УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЁТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ – ПРОГРАММА ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЁТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ – 
ПРОГРАММА ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ

Российский девеломпент переживает непростые времена. Дорожает стоимость заёмных средств, растут затраты на материалы и оборудование. Увеличивающиеся расходы не всегда компенсируются ростом цен на недвижимость, падают доходы от аренды офисных и торговых площадей.

Приоритетной задачей становится оптимизация затрат, которые, по большом счету, можно разделить на две категории:

• Добавляющие ценность – строительные материалы, отделка и оборудование помещений, работа подрядных организаций и тому подобное.


• Не добавляющие ценность – потери, связанные с деятельностью менеджмента и с управлением инвестиционным проектом.

Программа оптимизации затрат инвестиционно-строительных проектов направлена на вторую группу расходов. Оказывая консалтинговые услуги по выстраиванию эффективной системы управленческого учёта в строительстве, мы выделяем следующие виды потерь в инвестиционно-проектной деятельности:

КАК ИЗБАВИТЬСЯ ОТ ОШИБОК ПЛАНИРОВАНИЯ?

Программа оптимизации затрат инвестиционно-строительных проектов

Рассмотрим типичную ситуацию с управленческим учётом в девелоперской компании, занимающейся инвестиционно-строительными проектами:

• При оценке ключевых показателей инвестиционных проектов (NPV, IRR, СF)выясняется, что фактически достигаемые значения отличаются от плановых на десятки, а иногда и на сотни миллионов рублей.


• Календарные планы реализации инвестиционно-строительных проектов постоянно пересматриваются, переносятся сроки завершения работ, возникают непредвиденные в плане работы.


• Действия смежных подразделений не всегда согласованы. Финансовые службы пытаются сократить затраты в то время, как Управление капитального строительства заказывает самое дорогое оборудование.

По нашему мнению, основная причина этой ситуации состоит в недостатках управленческого учёта инвестиционно-строительной деятельности. Линейные руководители не обладают информацией о ходе проекта «в моменте», каждый видит только свою часть работ.   

Решение проблемы доступности оперативной информации всем участникам проектной деятельности решается с помощью создания единого информационного пространства в автоматизированной расчётно-мониторинговой системе управления инвестиционно – строительными проектами.

Программа учёта и оптимизации затрат в строительстве позволяет в режиме «онлайн» связывать заключающиеся договора и подписываемые акты выполненных работ с календарно-сетевым графиком проекта и учитывать возникающие расходы в бюджете (финансовой модели). Благодаря системе:

• Финансовая служба видит денежные потоки не только по календарным периодам, но и в разрезе этапов проекта и отдельных работ.


• Руководители проектов и участники проектных команд видят текущее и планирующееся финансирование как по этапам проекта, так и по календарным периодам и статьям расходов.


• Кураторы договоров соотносят договорные условия и календарно-сетевыми графиками.

Любая деятельность по проекту одновременно отражается в календарно-сетевом графике, бюджете (финансовой модели) и в базе учёта договоров и актов выполненных работ.

КАК НАУЧИТЬСЯ БЫСТРЕЕ РЕАГИРОВАТЬ НА ИЗМЕНЕНИЯ?

Программа управленческого учёта в строительстве

Второй рассматриваемый нами вид потерь и не добавляющих ценность затрат инвестиционно – строительных компаний состоит в невозможности оперативной реакции на изменяющиеся условия работы.

Например, компания может продолжать закупать элитное и дорогое оборудование для строящегося объекта в то время, как цены на недвижимость падают и возникает необходимость в сокращении расходов. Причина несогласованности действий заключается в отсутствии оперативной информации у всех участников процесса.

Программа управленческого учёта в строительстве и оптимизации затрат инвестиционных проектов позволяет ежедневно получать оперативную информацию о состоянии дел по любому этапу работ. Система онлайн-индикаторов информирует руководителей о существенных отклонениях от запланированных показателей.

В примере показана ситуация, когда выручка от реализации опустилась ниже запланированного уровня (индикатор желтого цвета). Это повлияло на показатель рентабельности (сальдо по проекту - в виде спидометра). Причина снижения выручки – низкая средняя цена за квадратный метр (красный индикатор). Также мы видим в данном примере превышение расходов по этапу разработки РД (жёлтый индикатор).

