Как перевезти склад Максим Днепровский

Как перевезти склад

 

Российское отделение компании JohnsonDiversey сменило логистического провайдера и переехало на новый склад. При этом достаточно большое количество товаров (2400 паллетомест) было перевезено за относительно небольшой срок (12 рабочих дней), а начать отгрузку с нового склада компания смогла уже на шестой день после начала переезда. Надеемся на то, что наработки логистов компании помогут их российским коллегам при планировании этого сложного и дорогостоящего процесса.

Между старым и новым складом

Как правило, только грузовладелец заинтересован в том, чтобы смена логистического партнера прошла быстро и без потерь. Складскому оператору невыгодно, чтобы платежеспособный клиент быстро съехал с его склада - чем дольше проходит процесс переезда и, соответственно, чем дольше товар хранится на складе, тем больше владелец за это заплатит и тем дороже обойдется весь переезд. Кроме того, зачем помогать клиенту, который в любом случае от вас уходит. Поэтому при переезде никаких дополнительных услуг грузовладельцу скорее всего никто оказывать не будет.

 

Так, руководство нашего старого логистического провайдера не пошло нам навстречу в вопросах: 

выделения для проведения переезда дополнительных сотрудников и техники; 
проведения для сокращения времени переезда каких-либо работ, связанных с переездом в выходные дни или сверхурочно;
проведения отгрузок товара нашим клиентам во время переезда, чтобы не останавливать продажи компании. 

Одной из особенностей завершения отношений с прежним логистическим оператором было требование, чтобы приемка товара производилась по артикулам на рампе перед погрузкой в машину, причем без возможности выставления претензий после проведения приемки на складе нового провайдера.

Руководство компании логоператора заинтересовано в сотрудничестве с новым клиентом и, как правило, стремится показать себя с лучшей стороны. Поэтому только на стадии переговоров до подписания договора предприниматель может добиться от нового провайдера предоставления тех или иных дополнительных услуг на достаточно выгодных для себя условиях. Все достигнутые на стадии переговоров договоренности должны найти отражение в общих итоговых протоколах совещаний и впоследствии - в договоре.

Наш новый провайдер предоставляет услуги не только по хранению, но и по перевозке товаров. Все транспортные операции при переезде целесообразнее всего доверить именно новому логистическому провайдеру, если есть такая возможность, По этому пути пошли и мы. Это позволило нам найти взаимопонимание с новым провайдером в таких вопросах, как:

непредвиденные расходы, связанные с перевозкой (например, расходы, связанные с простоем машин в ожидании разгрузки);
заинтересованность в скорейшем проведении переезда и скорейшей разгрузке и приемке товара.

В то же время для начала работы с новым провайдером нам пришлось принять ряд дополнительных мер.

Во-первых, перед началом переезда для сотрудников провайдера нами был проведен тренинг по безопасности обращения с товарами компании. Часть товаров, поставляемых компанией ]ohnsonDiversey на российский рынок, представляет собой химически активные вещества, которые квалифицируются как опасный груз и требуют специальных условий хранения и обработки. На этом мероприятии нами были продемонстрированы образцы нашей продукции, объяснена ее маркировка и т. д.

Во-вторых, была проведена внутренняя работа по приведению к единообразию базы данных по продуктам (обновлена информация по весу, габаритам, штрих-кодам и т. д.). В-третьих, на новом складе была внедрена система EDI, в связи с чем была доработана корпоративная ERP-система и разработаны новые процедуры по работе с логоператором. В соответствии с заранее достигнутой договоренностью все акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей во время переезда для оперативности размещались в электронном виде на общем ftp-сервере,
 
Планирование переезда

Как было сказано выше, мы не нашли понимания у руководства нашего прежнего логистического провайдера в вопросе отгрузки товара нашим клиентам во время переезда. Соответственно в это время мы не могли осуществлять поставку нашей продукции, Это приводило к потере заказов и снижению удовлетворенности клиентов. Поэтому для нас было чрезвычайно важно провести переезд как можно быстрее. Ни прежнему, ни будущему логистическому провайдеру доверить планирование переезда мы не могли. Прежний провайдер не был заинтересован в быстром проведении переезда, а сотрудники нового провайдера не успели ознакомиться с нашей продукцией, у них не было опыта по ее складской обработке. По той же причине мы не могли поручить планирование переезда сторонней организации. Поэтому руководство компании приняло решение сделать это самостоятельно. Кроме того, у нас был соответствующий опыт - в России для нашей компании это был уже не первый переезд с одного склада на другой.

