10 шагов для успешного внедрения системы мотивации по KPI

О системе мотивации по ключевым показателям эффективности, или Key Performance Indicators (KPI), существует достаточное количество публикаций, подтверждающих эффективность данной системы. Она уже давно покорила западные компании, а вот украинские — только начинают ее внедрять, и не всегда удачно.

Проведя успешное внедрение системы мотивации по ключевым показателям эффективности в ряде украинских компаний, хотелось бы обратить внимание на некоторые тонкости, знание которых позволит избежать негативного опыта и успешно запустить систему в каждой компании. 

Шаг 1. Разработка стратегии компании. Это основополагающий элемент для развития системы мотивации по KPI. От того, насколько правильно и точно определена стратегия компании, зависит дальнейший процесс разработки KPI и их успешное внедрение. Есть несколько вариантов стратегий: стратегия роста, удержания позиций, «сбора урожая»  и т. п. 
Стратегия компании определяется собственниками и коммуницируется всем руководителям департаментов.

Система мотивации по KPI позволяет не просто мотивировать персонал, но и на 100% сфокусировать его деятельность на достижение стратегических целей компании

Шаг 2. Определение финансовых показателей, которые будут отражать динамику выполнения стратегических целей компании. Финансовые показатели обусловливаются руководителем финансового департамента совместно с собственниками компании. 

Шаг 3. Декомпозиция стратегических целей на уровень руководителей департаментов (далее схема идентична и для рядовых сотрудников). Ключевые показатели эффективности должны быть четко сформулированы, понятны и просты, а также быть измеримы либо иметь фактическое значение. Оптимальное количество KPI для отдельного руководителя — 5–7, для рядового сотрудника — 3–5. Обязательно включаются финансовые KPI, остальные формируются в зависимости от специфики деятельности руководителя. 

Шаг 4. Составление матрицы KPI. В матрице учитываются количество KPI, коэффициент выполнения каждого из них, а также его вес, то есть коэффициент влияния (чем важнее для компании показатель, тем вес выше). Вес самого важного KPI не должен превышать 50%, а самого незначительного — составлять менее 5%. Общая сумма показателей — 100%. Для каждого показателя указываются допустимые уровни выполнения.

При этом процесс разработки KPI немаловажно проводить в форме диалога (принцип одинаковый как для руководителей департаментов, так и для рядовых сотрудников).

Данный диалог выполняет несколько важных функций:

1. Коммуникативную — сотрудник не просто информируется о внедрении новой системы оценки, а непосредственно становится участником ее разработки.

2. Мотивационную — ничто так не мотивирует сотрудника, как возможность самому участвовать в процессе разработки формулы начисления собственной премии.

3. Решается проблема так называемого «сопротивления новизне». Соответственно снижается процент увольнений, связанных с данным фактором.

4. Исключается риск навязывания невыполнимых целей.

Ключевые показатели эффективности должны быть четко сформулированы, понятны и просты, а также быть измеримы либо иметь фактическое значение

Шаг 5. Наполнение матрицы — определение KPI для отдельного сотрудника. Для того чтобы правильно определить ключевые показатели эффективности для сотрудника, необходимо проанализировать стратегию компании сквозь призму деятельности данного сотрудника и попытаться ответить на следующие вопросы:

• — Какие  бизнес-процессы выполняются сотрудником?
• — Какие из них непосредственно влияют на достижение стратегических целей компании?
• — Можно ли измерить результат деятельности по данным процессам и каким образом?
• — (для проверки) Если мы используем данный бизнес процесс как KPI, на что он будет влиять в будущем?

Далее нужно проранжировать показатели эффективности, оставив самые важные. Также необходимо включать не только индивидуальные цели, но и коллективные. Это способствует формированию командного духа в каждом подразделении и в компании в целом.

Итак, перечень ключевых показателей сформулирован. Переходим к следующему шагу.

Шаг 6. Определение количественных показателей KPI. В данном случае собирается и анализируется вся необходимая статистика показателей. Важно при этом учитывать результаты не данного конкретного сотрудника, а в среднем по команде, группе, отделу, компании в целом.

