Трезвый взгляд на автоматизацию Святослав Бирюлин

Трезвый взгляд на автоматизацию

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Почему автоматизация всегда обходится дороже, чем планировалось
Кому лучше доверить внедрение: своим программистам или сторонним консультантам
Какова роль Генерального Директора в автоматизации предприятия
Также Вы прочитаете:
Как на ОАО «Энергомаш» идет поэтапная автоматизация бизнес-процессов
Почему Генеральный Директор «Фабрики окон» лично контролирует автоматизацию

Необходимость автоматизации бизнес-процессов очевидна едва ли не для всех, но зачастую Генеральным Директорам свойственно ее идеализировать. На нашем предприятии бизнес-процессы (бухгалтерский и управленческий учет, склады и так далее) автоматизировались постепенно в течение пяти последних лет. Обошлось это относительно недорого, поскольку все делалось силами одного штатного программиста. Но итог работы трудно назвать автоматизацией бизнес-процессов в полной мере. И сами процессы, и автоматизирующие системы постоянно совершенствуются. Однако всякий, кто пытается обновить уже работающую на предприятии систему или внедрить новую, сталкивается с серьезными трудностями еще на этапе формирования технического задания

Трезвый взгляд на автоматизацию

Святослав Бирюлин | Генеральный Директор. Компания Proma, Москва.

На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Почему автоматизация всегда обходится дороже, чем планировалось
Кому лучше доверить внедрение: своим программистам или сторонним консультантам
Какова роль Генерального Директора в автоматизации предприятия
Также Вы прочитаете:
Как на ОАО «Энергомаш» идет поэтапная автоматизация бизнес-процессов
Почему Генеральный Директор «Фабрики окон» лично контролирует автоматизацию

Необходимость автоматизации бизнес-процессов очевидна едва ли не для всех, но зачастую Генеральным Директорам свойственно ее идеализировать. На нашем предприятии бизнес-процессы (бухгалтерский и управленческий учет, склады и так далее) автоматизировались постепенно в течение пяти последних лет. Обошлось это относительно недорого, поскольку все делалось силами одного штатного программиста. Но итог работы трудно назвать автоматизацией бизнес-процессов в полной мере. И сами процессы, и автоматизирующие системы постоянно совершенствуются. Однако всякий, кто пытается обновить уже работающую на предприятии систему или внедрить новую, сталкивается с серьезными трудностями еще на этапе формирования технического задания.

Автоматизация – это дорого

Прежде всего надо быть заранее готовым к тому, что автоматизация – это очень дорогое и очень долгое мероприятие (при любых исполнителях). Когда Вам принесут смету, следует мысленно удвоить итоговую сумму, и Вы получите более или менее оптимальную оценку стоимости всей затеи. То же справедливо и в отношении сроков.
Штатные программисты против сторонних специалистов

Вам предстоит определиться с тем, кто будет проводить автоматизацию – Ваши штатные программисты или энергичные приглашенные специалисты в ярких галстуках с крупным узлом.

Первый способ ужасен, хотя и кажется дешевым.
Второй – еще хуже, хотя дешевым не кажется.

Программисты Вашей компании больше подходят, поскольку, как предполагается, имеют представление о том, чем занимается предприятие. Из этого Вы делаете ошибочный вывод: они играючи переведут свое представление на язык машинных кодов, и этого будет достаточно. Увы, Вас ждет горькое разочарование: они знают о Вашей фирме не больше, чем Вы – о программировании. Мнимое представление о дешевизне тоже быстро рассеется.

Скоро Вы убедитесь, что штатным программистам, в отличие от Вас, совершенно некуда торопиться и они намерены трудиться над созданием системы со спокойным достоинством и основательностью.
Проконтролировать же или заменить их практически невозможно, так как в коде недописанной программы никто, кроме разработчика, не ориентируется. На попытки оказать на них давление они отзываются бодрыми отчетами, а предложения составить график с негодованием отвергают, ссылаясь на исключительно творческий характер работы.

Сторонние специалисты по внедрению не знают ничего о Вашей компании и не могут оценить ее потребности в той или иной системе до тех пор, пока с головой не погрузятся в работу (что, как правило, им несвойственно). Кроме того, погружаются они не в одиночестве, а вместе с Вашими сотрудниками, которые посвящают их в сокровенные тонкости бизнес-процессов. Это называется «описание» или «интервью».