Фактически планирование переезда началось за полгода до начала физического переезда.

При этом преследовались две основные цели.

Первая - аргументированно доказать европейскому офису компании, за какой минимальный срок возможно осуществить переезд склада и что стоимость этой операции окажется приемлемой.

Вторая - разработать технологии и процедуры, которые позволили бы нам это сделать.

За несколько месяцев нам удалось полностью спланировать переезд склада, создать отдельные процедуры, необходимые для организации эффективного вывоза товаров со старого склада и утвердить план у руководства европейского отделения компании. В соответствии с планом было проведено два тренировочных виртуальных переезда, во время которых мы отрабатывали действия наших сотрудников. В связи со спецификой отгрузок товаров нашим клиентам финальную информацию по складским остаткам мы могли получить только перед началом переезда, Поэтому на подготовку окончательного плана вывоза продукции у нас было не более двух суток. Тем не менее сделанные ранее разработки и проведенные тренинги серьезно упростили реализацию этой задачи.

По плану переезда весь процесс вывоза продукции должен был занять не более 12 рабочих дней, причем начать эффективные отгрузки нашим клиентам с нового склада мы планировали уже с шестого рабочего дня, то есть в самой середине переезда. Поэтому в первую очередь нужно было определить порядок перевоза различных товарных позиций на новый склад не только по артикулам, но и по дням. Для этого был сделан полный прогноз продаж (sales forecast) на первые две недели отгрузок с нового склада. Товары, которые необходимо было поставить клиентам уже на второй неделе переезда, ставились на отгрузку в первую очередь. Затем последовательно шли товарные позиции, которые планировалось поставить клиентам на второй неделе, на третьей неделе, и товары, которые можно было начать отпускать уже после переезда.

Так же при определении очередности отгрузки учитывались:
данные по остаткам товаров перед началом переезда на основании ABC-XYZ анализа;
важность клиента - товары категорий В и С, приобретаемые топовыми клиентами компании, так же ставились на загрузку в первую очередь;
частота доставки тех или иных товаров клиентам;
особенности при подборе товара на складе прежнего провайдера.

После того как был определен порядок отгрузки, мы начали разрабатывать план переезда, Ежедневно планировалось отправлять 7 машин вместимостью по 30 паллет каждая (в первый день, пока все необходимые процедуры не были отработаны на практике, было решено отправить 4 машины). Все машины были пронумерованы в соответствии с порядком прибытия: 1, 2, 3 и т. д.

По результатам планирования на каждый день переезда были составлены таблицы, в которых указывались:

номера машин, поданных на погрузку;
очередность подбора товара на складе и комплектность каждой конкретной паллеты;
номер каждой паллеты, готовой к погрузке в машину;
очередность загрузки паллет в каждую конкретную машину.

Окончательный план переезда был представлен в виде диаграммы Ганта. План вывоза продукции был представлен в виде информационных и аналитических таблиц, где было также указано: время начала подбора и проверки товара для загрузки каждой машины, время начала погрузки этой машины и время ее прибытия на новый склад. Также план содержал список сотрудников, отвечающих за проведение того или иного этапа переезда.

При планировании переезда мы постарались оценить вероятность возникновения тех или иных организационных и технических проблем и разработали меры по их решению, Так, у нас были сомнения, что наш новый провайдер успеет принять все товары, поступающие с другого склада. Поэтому мы договорились с одним из наших клиентов о том, что при необходимости часть нашей продукции временно можно будет разместить на его территории, Каждому ключевому сотруднику компании, принимавшему участие в переезде, назначался дублер. Такие дублеры проходили соответствующий тренинг и при необходимости могли заменить основного сотрудника.

Специальные складские процедуры

За 12 дней было перевезено около 2400 паллет. Работавшие с нами сотрудники прежнего логистического провайдера не были готовы к подбору такого объема товаров за столь короткое время. Более того, руководство этой компании считало, что так быстро перевезти склад нельзя в принципе. Поэтому нам пришлось разрабатывать для склада специальные внутренние процедуры (технологии) подбора и отгрузки наших товаров и убеждать руководство склада в том, что эти процедуры можно реализовать на практике.

