Как сделать лучше  Себестоимость

Персональная программа управления себестоимостью

В статье — 15 решений по управлению затратами. 

Дарья Ковальчук, Заместитель главного редактора журнала «Финансовый директор»

По результатам опроса редакции, 72 процента ваших коллег ежегодно проводят ревизию статей затрат, чтобы сократить себестоимость и увеличить рентабельность бизнеса. 

В статье вы найдете 15 решений, которые помогут снизить издержки.

Не закупайте запасы, если можете их переместить

Компания «раздувает» складские площади, если вместо того, чтобы переместить нужную продукцию или товар с другой торговой точки или склада, дозакупает новые. В результате номенклатурные позиции затоваривают площади складов, которые можно было бы сократить.

Как сэкономить. Перед тем как одобрить закупку, сформируйте оборотку 10, 41 или 43 счета по всем складам в зависимости от того, что компания планирует закупить — материалы или товар. Если для управления товарами, сырьем и продукцией используете CRM-систему, сформируйте отчет по остаткам на каждом из складов. Удостоверьтесь, что ни на одном из складов нет нужной номенклатурной позиции в требуемом количестве. Если есть, уточните у руководителей подразделений, как скоро им понадобятся эти активы, а у логистов — сколько компания потратит на их транспортировку. Проведите от 5 до 10 итераций таких проверок и, если выясните, что хотя бы в 2 случаях из 5 компания могла обойтись без закупки, поручите логистам пересмотреть подход к управлению остатками на складах.

Сравнивайте скидки поставщиков с расходами на хранение

Сотрудники отдела закупок ориентируются на цену поставщика и считают сделку выгодной, если им удалось закупить сырье или товар, например, на 10 процентов дешевле средней цены. При этом они не учитывают, что до того, как сырье уйдет в производство или товар будет продан, эти позиции предстоит долгое время хранить на складе, оплачивая аренду, труд работников, услуги охраны и электроэнергию. Если не учесть эти накладные расходы, они могут легко нивелировать всю экономию на закупке и даже привести к убытку.

Как сэкономить. Рассчитайте средние расходы на хранение на складе в день единицы продукции или товара. В зависимости от специфики компании можно использовать не единицы, а показатели объема — например, на 1 куб. м сырья. Передайте эти данные отделу закупок и настаивайте, чтобы при анализе сделки коллеги закладывали в расход не только цену закупки, но и затраты на складское хранение до даты предполагаемого выбытия.

Разделите сырье по температурному режиму хранения

Осторожно!

Если привлекаете сотрудников на аутсорсинге, чтобы сэкономить, проследите за оформлением всех необходимых документов. Налоговики сочтут сделки фиктивными, если вы не сможете доказать, что у вас не было трудовых ресурсов для производства продукции или выполнения услуг

Требования к условиям хранения разных товаров и сырья могут значительно различаться. Так, часть позиций может безопасно и без последствий храниться без поддержания какого-либо температурного режима, а часть требует строгих условий хранения.

Если компания хранит на отапливаемом складе все запасы, тогда как это обязательно только для некоторых номенклатурных позиций, то она переплачивает за электричество и отопление или за аренду, если коммунальные платежи входят в ее ставку.

Как сэкономить. Проведите встречу с начальниками склада, производства и отдела логистики. Попросите их составить список номенклатурных позиций, которые хранятся в данный момент на складе, и по каждой указать температурные условия хранения и занимаемую площадь. Затем сгруппируйте те товары, которые не требуют особого температурного режима, но хранятся на отапливаемом складе. Если они занимают более 15 процентов общей площади склада, инициируйте их перевод на более дешевые, неотапливаемые площади.

Обновляйте технологические карты не реже раза в год

По статистике, на рынке ежемесячно появляется в среднем 1500 новых продуктов. Каждая новинка призвана либо повысить качество производимой из этого сырья продукции, либо сократить расход материала.

Как сэкономить. Производство обойдется вам на 10 процентов дешевле, если заменить материалы новыми. Как правило, они дешевле тех, которые использовались ранее. Конструктор или технолог должен отбирать новые предложения на рынке сырья и материалов, а сотрудники финансовой службы — рассчитывать экономию от перехода на аналоги. Такой анализ нужно проводить не реже раза в год, советует Ольга Вознюк.

Распродавайте избыток запасов и брак ежемесячно

Вместо того чтобы списывать брак, продавайте его со скидкой. Не позволяйте затаривать склады и распродавайте все излишки, если в ближайшие два месяца не планируете их поставку или дальнейшее производство с их участием. Исключение — иностранные товары и сырье, купленные по выгодному курсу.

