Зачем нужна автоматизация документооборота Виктория Осипова

Зачем нужна автоматизация документооборота

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
В каких случаях стоит автоматизировать документооборот
Какова роль Генерального Директора в автоматизации документооборота
С какими проблемами можно столкнуться
Сколько стоит автоматизация документооборота
Также Вы прочитаете
Кто участвует в автоматизации документооборота холдинга «Торговый дом «МВЗ»
С чего начал автоматизацию документооборота Генеральный Директор ОАО «Новая перевозочная компания»

Зачем нужна автоматизация документооборота

Виктория Осипова

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье

В каких случаях стоит автоматизировать документооборот
Какова роль Генерального Директора в автоматизации документооборота
С какими проблемами можно столкнуться
Сколько стоит автоматизация документооборота
Также Вы прочитаете
Кто участвует в автоматизации документооборота холдинга «Торговый дом «МВЗ»
С чего начал автоматизацию документооборота Генеральный Директор ОАО «Новая перевозочная компания»
Суть автоматизации

Автоматизация документооборота — это внедрение IT-системы, позволяющей:
автоматизировать процесс прохождения договоров, приказов, распоряжений и т. п.;
создать электронный архив документов;
контролировать их согласование и исполнение.

В зависимости от потребностей компания может внедрить простые системы (такие как Excel или Access) либо более сложные и дорогостоящие (1С, Microsoft Axapta, SAP и др.).

Деятельность компании связана с оформлением большого количества документов — договоров, счетов-фактур, платежек и др. В каждой инстанции документ должен быть проверен, заверен и отправлен далее. К сожалению, человеку свойственно ошибаться, опаздывать, терять бумаги, менять место работы, и время, отведенное на прохождение всех ступеней, затягивается.

По моему опыту, проблемы с потерей и задержкой документации бывают в любой компании, будь то производственное или торговое предприятие, холдинг или небольшая фирма. Вопрос лишь в том, как часто возникают такого рода проблемы и к каким последствиям они приводят.
Замечу: чем сложнее технологическая цепочка, чем крупнее предприятие и чем больше в нем подразделений и филиалов, тем больший ущерб оно может понести, работая лишь с «бумажными» документами.

Другой аспект рассматриваемой проблемы касается непосредственно Генеральных Директоров. Многие главы компаний любят участвовать во всех бизнес-процессах или стремятся контролировать все, что происходит. Рабочий стол такого руководителя нередко завален бумагами. Здесь можно найти и платежки, и приказы, и директивы по подразделениям, и многое другое. Зачастую этим умело пользуются топ-менеджеры — они стараются «посоветоваться» и таким образом перенести ответственность за управленческие решения на Генерального Директора.

Автоматизация документооборота — один из способов изменить сложившийся порядок управления бизнес-процессами (см. Суть автоматизации). Если предприятие использует IT-систему, вся документация находится в одной электронной базе, руководитель может в любое время увидеть, в какой стадии находится документ, и при необходимости принять меры. Документ уже не попадет к Вам на стол, пока не будет проверен и не пройдет соответствующих согласований в финансовой, юридической и маркетинговой службах. В некоторых случаях необходимость в Вашей визе и вовсе отпадет.

Об автоматизации документооборота обязательно нужно задуматься Генеральным Директорам не только холдингов и территориально разобщенных предприятий, но и малых и средних компаний, в которых:
невозможно добыть тот или иной документ (он утерян или находится неизвестно где);
сроки прохождения документов затягиваются;
есть удаленные подразделения, и с ними необходимо часто обмениваться документацией;
есть конфиденциальная информация.

