Порядок работы с договором аренды склада

Сегодня очень немногие российские компании могут похвастать тем, что имеют собственные складские площади, а на рынке спроса и предложения правит бал ее величество Аренда. И именно о юридических тонкостях, особенностях налогообложения и разграничении ответственности и затрат при заключении договора аренды пойдет речь ниже.

Статья 606 Гражданского кодекса РФ определяет договор аренды как договор, по которому арендодатель обязуется предоставить арендатору за плату имущество во временное владение и пользование или во временное пользование.
Цивилистика определяет право собственности как совокупность трех прав: владения, пользования и распоряжения имуществом. Основными же условиями арендных отношений являются:
возмездность (обязанность арендатора уплачивать арендную плату);
срочность (договор заключается на определенный период времени);
ограничения прав арендатора (либо владение, либо владение и пользование).
И хотя четвертый параграф главы 34 ГК РФ рассматривает вопросы аренды только зданий и сооружений, его положения по аналогии распространяются и на аренду помещений, находящихся внутри зданий.
Пункт 3 статьи 607 ГК РФ определяет одно из существенных условий аренды: в договоре должны быть указаны данные, позволяющие достоверно описать и установить имущество, которое будет являться предметом аренды. Так, при аренде склада желательно указать следующие сведения:

Порядок работы с договором аренды склада

16 Февраля 2006

Сегодня очень немногие российские компании могут похвастать тем, что имеют собственные складские площади, а на рынке спроса и предложения правит бал ее величество Аренда. И именно о юридических тонкостях, особенностях налогообложения и разграничении ответственности и затрат при заключении договора аренды пойдет речь ниже.

Статья 606 Гражданского кодекса РФ определяет договор аренды как договор, по которому арендодатель обязуется предоставить арендатору за плату имущество во временное владение и пользование или во временное пользование.

Цивилистика определяет право собственности как совокупность трех прав: владения, пользования и распоряжения имуществом. Основными же условиями арендных отношений являются:
возмездность (обязанность арендатора уплачивать арендную плату);
срочность (договор заключается на определенный период времени);
ограничения прав арендатора (либо владение, либо владение и пользование).

И хотя четвертый параграф главы 34 ГК РФ рассматривает вопросы аренды только зданий и сооружений, его положения по аналогии распространяются и на аренду помещений, находящихся внутри зданий.

Пункт 3 статьи 607 ГК РФ определяет одно из существенных условий аренды: в договоре должны быть указаны данные, позволяющие достоверно описать и установить имущество, которое будет являться предметом аренды. Так, при аренде склада желательно указать следующие сведения:
точный адрес объекта, этаж (если это помещение внутри здания), номера комнат (если они есть);
площадь;
кадастровый номер объекта (если это отдельно стоящее здание);
любую другую дополнительную информацию, которая может помочь идентифицировать ваш склад.

А для договора аренды недвижимости не менее значимым является пункт, уточняющий размер арендной платы. Кроме того, обеим сторонам можно порекомендовать определить условие о сроке действия договора также как существенное, поскольку это одинаково выгодно и арендатору, и арендодателю. Первый сможет быть уверен в том, что в течение определенного срока ему не придется перевозить товар на новое место хранения, тратя на это драгоценное время и дополнительные средства. А второму представится возможность рассчитывать не только на определенность в отношениях, но и на стабильность дохода, так как зачастую именно средства от аренды являются его основным заработком.

Для юридических лиц обязательно соблюдение письменной формы договора аренды. Кроме того, если договор заключается сроком на год и более, то он в обязательном порядке подлежит государственной регистрации и считается заключенным лишь с момента проведения последней.

Государственная регистрация договора аренды склада

Требование о государственной регистрации содержится в статье 651 ГК РФ, а порядок регистрации определен Федеральным законом № 122-ФЗ от 21 июля 1997 г. «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». С заявлением о государственной регистрации может обратиться любая сторона – как арендатор, так и арендодатель.

