ERP и WMS: назначение, сходства и отличия Дарья ЛЮБОВИНА

ERP и WMS: назначение, сходства и отличия

Статья опубликована в журнале \"Складской комплекс\"

 

Несмотря на активное развитие складской логистики как области знаний и практической деятельности, на рост понимания необходимости в оптимизации товаропотоков, не все компании четко представляют, как именно следует осуществлять автоматизацию складского хозяйства. Это часто относится даже к тем организациям, в которых склад является одной из ключевых точек производственного процесса. Один из возникающих вопросов – насколько оправдано внедрение специализированной системы управления складом (WMS-системы) и можно ли обойтись использованием специализированного складского модуля ERP-системы. 

В чем же принципиальное отличие ERP-системы от WMS, что может получить компания от использования последней и каковы особенности процесса ее внедрения?
Прежде всего, необходимо определиться с понятиями. Под ERP-системой (Enterprise Resource Planning System) сегодня понимается корпоративная информационная система, автоматизирующая учет и управление основными бизнес-процессами компании. Так что термины ERP и ERP-система часто употребляются как синонимичные. ERP-системы обычно являются модульными; помимо прочих модулей, управляющих различными процессами предприятия, существует и модуль автоматизации складов. 
WMS (Warehouse Management System) – специализированная система, предназначенная для автоматизации управления складским комплексом. При ее внедрении в большинстве случаев требуется интеграция с корпоративной информационной системой.  
 

Для чего нужны ERP и WMS-системы? 

Основной источник всех различий между WMS и ERP-системами – их предназначение, другими словами, те задачи предприятия, которые призвана решать каждая из систем.

ERP-система нацелена на поддержку планирования деятельности предприятия, ведения оперативного и управленческого учета, принятия решений различного уровня. Здесь склад рассматривается как виртуальная бизнес-единица, товары – как виртуальные же объекты количественного и стоимостного учета, ведущегося в соответствии с законодательными нормами и требованиями управленческого учета. Работа с виртуальными товарами не всегда сопровождается их физическим преобразованием или перемещением. Так, в случае обнаружения ошибки в уже оформленных документах на отгрузку (например, менеджеры забывали указать скидку в документах), все они переделываются: меняются расчетные суммы, налоги, цены и многое другое, что теоретически могло быть связано со скидками. При этом непосредственно на сам товар никакого материального воздействия не оказывается.

Иначе обстоит дело с WMS-системами. WMS – это механизм, позволяющий управлять именно внутренними складскими операциями. При этом управление уровнем запасов, графиком закупок и прочими функциями предприятия, близкими к функциям склада, но все-таки не относящимися прямо к его работе, в функции WMS не входят.

Склад в WMS-системе – материальный объект, управление которым осуществляется «здесь и сейчас». За каждым документом в системе управления складом стоит реальное движение товара из одной точки в другую. И если на следующий день после выполнения документа на перемещение оказывается, что перемещено не совсем то и не совсем туда, то остается либо смириться с ошибкой и не допускать ее в дальнейшем, либо переносить весь товар обратно. Следует помнить, что каждое последующее действие в WMS выполняется на основе и в жесткой зависимости от предыдущего.

Например, по завершении размещения, отсканировав терминалом сбора данных ячейку-получатель, кладовщик тем самым предоставляет возможность использовать товар в заданиях на отбор. Исправлять ошибки размещения, если они обнаружатся далее непосредственно при отборе, придется уже в реальном времени в процессе процедуры инвентаризации. В учетной же системе совершенно неважно, какую именно единицу товара и из какой точки склада мы отгружаем, поэтому там обычно с легкостью можно переделать пакет документов задним числом.
 

Почему именно WMS?

Управление складом – это самостоятельная (и довольно обособленная) предметная область, характеризующаяся своим специфическим техпроцессом, предъявляющим особые требования к информационной системе. Требования эти распространяются на функционал, производительность, масштабируемость, безопасность данных. Причем планка требований для ERP и WMS может находиться на разной высоте для различных параметров в силу уже упомянутых причин. Приведем еще несколько вариантов обоснований, почему для управления работой склада лучше иметь обособленно установленную, специализированную систему WMS.

