3 распространенные ошибки, которые совершают компании, приступая к управлению бизнес-процессами

Не позволяйте этим распространенным ошибкам подавить Ваши усилия в сфере управления бизнес-процессами

У сторонников управления бизнес-процессами (УБП) есть длинный список причин, почему имеет смысл инвестирование средств в него. Они говорят, что с помощью реализации системы управления бизнес-процессами (СУБП) можно добиться существенной экономии в расходах за счет автоматизации повторяющихся задач руководства и сокращения времени, необходимого для осуществления процесса.

Тем не менее, другие скептически относятся ко многим из этих утверждений, аргументируя это тем, что компании привязываются к отдельной технологии, которая может вывести их на скользкий путь субоптимального направления работы и дорогостоящих изменений, когда процессы нужно адаптировать. Они утверждают, что плохо реализованное управление бизнес-процессами не может обеспечить обещанную рентабельность инвестиций.

Правда в том, что как сторонники, так и критики имеют убедительные доводы. При успешной реализации, с четким видением того, как управление бизнес процессами и связанными с ними технологиями помогут организации в достижении своих стратегических целей, УБП позволяет значительно сократить расходы, время и ошибки.

Но есть три распространенные ошибки, которые компании могут совершить, вступая на путь управления бизнес-процессами, которые могут подорвать их усилия:

Ошибка № 1: Инвестиции в технологии управления бизнес-процессами без определения четких деловых требований

Все руководители высшего ранга являются сторонниками этой идеи, и эта новая технологическая инициатива управления бизнес-процессами выдвигается с большим удовольствием. Все в восторге от этой революционной новой технологии, которая сэкономит деньги и сделает жизнь проще и для сотрудников, и для клиентов. Но разве кто-нибудь действительно добрался до сути дела, как она на самом деле будет работать?

Некоторые компании встанут на путь управления бизнес-процессами, купив модную СУБП, а затем засомневаются: \"Что теперь?\" Технология сама по себе не является 100% гарантией решения деловых проблем и способом поднятия бизнеса на высший уровень качества и эффективности.

Очень важно начать, имея объективное представление того, какого результата Вы ждете от любой технологии. Составьте карту процессов «как они есть» и определите, какие компоненты процесса Вы хотите подкрепить системой управления бизнес-процессами. Это поможет Вам определить необходимые особые свойства СУБП и намного облегчить оценку программных продуктов на рынке в соответствии с Вашими потребностями.

Ошибка № 2: До внедрения СУБП процессы не совершенствовались

После составления карты процессов «как они есть» крайне важно рассмотреть возможности для улучшения до внедрения автоматизации. Очень неудачным решением является просто отобразить существующие процессы в ИТ-системе - по сути, просто автоматизировать неудовлетворительные процессы.

Внедрение СУБП дает компаниям возможность обследовать то, что они делают, и определить, где процесс может быть улучшен. Всегда ли текущий процесс создает желаемые результаты? Если нет, то почему? Что происходит в настоящее время, чего не следует делать? Есть ли дублирование в этом процессе? Что мы можем автоматизировать? Что нужно оставить в качестве ручного труда? Как мы можем сделать переход между автоматизированным и неавтоматизированным как можно более эффективным и надежным?

На данном этапе методы совершенствования процессов «Шесть Сигм» и «бережливое производство» являются чрезвычайно полезными, поскольку они обеспечивают структурированный подход к выявлению источников изменения параметров процесса («Шесть Сигм») и неэффективности (концепция «бережливого производства»). Обеспечение того, чтобы специалисты процесса совершенствования работали рука об руку как с технической (ИТ), так и с операционными службами, начиная с раннего этапа, будет способствовать автоматизации улучшаемых процессов - а не старых, неэффективных методов работы.

Ошибка № 3: Превращение управления бизнес-процессами в ИТ-проект

Да, управление бизнес-процессами действительно часто содержит значительный ИТ-компонент, но перекладывание ответственности на отдел информационных технологий - это верный путь к катастрофе. ИТ-специалисты высококвалифицированные, компетентные люди. Но знают ли они бизнес-процессы, лучше, чем бизнес-пользователи?

В итоге, УБП должно быть в большей степени бизнес-процессом, а не технологией. Вот почему не только участие, но и собственность на служебные разработки бизнес-пользователей имеет важное значение. УБП не может быть просто технологической инициативой, которая вводятся в организации.

Чтобы обеспечить себе шанс на успех, начинайте с четкого представления о том, чего Вы хотите достичь с помощью управления бизнес-процессами; до того, как даже подумаете об автоматизации, займитесь совершенствованием процессов и убедитесь, что бизнес сохраняет значительную долю собственности на любой результат, достигнутый сотрудничеством со службой информационных технологий и командами по улучшению процесса.