Выгодна же такая регистрация прежде всего налоговым органам, поскольку с ее помощью можно отследить наличие арендных отношений и соответственно своевременность и правильность уплаты налогов с арендной платы. Но она может сыграть положительную роль и для кредитора, взыскивающего долги с недобросовестного клиента. Дело в том, что судебный пристав-исполнитель, направив запрос в регистрирующий орган и получив информацию о наличии договора аренды складских площадей, вправе обратить взыскание на хранящийся товар, если средств на расчетном счете должника недостаточно для погашения задолженности.

С другой стороны, государственная регистрация – процедура, требующая материальных и временных затрат, чем и объясняется тот факт, что и арендодатели, и арендаторы стремятся ее избежать. Государственная пошлина для организаций в настоящее время составляет 7500 рублей, а сроки регистрации – 30 дней с момента подачи всех необходимых документов (а в их число входят и справки БТИ, и экспликация, и многие другие бумаги, собирать которые весьма и весьма хлопотно).

Самая распространенная уловка – заключение договора аренды на срок менее года, например на 11 месяцев, и перезаключение его каждый год заново. В соответствии с буквой закона договор, заключенный на срок менее года, хотя бы даже разница составляла всего один день, уже не подлежит обязательной государственной регистрации.

Кроме того, статья 621 ГК РФ гласит, что арендатор, надлежащим образом исполнявший свои обязанности, имеет преимущественное право на заключение договора аренды на новый срок. Однако согласно пункту 2 той же 621 статьи, если арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора при отсутствии возражений со стороны арендодателя, договор считается возобновленным, причем на неопределенный срок. Интересна в этом случае и позиция Президиума ВАС РФ, закрепленная в Информационном письме № 59 от 16 февраля 2001 г., согласно которой договор аренды, заключенный или возобновленный на неопределенный срок, государственной регистрации не подлежит.

Из всего вышеперечисленного можно заключить, что в настоящее время государственная регистрация актуальна, пожалуй, лишь в отношении договоров аренды государственного или муниципального имущества и что коммерческие организации избегают заключения договоров на срок более года.

Особенности налогооблажения при заключениии договора аренды

Налоговое законодательство разрешает включать платежи за арендуемое имущество в состав расходов. Это значит, что налогооблагаемую прибыль можно уменьшить на сумму арендной платы. Конечно, это касается только официальных платежей, которые бухгалтер может отнести на прочие расходы, связанные с производством и реализацией (статья 264 Налогового кодекса РФ, далее – НК РФ). Только не следует забывать, что, согласно статье 252 НК РФ, все затраты должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными.

То есть предприятию потребуется доказать, что оно использует арендуемое помещение в деятельности, направленной на получение дохода. Обычно для документального подтверждения затрат на аренду используют акт об оказанных услугах. Однако если арендатор не выставляет акт, то вполне можно обойтись предъявлением договора, на основании которого и производилась оплата (при условии, что он содержит упоминание о том, что «арендатор производит оплату на основании договора»).

Если компания использует склад в деятельности, облагаемой НДС, и при этом соблюдает все требования статей 171 и 172 НК РФ (выплата арендной платы на основании акта или договора, своевременное поступление счета-фактуры от арендатора), то сам НДС можно принять к зачету. Это подтверждает и арбитражная практика. В частности, такое мнение высказали Федеральный арбитражный суд (ФАС) Северо-Западного округа в постановлении от 25 декабря 2003 г. по делу № А56-18552/03 и ФАС Уральского округа в постановлении от 1 ноября 2004 г. по делу № Ф09-4537/04АК.

Отдельно стоит поговорить об аренде государственной или муниципальной недвижимости, поскольку в этом случае, в соответствии с пунктом 3 статьи 161 НК РФ, арендатор является налоговым агентом по НДС. А значит, удержать НДС с арендной платы и перечислить его в бюджет он должен самостоятельно, иначе принять налог к вычету будет невозможно.