Рассказывает практик
Инвестиционный холдинг «Финам» включает в себя инвестиционную компанию «Финам», управляющую компанию «Финам Менеджмент», Мегаватт-банк, платежную систему MoneyMail; владеет рядом активов в разных секторах экономики.
Мария Игнатьева | Финансовый директор инвестиционного холдинга «Финам», Москва

На мой взгляд, одно из основных преимуществ автоматизации документооборота — сокращение времени на обмен информацией между участниками бизнес-процесса. С позиции финансового директора можно сказать, что главный результат внедрения системы заключается в снижении транзакционных издержек и росте производительности труда персонала. Например, только автоматизация оформления командировок позволила нам высвободить пять дополнительных человеко-часов в день. Одновременно растет эффективность деятельности топ-менеджеров, так как автоматизация документооборота означает автоматизацию постановки задач, контроль их выполнения, оперативное получение отчетности. У руководителей появляются дополнительные возможности для календарного планирования, распределения ресурсов.

Крайне востребованным продуктом автоматизации документооборота оказался электронный архив. Он позволяет менеджеру быстро находить и систематизировать необходимую информацию. Важно отметить, что наличие электронного архива необходимо для соответствия компании стандарту качества ISO 9000:2000.

Можно говорить и о том, что автоматизация документооборота является стратегическим шагом по превращению организации в самообучающуюся.

Рассказывает практик
Группа компаний «Русагро» создана в 1995 году. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.
Михаил Егоров | Руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

До автоматизации каждая платежка, прежде чем поступить в казначейство, в среднем три-четыре дня обходила кучу людей. Чтобы ускорить процесс, сотрудник начинал самостоятельно согласовывать документ.

Когда мы запустили систему автоматизации документооборота, время прохождения платежа сократилось до одного дня. Платежные документы согласовываются в единой системе, разработанной на базе Microsoft Axapta. Сотрудники по почте получают сообщение о поступлении новой заявки и обрабатывают ее в рамках своих прав. Все визы и замечания сохраняются в электронном виде. На выходе получаем платежку, а также сведения об этапах ее согласования, отражение платежа в бюджете компании и исходные документы. Вся информация о документообороте публикуется на нашем корпоративном сайте. В любой момент сотрудник может увидеть тот или иной документ и понять, прочитали ли его, согласовали или уже подписали.

Этапы автоматизации документооборота

Инициатором проекта автоматизации может выступать Генеральный Директор. Если со стороны руководства нет заинтересованности в проекте, вероятность его успеха очень мала (См. также материалы круглого стола «Причины успеха и неудач проектов по автоматизации»). Саму автоматизацию можно разделить на две части: процесс и отчет (контроль). Если Вы собираетесь не только внедрять электронный документооборот, но и реформировать бизнес-процессы, формулируйте техническое задание вместе с ключевыми менеджерами, ответственными за эти процессы. Только привлечение их в союзники позволит Генеральному Директору создать хорошо работающую версию документооборота.

В процессе автоматизации документооборота можно выделить несколько ключевых этапов.

Этап 1. Что автоматизировать

Начинать внедрение электронного документооборота нужно с места,где царит наибольшая неразбериха. По моему опыту, такая ситуация чаще всего наблюдается в бухгалтерии и финансовом отделе, поскольку именно там скапливаются бумаги. Согласование платежей и договоров, особенно если речь идет о территориально разобщенных предприятиях, порой затягивается на недели. То же самое касается и документов, влияющих на результаты бизнеса (внутрикорпоративных).

Говорит Генеральный Директор
ООО «Торговый дом «Межреспубликанский винзавод» (МВЗ) — один из крупнейших холдингов винодельческой отрасли. Создан в 2005 году, включает пять заводов, специализирующихся на производстве алкогольной продукции: ОАО «Московский межреспубликанский винодельческий завод» (ММВЗ), ОАО «Корнет» (московский завод шампанских вин), СП «Кэлэраш Дивин» (SA Calarasi Divin) (молдавский винно-коньячный завод), «Винпром Русе» (Vinprom Rоusse) (болгарский винзавод), Jenssen SAS (французский коньячный дом). Функции торгового дома включают производство, позиционирование, продвижение, реализацию ассортиментного портфеля группы, формирование имиджа всей группы заводов, комплексное обслуживание сделок с партнерами — от приема заказов и оказания логистических услуг до проведения промомероприятий в местах продаж.
Евгений Калабин | Генеральный Директор холдинга «Торговый дом «МВЗ», Москва

Год назад мы решили автоматизировать документооборот холдинга, касающийся в основном движения финансовых документов. Причины — потеря договоров, платежек и постоянная бумажная неразбериха. Все это сказывалось на работе предприятия, приводило к снижению прибыли.