 

Для этого мы сделали полный хронометраж всех операций, которые планировалось использовать при отгрузке товара:

нахождение водителем погрузчика нужной паллеты;
снятие ее со стеллажа;
проверка паллеты;
коррекция внутренних документов по результатам проверки;
маркировка паллеты;
доставка проверенной паллеты в зону отгрузки и ее погрузка в машину;
подготовка сопроводительной документации и т. д.

В конечном итоге было достигнуто понимание, и руководство прежнего провайдера пошло нам навстречу.

При отгрузке товара мы полностью исключили дорогостоящий ручной подбор товара и работали только с упакованными паллетами.

Также при определении порядка отгрузок мы старались:
минимизировать пробег погрузчиков по территории склада. Например, при разработке плана вывоза продукции мы следили затем, чтобы паллеты, которые необходимо грузить в одну машину, находились на местах хранения, расположенные одна над другой (вертикально);
минимизировать пересечение маршрутов погрузчиков, работающих одновременно;
максимально увеличить расстояние между погрузчиками, работающими одновременно.

Проверка паллеты производилась сразу же после того, как ее снимали со стеллажа. Для этого использовался специально разработанный для данного переезда документ «Заявка-распоряжение на подбор и отгрузку со склада», в которой указывались товарные позиции, размещенные на паллете, и их количество, Если содержимое паллеты не совпадало с заявкой, в документ на месте вносили соответствующие исправления, после чего наклеивали его на паллету. После этого паллету отвозили в зону отгрузки. Паллету при этом не распаковывали, что позволило нам сэкономить время. На складе работало до трех бригад по подбору и проверке. На загрузку одной машины уходило не более 30-40 мин. На оформление сопроводительной документации (ТТН, пропуск с территории складского комплекса и т. д.) для одной машины уходило около 10 мин.

Документооборот при переезде

При проведении переезда нашими специалистами было разработано несколько дополнительных технических документов, предназначенных для того, чтобы:
облегчить сотрудникам прежнего и нового логистических провайдеров отгрузку и приемку товаров;
ускорить отгрузку и приемку товаров;
увеличить точность внутреннего учета при их перевозе с одного склада на другой.

Каждый день мы отсылали на прежний склад специальный план отгрузок (в виде таблиц Excel), созданный на основе общего плана переезда. В нем были указаны: машины, которые должны были в этот день прибыть на склад за товаром, паллеты, которые должны быть погружены в ту или иную машину, и места на складе, где они расположены. Вместе с планом отгрузок на склад посылался пакет «Заявок-распоряжений на подбор и отгрузку со склада». Для каждой паллеты, которую в этот день планировалось отгрузить, складская программа формировала отдельную заявку.

В ней указывались:

дата отгрузки паллеты;
номер машины, в которую необходимо загрузить паллету;
номер паллетоместа;
все товарные позиции (артикулы), которые содержит паллета;
количество того или иного товара.

Сразу же после снятия паллеты со стеллажа ее проверяли на соответствие заявке-распоряжению. В случае расхождения в заявку вносились соответствующие корректировки и ее подписывали: с одной стороны представители нашей компании, принимавшие участие в отгрузке, с другой - сотрудники склада. После этого заявка наклеивалась на упакованную паллету. Наличие подписанной заявки свидетельствовало о том, что паллета проверена и готова к погрузке в машину. Дополнительная документация оказалась чрезвычайно полезной при приемке товара на новом складе. Его сотрудники не успевали принимать такой объем товаров, а заявки-распоряжения позволяли им четко и быстро идентифицировать содержимое каждой паллеты.

Сразу же после того как товары выбывали со старого склада, соответствующие заявки-распоряжения сканировались и сканы отправлялись в московский офис компании. Здесь по сканам документов сотрудники производили списывание товара из складской системы. Сотрудники нового провайдера после принятия паллеты выкладывали подтверждающие документы на ftp-сервер. Таким образом, списание товара из WMS прежнего склада и его внесение в WMS нового склада осуществлялось «по факту», Использование заявок-распоряжений позволило нам быстро и точно провести весь товар по внутренней системе компании, и практически сразу после прибытия товара на новый склада мы имели возможность отгружать его клиентам,

Не потерять клиентов

Обычно клиенты негативно относятся к переездам своих поставщиков, и связанным с ними перерывам в отгрузках продукции. Ситуация усугубляется, если такие переезды осуществляются относительно часто (в нашем случае - второй раз за четыре года). Для того чтобы сохранить высокий уровень удовлетворенности клиентов, мы решили полностью проинформировать их по всем вопросам, связанным с переездом.