Это же правило распространяется и на ситуации, когда вы арендуете склад у иностранной организации. Например, иностранное юридическое лицо не имеет своего представительства в РФ, однако владеет площадями, которые и сдает в аренду российским компаниям. В этом случае российские арендаторы выступают налоговыми агентами (ст. 24 НК РФ) и обязаны удержать НДС из сумм арендной платы и налог на прибыль – с доходов арендодателя. Но есть и положительный нюанс: после они могут возместить из бюджета перечисленную за иностранного партнера сумму НДС.

Во избежание неурядиц с налоговыми органами, которые для возмещения НДС потребуют предъявления счета-фактуры (получить который от иностранной организации невозможно), опытные бухгалтеры советуют поступать следующим образом. При перечислении арендной платы иностранному партнеру нужно выписать один экземпляр счета-фактуры, в котором указать выручку инофирмы (арендную плату) и в отдельной строке – сумму НДС, а также сделать отметку «Уплата за иностранное лицо». Храниться этот документ должен в журнале учета полученных счетов-фактур. На основании этого счета арендатор и возмещает из бюджета сумму НДС.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, организации, использующие упрощенную систему налогообложения, также вправе уменьшать свои доходы на сумму арендной платы, то есть включать в расходы уплаченный арендодателю НДС.

Арендодателям нужно помнить о том, что в соответствии с пунктом 1 статьи 149 НК РФ предоставление в аренду на территории Российской Федерации помещений иностранным юридическим и физическим лицам, аккредитованным в РФ, не подлежит налогообложению НДС. Но есть и своя ложка дегтя – действует это правило только в том случае, если законодательством соответствующего иностранного государства установлен аналогичный порядок в отношении граждан РФ и российских организаций, аккредитованных в нем, либо если такая норма предусмотрена международным договором.

Права и обязанности арендодателя и арендатора

Основной обязанностью арендодателя является предоставление арендатору имущества в том состоянии, как это указано в договоре. Поэтому лучше всего вписать в договор аренды все, что, по вашему мнению, должно быть в наличии на складе, как то: отдельный вход, сигнализация, телефонная линия, стеллажи или специальное оборудование. Кроме того, склад должен соответствовать установленным требованиям и быть пригодным к использованию по назначению. Это требование закреплено в статье 611 ГК РФ.
Закон предусматривает ответственность арендодателя за недостатки сданного в аренду имущества, даже если на момент заключения договора он о них не знал.

Например, если при хранении вашей продукции требуется соблюдение специального температурного режима, а в стене склада обнаружилась трещина, которая не позволяет его поддерживать, вы вправе по своему выбору потребовать у арендодателя:
– устранения трещины его силами и за его же счет;
– возмещения расходов на ремонт, если вы осуществили его самостоятельно. Более того, вы вправе удержать сумму указанных расходов из арендной платы, однако обязаны предварительно уведомить об этом арендодателя. И не забудьте сохранить все документы, подтверждающие ваши расходы, поскольку арендодатель скорее всего потребует их представить;
– уменьшения арендной платы;
– досрочного расторжения договора.

Однако если арендодатель при заключении договора сообщил арендатору об имеющихся недостатках, данное правило действовать не будет.
Но и обязанности арендатора не ограничиваются только своевременным внесением платы за пользование помещением. Кстати, частота и сроки выплат по обоюдному соглашению сторон могут изменяться, но не чаще одного раза в год. Так, арендатор обязан пользоваться предоставленным ему складом в соответствии с условиями, указанными в договоре аренды, а если они не определены, то по его непосредственному назначению. Следовательно, арендуя склад для хранения, например, обуви, вы не имеете права использовать его под лакокрасочные материалы.

Или предположим, что арендуемое под склад помещение является промышленным холодильником, а в договоре нет уточнения товара, который будет на нем храниться. Хранение на таком складе лакокрасочных материалов или мебели с практической точки зрения может быть оправданным, а то и прибыльным занятием, но с точки зрения закона – это противоправное действие.

Если в вопросе хранения товаров на арендуемых площадях все более-менее ясно и регламентировано, то вот разграничение обязанностей по страхованию склада (от огневых и внешних рисков) законом не предусмотрено, а отдано на откуп сторон, которые сами решают, кто из них возьмет на себя эти затраты. Чаще всего эта обязанность возлагается на арендатора. Но не обольщайтесь, если арендодатель при сдаче вам склада в аренду не обязал вас застраховать его, а сделал это самостоятельно – скорее всего затраты на страхование будут включены в сумму арендной платы.