Пока автоматизация у нас проходит только в торговом доме «МВЗ». Затем постепенно будем внедрять систему на производственных предприятиях. Сейчас завершен этап описания существующих бизнес-процессов, консультанты приступили к внедрению системы. Точно сказать, насколько затянется проект, пока мы не можем. После завершения автоматизации и ускорения обмена данными мы ожидаем повышения эффективности работы холдинга и, соответственно, дополнительных прибылей.

Рассказывает практик
Михаил Егоров | Руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

Автоматизация документооборота (мы приступили к ней в 2002 году) стала одной из первых задач только что созданного на тот момент IT-департамента. На первом этапе мы автоматизировали процесс согласования платежей в головном офисе. В согласовании принимают участие практически все подразделения компании, и сразу после запуска в эксплуатацию все участники отметили значительное ускорение и упрощение работы. Это наиболее сложная часть документооборота, поскольку одновременно с платежами фиксируется исполнение бюджета и контролируются расходы компании.

Этап 2. Описание бизнес-процессов

Прежде чем автоматизировать документооборот на проблемном участке, необходимо изучить текущие бизнес-процессы отдела, подразделения или всего предприятия. Для этого начальникам задействованных в автоматизации отделов необходимо описать путь документации и пошаговое прохождение бизнес-процессов. На основании полученных данных руководителю проекта следует создать сводную таблицу. И только затем можно четко ставить задачу и определять состав участников проекта.

Рассказывает практик
Михаил Егоров | Руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

Успех проекта во многом зависит от того, насколько правильно сформулированы требования. В нашей компании был очень сильный финансовый директор, который четко знал, что, когда и почему необходимо от системы документооборота. Свои требования он излагал коротко и ясно, затем IT-служба их реализовывала. За составление маршрутов документов отвечал один из IT-сотрудников. Вместе с программистами он изучал программный продукт и, консультируясь с финансовым департаментом, рисовал пути прохождения каждого документа.

Этап 3. Планирование

Плюсы и минусы автоматизации документооборота

Плюсы:
все подразделения предприятия взаимодействуют в рамках единого информационного пространства;
увеличивается скорость прохождения информации внутри организации;
действуют единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения;
повышается безопасность доступа к информации;
растет производительность труда сотрудников, снижается зависимость результатов от квалификации работника.

Минусы:
необходимо реформировать сложившуюся систему документооборота («стресс из-за смены привычных бизнес-процессов»);
потребуются дополнительные затраты на программное обеспечение и, возможно, на обновление парка компьютерной техники и обучение персонала;
сложно подсчитать прибыль (убыток) от внедрения системы электронного документооборота;
возможны эксцессы, связанные с хранением всей информации в едином массиве (потеря данных, несанкционированный доступ и т. д.).

По материалам, предоставленным автором статьи

На этом этапе нужно составить план работ, календарные графики, сметы и списки требуемых ресурсов. Это задача финансового директора, IT-директора и руководителей соответствующих отделов.

Этап 4. Выбор IT-решения

Предприятию с малым документооборотом для упорядочения документов вполне хватит электронной базы данных (например, в Excel или Access). Следует поручить IT-отделу создание ресурса и определить, каким образом сотрудники получают к нему доступ: может подойти закрытый корпоративный сайт или хорошо организованная база данных в локальной сети. Особо важные документы стоит хранить с ограниченным доступом. Иными словами, на малых предприятиях заниматься глобальной автоматизацией, требующей много материальных и трудозатрат, на мой взгляд, нет необходимости. Достаточно осуществить описанные действия (завести электронные архивы, включив в них и бумажные документы).