· WMS и ERP имеют разную технологическую направленность

· WMS – это система, управляющая сотрудниками, с большим количеством «маленьких» транзакций с минимальным временем реакции (менее 1 секунды). ERP – офисная система, управляемая сотрудниками, с меньшим количеством «больших» транзакций, но с более длительным временем их проведения
· В ERP операции задним числом и корректировка документов имеют смысл, в WMS любые действия не в реальном времени не имеют смысла 
· Хранение данных за длительный период (более 1 года) в ERP имеет смысл, в WMS не имеет особого смысла. Архивирование WMS должно выполняться 1 раз в 10 минут, поскольку восстановить данные в WMS по бумажкам невозможно, придется делать инвентаризацию ячеек, с которыми за это время работали. ERP можно архивировать 1-2 раза в день
· В связи с этим режим работы двух систем различен: разные периоды резервного копирования, разные периоды архивирования старых данных, разные подходы к поддержке, защите данных, разделению прав, разные регламенты обновления

Управление складом – это особая область менеджмента предприятия, где регламенты законодательства и общепринятые способы ведения бизнеса имеют очень малое влияние на организацию процесса в частном случае. Каждый склад может быть организован несколькими различными способами, каждый из которых будет иметь свои преимущества перед остальными. Технологический процесс может включать множество различных стадий обработки товаропотока, каждая из которых может выполняться по различным схемам в зависимости от множества условий – тип товара, срочность заказа, количество свободного персонала и т.п. Крупный склад с интенсивной обработкой разнообразного товара и широким спектром применяемого оборудования вполне может составить конкуренцию производственному цеху по сложности автоматизации. Поэтому разработка и внедрение систем WMS является самостоятельным сектором ИТ-отрасли, а для автоматизации складского процесса наиболее оптимально использовать специализированную систему. Складские модули большинства ERP разрабатываются по «остаточному принципу» и обычно не содержат всего спектра требуемого функционала.

К числу основных функциональных возможностей систем управления складом относятся следующие:

· Подробный аналитический учет товара в разрезе мест хранения
· Автоматическое планирование и отражение в системе основных складских операций (приемка товара, размещение, подпитка, отбор, отгрузка, инвентаризация) с применением различных сценариев их реализации
· Использование на складе мобильного оборудования, позволяющего отражать в системе события в режиме «on-line» и, как следствие, своевременно реагировать на отклонения в исполнении техпроцесса
· Автоматическое планирование и отражение в системе процедур подготовки товара к отправке согласно требованиям покупателей: маркировка, расчет тары и упаковка, формирование комплектов и др.
· Управление работой персонала склада, нормирование и контроль производительности
· Учет услуг ответственного хранения, тарификация и расчет стоимости для поклажедателя
· Получение развернутой отчетности по остаткам, товародвижению, загруженности склада и персонала и др.
Итак, пользуясь возможностями WMS-системы, мы получаем доступ к планированию, выполнению и отслеживанию всех технологических операций склада в реальном времени. Вопрос о том, внедрять или внедрять на складе автоматизированную систему управления, представляется закрытым: вся полезность внедрения кажется достаточно очевидной. Сам же процесс внедрения и запуска WMS-системы обладает рядом особенностей, не характерных для учетных систем.
 


Особенности внедрения WMS

 

Отличия проявляются уже на этапе подготовки и сбора исходных данных, к которым относятся информация о топологии склада, о правилах работы с товаром, о товарных характеристиках и т.д. Практически каждое предприятие наталкивается здесь на определенные сложности. При внедрении учетной системы трудностей с получением исходных данных обычно не возникает. Товары, цены, скидки собраны в прайс-листах, статьи затрат и ставки налогов можно найти в официальных источниках. Состав контрагентов и сотрудников в любой момент предоставят менеджеры и кадровики. Безусловно, в каждой компании возможны свои нюансы, создающие определенные рабочие трудности, но в целом они обычно не настолько значительны, как в случае с внедрением WMS-системы. 

Топология и правила работы с товаром (правила размещения, отбора, логика подпитки и т.д.) должны быть продуманы и определены заранее. Однако часто до самого момента принятия решения об автоматизации данная информация отсутствует как класс – товар на складе персонал размещает без учета каких-либо правил, с ориентацией на свое личное удобство в работе.