И учтите, что хранение на складе пожароопасных или иных товаров, повышающих риск наступления страхового случая, безоговорочно увеличивает стоимость страховки. Выгодоприобретателем по страховке, безусловно, будет являться собственник недвижимости.

Надо иметь в виду, что страхование самого склада и страхование товара, находящегося на нем, – две абсолютно самостоятельные сделки. Последняя – целиком и полностью личное дело арендатора и не имеет никакого отношения к договору аренды. Более подробную информацию об условиях и особенностях упомянутых вариантов страхования можно почерпнуть из статьи Александра Зверева «Что страховать: свою ответственность или товар клиента?» (журнал «Складские технологии» № 3, 2005).

Право арендатора сдавать склад в субаренду, а также распоряжаться арендными правами иным образом (например, отдавать их в залог либо вносить в качестве вклада в уставный капитал) ограничивается обязательным требованием закона о получении на это согласия арендодателя. Более того, и ответственность за арендуемое имущество несет арендатор. Дело в том, что договор субаренды – лишь производный от основного и его срок не может превышать срок договора аренды. И уж конечно, при его заключении субарендатор не может получить прав больше, чем имеет арендатор.

Но полагать, что закон стоит только на стороне арендодателя, в корне не верно – в не меньшей степени он защищает и права арендатора. Например, при переходе права собственности на арендуемое имущество. Эта мера призвана сохранить стабильность хозяйственных отношений между организациями, оградив арендатора от необходимости срочно подыскивать другое помещение и тратиться на переезд. И даже если ваш арендодатель решит продать принадлежащие ему складские площади, на заключенный договор аренды это никоим образом не повлияет.

В случае краткосрочной аренды единственной формальностью будет заключение договора об уступке прав и обязанностей по договору аренды между прежним и новым владельцами с обязательным уведомлением арендатора. А вот при долгосрочной аренде придется приложить куда больше усилий, поскольку потребуется пройти процедуру государственной регистрации договора уступки.

По окончании действия договора аренды и при нежелании сторон пролонгировать его или заключать новый арендатор обязан вернуть имущество в том же состоянии, в котором он его получил, но с учетом нормального износа. На практике это означает, что вы обязаны подписать акт приема-передачи складских помещений, который будет свидетельствовать об их возврате. В противном случае, арендодатель имеет право потребовать уплаты арендной платы за время, прошедшее со дня истечения действия договора и до момента подписания акта приема-передачи.

При заключении договора аренды одновременно с передачей прав владения и пользования самим складом к арендатору переходит и право пользования земельным участком, на котором он расположен, и инфраструктурой, необходимой для нормального функционирования складского комплекса (место под погрузку, подъездные пути или автомобильная дорога и т. п.).

Распределение затрат по содержанию арендуемого склада

Существенное значение для договора аренды имеет распределение между сторонами обязанностей, а следовательно, и расходов на содержание склада. Например, для того чтобы подсчитать себестоимость готовой продукции, производственной организации необходимо учесть все понесенные затраты, в том числе арендную плату и расходы на содержание и ремонт складского помещения.

Гражданский кодекс распределяет обязанности следующим образом: капитальный ремонт обязан производить арендодатель (собственник имущества), а текущий – арендатор. Кроме того, арендатор также несет расходы на содержание имущества (коммунальные платежи и пр.). Однако норма эта диспозитивная, и стороны вправе изменить ее, зафиксировав в договоре аренды необходимые условия.

Но в большинстве случаев такое распределение считается сторонами справедливым и остается неизменным. Срок, в течение которого необходимо произвести капитальный ремонт, обычно устанавливается договором, если же упоминания об этом в договоре нет, то в разумные сроки.
В ситуации неотложной необходимости арендодатель обязан провести капитальный ремонт без промедления. Иначе его ожидают примерно те же меры и последствия, как и в случае выявления арендатором недостатков после принятия склада.