Руководителям крупных предприятий и холдингов, имеющих региональные подразделения, стоит быть готовыми к долгому и дорогостоящему внедрению, даже если речь идет только об автоматизации прохождения финансовых документов.

Этап 5. Реализация

Координацию и контроль работ должен осуществлять руководитель проекта. Генеральному Директору необязательно следить за всем. Главное, чтобы он мог определить:
так называемые реперные точки прохождения документов (критические точки, в которых происходят четкие изменения в системе прохождения документов);
сроки прохождения документов через общую систему электронных согласований.

Управлять процессом автоматизации Генеральному Директору следует «по отклонениям», поэтому ему могут быть интересны следующие данные:
статистика задержки документов, проходящих через ту или иную «реперную точку»;
количество откликов системы на тот или иной документ (например, количество выговоров и прочих форм административного взыскания, вызванных изданием нового приказа Генерального Директора).

Такой способ управления позволяет облегчить информационную нагрузку на Генерального Директора без снижения эффективности его деятельности.

Говорит Генеральный Директор
Евгений Калабин | Генеральный Директор холдинга «Торговый дом «МВЗ», Москва

В нашем проекте по автоматизации документооборота участвуют:
консалтинговая компания (занимается внедрением системы, описанием существующих и определением будущих бизнес-процессов);
финансовый директор холдинга (поскольку автоматизация документооборота затрагивает движение важных для компании документов);
IT-директор (контролирует процесс внедрения системы);
HR-директор и сотрудники планового отдела (формулируют требования к будущим бизнес-процессам).

Обязательно и мое участие в автоматизации: формулирование требований к системе, контроль работы консультантов.

Этап 6. Завершение

На этом этапе систему тестируют. Здесь Ваше участие необходимо, поскольку могут выявиться серьезные пробелы в автоматизации и только на этом этапе еще есть возможность быстро их устранить.

Этап 7. Контроль использования системы

Цель этого этапа — добиться, чтобы программа использовалась сотрудниками, а не оставалась набором файлов на жестком диске. Следует также ликвидировать недочеты (если они выявились в ходе эксплуатации системы). Лучше всего делать это по заявкам пользователей программы.

Говорит Генеральный Директор
ОАО «Новая перевозочная компания» (НПК) основано в 2003 году. Занимается перевозкой нефтеналивных грузов, продукции металлургических и горно-обогатительных комбинатов, угля, строительных материалов и др. Имеет в управлении вагонный парк (более 23 тыс. единиц) и региональную сеть, состоящую из 11 филиалов и представительств на главных железнодорожных магистралях страны. Основные клиенты: ММК, «Евразхолдинг», «Северсталь», «Мечел», «Уральская сталь», «Русал», Полтавский и Михайловский горно-обогатительные комбинаты,«Роснефть», «ЛУКОЙЛ»,«ТНК-BP», «Сибнефть», СУЭК, «Русский уголь», «Якутуголь» и др.
Игорь Асатуров | Генеральный Директор ОАО «Новая перевозочная компания», Москва

Когда наша компания только создавалась и численность сотрудников была невелика, необходимости в электронном документообороте мы не испытывали. Однако по мере расширения деятельности и особенно с появлением филиалов возникла проблема эффективного обмена финансовыми и организационными документами (приказы, бланки и т. д.): потребовалось исключить влияние так называемого человеческого фактора и добиться, чтобы прохождение бумаг занимало минимальное время.

