Правила проведения аудита логистики Ырысбек Ташбаев

Правила проведения аудита логистики

Правила проведения аудита логистики. Часть 1

Реалии современного бизнеса таковы, что без внедрения новых подходов, технологий и решений удержаться на рынке практически невозможно. Логистика из фундаментальной науки все больше превращается в практическую доминанту деятельности любой компании.

Естественно возникает задача внедрения логистических принципов управления товарными и материальными потоками компании. Соответственно, перед руководителем встает вопрос, с чего начать. Ответ может показаться необычным, и, тем не менее, начинать необходимо с аудита.

Почему необходимо проведение логистического аудита на предприятии?

Отлаженная система логистики на предприятии предполагает наличие высококвалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. По разным причинам еще не все предприятия или компании готовы к реализации системных проектов в области логистики: не готова сама организация, система управления, персонал.

С другой стороны, консультанты по логистике, как правило, предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не охватывая вниманием системные проблемы предприятия.

Системный логистический аудит больше востребован для промышленных предприятий, реализующих широкий комплекс функций, связанных с закупками, производством и сбытом продукции, а также для крупных торговых компаний. Тем не менее, в последнее время отмечается возрастающая заинтересованность в этой услуге среднего и малого бизнеса. Результаты аудита могут быть полезными для консалтинговых фирм, а также фирмам, предлагающим информационные решения в области логистики. Логистическим компаниям (складским операторам и экспедиторским фирмам) результаты аудита помогут больше узнать о своих клиентах.

Что такое аудит?

\"Аудит - системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия заявленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям\". Синонимами термина являются \"исследование\", \"диагностика\",\"изучение\". Цель проведения аудита - создание базы данных, которую можно использовать для оценки компонентов логистической системы, выявления возможностей повышения эффективности и производительности. Для этого выявляются, собираются и анализируются данные, описывающие текущие затраты и уровень обслуживания внутренних и внешних клиентов.

Проведение системного логистического аудита компании лучше всего поручить экспертам, специализирующимся на решении проблем в данной области. Благо сегодня на рынке присутствуют компании, готовые оказать такую услугу. Однако даже перед профессионалами необходимо четко и понятно определить тот круг задач, которые должны быть решены в ходе исследования.

Какие задачи решаются аудитом?

Для каждой конкретной компании они могут быть специфичны, но существуют такие задачи, которые характерны для любого предприятия.

В ходе аудита должны быть:
выявлены сильные и слабые стороны логистической системы предприятия;
определены позитивные и негативные тенденции;
выявлены возможности для развития и оптимизации деятельности;
уточнены случаи неэффективного использования ресурсов, произведена оценка уровня конкурентоспособности.

Ключевой принцип логистического аудита - идти от общего к частному: от общих целей и глобальных показателей операционной работы к причинам низкой эффективности и производительности и упущенных возможностей; а затем - к детальному исследованию
выбранных сфер вашей деятельности. Нельзя осуществлять, например, локальную оптимизацию склада либо транспорта
на этапе сбыта продукции, либо на этапе закупок - решения вытекают из системного видения всей цепочки поставок.

Иллюстрация цепочки поставок

Прежде чем реализовать мероприятия по улучшению логистики в вашей компании или на предприятии, изучаются области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Проблемы в области управления логистическими функциями (закупками, поставками, запасами, транспортировкой, хранением, распределением) и планирования продаж, производства, составления планов-графиков комплектации, доставки, надо видеть в целом. Часто выполнение этих задач функциональными специалистами не скоординировано. Это результат того, что на предприятии отсутствуют координаторы
процессов, протекающих по всей цепи поставок. Поэтому при проведении системного анализа происходит исследование по всей цепочке поставок.

Какие области деятельности предприятия должен затронуть аудит?