Во-первых, за три месяца до переезда всем нашим клиентам мы разослали соответствующие письма (по условиям контракта мы обязаны были известить руководство старого логистического провайдера о том, что мы отказываемся от его услуг за три месяца до фактического прекращения сотрудничества).

Во-вторых, мы подробно рассказали всем клиентам о том, как использование нового провайдера позволит нам поднять уровень сервиса (увеличение точности сборки и скорости доставки заказов).

В-третьих, для тех клиентов, которые на время переезда решили создать у себя запасы нашей продукции, мы предусмотрели специальные поощрительные программы. Как правило, наши клиенты не заинтересованы в том, чтобы создавать у себя значительные запасы продукции. Тем не менее в этот период продажи у нас значительно выросли. В результате запасы продукции на старом складе несколько сократились, что облегчило проведение переезда.

Стоимость основных этапов переезда

Стоимость обработки отгружаемого товара (outbound handling) для погрузки в машины составила 15% от общей стоимости переезда.

Обработка отгружаемого товара предусматривала: подбор, упаковку и проверку паллет, документальное оформление товаров и их погрузку в машины. Все эти операции были сделаны сотрудниками старого логистического провайдера при участии специалистов нашей компании.

Стоимость перевозки автомобильным транспортом товара из г. Балашиха в г. Истра составила 50/6 от общей стоимости переезда. Вся перевозка была осуществлена автомобилями нового логистического провайдера.

Стоимость приемки товара (inbound handling) на новом складе составила 30%. Сюда вошли: выгрузка, идентификация, маркировка товаров (если необходимо), внесение данных в складскую систему, размещение товаров в зоне основного хранения.

Стоимость дополнительных работ (обтяжка стрейч-пленкой, дополнительная упаковка в тех случаях, когда товар содержался в старых коробах, в некоторых случаях - разгрузка вручную) составила 5% от общей стоимости переезда.

Всего за 12 дней со старого на новый склад было отправлено 80 машин, которые перевезли 2400 паллет с товаром. Номенклатура перевезенного товара включала около 4000 SKU.

Системы EDI (Electronic Data Interchange)
Системы обмена коммерческой и деловой информацией (представленной в электронной форме) между компьютерными сетями. Предназначены для организации коммерческого документооборота без бумажных носителей.

SKU (Stock Keeping Unit)
Идентификатор товарной позиции. Номер, присваиваемый каждой товарной позиции (товару, варианту товара, комплекту товаров, продаваемых вместе). Используется для отслеживания статистики по соответствующему товару.

Документальное оформление передачи товарно-материальных ценностей на хранение

Согласно постановлению Госкомстата РФ № 66 «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (от 9 августа 1999 г.), для отображения учета приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение применяется документ «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение» (форма № MX-I), Лицом, передающим товар на хранение (поклажедателем), может выступать как коммерческая организация, так и индивидуальный предприниматель. Согласно статье 886 ГК РФ (пункт 2), в данном случае в качестве хранителя может выступать коммерческое предприятие (складской оператор) или некоммерческая организация, осуществляющая хранение в рамках своей профессиональной деятельности. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется хранителем и поклажедателем в каждом конкретном случае.
 
При необходимости в договоре хранения, который заключается с коммерческим складским оператором, может быть прописана обязанность складского оператора принять на хранение товар в предусмотренный договором срок. Согласно статье 888 ГК РФ, даже если эта обязанность прописана в договоре, складской оператор не имеет права требовать передачи на хранение соответствующего товара, Если поклажедатель не передал товар на хранение в предусмотренный договором срок, то по истечении указанного срока складской оператор освобождается от обязанности принимать товар. При этом поклажедатель несет ответственность перед складским оператором за причиненные ему убытки (если иное не предусмотрено договором или действующим законодательством). Если поклажедатель в разумный срок сообщит складскому оператору об отказе от его услуг, то он освобождается от ответственности за возможные причиненные убытки.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/57221/
Максим Днепровский, менеджер по логистике компании JohnsonDiversey