Прежде всего мы проанализировали и упорядочили информационные потоки внутри компании. Также на начальном этапе на основе интранет-портала (Об интранет-портале компании см. материал в рубрике «Проблемы — решение»: «Зачем компании внутренний сайт и в каком случае его надо создавать?») создали электронное хранилище организационно-распорядительных документов (бланков, приказов, служебных записок и т. д.) с возможностью свободного доступа к нему и поиска по ключевым параметрам. Стандартизация и унификация документооборота проходит одновременно с формированием единого фирменного стиля компании.

Сейчас мы тестируем две автоматизированные системы, которые позволят полностью отказаться на промежуточных стадиях бизнес-процессов от передачи бумажных версий документов (например, в случае согласования договоров и обмена служебными записками).

Введение электронного документооборота упростило процедуры оформления накладных, таможенных деклараций и сократило время доставки грузов. Но для полноценной работы системы необходимо, чтобы стороны перевозочного процесса (не только операторы, но и грузоотправители) готовили документы в электронном виде.

Возможные проблемы и способы их решения

Одна из главных проблем, с которой может столкнуться Генеральный Директор в процессе автоматизации документооборота, — неприятие сотрудниками нововведений. Чаще всего это выражается в саботаже проекта, в агрессивном поведении (невыполнении прямых указаний руководителей, «очернении» системы).

Говорит Генеральный Директор
Евгений Калабин | Генеральный Директор холдинга «Торговый дом «МВЗ», Москва

У нас возникло две проблемы:
Из-за того, что входящие в холдинг заводы находятся на значительном удалении друг от друга, затягивается прокладывание оптоволоконного кабеля и непосредственное внедрение системы на производственных предприятиях (ОАО «ММВЗ», ОАО «Корнет»).
В компании «Кэлэраш Дивин» (Молдова) и «Винпром Русе» (Болгария) работы проводиться не будут.
Сопротивление персонала уже сейчас тормозит процесс внедрения. Одним мешает перестроиться на новую программу привычка работать по старинке, другие боятся прозрачности. Тех, кто учится работать по-новому, мы материально стимулируем. Упрямых и несговорчивых увольняем.

Основные способы решения подобных проблем — обучение и стимулирование персонала (Мотивации персонала посвящена серия публикаций в журнале «Генеральный Директор»: «Как разработать систему мотивации», «Зачем нужна нематериальная мотивация», «Как мотивация влияет на финансовый результат»). Можно, например, предусмотреть выплату бонусов как по итогам всего проекта, так и по окончании каждого этапа. Однако стоит отметить, что материальные схемы работают далеко не везде и не всегда. Случается, что размер компенсационного пакета не превышает выгоду, которую сотрудник теряет при вводе в действие системы. Кроме того, не каждая компания может обеспечить уровень прибавки к заработной плате, который, по мнению сотрудников, вознаградит их за дополнительные усилия, необходимые для перехода на новую систему.

Другая причина, по которой материальное стимулирование может не действовать, — это лень. Некоторые сотрудники, будучи отличными специалистами, просто не желают брать на себя дополнительные обязанности, пусть даже за вознаграждение.

Поэтому Генеральному Директору компании следует максимально использовать нематериальные стимулы. Применительно к обсуждаемой ситуации один из самых эффективных стимулов — лозунг «Облегчим труд работникам!», что, кстати, позволяет сэкономить на прибавлении зарплаты за «факультативную» работу.
Сколько стоит автоматизация документооборота

Конечная стоимость проекта по внедрению на предприятии системы электронного документооборота может очень сильно отличаться от начальной стоимости системы.

Обычно общая сумма включает затраты:
на лицензии, позволяющие конечным пользователям в соответствии с условиями договора использовать систему на всех рабочих местах одновременно;
на внедрение (50% от стоимости лицензии и выше);
на сопровождение.

Кроме того, могут потребоваться дополнительные затраты на закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной частей, иных программных продуктов и аппаратных средств (например, для идентификации пользователей). Все это увеличит стоимость рабочего места.

Нужно предусмотреть и расходы на обучение сотрудников для работы с системой (семинары, закупка дополнительных обучающих материалов).