Необходимость проводить текущий ремонт целиком и полностью связана с обязанностью арендатора поддерживать склад в исправном состоянии. А потому в договорах аренды недвижимости целесообразно конкретизировать те мероприятия, которые должны быть проведены арендатором в рамках текущего ремонта. Это поможет избежать впоследствии разногласий и споров. В договоре этот пункт можно изложить примерно следующим образом: «Арендатор обязан своевременно, один раз в год, за счет собственных средств производить текущий и косметический ремонт арендуемого помещения, который включает покраску стен и обработку верхних перекрытий балок раствором извести».

Кроме поддержания склада в исправном состоянии и ежегодного ремонта, арендатор может также производить различные улучшения помещения, например, оборудование его стеллажами, возведение перегородок и т. д.

Статья 623 ГК РФ определяет отделимые улучшения как собственность арендатора. Что же касается неотделимых улучшений, то стандартной формулировкой договора аренды является запрет на проведение реконструкции или капитального переоборудования помещения (то есть внесения неотделимых улучшений) без письменного согласия арендодателя. Если такое согласие было получено, то арендатор после окончания срока аренды вправе требовать возмещения стоимости таких улучшений. Хотя договором может предусматриваться распределение затрат между сторонами в любой пропорции. В случае самовольного внесения изменений арендатором в конструкцию и планировку склада все затраты ложатся только на него самого, нормы закона в этом отношении императивны.

Есть один бухгалтерский нюанс – любые улучшения арендованного имущества (как отделимые, так и неотделимые), произведенные за счет амортизационных отчислений, по закону являются собственностью арендодателя. Амортизационные отчисления входят составной частью в арендную плату и расходуются арендодателем на восстановление относящегося к основным фондам имущества.

Не менее значимым в арендных отношениях является вопрос, какая из сторон будет оплачивать проверки инспектирующих органов, таких как СЭС или пожарная охрана. Как правило, все необходимые разрешения и согласования получает арендодатель, а на плечи арендатора ложится обязанность по поддержанию принятого помещения в санитарном и противопожарном состоянии в соответствии с требованиями указанных органов.

Досрочное расторжение договора аренды

ГК РФ предусматривает в качестве общего правила для всех заключаемых договоров принцип недопустимости одностороннего отказа от исполнения договора или изменения его условий. Исключение возможно лишь при наличии прямого указания в законе, но и тогда оно связано с существенным нарушением своих обязательств одной из сторон договора.

Процедура расторжения договора аренды предусматривает обязательное направление арендодателем письменного уведомления арендатору о необходимости выполнения в разумный срок своих обязательств. Это означает, что, если вы являетесь арендодателем, то вы должны либо самостоятельно, под расписку вручить представителю арендатора такое предупреждение, либо направить его ему по почте заказным письмом с уведомлением, лучше всего по всем известным вам адресам. Если в течение указанного в предупреждении срока (он должен быть разумным и давать возможность арендатору исправить нарушения) арендатор ликвидирует все нарушения, основание для расторжения договора аннулируется. Эта позиция изложена в Информационном письме ВАС № 66 от 11 января 2002 г., посвященном вопросам договора аренды.

В отличие от арендодателя закон не обязывает арендатора направлять обязательное предупреждение контрагенту. Однако до обращения в суд по общему правилу он должен письменно предложить арендодателю расторгнуть договор по взаимному соглашению.

Если надлежащим образом уведомленная сторона не направила ответа либо заявляет возражение и отказывается от расторжения договора, то подается судебный иск о расторжении, который подлежит рассмотрению в соответствии с процессуальными правилами судопроизводства. Договор аренды будет считаться расторгнутым с даты вступления судебного решения в законную силу. На основании указанного решения и исполнительного листа арендодатель вправе требовать выселения арендатора-нарушителя или, наоборот, арендатор вправе выехать и прекратить уплату арендных платежей.

