Как построить корпоративную информационную систему Сергей Михеев

Как построить корпоративную информационную систему

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Когда руководителю предприятия стоит задуматься о создании корпоративной информационной системы
Какие корпоративные информационные системы существуют сегодня
Сколько стоит создание такой системы
Также Вы прочитаете
Сколько времени заняло внедрение корпоративной информационной системы в компании R-Style
Какие требования к корпоративной информационной системе предъявляет Генеральный Директор компании «Инталев»

Объем информации в любой компании ежемесячно увеличивается. Со временем управлять информационными потоками становится все сложнее. Решить возникающие проблемы в данной ситуации можно, создав корпоративную информационную систему. Такая система представляет собой комплекс средств автоматизации деятельности предприятия, реализованный на базе определенного программного обеспечения. Под корпоративными информационными системами понимаются и продукты класса ERP, и средства офисной автоматизации, и электронные архивы, и даже корпоративный интранет.

Процесс построения корпоративной информационной системы можно разделить на шесть этапов. Желательно, чтобы Генеральный Директор принимал участие в каждом из них.

Как построить корпоративную информационную систему

Сергей Михеев

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Когда руководителю предприятия стоит задуматься о создании корпоративной информационной системы
Какие корпоративные информационные системы существуют сегодня
Сколько стоит создание такой системы
Также Вы прочитаете
Сколько времени заняло внедрение корпоративной информационной системы в компании R-Style
Какие требования к корпоративной информационной системе предъявляет Генеральный Директор компании «Инталев»

Объем информации в любой компании ежемесячно увеличивается. Со временем управлять информационными потоками становится все сложнее. Решить возникающие проблемы в данной ситуации можно, создав корпоративную информационную систему. Такая система представляет собой комплекс средств автоматизации деятельности предприятия, реализованный на базе определенного программного обеспечения. Под корпоративными информационными системами понимаются и продукты класса ERP, и средства офисной автоматизации, и электронные архивы, и даже корпоративный интранет.

Процесс построения корпоративной информационной системы можно разделить на шесть этапов. Желательно, чтобы Генеральный Директор принимал участие в каждом из них.

Этап 1. Принятие решения
Что дает корпоративная информационная система
Менеджеры разного уровня смогут оперативно получать необходимую для их деятельности информацию.
Появится возможность автоматизировать часть работы сотрудников (прежде всего выполнение расчетных и поисковых операций).
Оптимизируются управление проектами и распределение заданий (ресурсов).
Можно будет облегчить обмен информацией между сотрудниками, работающими в удаленных друг от друга подразделениях.
Улучшатся управление ресурсами, контроль над складом и закупками.
Появится возможность анализировать данные предыдущих периодов и прогнозировать развитие компании.

По материалам, предоставленным автором статьи

Как правило, потребность в корпоративной информационной системе возникает в компаниях среднего бизнеса (предприятия с выручкой от 10 млн долл. США в год).

Также Вам стоит задуматься о построении такой системы, если:
Ваши основные конкуренты подобную систему уже внедрили;
численность персонала Вашей компании растет на 20-30% в год, причем в основном за счет сотрудников, выполняющих работу, которая может быть сделана компьютером;
Ваше предприятие осуществляет стратегию территориальной экспансии;
Вы чувствуете необходимость унифицировать работу разных подразделений бизнеса;
Вы планируете проводить большое число сделок M&A(*);
Вы ищете дополнительные способы повышения производительности труда.

Однако к появлению любой корпоративной информационной системы надо тщательно подготовиться. Прежде чем внедрять систему, удостоверьтесь, что Ваши подчиненные смогут осознать ее необходимость и компания не потеряет 99% сотрудников. Для этого советую обсудить идею с финансовым директором, IT-директором, а также руководителями стратегически важных подразделений.

Выясните следующее:
какие проблемы возникают в работе компании;
с чем эти проблемы связаны;
какие предложения по выходу из сложившейся ситуации есть у Ваших подчиненных.

Чтобы заручиться поддержкой коллег, рассказывайте о преимуществах, которые они получат благодаря появлению системы (см. Что дает корпоративная информационная система). Добившись от них выраженного стремления внедрить в компании полезную инновацию, можно приступать к следующему этапу (Подробнее о подготовке к автоматизации бизнеса и о том, как выбрать систему, читайте в статьях «Как подойти к выбору автоматизированной системы», №2 — 2006 и «Автоматизация бизнеса: опыт руководителей», №10 — 2006).