Рассказывает практик
Мария Игнатьева | Финансовый директор инвестиционного холдинга «Финам», Москва

Автоматизация документооборота — недешевое мероприятие. Речь может идти о 450-500 долл. США в пересчете на одно рабочее место. Правда, стоимость лицензий составляет всего 15-20% от этой суммы, но все-таки только их покупкой ограничиться можно лишь в редких случаях, например, небольшим компаниям, имеющим сильный IT-отдел.

Если не просто покупается стандартная система, а разрабатывается решение, подходящее конкретной компании, стоимость проекта может существенно увеличиться. Прежде чем понять, нужна ли предприятию система электронного документооборота и какая именно, необходимо рассчитать время окупаемости проекта. Лучше ориентироваться на пессимистический сценарий. На мой взгляд, если полученный показатель будет превышать 1-1,5 года, небольшой компании проще ограничиться каким-то продуктом собственного производства (мне известны достаточно интересные и эффективные решения).

Рассказывает практик
Михаил Егоров | Руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

Готового программного продукта, который полностью соответствовал бы требованиям, предъявляемым к гибкости и расширяемости системы, и позволил автоматизировать существующий в холдинге документооборот, мы не нашли. Проведя анализ рынка систем документооборота, пришли к выводу, что выгоднее приобрести хранилище документов, а инструмент, позволяющий передавать документы по заранее определенным инстанциям (маршрутизатор), доработать самостоятельно. Мы выбрали недорогое (примерно за 10 тысяч долл. США) «коробочное» решение, представляющее собой хорошее хранилище документов со слабым маршрутизатором, который дал программистам платформу для развития. Затем, не ломаяустоявшиеся пути прохождения бумажных документов, доработали маршрутизацию электронного документооборота с учетом всех возможных вариантов развития и изменения маршрутов документов.

Говорит Генеральный Директор
Евгений Калабин | Генеральный Директор холдинга «Торговый дом «МВЗ», Москва

IT-директор холдинга, оценив возможности современных системэлектронного документооборота (СЭД), пришел к выводу, что вне-дрение ERP-системы со встроенной СЭД даст больший эффект, нежели автоматизация только документооборота. Таким образом мы сразу оптимизируем все бизнес-процессы, а не только непосредственно связанные с перемещениями документов.

Противопоказания

Автоматизировать в той или иной степени документооборот стоит, пожалуй, всем компаниям. Однако есть одно но. Если Ваше предприятие реструктуризируется, приобретает новые активы или оказалось в кризисе (к примеру, в связи с изменением ситуации на рынке)(*), советую подождать с автоматизацией.
Только твердо стоящее на ногах предприятие с хорошо налаженными бизнес-процессами может позволить себе такое удовольствие.

ЧТО ЧИТАТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНО

Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. Эта книга будет полезна руководителям предприятий, интересующимся совершенствованием управления, организационным развитием и внедрением новых технологий. Вы узнаете, как выбрать программный продукт для автоматизации документооборота, какие проблемы могут возникнуть при внедрении системы и как их решить, в чем преимущества бумажных и электронных документов.
Андреев В. Автоматизация документооборота компании — непростой выбор / IT-Manager. 2003. № 6(12). Автор статьи рассказывает о том, как правильно выбрать программу для автоматизации документооборота. Например, если компании нужно оперативно решить только несколько задач (создание архива, автоматизация канцелярии) и при этом автоматизация других процессов обработки документов не требуется, то нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы.

ПОЛЕЗНЫЕ ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ

Из статьи В. Сенкевича «СЭД: во что обходится автоматизация хаоса?», опубликованной на сайте агентства CNews, Вы узнаете, как с помощью системы электронного документооборота (СЭД) структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать, как эффективно использовать СЭД, что лучше выбрать — ERP-систему, «в которой есть всё», или СЭД, решающую частные задачи.

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54934/

Возврат к списку