В течение нескольких месяцев консультанты отрывают сотрудников от работы. Те, вместо того чтобы создавать прибавочную стоимость, целыми днями занимают переговорную. Через полгода напряженного труда (прикиньте хотя бы на калькуляторе, во сколько это Вам обошлось) на Ваш стол ложится пухлая папка, на которой красивым строгим шрифтом напечатано: «Бизнес-процессы».
Внутри папки – пронумерованные листки с квадратиками, причудливо соединенными стрелочками. Разобраться в этой блок-схеме решительно невозможно, и Вам лишь остается поверить на слово, что это – фундамент будущей автоматизации, за который Вы уже заплатили немалую сумму. К слову, бизнес-процессы – это то, что Вы и Ваши сотрудники делаете ежедневно, даже не догадываясь об этом.

Вынужденная модернизация

В процессе внедрения системы Вы обязательно обнаружите, что парк компьютеров, сети и серверы, на который Вы еще вчера с такой болью в сердце выделяли бюджет, ни к черту не годятся, так как новая система слишком ресурсоемка, и их придется заменить новыми. Поскольку программа уже наполовину написана и предоплата за нее внесена, особого выбора у Вас нет.

Какие процессы автоматизировать?

Следующая беда подстерегает Вас в Вашей же собственной компании. Во время интервью Ваши сотрудники добросовестно излагают консультантам или штатным программистам технологические цепочки, но изображают их не такими, как они выглядят в Ваших мечтах, а такими, какие они есть. В итоге именно та запутанная логистика, которая, в сущности, и толкнула Вас на путь автоматизации, окажется запрограммированной в дорогостоящем программном коде и Вы получите вместо изящной программы убогого, неповоротливого монстра со множеством избыточных функций. Причем, чтобы его установить и приручить, Вам придется нанять дополнительный персонал и ужесточить отчетность. Наладка системы в таких случаях по срокам существенно превосходит ее создание.

Этого можно избежать, однако Вам придется бросить все дела, засучить рукава и лично проследить за тем, чтобы бизнес-процессы описывались не такими, какие они есть, а такими, какими они должны в итоге стать, – простыми и дешевыми. Но учтите, что Ваши сотрудники либо заподозрят, что их собираются заменить умными машинами, и устроят саботаж, либо напридумывают бог знает что, и программное обеспечение достигнет уровня сложности, необходимого для управления орбитальными станциями.

Сторонние консультанты, в свою очередь, могут отреагировать по-разному. Некоторые с поистине олимпийским спокойствием запрограммируют то, что нафантазировали Ваши сотрудники, и пришлют счет. Но иной раз попадаются консультанты, читавшие книги по менеджменту и финансам. Эти начинают лезть с советами раньше, чем запомнят название Вашей фирмы. С ними надо держать ухо востро: порой они могут посоветовать что-нибудь дельное, но чаще цитируют сайт компании PricewaterhouseCoopers.

Борьба с Excel

Если Вы думаете, что «внедрение системы» – это ее установка на компьютеры, Вы жестоко ошибаетесь. Однажды, придя на работу, Вы попробуете подготовить с помощью новой монструозной системы какой-нибудь отчет, но обнаружите, что никаких данных в нее так и не внесено, хотя по документам она функционирует уже месяц и Ваш IT-директор уже получил за это бонус. Выйдя к людям, Вы обнаружите, что даже лучшие Ваши сотрудники продолжают работать в Microsoft Excel, потому что так, по их словам, значительно удобнее. Единственный в таких случаях способ борьбы с Microsoft Excel – это полное удаление этой ни в чем не повинной программы с жестких дисков.

Ноль в итоге

Через несколько месяцев, когда в курилках перестанут перемывать кости тому кретину, который додумался до внедрения программы, она с грехом пополам заработает. Но в этот момент Вы поймете, что процесс шел слишком долго и программа устарела так же, как и Ваша логистика. Вы обратитесь к разработчикам и будете неприятно удивлены: они окажутся куда менее приветливыми, чем во время самых первых переговоров. Вскоре Вам предстоит убедиться в том, что и доработка системы – весьма дорогое удовольствие.