Рассказывает практик
Национальная факторинговая компания оказывает услуги по экспертизе и управлению дебиторской задолженностью, финансированию поставок с отсрочкой платежа, покрытию кредитных рисков. Член международных факторинговых организаций — Internati-onal Factors Group и Factors Chain International. Среди клиентов — компании «Балтимор-Столица», «Лаверна», «Хохланд Руссланд», Dixis, торговая сеть «Градиент» и др.
Михаил Трейвиш | Председатель правления Национальной факторинговой компании, Москва

Мы начали строить корпоративную информационную систему еще в 1999 году. Я определял цели внедрения, разрабатывал стратегический план, бюджет проекта и критерии оценки его успеха, а также занимался расстановкой задач по степени их приоритетности.

Этап 2. Назначьте ответственного

Генеральному Директору необходимо выбрать руководителя проекта по внедрению корпоративной информационной системы. Оптимальный вариант — один из сотрудников компании, хорошо знающий бизнес-процессы на предприятии и (желательное условие) относящийся к высшему функциональному менеджменту.

Если в компании такого специалиста найти трудно, поищите его на стороне. Руководитель проекта должен получить соответствующий масштабу проекта статус, ему необходимо предоставить время (от месяца до трех) для подготовки к началу внедрения системы.

Говорит Генеральный Директор
Группа компаний «Форус» работает на рынке информационных технологий с 1992 года. Включает несколько компаний, ориентированных на разные сегменты рынка. По итогам первого полугодия 2006 года «Форус» занимает 4-е место в общем рейтинге IT-компаний Сибирского федерального округа. Среди клиентов — ОАО «Гусиноозерская ГРЭС», ОАО «Иркутскэнерго», ОАО «Саянскхимпласт», предприятия группы «Северстальресурс».
Сергей Цодиков | Генеральный Директор группы компаний «Форус», Иркутск

Лучший вариант для Генерального Директора — поручить реализацию проекта IT-директору, сделав его своим заместителем. Важно, чтобы в его компетенцию входили среди прочих вопросы разработки и реализации стратегии компании. Только в этом случае удастся создать корпоративную информационную систему, охватывающую всю компанию, а не отдельные подразделения. Очень часто реализация проекта отдается на откуп нескольким представителям функциональных отделов (финансовой службы, IT-отдела, отдела продаж и т. д.). В итоге вместо стратегически ориентированной системы получается некий набор приложений, нередко плохо связанных друг с другом и решающих лишь часть задач управленцев.

Этап 3. Сформулируйте цели и требования

Генеральный Директор вместе с руководителем проекта должен:
решить, что именно необходимо изменить в компании с помощью новой IT-системы;
сформулировать требования к системе;
предоставить необходимые ресурсы;
разработать параметры, по достижении которых реализация проекта будет признана эффективной.

Говорит Генеральный Директор
Сергей Цодиков | Генеральный Директор группы компаний «Форус», Иркутск

Генеральному Директору сначала необходимо определить стратегию компании. Затем в соответствии со стратегическими целями формируется информационная система.

Задайте вопросы:
Что именно Вам нужно от корпоративной информационной системы?

Какие дополнительные конкурентные преимущества Вы можете получить после внедрения системы? (Они могут появиться из-за повышения скорости обработки данных, благодаря новым или по-новому выполняемым бизнес-процессам, возможности своевременно получать нужную информацию.)

Если Вы не можете четко ответить на эти вопросы, значит, Ваше предприятие еще не созрело для построения корпоративной информационной системы. Как правило, в ходе постановки вопросов и, главное, поиска ответов проблемы Вашего бизнеса многократно переформулируются, а следом уточняются и цели построения системы.

Говорит Генеральный Директор
ЗАО «Компания R-Style» — поставщик интегрированных IT-решений и бизнес-систем. Основано в 1991 году. Входит в группу компаний R-Style, одно из крупнейших объединений на IT-рынке России. В 2004 году компания автоматизировала бизнес-процессы на базе системы Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision).
Василий Васин | Генеральный Директор ЗАО «Компания R-Style», Москва

Наша прежняя корпоративная информационная система, построенная в 1990-х годах, стала крайне неэффективной. Мы, как и многие другие компании, начинали автоматизировать свою деятельность на базе так называемого самописца — программы, которую наши IT-специалисты сделали сами на базе одной из существующих платформ. По мере надобности программа дорабатывалась. Ядро оставалось старым, меняли только функционал и формы отчетности.

В условиях постоянной доработки «самописец» превратился в программу, живущую по своим законам. Поскольку в ее написании и доделке принимало участие большое число программистов, разобраться в ней стало сложно. Соответственно каждый раз все труднее становилось реализовывать в такой программе новые бизнес-задачи. Таким образом, мы столкнулись с необходимостью построения новой корпоративной информационной системы.