При формулировании количественных данных KPI необходимо обратить внимание на то, чтобы они  все-таки были достижимы как минимум на 70–80% (в некоторых случаях, если они труднодостижимы, требовать дополнительных или сверхусилий от сотрудника). Если поставленные цели будут легкодостижимы, то это приведет к необоснованно высоким выплатам премий. Еще раз следует напомнить, что это должны быть оправданные усилия, которые приближают компанию к достижению стратегических целей, а сотрудника — к получению более высокого вознаграждения и большего размера премии. 

Чтобы правильно определить ключевые показатели эффективности для конкретного сотрудника, необходимо проанализировать стратегию компании сквозь призму его деятельности

Шаг 7. Определение премиального фонда сотрудника. Переменная часть денежного вознаграждения должна составлять не менее 30% от оклада сотрудника и выплачиваться раз в квартал или полгода. Если процент переменной части меньше 30%, он попросту теряет мотивационную силу для сотрудника. Для сотрудников продающих подразделений рекомендуется ежемесячная периодичность выплаты премий. При этом переменная часть должна составлять 70%.

Шаг 8. Мониторинг. Система оценки деятельности по ключевым показателям эффективности позволяет не только проводить итоговую оценку, но и осуществлять мониторинг хода выполнения поставленных задач. Это немаловажный момент в данной системе, поскольку позволяет выявлять нестыковки и несогласованности, которые могут возникать в самих процессах компании. Это в свою очередь влияет на вероятность выполнения задач сотрудником, что может существенно демотивировать его и вызвать негативное отношение к самой системе оценки по KPI. Задача руководителя — своевременно выявлять и устранять данные препятствия. 

Шаг 9. Внесение изменений в перечень KPI сотрудника. Регулярно проводите пересмотр ключевых показателей эффективности, их вес, а также количественные показатели для каждого сотрудника, так как они могут терять свою актуальность. Изменения желательно проводить не чаще раза в год.

Шаг 10. Обратная связь. При подведении итогов деятельности сотрудника и подсчете результатов по KPI очень важно качественно и конструктивно предоставлять обратную связь. Необходимо убедиться, что сотрудник четко понимает, какие его действия приводят к успешному выполнению поставленных целей, а какие — нет. Завершением обратной связи может быть составленный план развития сотрудника. В этом еще одна уникальность данной системы, ведь она позволяет качественно увязать материальную и нематериальную виды мотиваций.

Выполняйте обещания: если согласно полученным результатам и окончательным подсчетам сотрудник должен получить премию соответствующего размера — выплачивайте ее

Разработанный план развития сотрудника четко отражает те направления развития, которые напрямую влияют на успешность выполнения поставленных перед сотрудником целей (и соответственно стратегических целей компании). В дальнейшем уже не возникает проблем с необоснованными тратами на обучение, неприменимостью полученных знаний на практике, а самое главное — подсчетом возврата инвестиций, выделенных на обучение. 

Внимание! Выполняйте обещания: если согласно полученным результатам и окончательным подсчетам сотрудник должен получить премию соответствующего размера — выплачивайте. В противном случае даже самая идеальная система мотивации теряет смысл.

Резюме

Система KPI позволяет сделать процесс управления прозрачным как для руководства компании, так и для сотрудника. Компания добивается четких действий сотрудника, направленных на достижение стратегических целей и повышение прибыли. Сотрудник — получает прозрачную систему оценки его деятельности и начисления премии.

Система мотивации по ключевым показателям эффективности не только дает возможность качественно мотивировать персонал, но и способствует формированию сильной корпоративной культуры. Основные преимущества такой корпоративной культуры — направленность на решение актуальных  бизнес-задач, высокая производительность труда, ориентация на результат, динамичность. При этом вся компания работает как единый слаженный механизм.

Процесс разработки и внедрения системы мотивации по ключевым показателям эффективности достаточно трудоемкий, сложный и требует значительных инвестиций и временных затрат как со стороны компании, так и рядовых сотрудников. Но если есть желание, а также понимание множественных преимуществ конечного результата, — внедрение системы кардинально поменяет весь процесс трудового взаимодействия в компании. Это станет прорывом в развитии не только для организации, но и для каждого сотрудника.