В нашей компании мы пока что притормозили автоматизацию на этапе построения технического задания. Сейчас предприятие реструктуризируется, и лишь после этого на нем будет устанавливаться новая система. Если это делать параллельно с реструктуризацией, стоимость автоматизации увеличится в разы: придется переделывать техническое задание, которое стоит денег.

Вообще самый эффективный и наименее затратный способ – это автоматизация не существующих бизнес-процессов, а будущих. Очень важно, чтобы Генеральный Директор ясно представлял, чего он хочет от автоматизации, мог донести свои пожелания до менеджеров среднего звена и привлечь их на свою сторону. Иначе начнется саботаж. А ведь большинство неудачных попыток внедрения – это исключительно саботаж сотрудников.

От редакции: Получив критический текст на тему автоматизации, редакция «Генерального Директора» обратилась к сотрудникам компаний, которые положительно оценивают прошедшую на их предприятиях автоматизацию, и попросила их поделиться опытом. Также мы приводим советы консультанта – как минусы автоматизации превратить в плюсы.

Поэтапная автоматизация
ОАО «Энергомаш» – один из лидеров энергетического машиностроения в России. Предприятие специализируется в области газо-, турбо- и компрессоростроения. Основная продукция – центробежные нагнетатели, воздушные и газовые компрессоры и запчасти к ним, теплообменные аппараты (воздухо- и маслоохладители), вентиляторы высокого давления.В 2004 году ОАО «Энергомаш» получило сертификат соответствия системы менеджмента качества требованиям международного стандарта ИСО 9001:2000 (выдан ассоциацией по сертификации «Русский регистр»).
Андрей Квиклис | Начальник IT-отдела ОАО «Энергомаш», Чудово Новгородской области

Автоматизация – это дорого, но затраты можно предусмотреть

Автоматизация и развитие корпоративной информационной системы на нашем предприятии берет начало в 2002 году. Тогда наше руководство очень четко определило цели внедрения системы – управление производственными процессами, планирование производства и определение точных сроков выполнения заказов.

В январе 2002 года мы совместно с консультантами начали развертывать на предприятии системы управления производством. В рамках проекта провели обследование бизнес-процессов и частично запустили стандартный функционал системы. К сожалению, ожидаемых результатов, как показала практика, на тот момент достичь не удалось. Кроме того, сроки внедрения увеличились до двух лет (изначально планировался год), что потребовало дополнительных средств. Основной причиной стало то, что договор, заключенный с консалтинговой фирмой, предполагал не настройку системы с учетом особенностей нашего бизнеса, а лишь поставку стандартного решения.

В дальнейшем мы постарались избежать ошибок и заранее обговорили все условия внедрения с консультантами, закрепив их и в договоре. Весь процесс внедрения мы постарались разбить на небольшие этапы, чтобы результаты стали более прозрачными и после каждого этапа мы могли бы оценить выполненные работы. Кроме того, мы использовали технологию «удаленного внедрения», позволяющую консультантам настраивать систему и оперативно решать все возникающие вопросы, не выезжая на предприятие. Таким образом нам удалось сэкономить на стоимости проекта, а главное – свести к минимуму риски, связанные со сдачей этапов. В результате проект по автоматизации закупочной деятельности и управлению основным сырьем и материалами, начатый в ноябре 2004-го, был успешно завершен в марте 2005 года.

Сторонние специалисты против штатных программистов: главное – правильно ставить задачи

Осуществлять внедрение автоматизированной системы управления предприятием можно как своими силами, так и с привлечением сторонних консультантов. Как показывает наша практика, оба способа крайне неэффективны и затратны, если заказчик нечетко определяет цели внедрения и не понимает, какими средствами эти цели могут быть достигнуты. Таким образом, необходимо очень хорошо представлять всю методологию реализации подобных проектов.

После окончания первого проекта, начатого в 2002 году, мы решили самостоятельно развивать систему и запускать недоделанные участки. Однако вскоре стало ясно, что силами двух специалистов, составлявших на тот момент весь IT-отдел, полноценно внедрить и настроить систему планирования производства невозможно. Все же нам удалось развернуть модуль по управлению конструкторско-технологической документацией и реализовать планирование производства на основании нормативных данных, то есть без учета производственных мощностей.