Говорит Генеральный Директор
Компания «Инталев» создана в 1996 году. Занимается управленческим консалтингом, автоматизацией систем управления, разработкой типовых программных продуктов, бизнес-обучением. Имеет офисы в Москве и Санкт-Петербурге, совместные предприятия в Екатеринбурге, Казани, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Ростове, Алма-Ате, Астане и Киеве. Партнерская сеть компании «Инталев» насчитывает более 50 организаций по всей России и в странах ближнего зарубежья. Клиенты: Костромская ГРЭС, торговый дом «Перекресток», Петербургский метрополитен и др. В компании работают 168 человек. Оборот за 2006 год составил 173 млн рублей.
Алексей Федосеев | Генеральный Директор компании «Инталев», Москва

При построении корпоративной информационной системы мы исходили из задач и специфики компании. Самое главное требование заключалось в том, чтобы система могла в течение трех — пяти лет удовлетворять нуждам компании в соответствии с предполагаемыми перспективами ее развития. Остальные же требования были технического характера: гибкость системы (чтобы мы могли ее без затруднений менять), стоимость владения и др.

Этап 4. Выберите тип системы

Выбором корпоративной информационной системы должны заниматься руководитель проекта и IT-специалисты компании. Но поскольку успех зависит от того, насколько верно подобрана система, Генеральному Директору необходимо понимать, что именно предлагают его подчиненные.

Выделяют следующие типы современных корпоративных информационных систем:
локальные;
финансово-управленческие;
средние интегрированные;
крупные интегрированные.
Локальные
Документы для скачивания

Эти системы позволяют автоматизировать одну или несколько функций (бухгалтерия, кадровый учет, планирование товарных остатков и др.). Такую программу в большинстве случаев можно приобрести, установить и освоить самостоятельно, без помощи консультантов по внедрению. Стоимость локальных систем — от 5 тыс. долл. США. На рынке имеется большое количество контрафактных предложений. Я не рекомендую ими пользоваться, хотя они и сохраняют определенную привлекательность для небольших компаний, которые до сих пор делают выбор в пользу низкой стоимости.

Наиболее популярное в России семейство локальных корпоративных информационных систем — «1С». Кроме того, существуют сотни разновидностей «коробочных» систем, например IntraOffice (создание единого информационного пространства в компании), «Трудовик» (управление персоналом), Business Control (управление денежными потоками и договорной работой), «ФОЛИО WinСклад» (логистика для дистрибьюторов), Finam DEPO (интегрированный продукт для депозитариев).
Финансово-управленческие

Такие системы настраиваются под нужды конкретного предприятия и осуществляют функции учета и управления ресурсами (прежде всего в непроизводственных компаниях). В отличие от локальных систем в продукты рассматриваемой категории, как правило, интегрированы базовые возможности управления бизнесом, которых вполне достаточно для предприятий, не занимающихся производством. Стоимость финансово-управленческих систем — от 50 до 100 тыс. долл. США.

В этом сегменте традиционно доминируют зарубежные разработки. В качестве примера можно отметить такие системы, как ERA Financials (разработана компанией Epicor Software, локализована, то есть адаптирована для российских пользователей, в частности, за счет перевода интерфейса на русский язык, компанией «ЭпикРус»), Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision; эта система особенно популярна среди участников рынка ценных бумаг), «SV:Учет» (предлагает целый ряд отраслевых решений, в частности для фармацевтики).

Говорит Генеральный Директор
Василий Васин | Генеральный Директор ЗАО «Компания R-Style», Москва

Согласно разработанной стратегии мы провели серьезный анализ программного обеспечения. Системы уровня SAP и Oracle мы не рассматривали. С точки зрения производительности, функциональных возможностей и стоимости владения больше всего нашим требованиям соответствовала система Microsoft Dynamics NAV. Поскольку мы являемся системным интегратором и компанией-заказчиком в одном лице, автоматизация в нашей компании прошла быстро и фактически без проблем. Весь процесс от принятия принципиального решения о внедрении Microsoft Navision до запуска системы в опытную эксплуатацию занял пять месяцев. Эффект был виден сразу. Сейчас мы располагаем управляемым и масштабируемым механизмом, позволяющим быстро реагировать на изменения, происходящие в компании.

Средние интегрированные системы

Средние интегрированные системы выполняют задачи по управлению предприятием, включая планирование производственного процесса. Основная функция этих систем — контроль над цепочкой «сбыт — производство — закупки». Все остальные возможности рассматриваются как производные от этой. Система сложна в установке — на ее интеграцию требуется не менее полугода. Внедрение такой информационной системы меняет деятельность предприятия. Оно должно подстроиться под систему, чтобы начать работать как отлаженный и сбалансированный механизм. Иначе затраты на проект будут бессмысленными. А расходы компания может понести весьма существенные: от 50 до 700-800 тыс. долл. США и даже более.

