Как правильно оформить премию сотруднику

В качестве поощрения сотрудника работодатель может выплатить ему премию. Для того чтобы обоснованно учесть в расходах такие суммы, они должны быть правильно оформлены. Одним из документов является приказ о премировании, который имеет унифицированную форму.

Для чего нужно

Доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты учитываются в качестве стимулирующих выплат (устанавливаются трудовыми или коллективными договорами). Как правило, руководитель организации принимает решение о начислении премии сотрудникам. На его основании издается приказ о премировании. Основная цель такого приказа – документальное обоснование премий в расходах на оплату труда в базе по налогу на прибыль.

Форма

Приказ о премировании имеет унифицированную форму № Т-11 или Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Форма № Т-11 применяется, если поощряется несколько сотрудников. Обычно заполнение такого документа не вызывает сложностей у бухгалтера, ведущего данный участок.

Эта форма обязательна для применения всеми организациями, кроме бюджетных. В организации может быть принята своя форма приказа о поощрении (с обязательным указанием на это в учетной политике). Но в некоторых письмах ФНС России отмечается, что для того, чтобы учесть суммы премий в расходах, они должны быть оформлены приказом по унифицированной форме (письмо УФНС России по г. Москве от 25 апреля 2011 г. № 16-15/040299@).

А в письме УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. № 20-12/ 124747 налоговики указывают, что унифицированные формы первичной учетной документации № Т-11 и Т-11а распространены на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности. Произвольная форма приказа о поощрении не допускается.

Правила заполнения

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из приказа реквизита «в сумме ____ руб. ____ коп.».

Что касается подписи, то приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, а также представляется работнику под расписку. Подпись сотрудника в данном случае обязательна, и при проверке контролирующие органы смотрят приказы о премировании на соблюдение трудового законодательства. Поскольку приказ содержит такую графу, указанным лицам стоит в нем поставить подпись.

Напоминаем, что на основании приказа (распоряжения) руководителя вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или Т-2ГС(МС)) и его трудовую книжку.

Пример

ООО «Астра» на основании приказа руководителя от 16 июля 2012 г. № 12 приняло решение о начислении Д.С. Иванову премии. Иванов является начальником отдела деревообработки. За высокие показатели работы за первое полугодие 2012 года ему начислена премия в размере 35 000 руб.

Рассмотрим порядок заполнения приказа о премировании.