В дальнейшем мы решили, что для обеспечения целей проекта и реализации конечной задачи необходимо привлечь компетентных специалистов со стороны, и в ноябре 2004 года подписали договор с консалтинговой фирмой на внедрение системы. Тогда же стартовал проект по автоматизации закупочной деятельности и управлению основным сырьем и материалами. Внедрение началось с диагностики предприятия и интервьюирования ключевых специалистов, затем совместно с консультантами мы разработали функциональные задачи по реализации бизнес-процессов в системе и подготовили технический проект на внедрение.

Уже через три месяца мы перешли к опытно-промышленной эксплуатации системы, по результатам ее провели некоторые тонкие настройки и затем запустили систему в режиме промышленной эксплуатации. На всех стадиях проекта мы совместно с консультантами осуществляли непрерывный мониторинг выполнения работ и решали возникающие административные вопросы. Таким образом нам удалось уложиться в запланированные сроки и бюджет проекта.

Без модернизации не обошлось

Естественно, любой проект автоматизации связан с затратами на обновление технического оборудования предприятия. В ходе проекта мы модернизировали парк компьютеров, которые не отвечали требованиям системы, а также закупили новый сервер.

Что в итоге

На данный момент мы решили практически все сопутствующие задачи, необходимые для достижения основной цели – автоматизации планирования производственных операций и заданий. Для запуска этой программы мы заключили новый контракт с консалтинговой фирмой, и в декабре 2005 года (все комментарии были сделаны в конце ноября 2005 г. – Ред.) начинаем подготовку к развертыванию системы на производстве. По плану внедрения система должна быть передана в промышленную эксплуатацию уже весной 2006 года.

Автоматизация с нуля
Компания «Фабрика окон» – розничная сеть по продаже пластиковых окон. Создана в августе 2004 года. К автоматизации бизнес-процессов компания приступила с октября 2004 года.
Артем Агабеков | Генеральный Директор компании «Фабрика окон», Москва

Автоматизация – это не всегда дорого

Если предприятие внедряет систему автоматизации существующих многие годы бизнес-процессов, то по окончании работ ее стоимость может увеличиться на порядок по сравнению с запланированной. То же, в принципе, справедливо и в отношении сроков. Непредвиденные трудности, связанные с внедрением и наладкой системы, увеличивают порой в разы как финансовые, так и временные границы проекта.

Однако наша компания молодая, и автоматизация бизнес-процессов в ней проводится параллельно с их развитием. Поэтому не система требует доработки применительно к специфике бизнеса компании, а, наоборот, бизнес-процессы изначально строятся согласно требованиям системы.

Чтобы не было неожиданных расхождений в начальной и конечной стоимости проекта, в договоре мы прописали по пунктам все «правила игры». Большую роль сыграло и то, что сотрудники отдела продаж нашей компании ранее имели опыт внедрения системы автоматизации и хорошо себе представляют, что можно от нее ожидать. Мы установили совсем новую систему, и компании выпала честь стать для нее своего рода экспериментальной площадкой. Поэтому мы получили скидку.

По срокам, к сожалению, проект затянулся, но это не связано с недочетами и ошибками консультантов. Дело в том, что к началу процесса автоматизации в компании было всего шесть человек (сейчас – около 130), и во многих отделах просто не было людей, которые могли бы работать с программой. В том числе и по этой причине проект затянулся.

Сторонние специалисты лучше штатных программистов

Наш бизнес – продажа пластиковых окон – имеет свою специфику: мы взаимодействуем со многими подрядчиками, и совместная работа должна проходить слаженно, без перебоев и недочетов. Создавая компанию, я прекрасно понимал, что без автоматизации бизнес-процессов она сможет эффективно функционировать максимум несколько месяцев.

Выбрать идеальный вариант внедрения автоматизации было несложно. О том, чтобы использовать штатных программистов, даже не было и речи. Если есть компании, для которых эта деятельность – профильная, зачем мне заставлять программистов нашего предприятия заниматься не своим делом?