Примеры систем этого типа:
SyteLine (система корпорации Infor Global Solutions, позволяющая описывать разные типы производств и производственных процессов, дающая все необходимые возможности для управления материальными потоками внутри предприятия и с участием внешних контрагентов);
BPSC (ERP-система польской компании Biuro Projektowania Systemow Cyfrowych SA, предусматривающая возможность управлять капиталом, персоналом, логистикой и производством);
CA-PRMS (разработана американской компанией Acacia Technologies в первую очередь для предприятий, занятых серийным производством), Max (информационная система британской компании
International Computer Ltd, предназначенная главным образом для промышленных предприятий);
MFG/Pro (корпоративная интегрированная система американской корпорации QAD, автоматизирующая все ключевые бизнес-процессы промышленного предприятия — производство, закупки, продажи, управление финансами, материально-техническое снабжение, складские операции, техническое и сервисное обслуживание).

Крупные интегрированные системы

Крупные интегрированные системы позволяют организованно функционировать группам предприятий, составляющих вертикально или горизонтально интегрированную структуру.

Такие системы помогают:
управлять производством и сложными финансовыми потоками;
осуществлять глобальное бюджетирование и финансовое планирование.

Основное отличие от средних систем — более глубокая степень проработки практически всех функций. Стоимость — от 500 тыс. долл. США, время, необходимое для внедрения, — от одного года.

Наиболее популярны решения на базе SAP R/3. Они конкурируют с продуктами компаний Baan, JD Edwards, Oracle. При внедрении крупных систем, как правило, не требуется воспроизводить бизнес-процессы с нуля: система настраивается под нужды конкретного потребителя.

Рассказывает практик
Компания 3М — многопрофильная международная производственнаякорпорация, основана в 1902 году. Штаб-квартира находится в городе Сент-Пол, штат Миннесота (США). Входит в число 30 компаний, составляющих расчетную базу индекса Dow Jones Industrial Average. В 1991 году была образована компания «3М Россия». Семь разрабатываемых в ней бизнес-направлений включают материалы для промышленного производства, дизайна и рекламы, авторемонта, безопасности дорожного движения и личной безопасности, телекоммуникационное оборудование, стоматологию, товары для дома и офиса. Клиенты компании — более 3000 предприятий, в их числе компании «АвтоВАЗ», «Норникель», «РЖД», «Русал», «Северсталь», «ТНК-ВР».
Ирина Кравец | Директор по корпоративному маркетингу компании «3М Россия», Москва

В штаб-квартире корпорации 3М установлен Mainframe(*) (IBM), на базе которого IT-специалистами компании разработано несколько внутренних систем. Они позволяют автоматизировать функции, а также управлять процессами логистики, продаж и др. На основе этого же компьютера действуют финансово-управленческие системы — для получения статистики, финансовых отчетов, анализа продаж и других показателей компании.

Решение об установке именно такой IT-системы (она установлена и в России) было принято на высоком корпоративном уровне. Но хочу заметить, что выбор в пользу именно таких систем делают в основном крупные корпорации. Для небольших компаний затраты слишком велики, да и задачи системы немного другие.

Наращивая персонал в регионах России и управляя им на расстоянии, мы должны быть уверены, что каждый сотрудник может получать максимально подробную информацию о продукции, существующем опыте, запрашивать помощь коллег, а также видеть, как идет его работа. Для этого необходимо было внедрить CRM-систему. И здесь мы пошли по пути предпочтения корпоративных стандартов. Принятая в офисах 3M во всем мире CRM — это система Siebel (Oracle). Но внедрение ее в России только начинается.

Самостоятельное создание корпоративной информационной системы

В редких случаях систему можно внедрить за счет собственных ресурсов компании. Для этого необходимо собрать мощный штат разработчиков, а также иметь четкий поэтапный план создания системы. Например, на первом этапе своего существования предприятие может вводить в эксплуатацию локальные системы, а затем интегрировать их в более сложные продукты. Впрочем, по моему опыту, даже самые сильные в IT-плане компании рано или поздно приходят к необходимости использования более сложных информационных систем. При этом созданные на раннем этапе продукты вполне можно продолжать использовать в коммерческих целях, и они будут приносить неплохую прибыль.