КАК ИЗБЕЖАТЬ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫХ РАСХОДОВ?

Программа оптимизации затрат в строительстве

Незапланированные расходы в строительстве часто возникают из-за недостатков системы управленческого учёта. На этапе планирования проекта бюджеты рассчитываются по укрупнённым сметным нормативам. Кроме того, при заключении договоров анализ состава работ и оценку их стоимости может провести только один специалист в компании – куратор договора. Финансовая служба часто не в состоянии проверить соответствие указанных в договорах бюджетов своей финансовой модели. Некоторые работы, материалы и оборудование могут закупаться дороже запланированных сумм, однако известно об этом становится только в самом конце этапа проекта – когда сумма «Итого» превысит плановое значение по соответствующей статье расходов.

Программа оптимизации затрат в строительстве позволяет консолидировать в единой информационной базе бюджеты, календарно-сетевые графики, договора и отдельные акты сдачи-приёмки работ.

В примере в левом столбце показан календарно-сетевой график работ. Каждому этапу проекта, блоку работ или отдельной задаче могут быть назначены соответствующие договора, к которым также привязываются акты сдачи-приёмки работ. В результате получается сквозная связка «Работа – Бюджет – Договор – Акт», позволяющая анализировать с любой степенью детализации отклонения от запланированных сроков и бюджетов проекта. Данные отклонения автоматически определяются системой и отмечаются красными индикаторами.

КАК ПРЕДОТВРАТИТЬ НАРУШЕНИЕ СРОКОВ РАБОТ?

Управленческий учёт инвестиционно-строительных проектов

Следующей широко распространённой причиной снижения рентабельность проектов строительства является нарушение сроков выполнения работ. По нашему опыту, около 30% работ по проектированию и строительству завершаются с нарушением сроков более, чем на месяц. 20% работ затягиваются более, чем на квартал. В чем причина такой ситуации?

Специфика строительной деятельности такова, что в одном договоре могут содержаться более сотни отдельных работ. При этом срок выполнения договора может быть установлен одной датой – датой завершения всех работ в целом. Контролировать такой договор без его привязки к календарно-сетевому графику невозможно.

Программа оптимизации затрат инвестиционно-строительных проектов позволяет в наглядной и удобной форме анализировать отклонение запланированных сроков выполнения работ. Делается это благодаря автоматизированной связи работ с договорными документами. В случае приближения даты события программа индикаторами напоминает менеджеру о необходимости заключения договора или получения очередного акта сдачи-приёмки работ.

КАК ПОВЫСИТЬ МОТИВАЦИЮ ПЕРСОНАЛА?

Управленческий учёт инвестиционных проектов строительства

Автоматизированная программа управленческого учета и оптимизации затрат в строительстве позволяет создавать современные системы мотивации проектных команд, ориентированные на результат. Критериями премирования проектных команд обычно являются наиболее важные ключевые показатели эффективности инвестиционных проектов – соблюдение бюджетов и сроков выполнения работ. Участники проектных команд до начала очередного квартала утверждают карты результативности, в которых планируются сроки завершения и бюджеты наиболее важных ключевых событий квартала. В течение квартала программа управленческого учёта и оптимизации затрат в строительстве позволяет каждому сотруднику ежедневно получать последние данные о выполнении своих показателей, отмечает индикаторами проблемные виды работ и рассчитывает прогнозируемый размер бонуса. В случае серьёзных отклонений программа может автоматически генерировать предупреждение менеджера и отправлять его по электронной почте.

Благодаря ежедневным отчётам и возможностям прогнозирования результативности такая система намного эффективнее, чем обычная практика расчёта премий по итогам квартала.

АВТОРЫ ПРОГРАММЫ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАТРАТ ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ

Авторами программы управленческого учёта и оптимизации затрат в строительстве являются две компании. Методология учёта разработана компанией «Формула труда». Программной платформой для автоматизации методологии является расчётно-мониторинговая система KPI SUITE – продукт компании KPI LAB.

С дополнительной информацией о данной системе можно ознакомиться в Презентации продукта. Для получения Презентации, пожалуйста, заполните форму обратной связи или свяжитесь с нами по указанным ниже контактам.

https://www.lobanov-logist.ru/library/352/61765/

https://ekspertov.ru/