Поскольку автоматизация и развитие бизнес-процессов проходят в компании одновременно, консультанты «от и до» знают их особенности. Им не пришлось разрабатывать техническое задание: взяв готовую платформу, они лишь немного адаптировали ее с учетом нашей специфики.

На начальных этапах осуществления проекта консультантам приходилось отвлекать сотрудников для проведения интервью. А нам, в свою очередь, – расставлять приоритеты. Главным из них, конечно, был рост компании, поэтому нередко консультантам не удавалось получить необходимые сведения от сотрудников, слишком загруженных текущей работой. В итоге, чтобы обеспечить должным образом качество всех ведущихся работ, сроки реализации проекта пришлось увеличить.

Автоматизация – непрерывный процесс

Важно понимать, что автоматизация – это процесс не разовый, а переходящий из одной стадии в другую. Любой успешный бизнес развивается, и, соответственно, его автоматизация требует усовершенствования. Если эта потребность исчезнет, значит, Ваша компания впала в стагнацию.

Основной этап автоматизации мы планируем завершить в конце 2005-го – начале 2006 года. Когда доделаем монтажный отдел, сложится полная картина бизнес-процессов на предприятии. Затем я ожидаю сокращение прямых издержек. Насколько, сказать трудно. Но уверен, ощутимо.

Роль Генерального Директора

Первые несколько месяцев ход автоматизации бизнес-процессов на предприятии я контролировал лично. Теперь этим занимается мой финансовый директор. Являясь руководителем проекта, он координирует совместную работу консультантов и начальников отделов, где внедряется система. Ему нет надобности досконально разбираться в информационных технологиях, ведь для того, чтобы управлять машиной, не обязательно знать, как работает двигатель внутреннего сгорания. Каждый должен заниматься своим делом: финансовый директор – финансами и координацией, а IT-компания – информационными технологиями. Наших консультантов я рассматриваю как внешний отдел компании «Фабрика окон».

Автоматизируйте будущее

С осени прошлого года мы последовательно автоматизировали бизнес-процессы диспетчерского отдела, потом – отдела продаж и бухгалтерии. Сейчас внедряем систему в монтажном отделе. За этот период общие инвестиции в проект составили порядка 20 тыс. долл. США, что, согласитесь, не так уж и много. Уверен, если бы проводилась автоматизация не будущих, а существующих бизнес-процессов, стоимость проекта выросла бы в несколько раз, а эффективность – уменьшилась.

Что важно знать до начала проекта автоматизации
ЗАО «ФДП Технолоджис» занимается внедрением информационных систем на предприятиях. Входит в холдинг ОАО «Объединенные консультанты ФДП», оказывающий консультационные услуги в различных областях. Сегодня в компании работает более 350 высококвалифицированных сотрудников – юристов, финансовых аналитиков, IT-специалистов, аудиторов.
Николай Шевцов | Директор департамента бюджетирования ЗАО «ФДП Технолоджис», Москва

Реалистично оценивайте стоимость и сроки

Стоимость автоматизации основных бизнес-процессов на промышленном предприятии со штатом сотрудников 1–2 тыс. человек вряд ли будет дешевле 100 тыс. долл. США. Внедрение подобной системы занимает порядка года. Непредвиденные обстоятельства, которые затягивают срок автоматизации и нередко увеличивают ее стоимость, возникают обычно из-за ошибок менеджеров проекта.

Предположим, у предприятия есть 20 подразделений, которые, согласно договору, должны участвовать в проекте. И вдруг клиент приобретает еще одно предприятие либо решает реструктуризировать имеющееся. Соответственно, приходится заново разрабатывать техническое задание и закладывать в проект новые сроки. Стоимость работ также увеличивается, когда заказчик дольше запланированного времени согласовывает документацию по проекту или меняет стратегию развития компании (к примеру, с приходом нового руководства). Во всех этих случаях дополнительные расходы возлагаются на клиента. Но если проект был изначально неточно спланирован консультантами и сроки его выполнения из-за этого увеличились, все риски и дополнительные затраты мы берем на себя.

Если предприятие, на котором проводится автоматизация, находится в другом регионе, то к стоимости работ добавляются накладные расходы. Рассчитываются они исходя из удаленности региона и стоимости нормо-часа консультанта.

