Не секрет, что грамотно выстроенная система мотивации способствует не только достижению  бизнес-результатов компании, но и вовлеченности персонала в процесс работы. На практике же часто оказывается, что самые современные методики мотивации не функционируют в наших условиях.  

Кто-то списывает это на неадаптированность методик к украинской действительности и менталитету сотрудников,  кто-то на неверное или не законченное внедрение инструментов мотивации в работу реальной компании. 

Но практически о каждой системе мотивации я слышала от коллег, ее внедрявших, как положительные, так и отрицательные отзывы, в том числе и о мотивации на основе KPI (ключевых показателей эффективности).

Когда в моей компании встал вопрос о разработке и внедрении системы мотивации, я понимала, что универсального инструмента мотивации нет и быть не может. Поэтому начала разработку собственной системы мотивации, с учетом современных тенденций управления персоналом и индивидуальной корпоративной культуры нашей компании.

Не может быть эффективной система мотивации, слепо скопированная даже из очень успешной и похожей компании

На мой взгляд, не может быть эффективной система мотивации, слепо скопированная даже из очень успешной и похожей компании, поэтому я начала с детального изучения уже существовавшей системы мотивации. 

Далее следовало детальное изучение бизнес-процессов и должностных инструкций, в результате чего были выявлены многочисленные недостатки самого технологического процесса, и стало понятно, что какую систему не предложи — с несовершенными процессами она упрется в невыполнимость требований и будет существовать только на бумаге.

Соответственно внедрение системы мотивации началось с оптимизации  бизнес-процессов, введения норм выработки, изменения функциональных обязанностей сотрудников склада и изменения системы управления складским комплексом. 

И хотя это был долгий путь, зато внедрение новой системы мотивации стало естественным этапом закрепления новых бизнес-процессов и стандартов работы.

Ситуация

Наша компания занимается оптовой продажей товаров для животных с 2008 года, ассортимент насчитывает более 10 тыс. наименований продукции для домашних питомцев.

За  2010—2011 гг. компания резко выросла, увеличились объемы продаж, соответственно вырос штат сотрудников, компания стала нуждаться в системной работе с персоналом.

С июня 2011 года в компании началось системное выстраивание всех процессов работы с персоналом — найма, адаптации, оценки, обучения, развития и мотивации.

С целью выявления наиболее критических мест в работе персонала было проведено анкетирование клиентов, в результате которого было очевидно, что 30% клиентов не удовлетворены качеством сборки товара на складе. Поэтому было принято решение обратить внимание прежде всего на работу складского комплекса.

Универсального инструмента мотивации нет и быть не может. Поэтому я начала разработку собственной системы мотивации

Чтобы разобраться в причинах сложившейся ситуации, мы провели беседы с линейными руководителями складского комплекса, хронометрировали рабочее время на каждом из 4 участков склада и рассчитали производительность труда для различных категорий сотрудников.

В результате были  выявлены следующие проблемы:

• — Переработки складского персонала, которые были не только дополнительной нагрузкой на ФОТ, но и снижали общую эффективность и внимательность сотрудников.
• — Низкая производительность труда, вызванная как отсутствием мотивации персонала, так и неоптимальным процессом сборки товара.
• — Большое количество ошибок при сборке товара, негативно влияющее на репутацию компании среди клиентов.
• — Низкая вовлеченность персонала в работу на некоторых участках.
• — Отсутствие мотивации сотрудников повышать скорость и качество своей работы, так как не было прозрачных критериев оценки качества работы.
• — Отсутствие разделения труда на участках приводило к тому, что сотрудники метались от одного дела к другому, допуская ошибки в каждом.

При этом также были  выявлены положительные моменты:

• — Командная работа на некоторых участках позволяла сотрудникам быстрее и успешнее справляться с работой.
• — Разрядная система мотивации давала возможность людям видеть перспективу карьерного роста.
• — Адресная система размещения товара значительно упрощала процесс поиска товара, что особенно актуально при большом ассортименте.
• — Единая система учета товара в 1С объединяла все процессы работы с товаром.

В результате были  проведены следующие мероприятия:

1. Детальное описание  бизнес-процессов склада и прописание должностных инструкций.

2. Проведено разделение труда кладовщиков по функциям: прием и размещение, сбор и упаковка товара, выгрузка и разгрузка машин с товаром.

3. Разработан и автоматизирован в 1С подсчет производительности труда кладовщиков.

4. Изменены графики сменности, в том числе были введены подвесные смены во время наибольшей загрузки.

5. Проведено выделение участка клеток и аквариумов, поскольку их сбор и упаковка требуют больше времени.

6. Проведены кадровые перемещения, в частности руководителем складского комплекса был назначен руководитель участка с самыми лучшими показателями производительности труда.

7. Переселение ряда товарных групп по принципу схожести процессов их сбора и упаковки.

8. Фасовка мелких товаров по 5 шт., что значительно сократило время на их прием, сбор и упаковку.

9. Разработана и внедрена новая система мотивации кладовщиков на основании измеримых показателей их работы (KPI).

При разработке системы мотивации важно глубоко изучить  бизнес-процессы компании, чтобы все поставленные плановые показатели KPI были выполнимы

После внедрения указанных выше мероприятий были  получены следующие результаты:

1. Повышение производительности труда на складе в среднем на 32% (август  2012-гок августу 2011 г.), а также ежемесячный рост производительности в среднем на 3%.

2. Снижение количества переработок на 70%.

3. Снижение количества ошибок в среднем на 48%.

4. Регламентированные  бизнес-процессы складского комплекса.

5. Прозрачная система мотивации персонала, построенная на реальных показателях работы.

6. Повышение качества командной работы за счет введения групповых показателей оценки в KPI.

При этом  система оплаты труда претерпела некоторые изменения:

Показатели KPI определялись целями подразделения, в данном случае целями работы складского комплекса были выделены:

• — своевременный прием товара и запуск его в продажу;
• — качественное хранение товара на складе;
• — своевременная и качественная сборка товара по накладным.

В результате были  составлены карты премирования со следующими показателями:

Выводы

Для внедрения эффективной системы мотивации необходимо не просто разработать показатели оценки и наладить механизм их обработки, но и комплексно подойти к решению вопроса увеличения производительности труда. Тут очень важно глубоко изучить  бизнес-процессы компании, чтобы все поставленные плановые показатели KPI были выполнимы.

Самое главное для успеха — заручиться поддержкой руководителей всех уровней, тогда бороться с сопротивлением изменениям будет значительно проще

Также очень важно сразу выделить те факторы, которые могут препятствовать внедрению новой системы мотивации, и минимизировать их влияние.

И самое главное для успеха — это заручиться поддержкой руководителей всех уровней, тогда бороться с сопротивлением изменениям будет значительно проще.

Система мотивации персонала может быть построена с использованием различных инструментов, главное — достижение результата, ради которого она создавалась.