Арендатор обязан своевременно, один раз в год, за счет собственных средств производить текущий и косметический ремонт арендуемого помещения

Рекомендации

При первичном ознакомлении со складом воспользуйтесь следующими рекомендациями:

1) Убедитесь, что у лица, предлагающего вам арендовать помещение под склад, есть на это право. Если это собственник – потребуйте свидетельство о регистрации права собственности, договор купли-продажи либо приватизационные документы. В случае же заключения договора субаренды потребуется заручиться согласием собственника на передачу имущества в субаренду (регистрирующие органы, как правило, обязывают указывать в документе, подтверждающем согласие, конкретного субарендатора).

2) Узнайте, нет ли каких-либо ограничений (обременений), связанных с эксплуатацией этого здания (сооружение может находиться в залоге или являться предметом спора). Если вас не предупредили о таких обстоятельствах до заключения договора аренды, то согласно статье 613 ГК РФ, вы имеете право требовать уменьшения арендной платы либо расторжения договора и возмещения своих убытков. Однако не стоит забывать, что передача имущества в аренду не прекращает права указанных третьих лиц на его использование.

3) Тщательно осмотрите складскую территорию. Проверьте, оборудовано ли складское помещение с учетом специфики хранимой продукции, предусмотрены ли подъездные пути, достаточна ли площадь погрузочно-разгрузочного пространства для обеспечения оперативного вывоза товара, продумана ли логистика складирования. Убедитесь в том, что склад надежно охраняется, соответствует санитарным нормам и обладает развитой хозяйственной инфраструктурой (проводится уборка территории, наличествует электрификация, водоснабжение, телефонная связь и т. д.).

4) Уточните величину арендной платы. Некоторые арендодатели, особенно федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУП), владеющие государственным имуществом на правах хозяйственного ведения или оперативного управления, не могут устанавливать арендные ставки самостоятельно, а потому практикуют разделение арендной платы на официальную и неофициальную. При этом неофициальная часть, как правило, гораздо больше, чем официальная, и идет в карман руководителя арендодателя либо лица, занимающегося вопросами аренды.

Основания досрочного расторжения договора аренды

1) По требованию арендодателя договор аренды может быть досрочно расторгнут судом на основании статьи 619 ГК РФ в случаях, когда арендатор:
– пользуется имуществом с существенным нарушением условий договора или назначения имущества;
– применяет имущество с неоднократными нарушениями;
– существенно ухудшает имущество;
– более двух раз подряд по истечении установленного договором срока платежа не вносит арендную плату (обратите внимание – если это происходит через раз, то это правило не действует);
– не производит капитального ремонта имущества в установленные сроки, если эта обязанность предусмотрена договором или законом;
– нарушает другие существенные условия договора, если они прежде были специально оговорены сторонами.

2) По требованию арендатора договор аренды может быть досрочно расторгнут судом в соответствии со статьей 620 ГК РФ в случаях, если:
– арендодатель не предоставляет имущество в пользование арендатору либо создает препятствия его пользованию в соответствии с условиями договора или назначением имущества;
– переданное арендатору имущество имеет недостатки, которые препятствуют его пользованию и которые не были оговорены арендодателем при заключении договора, не были заранее известны арендатору и не должны были быть обнаружены арендатором во время осмотра имущества или проверки его исправности при заключении договора;
– арендодатель не производит являющийся его обязанностью капитальный ремонт имущества в установленные договором сроки, а при отсутствии их в договоре – в разумные сроки;
– имущество в силу обстоятельств, за которые арендатор не отвечает, окажется в состоянии, не пригодном для использования;
– существуют другие значительные нарушения условий договора, если они прежде были специально оговорены сторонами.
Существенное значение для договора аренды имеет распределение между сторонами обязанностей и расходов на содержание склада.
справка

Существенные условия договора – условия, при недостижении согласия по которым между сторонами договор считается незаключенным. Существенными для конкретного договора могут быть признаны условия, в отношении которых имеются специальные указания в законах и иных правовых актах, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (ст. 432 ГК РФ).
Отделимые улучшения – улучшения, которые можно изъять без причинения ущерба арендуемому имуществу

Образец договора аренды нежилого помещения

Наталья Теплинская

https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55098/

Возврат к списку