Рационально формулируйте требования

Несомненно, автоматизация бизнес-процессов необходима всем компаниям. Ведь благодаря ей повышается оперативность предоставления информации, ее прозрачность и скорость обработки, снижаются издержки и улучшается в целом качество управления предприятием. При этом важно понимать, что, во-первых, не должно быть автоматизации ради автоматизации. И, во-вторых, прежде чем внедрять систему автоматизации на предприятии, стоит досконально проанализировать, какие именно бизнес-процессы в ней нуждаются, а какие эффективны уже сейчас и будут оставаться таковыми в дальнейшем без всякой автоматизации.

Иногда клиенты включают в проект совершенно ненужные работы. К примеру, на одном предприятии нам заказали автоматизировать в том числе блок по созданию сложной отчетности, которую гораздо проще и эффективнее выполнять в обыкновенном Microsoft Excel. Мы были против, но пришлось уступить. В итоге клиент выбросил деньги на ветер. Подобной ошибки можно избежать. Так, небольшой компании, где работает порядка десяти человек, я не советую внедрять сложные модули только что появившейся на рынке технологической платформы. Достаточно взять готовое решение за 400 долл. США: оно на 99% покроет все потребности предприятия.

Я рекомендую сторонних специалистов

Штатные программисты, во-первых, зачастую не знают досконально бизнес-систему в целом и выполняют лишь задания, которые перед ними ставят сотрудники предприятия. А знание всех процессов при внедрении автоматизации абсолютно необходимо. Во-вторых, в процессе внедрения системы Ваши программисты скорее всего будут следовать указаниям штатных сотрудников компании. Чаще всего такие указания кардинально расходятся с тем, что предусмотрено техническим заданием проекта, и, следовательно, – с потребностями предприятия в автоматизации. В итоге Вы получите программу, привести которую в рабочий вид и сопровождать в дальнейшем будет стоить немалых денег.

Консультант, заключив договор с заказчиком, примерно в течение месяца проводит на предприятии бизнес-диагностику, в ходе которой устанавливает, в числе прочего, примерные сроки автоматизации тех или иных бизнес-процессов. Затем идет разработка методологии и технического задания, после чего, собственно, и начинается внедрение системы.

Еще на этапе переговоров с компанией-консультантом важно уточнить, входит ли в план работы создание архива проекта. Бывают случаи, когда это изначально не предусмотрено. Однако документацию на систему, причем подробную, нужно иметь, чтобы вместе с уходом одного из штатных программистов, который участвовал в разработке проекта, не потерять часть информации, необходимую для стабильного функционирования бизнес-процессов на предприятии.

Контролировать процесс должен топ-менеджмент

В процессе проведения бизнес-диагностики выявляются слабые места в существующей системе и составляется приблизительный план работ. Генеральному Директору важно сформулировать фирме-консультанту свои пожелания и ожидания. Также необходимо назначить руководителя проекта из лица сотрудников предприятия. Этот человек должен хорошо представлять себе бизнес компании, ее техническое обеспечение и хотя бы на уровне хорошего IT-специалиста понимать, что может сделать система автоматизации, а чего она не может.

Часто работники отказываются переходить на новую систему, приводя веские, по их мнению, аргументы. Как показывает мой опыт, в этой ситуации только Генеральный Директор либо топ-менеджеры, имеющие авторитет в коллективе, способны снизить накал страстей и найти конструктивный выход из сложившейся ситуации.

Как победить Excel

В процессе внедрения системы автоматизации консультанты обучают работе с ней. Но некоторые сотрудники так и не прекращают трудиться «по старинке». Есть два выхода из этой ситуации: можно перейти на новую технологию сразу, удалив старую программу, а можно – постепенно, убеждая, заставляя и обучая персонал. В конечном счете умение использовать современные технологии работы будет полезно и для самих сотрудников.

Автоматизация «с нуля» лучше, но доступна только новым компаниям

Несомненно, эффективнее и выгоднее по стоимости автоматизировать бизнес-процессы «с нуля». Но таких предприятий, где внедрение системы происходит параллельно с развитием бизнеса, к сожалению, крайне мало.

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54941/

Возврат к списку