Рассказывает практик
Михаил Трейвиш | Председатель правления Национальной факторинговой компании, Москва

Мы приняли решение разрабатывать программное обеспечение своими силами по ряду причин:
Обеспечение факторинговой деятельности в существующих программных продуктах — это лишь модуль к автоматизированной банковской системе. Недостаток такого технического решения — необходимость инсталляции чисто банковских компонентов системы. К тому же, по мнению некоторых специалистов, стандартные модули обеспечения факторинга находятся пока на базовой стадии разработки и не могут предоставлять полную аналитическую информацию.
На рынке средств автоматизации факторинговой деятельности представлены только иностранные продукты, которые не учитывают российской специфики. В частности, там отсутствует механизм начисления НДС с комиссии, возможность учета прямого платежа дебитора на расчетный счет клиента.

Этап 5. Подсчитайте стоимость
Затраты на внедрение корпоративных информационных систем: опыт российских компаний
Покупка телекоммуникационным холдингом «Связьинвест» системы управления предприятием, производимой компанией Oracle, стала одной из крупнейших сделок российского IT-рынка. Общая сумма инвестиций составила около 405,5 млн долл. США. Из них примерно 150 млн были потрачены на приобретение лицензий, еще 150 млн — на консультации по установке и наладке системы, 75 млн — на оборудование. Стоимость поддержки программ и аппаратуры составляет 30,5 млн, а ежегодные дополнительные затраты на поддержку системы — примерно 38 млн долларов.

Стоимость проекта по построению единой корпоративной системы управления на базе ERP-системы SAP R/3 на четырех предприятиях «Русала» составила 14 млн долл. США.
Общие затраты на внедрение проекта информационной системы BAAN в ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара» (Чувашия) составили около 2,5 млн долл. США (в том числе лицензирование программы управления базой данных обошлось в 470 тыс. долл.).

Затраты на автоматизацию в компании «Норильск-Телеком» (провайдер телекоммуникационных услуг на территории Таймырского автономного округа) бухгалтерского учета, расчетов с поставщиками и клиентами, учета затрат и запасов на базе Microsoft Dynamics AX, а также на работы по интеграции системы с уже действующими информационными решениями составили около 50-100 тыс. долл. США.

Комплексная автоматизация в ООО «ЕвразМеталл-Урал» (структурное сбытовое подразделение ООО»Торговый дом «Евразхолдинг») на базе современной платформы «1С: Предприятие 8.0»«Управление торговлей» и «Бухгалтерия предприятия» стоила около 450 тыс. рублей.

Подготовлено редакцией по материалам СМИ и другим источникам информации

Принимая решение о построении корпоративной информационной системы, Генеральный Директор компании должен знать примерную стоимость проекта. Замечу, что заявленную поставщиком IT-решения цифру можно смело умножить на три.

Кроме закупочной цены всего программного и аппаратного обеспечения, Вы понесете расходы на решение сопутствующих задач:
Обучение работе с системой, подбор сотрудников взамен тех, кто не сумел адаптироваться к новым условиям (затраты во многом зависят от скорости реализации проекта и могут составлять от 10 до 300% исходной цены системы).
Администрирование корпоративной системы. В компании появятся новые высокооплачиваемые специалисты; возможно, Вам придется поменять IT-директора. Дополнительные затраты составляют от нескольких тысяч долларов в месяц.
Обновление и техническая поддержка (ежегодные расходы могут составлять до 20% от стоимости системы).
Обновление технической инфраструктуры. Придется постоянно докупать серверы и прочее «железо». Однако, как правило, этот вид затрат — наименьший (см. также: Затраты на внедрение корпоративных информационных систем: опыт российских компаний).

Этап 6. Внедрение системы

Непосредственно в процессе внедрения корпоративной информационной системы Генеральному Директору, разумеется, нет необходимости участвовать. Советую раз в неделю собирать совещание с теми коллегами, с которыми Вы обсуждали необходимость внедрения системы. Беседуйте с ними на те же темы, что и на первом этапе (см. Этап 1). Однажды услышав от них фразу «У нас нет никаких проблем», Вы сможете спать спокойно, поскольку это будет означать, что система наконец построена.

ПОЛЕЗНЫЕ ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
Статья Станислава Короткого «Концепция построения комплексных информационных систем» рассказывает об особенностях построения корпоративной информационной системы в зависимости от функций управления.
Статья Геннадия Верникова «Корпоративные информационные системы: не повторяйте пройденных ошибок» отвечает на вопрос: «Какие бизнес-процессы необходимо внедрить, а какие реорганизовать, для того чтобы отдача от использования корпоративных информационных систем была максимальной?». Также статья поможет определить, стоит ли инвестировать средства в многофункциональное и дорогостоящее решение или достаточно обойтись компромиссным вариантом.

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54931/

Возврат к списку