Перечислим их:
обслуживание клиентов (управление выполнением заказов), как внешних,
так и внутренних;
транспортировка - как входящая, так и исходящая;
межскладские внутренние перемещения;
складирование по всей цепочке;
управление запасами и прогнозирование;
планирование операций - увязанное планирование продаж, производства,
закупок (диспетчирование);
продажи и маркетинг; финансы (бухгалтерия); закупки; общий менеджмент
на предприятии.

При выстраивании системы логистики важно фокусироваться на:

а) качестве обслуживания внутренних и внешних клиентов;
б) достижении оптимума совокупных затрат и издержек с точки зрения обеспечения требуемого уровня обслуживания клиентов.

Аудиту могут быть подвергнуты весь бизнес, часть бизнеса (конкретный отдел, сектор, вид деятельности, процесс, продуктовая линия, информационная система). Чрезвычайно важен профессиональный уровень внешних экспертов. Они не обязательно должны знать специфику конкретного бизнеса, но они должны быть компетентными в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Это позволит выявить те глубинные резервы, тот скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня логистического менеджмента на предприятии.

Теперь, когда мы определились с теми задачами, которые необходимо себе ясно представлять, заказывая услугу системного логистического аудита, переходим к рассмотрению комплекса мероприятий, реализуемых аудиторской компанией.

Какие же мероприятия реализуются?

Во-первых, создается команда аудита, включающая специалистов, которые будут тесно работать с внешними экспертами.

Команда аудита включает представителей служб логистики и других функциональных подразделений:
специалистов, участвующих в управлении различными видами логистической деятельности (перевозки грузов, складирование, эксплуатация собственного парка
подвижного состава, обслуживание клиентов, запасы);
специалистов, представляющих другие функциональные подразделения, взаимодействующие со службой логистики (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии).

Предварительное исследование длится 2-3 дня. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят предварительный перечень рекомендаций, точнее, круг вопросов, подлежащих аудиту.

Далее эксперты совместно со специалистами формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников. Штатные сотрудники компаний и предприятий не всегда четко представляют систему логистики, поэтому важно привлекать
внешних экспертов.

Должен быть установлен контакт и обеспечено непосредственное общение экспертов с собственниками бизнеса и топ-менеджментом компании. Почему ключевым звеном системного логистического аудита является именно эта категория сотрудников компании?

Дело в том, что для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются затратной составляющей, и не всегда топ-менеджмент ясно себе представляет, какие выгоды получит предприятие от постановки системы логистики. Для промышленного предприятия приоритетными являются инвестиции на производственную инфраструктуру, поэтому важно, чтобы инвесторы четко видели выгоду от внедрения отлаженной системы логистики, возможности увеличения прибыльности.

В ходе аудита составляется перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. В мировой практике имеется SCOR-модель, включающая в себя порядка 700-800 показателей. На конкретном предприятии число используемых показателей зависит от того, насколько информационная система или системы (как правило, разрозненные), позволяют получить данные для расчета тех или иных показателей. Эксперты устанавливают, какие показатели можно применить на данном предприятии.

Правила проведения аудита логистики. Часть 2

Логистический аудит особенно востребован на промышленных предприятиях, где задействованы в комплексе все логистические функции, включая закупки, производство и сбыт продукции; имеет смысл проводить его также в торговле. Результаты аудита могут быть полезными для для складских операторов и экспедиторских компаний, фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики.

Ключевые позиции

Основная цель проведения аудита – создание базы данных, которой можно воспользоваться для оценки ком-понентов операционной логистической системы, позволяющей выявлять возможности повышения производительности.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей; и только после этого - к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом на предварительном этапе изучаютс текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Для этого анализируются корпоративная миссия, задачи и цели компании, ее производственная, мар-кетинговая и закупочная стратегии. Полученная информация помогает определить основные вопросы, ответы на которые позволят компании-заказчику добиться существенного конкурентного преимущества на обслуживаемых рынках.