В таких случаях формирование необходимых данных следует выполнять в рамках отдельного логистического проекта оптимизации работы склада или на «нулевой» стадии общего проекта автоматизации. Если не подготовить и не зафиксировать указанные данные заранее, а додумывать и менять их уже по ходу проекта, то степень риска возникновения организационных и программных сложностей освоения системы управления складом возрастает в геометрической прогрессии. 


 Вторая очень значимая часть исходных данных, требующаяся для работы системы автоматизации управления складскими процессами, - это характеристики товара и техпроцесса. Сюда относятся весогабаритные характеристики товара, данные о единицах измерения, специфические складские параметры хранения и обработки (количественная вместимость товара в места хранения, оптимальный остаток, минимальный остаток и т.д.). Большинство из указанных параметров никогда не используется в учетной системе и не хранится там.

Эта информация далеко не всегда может быть получена и у производителя. В случае отсутствия перечисленных данных запуск WMS-системы возможен, но менее эффективен на начальной стадии эксплуатации. Например, если нельзя заложить в систему данные по нормированию каждой стадии складского техпроцесса, то для того чтобы использовать функциональность системы по планированию работ и управлению трудозатратами персонала, придется дождаться накопления статистической информации о производительности труда кладовщиков. Или приведем еще более простой пример. Если нет данных о весогабаритных характеристиках, то некоторое время товар будет размещаться «по факту», на основании мнения персонала о местах хранения товара. Операция размещения будет выполняться именно таким способом до тех пор, пока не будут собраны объемные и весовые параметры товара. 


 В проектах автоматизации с использованием технологии штрихкодирования возникает необходимость в сборе еще одного вида исходных данных – штриховых кодов. И здесь приходится затрачивать время и усилия или на запросы штрихкодов от поставщиков, или на их самостоятельное формирование. Может оказаться, что часть штрихкодов не распознается, что на разных товарах нанесен один и тот же штрихкод и т.д. И вновь возникают организационные трудности.


 Другими словами, основное отличие в подготовке исходных данных для внедрения WMS-системы заключается в том, что эти данные глубоко специфичны для склада и обычно отсутствуют на предприятии в формализованном виде, а значит, на их сбор затрачивается заметно больше усилий и времени.

 Существуют и другие организационные мероприятия, нехарактерные для внедрения учетных систем. Они выполняются в рамках этапа подготовки к запуску (этап внедрения) и реализуются совместно заказчиком и исполнителем. Одним из таких мероприятий является метод «частичных инвентаризаций». Система запускается в работу не сразу по всему складу, а по частям - территориально или по товару. При этом существенно снижается интенсивность нагрузки на склад, что позволяет идентифицировать и отладить все возникающие несоответствия, как в организации работы склада, так и в настройке системы.

 Свой отпечаток на процесс внедрения и запуска WMS-системы накладывает и тот факт, что работать с ней скорее всего будут операторы, не обладающие высокой квалификацией. Соответственно, велика вероятность того, что относительно много времени перед запуском системы будет затрачено на обучение персонала склада работе с ней.

Кладовщиков, которым придется выполнять выдаваемые системой задания, следует заранее проинформировать о сути системы, о ее назначении, о необходимости следования ее заданиям. Человеческий фактор, к сожалению, - это тот источник ошибок, влияние которого можно стопроцентно устранить только при тотальной автоматизации и роботизации всех процессов, поэтому к обучению и мотивации персонала следует подходить со всей серьезностью.


ERP и WMS системы – два разных по назначению и содержанию продукта, которые тем не менее органично друг друга дополняют, повышая результативность работы компании. WMS является для ERP источником актуальных данных о внутренней «кухне» склада, основанных на реальных событиях, а эффективно работающая ERP (закупки, производство и продажи) обеспечивает склад своевременной информацией о планах поставок и отгрузок и их изменениях. Обе системы имеют индивидуальное назначение, функциональность, особенности внедрения и эксплуатирования. Именно поэтому ими не следует подменять друг друга в несвойственных предметных областях, а необходимо рассматривать в общем информационном комплексе, как взаимно усиливающих качество своей работы. 

 https://www.lobanov-logist.ru/library/352/57138/

Дарья Любовина, руководитель проектов AXELOT