1 0  процентов  можно сэкономить, если заменить материалы новыми

Как сэкономить. Компаниям сферы торговли достаточно реализовать запасы с допустимой скидкой. Производственные предприятия часто отказываются от продаж B2C, так как это влечет дополнительные затраты. Организуйте розничный магазин непосредственно на территории производства и устраивайте регулярные розничные распродажи товаров широкого потребления.

Если нет возможности реализовать продукцию конечным потребителям, организуйте сдачу брака на вторичную переработку.

Передайте часть заказов сторонним производителям

У крупных производителей есть возможность закупать сырье по более выгодным ценам, а их накладные расходы ниже за счет эффекта масштабирования. В результате в некоторых случаях компании может быть выгодно закупить стороннюю продукцию, вмето того чтобы производить ее самостоятельно. Этот способ работает, если сторонний производитель не ваш прямой конкурент и у вас нет риска потерять клиента.

Как сэкономить. Сравните расходы на производство одной единицы продукции и цену ее закупки у стороннего производителя. Производитель по договору также возьмет на себя риски, связанные с качеством продукции и возможным браком. Если клиент предъявит вам претензию, вы сможете просто перенаправить ее исполнителю.

Используйте дешевую упаковку и возвратную тару

Торговые и производственные компании увеличивают себестоимость в среднем на 15 процентов, отказываясь от возвратной тары и переплачивая за упаковку, особенно в секторе B2B, где внешний вид продукции или товара не так важен, как его качество.

Как сэкономить. При поставках покупателям используйте возвратную тару: палеты, поддоны, стеклопосуду и т. д. Проверьте, какую часть цены составляет стоимость упаковки. Норма — 3–5 процентов. Все, что выше этого, — лишние затраты. Чтобы сократить затраты на упаковку Руслан Шведков, финансовый директор компании «БНС Груп», рекомендует: 

• снизить толщину используемого материала, это позволит оптимизировать общий расход. Решение подойдет для картонной, полимерной и бумажной упаковок и пленки;
• отказаться от окраски, гранения;
• упростить оформление;
• дифференцировать упаковку в зависимости от позиционирования товара. Чем дешевле товар, тем проще и экономнее его упаковка;
• использовать многооборотную и возвратную тару:палеты, поддоны и стеклопосуда;
• перейти на более дешевые аналоги упаковочных материалов.

Повышайте квалификацию сотрудников, чтобы снизить потери

От квалификации персонала будет зависеть то, какую долю брака компания спишет в себестоимость

От квалификации персонала зависит, какую долю брака компания спишет в себестоимость и какие расходы придется заложить, чтобы компенсировать потери клиента. После обучения персонала производственным компаниям удается снизить количество брака в среднем на 20 процентов, а логистическим — уменьшить число претензий из-за повреждений и порчи грузов на 15 процентов.

Как сэкономить. Направляйте сотрудников на дистанционное обучение — так они смогут повысить уровень квалификации, не отрываясь от основных обязанностей. Введите в компании систему наставничества.

Обучайте сотрудников, а не нанимайте новых

Зарплата персонала составляет в среднем 20 процентов всех расходов на склад. При этом многие складские операции требуют наличия у работников специальных знаний и разрешения на работу с техникой, например погрузчиками или контейнеровозами. В результате штат раздувается: для каждой операции нанимают отдельного сотрудника, который обладает нужной квалификацией.

Как сэкономить. Попросите отдел логистики или начальника склада представить отчет о фактической занятости сотрудников. Если выясните, что кто-то из них простаивает больше 20 процентов рабочего времени, но сократить их нельзя, так как они единственные, кто обладает нужной квалификацией, предложите руководителю подразделения провести обучение части сотрудников, чтобы универсифицировать штат. По опыту коллег, решение помогает сократить фонд оплаты труда работников склада в среднем на 15 процентов, а затраты на обучение окупаются в течение двух месяцев. Главное, заключите с сотрудниками соглашение, что они обязуются возместить стоимость обучения, если уволятся, например, в течение года с момента обучения.

Не платите за ненужную работу

Продукция, произведенная про запас, и бесполезные перемещения товара на складах повышают расходы российских логистических и производственных компаний в среднем на 8 процентов. Причина бессмысленной работы — мошенничество персонала. Сотрудники со сдельной или повременной оплатой, стремясь повысить свой доход, выполняют операции ради заработка, а не по реальной необходимости.

Как сэкономить. Единственный способ избавиться от искуственно завышенных расходов — вычислить мошенничество. Если компания подвержена сезонным колебаниям, насторожить должна равномерность затрат. Даже с учетом распределенной нагрузки сезонность должна присутствовать в расходах на оплату труда и в списании в произодство сырья и материалов. Сохраните в штате такое количество рабочих, которое требуется в период спада производственной активности. Остальных привлекайте на аутсорсинге по необходимости, в высокий сезон.