Знающие люди

После составления основных вопросов команда по проведению логистического аудита определяет конкретные ключевые показатели, которые позволят получить ответы на указанные вопросы и приступить к реструктуризации логистических стратегий компании. Ключевые показатели можно объединить в четыре большие группы, которые включают как качественные, так количественные составляющие (см. врезку).

Проведение аудита может быть поручено независимой стороне, которая проводит оценку всех аспектов цепи поставок компании, определяет «сильные» и «слабые» стороны логистической системы предприятия, отслеживает тенденции, влияющих на их формирование, анализирует случаи неэффективного использования ресурсов, определяет уровень конкурентоспособности логистической системы предприятия.

Независимая сторона представлена экспертами «со стороны», которые не обязательно являются знатоками специфики конкретного бизнеса, но обладают компетенцией в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Также в команду по проведению аудита обязательно включаются работники предприятия, на котором проводится аудит – представители как логистических, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии).

Масштабный анализ

После разработки всех необходимых документов команда по проведению логистического аудита переходит непосредственно к процедуре логистического аудита, который можно разделить на внешний и внутренний.

Внешний аудит включает проведение масштабного анализа, выполняемого в виде почтовой рассылки анкет или выборочных глубинных собеседова-ний с клиентами — представителями различных обслуживаемых сегментов рынка (таких как про-изводители, оптовики, ритейлеры, другие покупатели с раз-ным объемом закупок, других).

Основная цель выборки — отразить общую комбинацию видов бизнеса и продуктов компании. Это достигается за счет сбора информации о взаимодействии между логистическими системами продавца и клиентов, определения эффективности логистического обслуживания клиентов основными конкурентами. Запросы делаются как в отно-шении текущей, так и будущей конкурентной среды и требований по обслуживанию клиентов.

Все задаваемые им вопросы могут быть детализированы по:

- заказам,

- видам продукта, выпускаемым на заказ или отправ-ляемым в запас,

- сегментам каналов дистрибуции,

- продуктовым линиям/группам.

Углубленные собеседования позволяют получить достаточно данных, на основе которых впоследствии можно разработать стратегию логистики. Кроме того, менеджеры могут воспользоваться ими в качестве основы для проведения последующего анализа анкет, рассы-лаемых по почте.

Внутренний аудит в компании может начинаться с углубленных интервью с руководством компании-заказчика.

Для этого зара-нее готовится специальная форма подобных интервью по каждой из следующих управленческих функций:

- обслуживание клиентов/управление заказами;

- транспортировка (входящие и выходящие потоки);

- операции складирования;

- управление запасами и прогнозирование;

- планирование производства и составление рабо-чих графиков;

- закупки/снабжение;

- маркетинг/продажи;

- финансовый контроль/бухгалтерский учет;

- обработка данных.

В качестве основы для количественного этапа аудита логистики могут использоваться различные источники, позволяющие получить необходимые документы. Нужные и уже имеющиеся данные извлекаются из существующих файлов или они комбинируются, с использованием различных приемов работы выборками.

Возможными источниками данных могут служить:

1. Существующие файлы:

- файлы по истории прошлых заказов и/или открытых заказов;

- файлы с накладными и с данными по грузо-вым манифестам;

- оплаченные счета за транспортировку по полученным и отправленным грузам;

- отчеты о ездках собственного подвижного состава;

- карточки учета складских работ или платеж-ные ведомости.

2. Первичные документы:

- листы содержания грузов в грузовиках (контейнерах) по всем поступающим и отправляемым партиям за анализируемый промежуток времени в раз-бивке по местам отправки и местам получения грузов (задаются почтовыми кодами), содержанию, весу, заполнению объема грузовиков (в %), величине потерь груза после прибытия;

- часы работы складских работников, занятых на приемке, размещении, комплектации, упа-ковке, отгрузке продукции, уборке складских помещений, внутренней передислокации за-пасов;

- данные об использовании парка собственного

подвижного состава, включая маршруты, расстояния перевозок, порожние пробеги

подвижного состава, использование грузо-вместимости грузовиков, объем перевезенного

