиц. Список таких сотрудников должен быть согласован с коллективом, заключившим коллективный договор матответственности.
Прочие лица в сопровождении уполномоченных сотрудников склада.

Эффективность работы КРГ

В результате создания КРГ можно достичь серьезного положительного эффекта. Например, в нашей компании произошли такие изменения.

Сократились претензии со стороны клиентов. Доля вовремя отгруженных маршрутов увеличилась с 90 до 99%, доля вовремя принятых приходов - с 87 до 95/6.
Повысилась точность выполнения заказов на отгрузку (99,7%).
Повысилась точность учета товара на складе. Снизился ущерб по инвентаризациям. Доля мест хранения, в которых выявлены несоответствия при проведении инвентаризации, составляет 0,2%.
Увеличилась скорость выполнения складских операций. Весь персонал склада выполняет свои прямые функциональные обязанности, а специалисты КРГ, имея высокую квалификацию и опыт, оперативно решают все возникающие проблемные ситуации.
Появилась возможность проводить инвентаризацию не в строго регламентированный период, а в удобное время для клиентов склада. Речь идет о полной инвентаризации склада по всем клиентам одновременно. Трудно подобрать период, благоприятный для всех. Например, раньше мы в договорах со всеми клиентами фиксировали день инвентаризации один раз в месяц и строго его придерживались. Это означало, что раз в месяц все клиенты на сутки останавливали свои складские операции. Сейчас, так как постоянно проводятся пересчеты, мы контролируем ситуацию по пересортам и потерям. Если показатели хранения находятся в норме, мы имеем возможность перенести инвентаризацию на любой удобный для всех клиентов период или проводить ее один раз в 2 месяца.
Упорядочение доступа в складские помещения.

Радиотерминал сбора данных
Специализированный микрокомпьютер со встроенным сканером, необходимый для решения ряда задач автоматизации учета.

Зона пикинга
Отдельно выделенная и промаркированная зона напольного хранения на складе или в отдельном помещении склада, где производятся действия по изменению характеристик грузовой единицы.

Наталья Шелухина, директор ООО «Складские технологии»
Вероника Шамрай, заместитель директора ООО «Складские технологии»

дата: 00.00.0000 00:00:00 просмотров: 2236

рейтинг:

(Нет голосов)