Перемещения товаров и продукции на складах без видимых причин должны подкрепляться внутренними складскими документами с объяснениями.

Вычислите сотрудников, которые получают зарплату за некачественную работу

Отсутствие производственного брака или ошибок не всегда означает, что все сотрудники выполнили свою работу качественно. Возможно, ошибок удалось избежать только благодаря тому, что кто-то из участников процесса переделал работу за коллег. В результате за один результат компания заплатит дважды.

Как сэкономить. Проведите аудит производственных процессов. Привлеките тех, кто разбирается в специфике производства. Это могут быть технологи из компаний вашей отрасли или опытные аутсорсеры. Затем побеседуйте с сотрудниками на местах: сначала с подчиненными, потом с их руководителями.Оцените, насколько фактическая ситуация отличается от того, что изложено в должностных инструкциях. Исследование займет от месяца до полугода, в зависимости от масштабов производства.

Инструмент, который поможет. Диаграмма Ганта для отдельных бизнес-процессов. С ее помощью сможете вычислить, на каком этапе сотрудники выполняют двойную работу.

Выписывайте премии за экономию

81 процент производственных компаний считают, что основа экономии — мотивация персонала. Топ-менеджеры и руководители подразделений просто не могут знать обо всех возможностях сокращения затрат, зато сотрудники на местах и рабочие лучше разбираются в нюансах процесса.

Как сэкономить. Чтобы мотивировать сотрудников непрерывно улучшать производственный процесс и находить способы сэкономить, премируйте их за выгодные предложения.

Автоматизируйте процесс, создав портал, на котором каждый из сотрудников может выдвигать свои идеи оптимизации работы и затрат. Например, в компании «ЕВРАЗ» реализована так называемая фабрика идей. Любой сотрудник может подать заявку и описать в ней свою идею: что и как можно улучшить в производстве. Сам факт подачи такой заявки уже вознаграждается. Если же заявка проходит через технический комитет и ее принимают к реализации, то автор получает дополнительную компенсацию.

Ремонтируйте, а не покупайте новое

Новая деталь для оборудования обходится в среднем на 30 процентов дороже, чем ее ремонт, с поправкой на остаточную износостойкость. Минусы этого метода: он может занять больше времени, и оборудование будет простаивать, пока деталь ремонтируют.

Как сэкономить. Обяжите начальника производства при любой поломке сравнивать расходы на покупку новой детали с затратами на ремонт.

Внимание

Автоматизируйте производство, и сэкономите до 40 процентов

Автоматизация производства и логистики помогает сократить до 40 процентов фонда оплаты труда. Но экономия на оплате труда — не единственный плюс автоматизации. Помимо прочего, она снижает до минимума вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Например, без автоматизации у сотрудников выше риск ошибиться в нормах расхода сырья или в технологии производства. Сравните расходы на автоматизацию с будущей выгодой. Это самый эффективный, но и самый времязатратный способ сократить себестоимость. В среднем на автоматизацию производственных процессов у ваших коллег уходит от полугода до полутора лет, окупается решение за 10–12 месяцев.

Рассчитайте самый экономный способ ремонта оборудования

В зависимости от объема производственных мощностей и изнашиваемости оборудования компании выгодны различные методики ремонта. Если основные средства не изношены, а ремонты занимают не более 30 процентов рабочего времени, выгоднее передать эти задачи на аутсорсинг.

Если ремонт оборудования занимает более трети рабочего времени и при этом техника дополнительно простаивает в ожидании привлеченных специалистов, компания сэкономит, создав собственный ремонтный цех.

Как сэкономить. 

Соберите данные о ремонтных работах за последний год:

• количество ремонтов (шт.);
• средняя стоимость услуг (руб/шт.);
• затраты на проведение ремонта (руб.);
• срок ремонта (дн.).

Отдельно предстоит определить величину упущенной или приобретенной выгоды, которая зависит от продолжительности ремонтных работ. В период ремонта техника не участвует в производственном процессе, а значит, не создает коммерческого продукта.

До минимума снизьте порожний пробег

Транспортные расходы возрастают более чем на 80 процентов, если допускать порожний пробег автомобилей.

Как сэкономить. Вне зависимости от сферы деятельности компании — торговля, производство или транспортные услуги — обяжите логистов полностью загружать все машины, не допускать холостых ходок, перевозить сборные грузы или закупать товары партиями под объем фуры.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/64235/
https://ekspertov.ru/


https://e.fd.ru/712463