груза, а также постоянные и переменные составляющие понесенных затрат;

- грузовые тарифы (счета за перевозки), вы-плачиваемые перевозчикам общего пользо-вания, контрактным и железнодорожным перевозчикам, обобщенные по товарным

кодам, фактическому весу, потерям груза в ре-зультате транспортировки, виду транспорта, перевозчикам, а также почтовым кодам мест отправки и назначения грузов;

- информация о времени выполнения заказов и коэффициентах удовлетворения спроса, полученная на основе анализа отдельных зака-зов и ассортимента по продуктовым линиям,

отгруженным клиентам, и обобщенная по сегментам клиентов, продуктовым груп-пам, заказанным и отгруженным объемам продуктов, датам заказов клиентов, датам получения, датам поступления в запасы, датам отправки продукции в распределительный центр, датам комплектации, датам отгрузки.

Полученные данные группируются по следующим категориям:

- По весу, объему, видам про-дуктов, грузовикам, железнодорожным вагонам или фургонам; по полученному или отправлен-ному объему груза, по каждому инфраструктур-ному подразделению компании.

- По потокам в цепях поставок и по параметрам грузопотоков, поступающих в каждое подразделение инфраструктуры Компании или отправля-емых из него.

- По времени (часам) работы складских работников и счетам (в денежном исчислении) в отдельных складских сооружениях Компании и видам внутренней деятельности.

- По географическому распределению отправи-телей продуктов (по местам происхождения про-дуктов) и по местам, куда они отправляются (пунктам назначения).

- Там, где это возможно, по маршрутам, пройден-ному расстоянию, соотношению затрат и поступ-лений, соотношению числа трейлеров/контейне-ров, доставленных собственными тягачами или контрактными перевозчиками.

- По объемам доставленных и отправленных грузов в разбивке по перевозчикам общего пользования и контрактным перевозчикам, сгруппированным по видам транспорта, отдельным перевозчикам, географическим районам и по весовым катего-риям.

- По прошлым данным, отражающим время выпол-нения заказов и уровень обслуживания клиентов: коэффициенты удовлетворения спроса и своевременность доставки.

Пространство для изменения

Проведенный внешний аудит позволяет руководству компании сопоставлять показатели ее работы с данными конкурентов по атрибутам, которые наиболее важны для клиентов. Внутренний аудит помогает выявить основные недостатки в работе логистической системы компании. Все полученные данные (включая проведенный ранее анализ) позволяют дать реко-мендации в отношении стратегии и указать, какие конкретные изменения должны быть сделаны в дейст-вующей операционной системе логистики; выявить, какие ключевые переменные требуют корректировки.

Критерии оценки качества логистики в компании

1. Эффективность обслуживания клиентов:
- время выполнения цикла заказа — в целом и по каждому компоненту;
- коэффициент удовлетворения спроса (сопоставле-ние числа заказов с числом доставленных заказов в процентах);
- стабильность времени выполнения заказов (вре-менные характеристики отклонений);
- характеристики реагирования на запросы клиентов;
- способность корректировать размер полученного заказа;
- способность изменять запрашиваемое время до-ставки заказа;
- способность учитывать производственные гра-фики;
- способность заменять одни виды продукта дру-гими, в том числе и при возникновении задержки в выполнении заказа.

2. Эффективность логистики или затраты, связан-ные с выполнением каждого из следующих функциональных видов деятельности:
- транспортировка;
- складирование;
- управление запасами;
- планирование производства и диспетчеризация;
- закупки;
- поступление и обработка заказов.

3. Использование активов:
- запасы;
- складские сооружения;
- собственный парк подвижного состава.

4. Приемы и показатели работы конкурентов по характеристикам (параметрам) обслуживания клиентов и использования активов.

Ырысбек Ташбаев
Заместитель директора по развитию ИТКОР
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55143/

2005-09-01 10:31:12

Возврат к списку